医院会议管理办法.docx

公司会议管理办法一、 总则为加强会议管理，避免会议冲突、提高会议效率、保证会议质量、规范会议流程，建立标准化的会议管理体系，特制定本办法。二、会议管理（一）会议分类、分级与组织根据各类会议召开的议题、周期、频率、组织方式、适用范围等因素的不同，将会议分为几类：由集团总部组织的，需所辖各事业部人员参加的会议，称为集团会议；集团总部组织召开的称为总部会议；所辖各分公司召开的均称为公司会议。（二）会议申请1、公司各部门应于每周六前对下周需集团总部人员参加的会议，填写会议登记表报集团人事行政部登记。2、公司各部门应于每周六前对下周需要公司各部门参加的会议，填写会议登记表报公司行政部（综合办）登记。3、公司各部门应于每周六前对下周需要各事业部人员参加的会议，填写会议登记表报行政部（综合办）登记。（三）会议计划、报批1、公司行政部（综合办）对上报登记的各类会议进行汇总和统筹协调，制定出每周会议计划。2、会议计划需报公司总经理审批，由公司行政部（综合办）于周一前下发。（四）会议计划执行1、会议严格按计划执行，一般不得调整；2、因各种原因，会议不能按计划召开的，发起部门必须提前一天通知行政部（综合办）取消会议。（五）会议通知1、会议通知责任集团会议由集团人员人事行政部统一发布会议通知，负责通知到需参加会议的各部门、所辖分公司各部门参会人员。总部会议由集团人事行政部统一发布会议通知，负责通知到集团各部门参会人员。公司会议由公司行政部（综合办）或会议发起部门直接通知参会人。2、会议通知方式书面通知：以书面形式将会议信息发到集团各系统或所辖各公司。网上通知：直接在信息平台（微信、QQ）公共群中发布的会议。采用网上通知方式时，应对部分参会人员辅助以电话追踪核查确认。电话通知：以电话形式直接通知。会议承办部门应提前到达会议会场（视会议规模等合理安排到场时间），按时签到，及时催请未到者。3、会议通知时间会议通知应至少提前一天进行发布。（六）会议资料和会务准备1、会议资料准备会议资料由会议发起部门提供（明确发放及回收要求），交会议承办方备发和回收。2、会议资源和会议服务协调会议资源指会议所需的场地、设施、设备、文具、茶点、奖品、纪念品等。会议服务指会议所需的茶水供应、设备操控、多媒体调试、节目表演等。会议承办部门对会议登记表所需的会议资源和服务进行确认，如需集团会议资源和服务，则向集团或公司行政部门（综合办）申请；如需外部会议资源和服务，则由会议承办部门向总经理申请批准后自行联系解决。对在公司会议室举行的、有集团主要领导或重要客人参加的会议提供会议服务，其他会议原则上实行自助服务（即由参会人自理，行政部门提供支持和配合）或由会议承办方安排解决。（七）会议进程管理1、会议签到会议必须进行会议签到，集团会议签到由集团人事行政部门派专人提前到会场负责会议签到工作，公司会议签到由公司行政部门（综合办）派专人提前到会场负责会议签到工作，由会议承办部门收集整理会议签到表。2、会议主持各种会议原则上应按本制度相关规定或会议承办部门预先定好的议程进行，会议主持人应控制好会议主题和议程。3、会议纪律各类大型重要会议、活动，会场秩序及座位安排由公司总经理、集团人事行政负责人牵头安排。参会人员不得无故缺席、迟到、早退，违者按照本会议管理办法进行处罚。会议请假，由会议发起部门负责人或指定专人负责受理和审批，并在会议通知中明确。会议进行中，参会人员不得在会场内使用通讯工具，其通讯工具必须保持静音、震动状态。会议进行中，参会人员不得进行任何与会议无关的活动。（八）会议纪要工作计划协调会、总裁（总经理）办公会议须形成会议纪要；其他会议若需形成会议纪要，应由会议发起部门拟稿，应发布的会议纪要须在会后24小时内予以整理和发布。（九）会议决议、决定的督办会议所形成的各项决议、决定等，由该会议发起方负责督办落实。三、罚则1、对确因特殊情况未参会者，未参会人员因主动找会议发起部门学习会议精神；对违反会议制度人员予以通报；并针对不同情况予以绩效扣分。2、会议迟到、早退、未签到、代签到、未填写签到时间者，每人每次扣绩效 分；3、未参会者未按制度、规定、通知要求请假，每人每次扣绩效 分；4、未按会议要求着装者，每人每次扣绩效 分；5、参会人员到达会场，有座位牌的或已指定座位的人员，应按指定座位入座；6、会议中未按要求调整手机状态或随意接打电话者，每人每次扣绩效 分；违规进行与会议内容无关的活动，每人每次扣绩效 分；7、在进行网络连线会议中，用手机或电脑浏览网页或是下载，每人每次扣绩效 分；8、会议发起（承办）部门应严格按照本会议管理办法执行，否则，对违规项，按每项扣除绩效 分处理。四、附则1、本管理办法由