应用文写作讲座(ppt 93页).ppt

应用文写作讲座 主讲 张晓龙 二十四字要诀 1 端正态度2 了解特点3 认识规律4 明确要求5 理清思路6 掌握要领 一 认识与态度 1 中国素以 文章大国 著称于世 古代曾有 以文取仕 之说 近现代则长期 重理轻文 而就 文 而言 又有 重文学作品 轻应用文章 之倾向 文学作品 创作 作家应用文章 写作 2 名人谈写作的重要性 毛泽东 一个革命干部 必须能看能写 文化课本序 刘少奇 要学习写文章 领导干部必须亲自动手准备自已的重要讲话 报告 亲自指导 主持自己领导范围的重要文件的起草 这是一个重大的原则问题 各级领导干部要亲自动手起草重要文件 不要一切由秘书代劳的指示 在今天这样大型化了的社会里 为了发挥领导力量 必须依靠写作能力和讲话能力 日本 占部都美 怎样当企业领导 在工业社会向信息社会过渡中 有五件 最重要 的事情应该记住 而其中的一件就是 在这个文字密集的社会里 我们比以往任何时候都要具备最基本的读写技能 约翰 奈斯比特 大趋势 改变我们生活的十个新方法 大学毕业生不一定能写小说 诗歌 但一定要能写工作和生活中实用的文章 而且非写得既通顺又扎实不可 叶圣陶 3 应用文的价值 中国古化文学传统 从诗经 楚辞 先秦散文 汉赋乐府 魏晋骈文 唐诗 宋词 元曲 明清小说 可谓各放异采 屡起高峰 中国古代应用文是中国优秀文化传统的重要组成部分 如李斯的 谏逐客书 诸葛亮的 出师表 魏征的 谏太宗十思疏 等 也可谓不乏名篇佳作 行远传后 刘勰 虽艺文之末品 而政事之先务也 才冠鸿笔 多疏尺牍 文心雕龙 李涂 文章不难于巧而难于拙 不难于曲而难于直 不难于细而难于粗 不难于华而难于质 文章精义 可概括为四句话 经国之业 立言之要 交际之需 文明之魂 4 评改一篇普通的会议通知 通知 兹定于五月三十一日下午三时 在主楼后厅召开全校中层党政干部会 传达中央重要文件 请各院系党委正副书记 校机关各部处正副部处长准时出席 不许请假 清华大学校长办公室五月二十日 总之 认识决定态度 态度决定一切 二 应用文的特点与写作要求 一 应用文的特点1 写作目的上的实用性据以办事 解决实际问题 讲究现实目的和效用 2 写作内容上的真实性事实材料要绝对真实 既不可有意做假 也不能无意失真 3 写作方法上的程式性 二 写作要求 1 实 内容真实 文风朴实 材料要真实可靠 数字要确实无误 判断要符合实际 办法要切实可行 鲁迅 写文章要 有真意 去粉饰 少做作 勿卖弄 2 准 文如其事 恰如其分 文种要选准 语气要得体 用词要准确 不能词不达意 或生歧义 古有 一字入公文 九牛拔不出 之说 著名法国小说家福楼拜 我们不论描写什么事物 要把它表现出来 唯有一个名词 要赋于它运动 唯有一个动词 要说明它的性质 唯有一个形容词 我们须继续不断地苦心思索 非发现这唯一的名词 动词和形容词不可 宋代苏小妹与苏东坡 黄庭坚一起谈诗 轻风 细柳淡月 梅花 古人主张 为求一字稳 耐得半宵寒 两句三年得 一吟双泪流 3 简 言简意赅 陈言务去 写作要精炼 惜字如金 做到篇幅简短 内容简要 表述简明 字则期少 意则期多 清代刘大櫆 论文偶记 凡文笔老则简 意真则简 辞切则简 理当则简 味谈则简 气蕴则简 品贵则简 神远而含藏不尽则简 故简为文章尽境 明代吴讷 文章辩体序说 篇中不可有冗章 章中不可有冗句 句中不可有冗字 俄著名短篇小说家契诃夫 简练是才力的姐妹 老舍 世界上最好的文字 也就是最精炼的文字 王勃止吟 的故事 落霞与孤鹜齐飞 秋水共长天一色 王勃 滕王阁序 世界上最短的信 是雨果写给出版社的 只有一个标点 世界上最短的社论 是1968年8年14日美国 明星日报 社论 标题是 约翰逊认输 全文只有一个字 妙 世界上最短的小说 是美国著名科幻小说家弗里蒂克 布朗所写 全文是 世界上最后一个人独自坐在房间里 这时忽然响起了敲门声 啰嗦先生 的一封家信吾妻 昔日啰嗦往日啰嗦而今不复啰嗦也 