企业内档案管理制度.doc

档案管理制度 1 目的加强文件档案管理，确保文件档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。2 范围本规定适用于本公司文件档案的管理。3 职责3.1 工程技术部负责公司产品设计开发、技术改造、工艺策划等技术文件的立卷归档移交工作。3.2 项目经理部负责产品竣工图、设计变更、材料代用、材质证书、检验与试验记录、产品质量证明书、产品合格证及体系文件等资料的立卷归档移交工作。3.3 项目经理部负责设备管理和工程施工等资料的立卷归档移交工作。3.4企管部负责文件资料归档的统一管理。3.5 公司档案室是各种文件档案归口管理部门，负责组织公司档案资料的归档与保管工作。4 管理内容和方法4.1 档案的归档4.1.1归档范围档案的归档范围：国家法律法规、技术文件、招标合同、质量记录等文件记录资料。4.1.2 归档时间4.1.2.1文件记录应在项目完成后或验收完毕后30天之内归档。4.1.2.2有关上报、批复的函、用户建议及评价等形式的文件资料，应于年终整理归档。4.1.2.3其它有保存价值的档案可随时归档。4.1.3 归档份数4.1.3.1一般的工程项目档案归档份数应为一套，重要的或使用频繁的应归档二套或三套。4.1.3.2 有底图的，应有相应的蓝图一套，并完全一致。没有底图的，蓝图要有两套。4.1.3.3 外来图订货产品技术文件资料应归档一套。4.1.4 归档要求和手续4.1.4.1项目结束后，承办单位或项目负责人必须对形成的文件材料进行鉴别。把有保存价值的文件材料，按自然形成规律进行系统整理、组卷、编目，组成一个或若干个保管单位（卷、册、盒、袋），填写保管期限和密级，由项目负责人审查签字后，进行归档。4.1.4.2 归档的文件资料必须做到线条、字迹清楚，纸质优良、签署完备，不准用字迹不牢固的书写材料（铅笔、圆珠笔、复写纸等）书写。4.1.4.3 归档的资料必须附有原件，并编制移交目录一式两份，交接时经清点无误，交接目录上签字，目录各存一份。4.1.4.4 归档底图必须符合要求，完整成套，编号签署符合规定，图面整齐、清洁、不得有折痕、水浸、受潮或破损，文字规整大方，符合标准图形，能晒出清晰的蓝图。4.2 档案的保管4.2.1 对于已归档的文件档案应遵循其自然形成规律进行分类和编号，登记上帐，以便于保管和提供利用。4.2.2 档案要做到存放整齐、清洁、美观、排列合理、查找方便。4.2.3 每季检查一次“六防”（防火、防盗、防潮、防尘、防虫鼠、防晒）措施，发现漏洞及时补救。4.2.4 凡入库的底图一律先折好边，扎好边之后，装入纸袋，平放在底图柜内。各底图均应编排独立的底图总号。4.2.5 凡归档的蓝图及技术文件资料，应按系统组成卷、册、盒、袋。每个卷、册、盒、袋应有封面，写明标题、目录、保管期限、密级、立卷时间和部门。4.2.6 定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符，对破损或载体变质的档案要及时进行修补和复制。库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因、保存依据。4.3 档案的借阅4.3.1 档案原则上不外借，如因工作急需必须借出时，应填写文件借阅复制申请单，经部门负责人签字、公司技术负责人批准后，方可借阅。借出时间不得超过5天。因工作需要延期时，要重新补办借阅手续。4.3.2 借出的档案，不得任意修改、损坏、删改、涂抹、剪贴、拆散、折页、拍照或作为资料对外使用，并且不准自行转借他人。4.3.3 凡属保密科技档案、未经试制鉴定的新产品技术资料，定型产品成套图纸及工艺，原则上不外借或对外交流。如需借出或对外交流时，必须经公司总经理批准。4.4 档案的修改文件档案的修改，按文件管理制度执行。4.5 档案的复制4.5.1 需复制与质量保证体系有关的文件资料时，应按文件管理制度执行。4.5.2 需晒制产品施工图样时，应填写文件借阅复制申请单经部门负责人签字、公司技术负责人批准后，方可复制。并做好登记。4.6 档案的保存期限与密级划分4.6.1 科技档案的保管期限可分为永久、长期（十五到五十年）和短期（十五年以下）三类。详见“档案保管目录”。4.6.2 文件档案的密级划分为秘密一种：秘密级，即公司资料的核心部分。凡属尚未公布的有关我公司项目的新工艺、新成果和重要技术经济、商业活动情况，均为秘密范围。 4.7 档案销毁对需销毁的档案资料，应由参加鉴定的人员统一销毁。并做好销毁档案资料的登记。5 相关文件 QY/QP-02-2011 文件管理制度Q