工作分析的基本方法与工具概述(PPT 47页).ppt

第四章工作分析的基本方法与工具 工作分析方法的分类 工作分析的方法 依靠不同的标准会有不同的形式 一 工作分析的方法 观察分析法 定义 所谓观察分析法 一般是由有经验的人 通过直接观察的方法 记录某一时期内工作的内容 形式和方法 并在此基础上分析有关的工作因素 达到分析目的的一种活动 优点 工作分析人员能够比较全面和深入地了解工作要求 取得的信息比较客观和正确 一 工作分析的方法 观察分析法 缺点 1 要求观察者有足够实际操作经验 2 不适用于工作循环周期长的工作 3 不适用于脑力劳动成分比较高的工作 以及处理紧急情况的间歇性工作 例如 急救站的护士 律师 教师 经理等 4 所取得的资料的可信度会受到被观察对象的影响 5 不能得到有关任职者资格要求的信息 一 工作分析的方法 观察分析法 由于不同的观察对象的工作周期和工作突发性所有不同 所以观察法具体可分为直接观察法 阶段观察法和工作表演法 1 直接观察法 适用于工作周期很短的工作 如 保洁员 一 工作分析的方法 观察分析法 2 阶段观察法 适用于工作周期较长 可分阶段进行观察的工作 如 行政文员 3 工作表演法 适用于工作周期很长和突发性事件较多的工作 如 保安 一 工作分析的方法 观察分析法 使用观察法的前提条件 1 要求观察者有足够的实际操作经验 2 要求工作相对稳定 即在一定时间内 工作内容 程序以及对工作人的要求不会发生明显的变化 3 适用于大量标准化的 周期较短的以体力活动为主的工作 不适用于以脑力为主的工作 如 适用于装配工作 流水线上的作业 会计 保安人员 门卫等 一 工作分析的方法 观察分析法 观察法操作须知 1 要注意工作行为样本的代表性 2 观察人员在观察时尽量不要影响被观察者的注意 干扰被观察者的工作 3 观察前要有详细的观察提纲 也可以采用观察表的形式来记录观察到的结果 4 选择的观察位置要求保证可以观测到工作执行人员的全部行为 而且不影响被观察人员的正常工作 5 观察者要避免机械记录 应反映工作有关内容 并对工作信息进行比较和提炼 工作分析观察提纲 部分 被观察者姓名 日期 观察者姓名 观察时间 工作类型 工作部门 观察内容 1 什么时候开始正式工作2 上午工作多少小时3 上午休息几次4 第一次休息时间从到5 第二次休息时间从到 续 6 上午完成产品多少件7 平均多长时间完成一件产品8 与同事交谈几次9 每次交谈时间约多长时间10 室内温度度11 上午抽了几支香烟12 上午喝了几次水13 什么时候开始午休14 出了多少次品15 搬了多少次原材料16 工作地噪间分贝是多少 观察法举例 宾馆服务员工作观察表 一 工作分析的方法 观察分析法 观察法的主要作用 1 观察 记录 核实工作负荷及工作条件 2 观察 记录 分析工作流程及工作方法 找出不合理之处 如 卷烟的制作流程 烟叶初烤打叶复烤烟叶发酵卷烟配方卷烟制丝烟支制卷卷烟包装 一 工作分析的方法 观察分析法 观察法通常和访谈法结合使用 1 方法一 工作分析人员可以在员工的工作期间观察并记录员工的工作活动 然后和员工进行面谈 请员工进行补充 2 方法二 工作分析人员一边观察员工的工作 一边和员工交谈 建议 使用方法一 工作人员可以专心观察和记录 不会干扰员工的工作 观察法 访谈法和问卷法结合使用先通过调查问卷获得基本信息 再通过访谈和观察来确认和补充已了解的情况 二 工作分析的方法 工作日志法 定义 工作日志法 是指任职者按时间顺序详细记录自己的工作内容与工作过程 然后经过归纳 分析 达到工作分析目的的一种方法 优点 1 信息可靠性很高 适于确定有关工作职责 工作内容 工作关系 劳动强度等方面的信息 2 所需费用较低 