吾在下月即返故里 不在初一 即在初二 不在初二 即在初三 不在初三 即在初四 不在二十八 即在二十九 所以不写三十日 因下月系小月之故也 家中有棉鞋一双 希吾妻拿出来拍拍打打 打打拍拍 因多灰尘之故也 希吾妻千万不要忘记 为省笔墨起见 吾不写草头大萬字 故以方字去点代之 三 中国现行公文概要 一 公文的性质 公文是具有法定效力和规范体式的公务文书 代表国家行政职权 是国家的管理工具 集中体现国家的根本利益 权力和意志 公文是一种特殊的应用文 政治性 政策性 和业务性均很强 公文写作的验收标准 第一位是政治性 第二位才是技巧性 且后者从属并服务于前者 二 公文的种类 广义的理解 包括通用公文 即行政公文 专用公文 包括党务文书 军事文书 外交文书 司法文书等 和事务公文 如计划 总结 简报 调查报告 规章制度等 狭义的理解 仅指行政公文 现有13种 1 命令8 报告2 决定9 请示3 公告10 批复4 通告11 意见5 通知12 函6 通报13 会议纪要7 议案 三 公文的特点1 作者的法定性 公文的法定作者是法定机构及其代表人 受国家法律的保护 2 体式的规范性 包括文体 结构与格式 由国家规定统一的规范体式 文件头 XXX人民政府文件 1 2 3 4 7 9 8 6 1 发文字号 2 标题 3 台头 主送机关 4 正文 5 附件 6 发文机关 7 成文时间 8 印章 骑年压月 9 附注 5 10 12 13 11 文件尾 10 主题词 11 抄送 报 发 机关 12 印发机关 13 印发时间 3 制作的程序性 公文从准备写到制成公文的全过程叫制作 撰稿人审核人签发人初稿送审稿定稿公文制作的主要程序草拟审核签发复核缮印用印 4 作用的权威性 既有强制性 又有相对性 受时间 范围 内容 形式这些主要因素制约 四 公文写作的一般规律1 公文写作的指导思想是唯物辩证法 因为 公文写作归根结底是要摆事实 讲道理 叙事需要唯物论 说理需要辩证法 2 公文写作的思维方式是逻辑思维 叙事说理和概括判断都要遵循逻辑规律 3 公文写作的表达方式是以说明为主 辅以叙述 议论的综合方式 叙述贵用 直笔 有时可巧用 曲笔 议论贵用 画龙点晴 之笔 说明贵用 言简意赅 之笔 4 公文的语言特色是庄重 朴质 准确 精炼 而且有一些惯用的规格语 公文常用的几种特色语言 缩略语如 中共中央 十届人大二次会议 三个代表 四有新人 等 模糊语近几年来 清华大学在管理体制 人事制度及运行机制等诸方面 进行了一系列改革 校系机关及有关单位通力合作 使改革取得了显著成效 不许以任何名义 任何资金修建计划外的楼堂馆所 惯用语 书面语 惯用 应用文 其中公文为主 有一套惯用语 形成一种程式性修辞方法 如称谓语 本 局 你 公司 我 部 该 厂 经办用语 兹经 经 业经 业已 引叙用语 悉 前接 近接等 表态用语 照办 同意 可行等 期望用语 即请查照 请 拟请 望 希 希即遵照等 综述过渡语 为此 对此等等 结尾用语 为要 为盼 为荷 特此通知 当否 等等 这些惯用语使公文撰写简洁明了 5 有些事务公文 如计划 总结 简报 调查报告 工作报告等文种 要善于运用数据说明问题 数据是一种极为经济而有效地表达手段 其实 中国的古诗词中 包括对联 也很讲究 妙用数字 以起 点石成金 之效 一首古诗 一去二三里 烟村四五家 楼前六七树 八九十枝花 7 公文的写作思路 三要素 以什么身份写 写给谁 目的何在 构思逻辑 提出问题分析问题解决问题以上则构成公文写作的一般规律 四 提高应用文写作水平的基本功 古人云 写文章 非知之难 能之难也 1 调查研究 掌握情况的能力 资本论 不是别的 正是把堆积如山的实际材料总结为几点概括的 彼此相联系的思想 列宁2 分析概括能力恩格斯 抽象思维是人类最美丽的花朵 七分脑瓜子 三分笔杆子 3 特定的专门业务能力 高炉里钢花飞溅 烟台市今年香蕉 苹果丰收 4 文字表达能力毛泽东 文章和文件都应当具有这样三种性质 准确性 