行政办公室部门职责说明书.doc

行政职责说明书1.基本资料部门名称办公室直接上级主要岗位管理权限协调各部门工作，行使公司日常行政管理部门职能2.主要职能1、 负责公司来往信件、文电的收发处理工作；2、 负责公司各文件、工作计划、各类总结、报告、等文字材料的起草及发送工作； 3、 负责公司会议室的管理及各类会议的会前准备，做好会议记录并形成会议纪要整理和下发，对会议、文件决定的事项进行催办、查办和落实；4、 负责公司的营业证照等相关证照、各类文书档案的接收管理和归档工作；5、 负责公司车辆管理工作；6、 负责公司办公用品的管理与发放；7、 负责外来人员参观管理、接待及对宣传工作；8、 负责公司商业保险的申报、办理及理赔工作。3、主要工作及要求3、文字材料的起草及发送工作3.1、 发文类别：发文主要指以集团公司、寻甸公司及寻甸公司办公室名义所发的文件，包括集团公司的上行文，寻甸公司的下行文，以及其他个别需要发出的文件、资料；3.2、公文制发包括草拟、审核、签发、打印、校对、装订、用印、签发、存盘等程序。由文书根据领导指示意见拟稿，公文起草后经办公室主任修改，再送分管领导审核；3.3、签发的公文进行打印、校对、装订、用印、分发和存档工作，印制文件要保证质量，做到准确、规范清晰、美观。3.4、撰写文字材料语言畅通，言简意赅，确保及时下发或上报；3.5、高质完成制文工作；文件内容、格式符合规定要求；校对、装订准确无误；4、会议室管理及会议纪要整理下发4.1、会议室使用范围：公司会议室主要用于承办各种会议和培训等；接待各级领导和重要来宾；4.2、办公室负责公司会议室的管理、使用审批工作。会议室卫生由宾馆、后勤管理科共同负责，每间会议室必须做好会议的会前工作，使会议室随时处于待会状态，确保正常使用；会议室会场布置及茶水等服务由大厅接待员、宾馆共同负责；大厅接待员负责会议室接待的登记工作；后勤管理科随时进行会议室各类设施（如音响设备等）的维护、保养，随时保持良好的会议接待环境；4.3、做好会议记录并整理成会议纪要，确保会议纪要准确无误，对会议精神传达清楚并及时下发各个部门。6、文件管理和归档工作6.1、对集团公司来文，办公室要按照有关规定，及时准确地做好签收、登记、分发、传阅、立卷、归档、移交工作，确保公司机密安全；6.2、上级来文一律贴公文处理签，呈送公司领导做出处理意见批示后，严格按照批示范围由专人分送公司相关领导，对有时限的公文要及时分送，不得误压，对呈送领导批阅的公文，要随时掌握运转情况，并及时催办，避免漏传、误传和延误；6.3、办公室归档的公文一般不外借。内部需借阅的，要履行登记手续；其他单位需借阅的，需出具单位证明，并履行登记手续；6.4、传真文电需要立卷归档的应保存复印件；6.5、用现代档案管理技术整理、保管归档，及时做好档案的收集、鉴定、整理等工作。7、车辆管理7.1、办公室应管理好车辆，公司各部门人员有用车需要时要及时派车7.2、驾驶员要随时待命，严格按照要求准时出车7.3、驾驶员要坚持学习政治理论和交通法规，提高思想觉悟和法制观念；定期对车辆进行检修、保养，保证车况良好；7.4、车辆发生故障或车辆发现异常情况要及时向分管领导报告。需要维修时，报经批准后，到指定维修点及时维修，不能影响公司用车；7.5、严禁公车私用，驾驶员必须严格遵守保密制度，自觉遵守交通规则，树立良好的对外形象；7.6、及时跟进车辆保险。8、办公用品管理8.1、低质易耗的办公用品采购工作，统一由办公室负责，其它大宗办公用品采购按报批程序批准后报供销部统一采购；8.2、定期进行办公用品库房盘点，确保帐实相符。随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况，适时增加库存，保障供给；8.3、库存办公用品的种类和数量要科学确定，合理控制。常用、易耗便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省；8.4、批量购入的办公用品应适时入库存储，并在公司入库验收单上如实填写物品的名称、规格、单价和数量，并签字；8.5、物品领取时，领取人先在领料单上写明日期、领取物品名称及规格、数量等项，然后由领取人所属分厂、部门（科室）负责人签字，最后送办公室主任审核，审核时应坚守原则，照章办事，严格控制办公用品的领取数量和次数，保证办公需要；8.6、领取的非消耗性办公用品（如订书机、计算器）应列入移交，如重复申领，应说明原因或损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领；8.7、办公用品要物有所值，物尽其用。复印纸应用于复印，不得用作草纸，包装纸；大头针、曲别针等可反复使用；纸张应双面利用，充分发挥办公用品的最大使用效率。10、商业保险工作10.1、每月25日30日，对人员变动情况进行汇总，确保准确后报保险公司及时变更；10.2、熟悉相关保险条款及法律法规；10.3、及时向保险公司提交申报材料；10.4、与各公司