对高水平与复杂性工作的分析 比较经济有效 二 工作分析的方法 工作日志法 缺点 1 将注意力集中于活动过程 而不是结果 2 使用范围较小 只适用于工作循环周期较短 工作状态稳定无大起伏的职位 3 信息整理的工作量大 归纳工作繁琐 4 任职者在记录时可能会夸大某些活动 同时也会对某些活动低调处理 最好由工作者的直接上级来检查矫正 5 任职者在填写时 会因为不认真而遗漏很多工作内容 从而影响分析结果 并在一定程度上影响正常工作 工作日志表设计 某广播电台听众服务岗 填写日期 2008年3月8日星期四所在部门 听众服务中心岗位名称 听众服务任职者姓名 XXX 直接上级评语 情况属实填写者签字 工作日志统计表示例 二 工作分析的方法 工作日志法 工作日志法操作须知 1 事先应该由职务分析人员设计好详细的工作日志单 让员工按照要求及时填写职务内容 从而收集工作信息 2 工作日志应该随时填写 比如以10分钟 15分钟为一个周期 而不应该在下班前一次性填写 这样是为了保证填写内容的真实性和有效性 三 工作分析的方法 主管人员分析法 定义 这种方法是由主管人员通过日常的管理权力来记录和分析所管辖人员的工作的任务 责任与要求等因素 优点 记录方便 主管人员对所分析的工作非常了解 分析比较深入 三 工作分析的方法 主管人员分析法 缺点 主管人员的分析会有一些偏见 尤其是那些只干过其中部分工作不全面了解的人 他们往往偏重于他们从事过的那部分工作 如 管理副总偏重于其原晋升前的部门主管人员分析法与工作日志法相结合 则可以消除这种偏差 三 工作分析的方法 主管人员分析法 主管人员分析法表格 P94 四 工作分析的方法 访谈分析法 定义 又称面谈法 是指工作分析人员就某一个职务或职位面对面地询问任职者 主管 专家等人对工作的意见和看法 访谈法是应为最为广泛的职务分析方法之一 优点 1 可以对工作者的工作态度与工作动机等较深层的内容有比较详细的了解 2 运用面广 能够简单而迅速地收集多方面的工作分析资料 3 由任职者亲口讲出工作内容 具体而准确 4 使工作分析人员了解到短期内直接观察法不容易发现的情况 有助于管理者发现问题 5 为任职者解释工作分析的必要性及功能 6 有助于与员工的沟通 缓解工作压力 7 特别适用于对文字理解有困难的人 四 工作分析的方法 访谈分析法 缺点 1 要有专门的技巧 需要受过专业训练的工作分析专业人员 2 比较费精力费时间 工作成本较高 3 收集到的信息可能已经扭曲和失真 四 工作分析的方法 访谈分析法 访谈法种类 1 个别员工访谈法主要适用于各员工的工作存在明显差异 工作分析时间又比较充裕的情况 2 群体访谈法适用于多个员工从事同样或相近工作的情况 3 主管人员访谈法因为他们对工作非常了解 有助于缩短工作分析时间 在具体的实施过程中 一般我们会三种方式结合使用 四 工作分析的方法 访谈分析法 访谈准则 1 必须与主管密切合作 找到最了解工作内容 最能客观描述工作职责的员工 2 必须尽快与被访谈者建立起融洽的关系 尊重工作者 接待要热情 态度要诚恳 用语要适当 3 应当依照一张问卷或提纲来提问 4 控制访谈 使访谈朝着有效的方向进展 5 可以听任职者诉诉苦 不要与员工争论 应尽量避免发表个人观点和看法 6 对访谈资料进行检查和核对 访谈法很少单独使用 它往往会与问卷法结合进行 工作分析访谈提纲 先生 女士 首先感谢你来参加工作分析访谈 工作分析的目的是要解决两个问题 弄清楚企业中每个职位都在做什么工作 明确这些职位对员工有什么具体的从业要求 选择你来参加访谈是因为你有长期和丰富的本岗位工作经验 你的配合是我们获得必要信息的重要保证 同时 我们将对本次谈话的内容做必要的记录 它们只用于工作分析 请你不必顾虑 如实回答 好 