鲜明性 生动性 郑板桥 隔靴搔痒赞何益 入木三分骂亦精 鲜明性 应用文写作也要讲究文采 文采也有力量 文采对于讲话和文章而言 不是可有可无的点缀 而是不可缺少的追求 作报告 写文章 借助于文采 可以使思想表达更深刻 更生动 可以使思想的灵魂乘着文采的翅膀飞得更高更远 建议 多掌握汉语成语 多搜集群众语言 多学习名人名言 名言均富有高度的概括性 哲理性和生动性 5 要养成良好的文风三种不正文风 一 老八股 食古不化 例1 放眼望蛋 千而成一 好似根本无异 然 宁眉纵目细视之 方知其形非同 可谓必须细观之 才可分辨 道理何其深也 例2 一书呆子对妻子说 贤妻 迅燃玉灯 汝夫为毒虫所袭 二 洋八股 故作艰深 反易为难 效法洋文 不看对象 例1 把 他的课讲得很不好 我们都听不懂 写成 他的课讲得是如此之坏 以至于我们都不能听懂它 例2 把 我自以为会演奏这曲子了 却没有演奏好 写成 自以为达到了这曲子演奏要求的我 却没有演奏好 例3 历史与现实相贯通 理论与实践相结合 写成 历史与现实在物象中拥抱 理论与实践在意境中幽会 例4 生造一些含义不清的 新名词 如 象态信息 知觉核 意象品质 内析性 崇拜期 伪饰机制 等 三 帮八股 三话 空话 废话 套话 套话 一例 前提式 在 下 在 的指引下 在 在关怀下 在 的鼓舞下 在 的领导下 在 的支持下 在 的配合下 在 的努力下 我们这个训练班开学了 空话 废话 二例1 一把手亲自抓 党委成员人人抓 分管委员认真抓 主管部门配合抓 大队小队层层抓 一抓到底 某公社介绍计划生育工作经验的简报 2 五 把教育工作落实作为大事来抓 一年来我们狠抓教育工作的落实 为了把工作落到实处 并抓出成效 抓出成绩 抓出特点 抓出水平 抓出档次 我们领导抓 抓领导 干部抓 群众抓 层层抓 级级抓 条条抓 块块抓 点上抓 面上抓 而且要求抓得紧而又紧 因为 抓而不紧 等于不抓 某市教委工作总结 一 会议记录与会议纪要 会议记录是反映会议基本情况的第一手材料 属于事务文书的一种 会议纪要是法定公文之一 也是机关常用公文之一 它是在会议记录的基础上进行抽象思维加工而形成的文章 一 会议记录会议记录虽是一种原始材料 但作用不容忽视 它可作为传达贯彻会议精神的依据 作为会后分析研究 总结工作的参考 作为起草会议纪要和其它文件的基础 作为记载历史 以备考查的凭证 需要专人 专纸和专笔记录 其基本要求是 一快 二准 三清 四要 善于捕捉要点 二 会议纪要1 特点 1 适用对象的确定性 2 撰写内容的纪实性 3 表述方法的纪要性 4 作用范围的特定性 5 称谓用语的规定性 段首习惯用语 2 常见类型 1 例会纪要 2 专题会议纪要 3 写作要领 1 标题 会议名称加文种 2 开头 概述会议自然情况 回答 五W 问题 即why 目的 when 时间 where 地点 who 参加者 what 议程 3 主体 例会 依次写出讨论的问题和作出的决定 专题会 全面体现会议的基本情况和主要精神 4 结尾 可有可无 4 注意问题 1 详细占有材料 2 认真分析归纳 要求是 明确会议意图 抓住中心议题 突出重点内容 反映主要成果 3 既求真实性 又求说理性 二 通知 国家行政机关公文处理办法 中规定 通知 适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 可见 通知是党政机关使用频率最高 适用范围最广的一个文种 具有明显的多功能的特性 一是发布性通知 如 国务院关于发布的通知 这类通知 主体 是 通知 附件 是要发布的文件 但就实质而言 附件 才是主件或主体 是行文的目的所在 而 主体 通知则是 附件 只起 文件头 的作用 二是指示性通知 如 中共中央纪律检查委员会关于坚决纠正新形势下出现的不正之风的通知 等 这类通知要写清楚缘由 背景 目的 理由等 事项 主体 语气要明确 坚定 常用 必须 要 不要 等词语 令人不容置疑 三是批转 转发性通知 