企业合同评审控制程序.doc

广东肇庆丰和电器有限公司文件编号VQP07003版本号A批准日期2010-11-18合同评审控制程序修订号0页 次第 5 页 共 5 页1、 目的对合同或订单的评审进行有效控制，确保合同或订单中的各项要求的合理、确切并形成文件，以满足合同或订单的要求。2、 范围本程序规定了合同评审的原则和方法，适用于对所有产品销售的合同或订单进行评审。3、 定义一般合同（A类）：使用现有的工艺过程、使用现有的原材料，批量生产且交货期、数量等无特殊要求的合同。特殊合同（B类）：批量生产但交货期、数量或部分技术要求、包装不同于现行标准的合同。重大合同（C类）：新产品或重大更改未正式批量生产的合同。4、 职责工作职责责任部门/人负责组织合同的评审，并与客户签订必要的销售合同或协议。市场部负责对合同中的技术要求进行评审，并负责与顾客签订技术协议（技术协议中需包含有关产品质量要求方面的内容）且及时将协议的特殊技术要求通知各相关单位。研发部负责对合同价格进行评审。财务部对销售合同中的交货期要求进行评审，并负责及时安排协调生产计划以确保按期交货。生产部、采购部负责人对一般合同、非正式合同进行审批，并组织相关单位对特殊合同、重大合同进行评审及审核。市场部对特殊/重大合同进行批准。总经理5、 程序细则5.1 市场部接到合同/订单后，根据合同/订单的内容及要求确定合同种类，决定评审方式。5.2 合同评审的内容A) 顾客的各项要求是否明确、合理、是否形成文件；B) 各项规定是否有含糊不清之处，有关的特殊内容在合同中是否得到说明；C) 与投标不一致的要求是否已得到解决；D) 是否具有履行合同各项要求的能力，包括： 工艺技术能否适应顾客需要； 物资供应能否及时到位； 检测手段、设备能否达到精度，质量保证能力； 数量规格要求是否有能力达到； 其它条件（如安全保证）是否能满足要求； 新开发产品，模具的开发周期能否符合客户的要求，能否满足生产的要求等。E) 是否符合中华人民共和国经济合同法；F) 顾客的特殊要求是否能满足等。5.3 合同评审5.3.1 一般合同由市场部主管评审确认，直接签署。5.3.2 特殊合同由市场部以传递方式，交相关部门评审会签后交总经理批准。5.3.3 重大合同采用会议评审方式进行，由市场部组织相关部门负责人召开合同评审会，对合同要求进行评审并形成文件，评审人员会签后交总经理批准。5.4 销售合同评审时，必须完全满足顾客的所有要求，参与评审的职能部门应审查合同要求是否明确以及完整性和可实现性，并签署意见，确保合同的规定能够实现，如有不一致时应由市场部/研发部及时与顾客联系协商，确保所有不一致的要求可得到解决。5.5 合同评审接受后方与顾客签署合同。5.6 针对询价、报价，市场部应会同财务人员查明所有相关资料，并经整体运算后提出。5.7 对于每个产品，顾客的质量要求必须在如下文件中加以描述，如：规范、质量协议、订货文件等，对于质量体系的方式、范围和结构等方面的特殊要求，须与顾客做专门的协商确定。5.8 对于重大销售合同，市场部应根据其评审结果编制项目开发建议书，明确顾客对公司供货与服务的全部要求，同时，如果有必要，要求研发部按照VQO002002项目可行性分析指导书对项目进行可行性分析，并提供可行性分析报告。公司按VQP07002产品质量先期策划及控制程序进行产品的开发、生产。5.9 对于顾客的电话、口头订单，必须经传真或电子邮件确认后，按本程序5.1-5.4条款执行。5.10 合同的协调与修订5.10.1 市场部应主动掌握合同的履行情况，若发生实际与约定不一致的情况时， 及时与顾客联系协商解决，保证顾客规定要求能得到满足。5.10.2 合同的修订应遵循以下程序：A) 合同修订时，经营部均应与顾客在修订前充分洽谈，对修订内容达成共识后，补签修正合同。修正合同应反映修正内容是原合同组成部分与原合同具有同等效力；B) 合同修订时，必须按要求重新评审，如修订内容属常规合同时，修正合同可不再评审；C) 将合同的修订内容及时以书面形式或电子邮件的形式通知各执行部门，并提交顾客可能提供的有关合同修改的资料。D) 如因公司原因需修改销售合同时，应征得顾客的同意。5.10 各阶段产生的质量记录，按VQP04002质量记录控制程序规定进行控制。6、 相关文件VQP04002 质量记录控制程序VQP07002 产品质量先期策划及控制程序VQO-002-002 项目可行性分析指导书7、 相关记录BDH005 合同评审记录表BDH146 项目开发建议书 编制：王春燕审核：黎志航、金刚、王继金、龙翔批准：张伏伍合同评审流程图财务部质量部生产部