我们现在开始 1 你的岗位名称 岗位编号是什么 2 你在哪个部门工作 你的部门经理是谁 你的直接上级是谁 直接下级是谁 3 你主要做哪些工作 请举例说明 4 请你尽可能详细地讲述你昨天一天的工作内容 5 你对哪些事情有决策权 对哪些事情没有决策权 6 请你讲讲你在工作中需要接触哪些人 工作分析访谈提纲 续 7 你需要哪些设备和工具来开展你的工作 其中哪些是经常使用的 哪些是偶然使用的 你对目前的设备状况满意吗 8 你在人事审批权和财务审批权方面有哪些职责 请举例说明 9 你认为做好这项工作需要什么样的文化水平 需要哪些知识 需要什么样的心理素质 10 如果对一个大专学历层次的新员工进行培训 你认为需要培训多长时间才能正式上岗 11 你觉得目前的工作环境如何 是否还需要更好的环境 你希望哪些方面得到改善 12 你觉得该工作的价值和意义有多大 13 你认为怎样才能更好地完成工作 14 你还有什么需要补充吗 15 你确保你回答的内容是真实的吗 访谈到此结束 谢谢你的合作 访谈法角色演练 用书中给出的访谈表 P97 做角色演练 两个人一对 被访谈的职位 人力资源经理或其它职位时间20分钟 尽量完成 五 工作分析的方法 问卷调查分析法 定义 是工作分析中最常用的一种方法 具体来说 是采用调查问卷来获取工作分析的信息 实现工作分析的目的 优点 1 费用低 速度快 节省时间 可以在工作之余填写 不会影响正常工作 2 调查范围广 可用于多种目的 多样用途的职务分析 3 调查样本量很大 适用于需要对很多工作者进行调查的情况 4 调查的资源可以量化 由计算机进行数据处理 SPSS 五 工作分析的方法 问卷调查分析法 缺点 1 设计理想的调查问卷要花费较多时间 人力 物力 问卷本身的质量对工作分析的质量有至关重要的影响 2 可控性差 被调查者对问卷理解不同而产生信息误差 3 填写调查问卷是由工作者单独进行 缺少交流和沟通 因此 被调查者可能不积极配合 不认真填写 从而影响调查的质量 4 不易了解对象的态度和动机等较深层次的信息 五 工作分析的方法 问卷调查分析法 问卷调查分析法的类型 1 通用调查问卷 专业调查问卷 2 知识工作者调查问卷 生产一线工作调查问卷 3 结构性调查问卷 非结构性调查问卷 封闭式调查问卷 开放性调查问卷 五 工作分析的方法 问卷调查分析法 问卷框架设计 基本资料 姓名 性别 年龄 职称 部门 学历 职务 直属主管 职等 职级 入职日期工作时间调查 正常工作时间 休息时间 加班时间 出差情况 工作均衡工作内容调查 工作目标 工作概要 工作事项 各事项占全部工作时间的百分比 工作权限和结果工作责任调查 风险控制责任 成本控制责任 协调责任 指导监督责任 组织管理责任 工作结果责任 决策范围工作关系调查 内部协作关系 外部协作关系任职资格调查 最低学历要求 知识多样性 熟练期 工作复杂性 工作经验 文字知识 数学知识 工作灵活性 综合能力工作强度调查 工作压力 精力集中程度 体力要求 创新与开拓 工作紧张程度 工作均衡性工作环境调查 工作环境舒适性 工作环境危险性等 五 工作分析的方法 问卷调查分析法 问卷设计要点 1 问卷应简短 填写起来简单 方便 2 调查项目应为具有操作性的具体问题 3 用语规范 准确 通俗易懂 不能模棱两可 4 不能面面俱到 应突出重点 本调查问卷由任职人填写 填写后交上级主管签署意见 并送人力资源部门审核 示例 工作分析问卷 答题须知 本工作问卷共28题 其中选择题22题 问答题6题 请按照工作职位的实际要求答题 勿以个人特点衡量 答题方法 选择题类 请于您认为最合适的选项前画 问答题类 请于指定位置写出您的答案 答题人员 本次工作分析对象中所列人员 工作分析项目小组选定的其他人员 1 