001文件资料控制程序.doc

深圳市日鑫泰塑胶电子有限公司Shenzhen Rixintai Plastic & Electronics Co.LTD. 文件编号COP-001版次文件名称文件资料控制程序页次10/5A41、目的通过对质量体系文件（包括外来文件，如国家、行业、地方标准、法律法规和客户提供的文件、资料等）的控制管理，确保其有严格的分类编号、编制、审查、发放管理、有效性控制、保管和更改的规定，使公司的各项工作依据正确的指示进行。2、适用范围适用于公司所有质量体系文件的管理与控制。3、主要职责与权限3.1文控负责公司质量体系文件的收集、分类编号、整理、存档保管、发放及管理和控制（包括外来文件）。3.2各部门负责本部门在用文件的管理和控制。4、程序内容4.1质量体系文件的制定、审查、批准公司质量体系文件的制定、审查、批准按下述规定进行：文件类别制定审查批准质量手册管理者代表组织管理者代表总经理程序文件部门负责人管理者代表总经理作业指导、管理办法检验标准类责任部门责任部门主管级以上人员课长级以上人员外来文件发文单位品质部主管课长级(含)以上人员质量记录责任部门组长级以上人员(含组长)主管级以上人员(含主管)4.2 质量体系文件的归档、分类、编号4.2.1 公司制定的质量体系文件在发行之前，应由权责人员评审其适用性。4.2.2 公司所有已审核或批准的质量手册、程序文件、管理办法、作业指导书、品质检查指导书、工艺标准、质量记录表格等应交与文控归档、分类并统一编号；编号方法规定如下：质量手册代号（1） QMA4（2） COP流水号程序文件代号管理办法流水号（3） WI管理办法代号设备流水号（4） IN设备代号品质标准流水号（5） QC客户代号（A：日鑫泰B：三诚C：日新 D：日塑E：华得F：XX 以此类推进行编号）品质标准代号其他三级文件流水号（6） OT其他三级文件代号（7） SOP 作业指导书按客户分流水号作业指导书代号质量记录表格版次（8） COPXX质量记录流水号捆包仕样书流水号（9） RXT客户代号（RS：日塑 SC：三诚RX：日新 BZ：其他等小客户名称 大客户根据公司名称缩写拼音进行编号）日鑫泰公司捆包仕样书代号A54.2.3外来文件4.2.3.1国家、国际标准类文件由文控保存4.2.3.2客户图面及技术资料由文控保存4.2.3.3供方图面及技术资料由文控保存4.2.3.4 外来文件的编号由文控编定，编号方法规定如下：外来文件版次 YI 外来文件流水号外来公司名称(01表三诚,02表日新,03表日塑，04代表华得，05代表XX，以此类推进行编号)外来文件代号4.3质量体系文件的有效性控制4.3.1文件受控分类：质量体系文件分为受控原版、受控副本、非受控副本。4.3.1.1受控原版是不加盖印章的签字原件，保存在文控作为复制用途。4.3.1.2 受控副本为受控原版的复印件，其上加盖红色“受控文件”印章作为公司内使用的有效文件，公司内不允许使用受控副本所复制的文件，以确保文件更新时能够从发放或使用场所撤出失效或作废的文件。4.3.1.3非受控副本为受控原版的复印件，其上加盖“非受控文件”印章，作为提供给客户或公司以外的人员使用之文件。4.3.2文件版次规定4.3.2.1为确保公司质量体系文件的有效性能够得到控制，对其采用版次来控制最新版次，文件作局部修改时只更改修订页次之版次，若内容修改过多或修改超过9次时，则更新版本。例：A0表示A版0次新制定文件B1表示B版1次第二版第1次修改C0表示C版0次修正为第三版4.3.2.2质量记录表单以英文字母后加流水号作为版次管制。4.3.3质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录的有效性控制文控应根据体系文件制定并及时填写内部文件控制清单，确保各部门使用最A4新有效的文件。 4.3.4外来文件的有效控制4.3.4.1属国家、国际标准类之外来文件交由责任单位主管审核后生效，并加盖“外来文件”印章，须建立外部文件控制清单。4.3.4.2其它外来文件由文控保管，并加盖“外来文件”印章，须建立外来文件控制清单。4.3.4.3文控依照外来文件控制清单进行管理，并于每半年查核一次其最新有效版次。4.3.4.4外来文件若因特殊情况，审查者不在时，可由相关副主管级以上人员（包括副主管）代签审查。4.4质量体系文件的发放4.4.1质量手册、程序文件发放前填写文件发放审批表，由管理者代表批准。4.4.2文控填写文件收发记录表并将文件复印件每页加盖“受控文件”印章，统一分发给相关部门，并由相关部门签收，若为发行修订文件，应收回旧版，发放/回收情况记录于文件收发记录表中。4.5 外来文件的发放 外来文件由文控加盖“外来文件”印章，根据需要发放给相关部门。4.6 文件的更改4.6.1在公司质量体系运作过程中，各种因素均可导致质量体系文件的更改，其更改原因、内容由申请更改的相关部门提出，并填写文件更改申请表交文控，由文控统一更改；（格式会签）4.6.2 质量体系文件的更改一般由原审批部门人员审查或批准，如因某种特殊原因必须指定其它部门人员审查时，该部门人员需获得审查所需依据的背景资料以保证修改的适宜性。4.6.3 文控接到已审查的文件更改申请表和更改文件后应更新受控文件原版，填写修改记录/历程，按文件收发记录表进行换发文件。4.6.4 质量体系文件的非受控副本不受质量体系文件更改的控制。4.7 质量体系文件废弃有必要（法律效用或积累知识）保留的已作废质量体系文件原版由文控统一保管，其上应加盖“作废”章。作废原版保存一年，副本由文控统一收回作废。如需废A5物利用，应加盖“作废”章使用其背面。如果“受控文件”印章与“作废”章同时存在，以“作废”章为准。4.8 质量体系文件的管理4.8.1 各部门（含文控）之文件，必须遵照以下规定实施管理：A建立档案夹外部标识B建立档案夹内部索引4.8.2 发至各部门文件均有部门代码印记，各部门自行保管，不得混乱。4.8.3 如因需要暂借阅某种质量体系文件，应到相关单位办理借阅及归还手续，文件原 版不可外借。4.8.4 文控应不定期检查各部门有否按要求将文件归档管理。4.8.5 所有质量体系文件应妥善保存，保持清晰，易于识别，不得在文件上任意涂改或加注记号。4.8.6 若因特殊原因增补文件，由需求部门填写文件增/补发申请单经主管审核，交管理者代表批准后方可增/补。如果增/补的资料，类型不同且超过30份时，可用联络单提出申请，经部门主管级经上人员审核，总经理批准方可增/补。4.8.7 文件的第一次发行日期视为生效日期。4.9 质量记录的归档保管所有关于质量体系文件的质量记录由文件归档部门按照质量记录控制程序归档保管。5、引用