上转下 称 批转 下转上 称 转发 还有 印发性 通知 写转发性通知 标题要注意 技术处理 如 关于批转 关于 的意见的通知 中 可将第一个 关于 删去 又如 转发 关于 的通知的通知 可将发文机关文种 最后一个 通知 删除 其正文一般包括 写明被转的文件 指明通知事项的意义 必要性 重要性 提出具体的贯彻执行的意见或要求 常用的习惯用语有 请遵照执行 请认真贯彻执行 请参照执行 等 三 请示与报告 一 二者的异同1 相同点 都是上行文 写作格式基本相同 2 不同点 1 负担的任务不同 2 内容繁简不同 3 使用的时间不同 二 请示写作的基本要求是 理由充分 格式正确 内容具体 语气得当 应注意 1 一文一事 2 单一主送 3 逐级请示 4 不可同时上报下发 练习 修改一份公文清华大学关于建立科学园区的请示报告国务院 国家教委 为了发展我校的科技产业 增加学校的经济收入 以弥补办学经费之不足 我校拟在学校东门外建立科学园区 有关科学园区的建设方案请详见附件 由于时间紧迫 请务必于本月底前给予批复 特此报告 抄报 北京市人民政府清华大学一九九六年五月十日附件 清华大学科学园区建设方案 三 报告1 标题一般不写发文机关 写明 事由 和文种 2 开头要简要说明报告的原因 目的等 接用 现将有关情况和意见报告如下 以启承主体 3 主体内容通常包括两个部分 先讲主要情况和问题及原因 后讲进一步工作的措施 意见或建议 4 结尾用语一般用 特此报告 即可 5 不得夹杂请示事项 四 计划与总结 一 工作计划1 是常用的机关应用文之一 需事先行文 计划一旦形成 就在客观上变成了对工作的要求 对实施者的约束和督促 对工作进度和质量的考核标准 2 工作计划有多种名称和类型 1 比较长远的叫 规划 或 纲要 2 比较概括的叫 要点 意见 或布署 3 比较具体的叫 安排 或 打算 4 比较粗略的叫 设想 按内容分 综合性计划和单项计划 按范围分 国家 地区 系统 部门 单位 个人等计划 按时间分 长远计划和近期计划 按形成的过程和成熟程度分 计划草案 初步计划 计划等 3 计划的 三要素 目标 措施 步骤 要写清楚 做什么 做到什么程度 怎么做 什么时候完成 先做什么 后做什么 轻重缓急 二 工作总结1 也是一种常用的机关应用文之一 是一种论说性的应用文 其主要作用是 明得失以改进工作 找规律以提高水平 2 总结的种类 按内容分有工作 学习 思想总结等 按范围分有个人 单位 部门 地区总结等 按时间分有月份 年度 阶段总结等 按性质分有综合 专项 会议总结等 3 总结的特点主要是两条 1 客观性 工作总结的立足点是工作实际 而非个人的主观想法或领导的意图 2 规律性 写总结时必须有材料 有观点 有分析 有概括 并力求上升到理论 使之系统化 条理化 有科学性和说服力 4 工作总结的常用写法 1 两段式 写法 先讲情况 后讲体会 多用于专项总结 2 分几个问题 按问题谈情况 体会的写法 多用于综合总结 3 按时间顺序谈情况 体会的写法 5 工作总结的写作要领 1 标题 一是公文式 二是新闻式 2 前言 概述工作情况及总体评价 3 主体 主要讲基本情况 基本经验和主要体会 力求写得观点鲜明 材料典型 既有新意又有深度 4 结尾 指出存在问题及努力方向 6 写总结应注意的问题 1 要有正确的目的和指导思想 应是 明得失 找规律 利工作 2 内容要突出重点 点面结合 一般说 具有代表性的能反映一般情况的人和事 起决定作用的方法与措施 能反映事物本质的富有普遍指导意义的经验或教训 就是应突出的重点 3 文字表述要注意叙议结合 简明朴实 4 要注意运用对比和数据说明问题 五 书信与公函 一 书信 是一种 传情达意 之工具 西方人称之为 最温柔的艺术 书信可分为一般书信 私人书信 和专用书信 事务书信 两种 其内容虽庞杂万端 但就重点而言 不外是抒情 如通候 思慕 评说 如解释 议事 应酬 如庆贺 慰唁 实务 如咨询 推荐 