本职位所需教育程度A初中 含 以下B高中职技C大专D本科E研究生以上2 本职位所需外语语种 外语程度要求A不须B书面通C书面及口语略通D精通3 本职位所需汉语表达能力A不限B普通话口头能力强C书面及口头强D极强的文字功底4 本职位所需户籍所在地A本地户口B不限5 本职位所需其专业的工作经验A6个月以下B6个月 2年C2年 5年D5年以上 示例 工作分析问卷 续 示例 工作分析问卷 续 6 本职位应用哪种设备 设备 工具 仪器需要的应用能力A搬运B操作C操作及维修D软硬件设计7 本职位对设备 工具 仪器的责任A不易损失B有时损失需一般防范C容易损失需密切防范D难免损失需严加防范8 本职位对材料 在制品 成本的责任A不易损坏B有时损坏需一般防范C容易损坏需密切防范D难免损坏需严加防范9 本职位直接督导范围 人数 A0B1 4C5 10D11 20E21人以上10 职位间接督导范围 人数 A0B1 20C20 100D101 300E301人以上11 本职位管理工作中的责任及能达到的程度 一般员工可不答此题 A要负责分派工作 按规定检查工作成果 达成目标 B要能很快熟悉新接受的工作 排定计划 C要能解决工作中的矛盾 不同部门的活动 达成目标 D要能有效分配组织资源 做出最佳激励政策 确保员工与公司的最大利益 12 本工作所需的行政专业能力A例行性 重复性工作 B例行性工作 偶尔需要个案处理 C需要依经验改进新技巧解决复杂问题 D需要调查分析研究解决问题 13 本工作的责任A按上级指示工作 上级对结果负责 B根据计划进度 安排自己工作 根据内部原则工作 C安排计划 分析结果决策可能与上级协商 D有下属单位 需要制定公司目标和政策 14 本工作职能对公司的影响范围A例行性工作 如果出错容易发现 错误对公司基本无影响 B有限范围内协调工作 错误不易发现 错误对公司有些损害 C职责对公司单位功能及本部门任务完成有一定的影响力 D负责一个部门以上功能 本部门最高主管不在时 负责本单位 15 本工作所需的人际关系能力A普通技巧B良好技巧C高度技巧 示例 工作分析问卷 续 示例 工作分析问卷 续 16 所需体力及感官能力A不限B体力强C敏捷而有力D身体素质强且五官感知力强17 所需资料处理能力A传递B记录整理及传递C依据常规做相关的技术性改进D需调研分析 评估与创新18 所需领导力A无需B一般C较强D极强19 所需计划力A无需B一般C较强D极强20 所需创新力A无需B一般C较强D极强21 所需掌握事物能力A不需B经过长时间可掌握C很快能掌握D一接触就掌握 示例 工作分析问卷 续 22 列出您的主要工作责任至少8 10条 请按照主次顺序说明 用词要精确 不要摸棱两可 不要官话套话 及每项责任的重要程度 和所用时间 例 总经理秘书 示例 工作分析问卷 续 23 举例说明您的工作中常发生的关键事件 发生频率 及每次的持续时间 关键事件发生频率持续时间 次24 说明您的服务对象或客户是谁 工作中需要和哪些部门 哪些人合作 频率怎样 服务对象 客户需合作部门 人频率25 您的工作还需要哪些特长 需要什么证照 示例 工作分析问卷 续 26 请描述您的工作地点及工作环境 工作地点 办公室 80 室内 60 室外 60 出差 常年出差工作环境 温度 40度以上 30 40度 20 30度 10 20度 10度以下光线 明亮 一般 较暗 漆黑卫生 清洁 基本清洁 一般 较脏 很脏危险 无 基本无危险 比较危险 非常危险空气 清新 普通 较差 极差其他 27 您的工作有哪些决策责任 说明您要做哪些决定 及决定会产生哪些影响 决策责任 决策影响 28 您还有其他需要表达的吗 感谢您认真阅读本问卷 祝您工作顺利 著名的调查问卷 职位分析问卷 PAQ 临界特质