如何确定合理的工作流程.docx

原创如何建立我们自己的团队之二-如何确定合理的工作流程如何确定合理的工作流程？确定合理的工作流程概念上包含了两个层次的涵义：一是，要确定工作流程；二是要使工作流程合理。也许提到工作流程，大家都知道，因为我们日常文章、工作过程中都经常碰到这个概念，但如果让我们去确定一个工作流程，可能就会手足无措。这里的原因可能存在于我们并没有深入地去了解它，并且深入地去理解它、认识它。我们即将在这里聊聊这个看是简单，实际上是相对复杂的问题。理解工作流程这个问题，我们有必要先了解下工作流程对于我们日常工作的重要性。第一、工作流程实际上是对工作内容的细化。工作流程必须是建立在对工作内容的细化的基础上，当我们将所做的事写下来，并且按照先后顺序明确每个节点，就会出来一个简单的流程。反过来理解，确定工作流程的过程就可以清楚我们所做的所有事情是怎样的，需要我们关注的环节有哪些。第二、工作流程就是要明确我们相互之间的配合和协作。因为各个部门、各个成员相互之间联系就是基于业务、工作内容安排，要想它们之间明确各自职责，应该通过相应的流程来界定。我们很多的工作是需要我们一个集体、一个单位的相关部门、相关人员相互之间的配合与协作，只有配合好了、协作好了，我们的工作才能做的顺利、做的有效率。第三、工作流程就是要明确我们各自的工作职责。流程的运转就是要确定到了哪个环节，由谁来负责，责任明确。我们需要制定各个部门的责任制度、也需要确定各个职位的岗位职责。工作流程不仅要有利于问题的解决，也要有利于出现新的问题查找原因、追究责任。反之，有了工作流程可以更合理地确定我们的工作职责和部门的分工。第四、工作流程就是要保证工作效率。工作流程如果不利于与工作效率的提高就一定存在不合理性，要不没有考虑全面部门分工和职责，要不就是没有考虑好事情和问题解决的一般和特殊过程。当我们不能用记忆把握所有环节和所有应该具备的条件及条件成熟的资源与时效时，我们应该也必须通过流程来固化每个部门和每个负责的人员以及它们各自所应承担的事务性责任，这样我们才会做起事来不慌、调理上清晰、责任上明确，杜绝了人浮于事、消极怠工，同时也能够及时地把握每个环节相互之间的协调。第五、工作流程就是我们领导者所需的纲和目。做事讲究提纲挈领、纲举目张，有了工作流程后，我们做领导的人很容易抓到关键点，能够切中要害，也就能够利用有限的资源并能够用很短的时间发现问题的重点、问题的症结所在。工作流程有着不可或缺的重要性，在确定一个工作流程时我们应该注意它的几个要求：第一、工作流程要有时效性。一个工作流程没有时效性，它就变成了摆设，也就没有了它存在的生命力。因为我们工作中的每一个环节设置的必要性就是因为它是解决一个特定问题或事情不可缺少的环节、一个节点。没有了时效，下面的环节也就开始不了、或至少是影响下一个环节的顺利启动，同时应具备的条件也可能因为它是必要条件而影响下一个步骤完美的完成。第二、工作流程应该符合事情和问题解决得合理过程。一个事情和问题的解决是一个合理的过程，而我们工作流程必须符合这个过程，切不能颠倒主次、混淆了顺序。合理的过程必须是既要考虑到一般解决的程序，还要考虑的特殊条件的具备，并且结合合理的程序所需的时间和特殊人员的身份属性问题等。第三、工作流程必须细化到可以执行的地步。既然是流程，就是要由人按照事情和问题的解决过程来安排，既要注意大的原则方向，又要注意每个细节，要可以由人来把控，可以有人来操作和担当。而不能太宽泛、太弹性化。工作流程就是要细化到每个表单都应该填写好、有责任人来填写、具体信息要完整，相应的数据能够参考核对等等。在做了上述重要性和要求的表述之后，我们可以来谈谈确定合理的工作流程的方法：第一、确定我们所有工作内容，以及每个工作内容解决的过程和所需的条件，这是确定工作流程的第一步，也是最需要合理性的。确定工作内容是一个很庞杂的过程，而且是个动态的过程。它涉及到部门的权限和个人的职责。我们确定工作内容要注意这样几个问题：其一、按个人和部门确定所有的工作内容，部门和个人的工作内容是依附于部门和个人的岗位职责，但不同于部门和个人的岗位职责，因为它更具体，也更细化。另外工作内容涉及到公司和企业单位的信誉和利润，尤其是涉及到复杂的、并且需要多人配合、多部门协作的，我们必须通过确定工作流程来明确各自的分工。通常个人的工作内容或者说仅限于个人完成的工作内容只需自己把握，由自己设置，这样能提醒和帮助自己有效率地完成工作，而对于部门内部和部门之间的工作内容通常有部门和公司及企业单位整体确定。其二、工作内容是一个动态的过程，必须对于延伸的工作内容进行及时地增加、完善。工作内容往往会出现新的条件和影响因素，因为这些新的条件和影响因素我们要及时调整我们原有的工作方案，并适应性的增加和完善原有的工作流程，从而更好地适应新的变化。其三、对于我们的工作内容辐射到的新出现的问题、投诉问题、特殊而紧急的突发问题，我们要设立预案。这个预案也是基于正常的工作方向和工作思路，确定新的可用资源和所需条件来安排其工作流程。第二、根据工作内容确定相应的工作环节，找出工作节点。工作环节和工作节点划分的依据往往是结合工作内容的阶段性和所涉部门职责来确定。工作环节和工作节点划分要讲究效率和合理性，不能把一个部门办理的内容肢解开，造成资源浪费和责任推委，同样也不能把两个部门办理的内容统揽到一个部门，造成越俎代庖、职责不清。效率和合理性的原则应该在变动中去检验，对于影响效率的，可以适当调整，而且是发现问题及时调整，而对于合理性我们需要一定的时间，通过人员的积极性、效果、反馈等调查作为依据去适当改变。工作环节和工作节点的界定我们可以通过倒推的方式来解决，一般我们可以先设定一个工作内容的结果在什么样情况下才是合理的，那么要达到这样合理的结果我们要解决哪些前置的问题，而解决这些前置的问题又需要具备哪些条件、掌握哪些资源、由哪个部门、哪个岗位的人来解决等等。这是一个可行的、合理的思考方式。第三、要根据工作内容确定相应的负责部门和负责的岗位。由工作内容确定相应的负责部门和负责的岗位是确定流程中一个非常关键的环节，因为这不仅需要我们熟悉各个部门的职责范围和岗位职责范围，还需要我们对工作内容的实质有准确地把握。落实部门和岗位是对工作流程推动者进行确定，就是找到工作流*正的执行人，这个过程也是对我们部门和岗位落实责任的过程。第四、根据部门和岗位的衔接进行合理的预设，这是实现流程重要意义所在。既然是流程，就涉及到配合和协作，尤其是关系到我们工作内容价值的配合和协作。流*正的价值就是实现工作内容在不同岗位、不同部门之间合理地、自觉地流转、配合和协作。我们可以对部门之间、岗位之间的流转、配合和协作设置不同的方式，比如相关表格、相关签署、相关的确认等。对于流程中的流转办理事项的设置其实质就是对各个部门和各个岗位责任的界定，对于我们已经做过的事情、需要做的配合和协作及流转，我们相互之间都可以通过文字性的东西、书面性的东西来核查、比