02-记录控制程序.doc

记 录 控制程序文件编号： 版本号： 第 3 页 共 3 页XXXXX-XXXXXXX公司编号： 版本： 记 录 控 制 程 序编制： 审核： 批准： 分发号： 年 月 日发布 年 月 日实施修 订 履 历序 号修 订 详 情修 订 人修订日期1分 发 清 单持有部门/人数量分发号持有部门/人数量分发号1 目的对记录的标识、贮存、保护、检索、保留和处置等实施有效的控制，为产品质量符合规定的要求和质量管理体系的有效运行并持续改善提供客观证据。2 适用范围适用于为证明产品符合要求和质量管理体系有效运行的记录；包括供应商提供的记录。3 职责3.1 品管部负责监督、管理各部门的质量记录；评审并收集各类记录的样本。3.2 各部门负责收集、整理、保管本部门的质量记录。3.3 各部门主管负责编制本部门的质量记录格式。4 程序4.1质量记录控制流程图提供质量记录空白表格质量记录填写与更正确定质量记录格式质量记录归档和贮存质量记录标识质量记录收集质量记录借阅质量记录处置4.2质量记录的分类及编号方法4.2.1质量记录主要包括质量体系运行记录和产品质量记录。质量管理体系运行的记录，包括：a) 内部质量审核、管理评审记录；b) 与顾客沟通过程中有关的记录；c) 供方评价选择、采购过程有关的记录；d) 纠正和预防措施记录；e) 人力资源、基础设施有关的记录；f) 检验、测量和试验设备的检定和校准记录；g) 生产服务运作有关的记录。与产品有关的记录，包括：a) 进料检验记录、品质异常记录、样品检验记录；b) 出厂检验记录；c) 首件检验记录、生产过程检验、不合格品评审处理记录；d) 检验记录的数据分析统计记录。4.2.2质量记录的标识编号质量记录的标识编号按文件控制程序执行。4.3质量记录的产生4.3.1各部门依据标准的要求和管理规定编制记录表单，将所要求的质量管理信息反馈在记录表格中，品管部依据4.1.2的要求对质量记录进行统一编号。4.3.2记录可以是任何媒体形式，如拷贝、胶片、磁带、软盘或电子媒体等。4.4质量记录的填写4.4.1质量记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰；如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去；各相关栏目负责人签名不允许空白。4.4.2不得用铅笔填写，不得随意更改、涂抹，如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。4.4.3不按要求填写记录的，接收部门有权拒收。4.5质量记录的保存、保护4.5.1各部门应及时收集、汇总各类质量记录原始样本，编制部门“质量记录清单”，保持顺序号和日期、页码的连续便于查阅。4.5.2各部门必须把所有填写后的质量记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，记录的存放处必须利于检索，且能防虫、防潮、防盗措施；对于保存于硬盘、光盘中的记录还要做好防病毒、防压、防磁、防晒等，并及时备份防止贮存的内容丢失。4.5.3所有的质量记录保持清洁，字迹清晰；4.5.4各部门按规定的期限保存记录，对于超过保存期限的记录交品管部统一处理。4.5.5品管部拟制“质量记录汇总表”，将公司所有与质量管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号、使用部门、保存期限等内容，交管理者代表批准，并汇集备案记录的原始样本。各部门应将该清单作为质量手册的附录；4.5.6品管部在每次内部审核中对各部门质量记录的使用、管理情况进行检查。4.6质量记录的销毁处理超过保存期或没有存储价值的记录，执行文件控制程序中的文件销毁处理的规定。涉及公司机密、产品设计开发等信息的记录必须采用破坏纸张的方式，如使用碎纸机进行销毁，其余记录可采取变卖的形式进行销毁。4.7外来记录的控制 外来的记录(如供应商提供的原材