等四类 写书信均需在思路上明确三个问题 一是以什么身份写信 二是写给谁 二者是何关系 三是目的何在 被称为 三要素 以此来决定内容 语气 用词 一般书信的结构分为前文 正文 后文 附文四部分 后文的 信末敬候语 乃示祝愿之意 要根据写信人与收信人之间的关系及收信人的年龄 职业 身份等不同情况或不同季节 选择适当词语 例 毛泽东致宋庆龄的两封信1 1949年6月19日的信庆龄先生 重庆违教 忽近四年 仰望之诚 与日俱积 兹者全国革命胜利在即 建设大计 极待商筹 特派邓颖超同志趋前致候 专诚欢迎先生北上 敬希命驾莅平 以便就近请教 至祈勿却为盼 专此 敬颂大安 毛泽东1949年6月19日 2 1956年1月26日的信亲爱的大姐 贺年片早已收到 甚为高兴 深致感谢 江青到外国医疗去了 尚未回来 你好吗 睡眠尚好吧 我仍如旧 十分能吃 七分能睡 最近几年大概还不至于要见上帝 然而甚矣吾衰矣 望你好生保养身体 毛泽东1956年1月26日 二 函 函 是 平行文 但有时也可 上行 或 下行 其 适用于不相隶属机关之间相互商洽工作 询问或答复问题 请求批准和答复审批事项 从行文方向上分 可分为 来函 去函 和 复函 从内容上分 函 有知照 催办 邀请等类 目前常用的有商洽性 询问性 答复性和请求性等四种 函 的结构分为开头 正文 结尾三部分 1 开头 包括标题 发文字号 标题一般由发文机关 事由和公文名称组成 如 省人民政府办公厅关于申请拨款维修省府机关办公室的函 有的可省去事由 如 中华人民共和国最高人民法院函 有的可省去发文机关 如 关于 问题的函 2 正文 在主送机关之后 要依次写出缘由 事项和结语 结语如是去函 可写 特此函告 达 或后加 请研究函复 盼复 等 如是复函 则可用 特此函复 此复 等 3 结尾 写上发文日期 并加盖公章 注意事项1 要正确使用文种 特别要搞清楚 函 与 请示 的使用区别 2 内容要简洁 函 具有简便 快捷 灵活的特色 一般一事一 函 开门见山 简明直陈 3 语气得当 措词得体 对上级要谦恭 谨慎 对同级和不相隶属机关 要友好 诚恳 对下级要尊重 温和 六 简报 一 性质和任务简报是机关应用文中最普遍 最常见 使用范围最广的一种文体 但简报不是正式公文 不具备公文的法律效力和行政效力 简报的作用主要是反映和交流情况 二 种类和作用1 按内容 简报可分为三类 动态性质的简报 包括思想动态 业务动态和社会动态 工作性质的简报 包括 业务简报 和 专题简报 会议简报 2 简报的作用主要是 简报是交流情况的重要途径 简报是提供信息的重要来源 三 特点和写作要求1 特点概为四个字 快 简 新 密 2 写作要求有四点 选题要有新意 重在反映新情况 新经验 新问题 新动向 新见解 材料要真实具体 内容切忌抽象化 概念化 表达要准确简明 反映要及时迅速 要有快速高效行文能力 四 格式和写作要领1 格式 报头与报尾 2 要领 标题 要求确切简明 引人关注 切忌一般化或生歧义 例1 教师要做学生思想工作例2 老工程师入党反映大 导语 要求开门见山 引人入胜 切忌 戴帽子 绕弯子 主体 要求材料精当 观点鲜明 条理清晰 文字简洁 结尾 可有可无 七 调查报告 调查报告是用书面语言表述调查研究情况和结果的一种说明性的现代应用文体 一 种类1 按时序分 有历史情况 现实状况和预测未来趋势三种 2 按内容分 有社情民意 工作生活和实验研究三种 3 按范围分 有专题和综合两种 4 按性质分 有介绍经验 判断是非 揭露问题和分析研究性的四种 二 特点1 客观性 靠事实说话 2 规律性 重在揭示事物的本质和规律 3 完整性 重在写出事物发展的主要情况 决定其性质的主要方面和得出结论的主要依据 4 严肃性 并有可读性 三 写作过程 四个环节 1 占有材料 详尽 系统 全面 2 精心研究 边调查 边分析 边综合 3 提炼主题 考虑三个因素 最初目的 基本材料 现实问题 4 合理布局 结构严谨 层次分明 富有逻