人力资源系统手册.docx

人力资源系统操作手册一、人力资源系统网址：7:8088/templates/index/hrlogon.jsp点上面的网址进入如下页面：输入用户名和密码（因为我所管理的系统较项目管理的功能很多，不能很好的体现，所以在此我选择北环隧道项目为例做个说明。）进入系统后显示如右图的页面：现就这四项进行分项解说二、员工管理：在人力资源系统中，项目主要用到的功能和大部分操作都在员工管理里面。现进行详细说明：1、首先，我们看一下员工管理所包含的内容，点右侧的下拉键头，可以看到。里面含有查询浏览、统计分析、花名册、登记表和信息维护等项。a、查询浏览：提供人员基本信息的浏览、快速查询、简单查询、通用查询以及常用查询。b、统计分析：将多个查询结果进行比较，以图表的方式显示。c、花名册：用户自定义花名册模板，保存自定义的花名册模板，自动生成花名册。本功能可适应当前各种名目繁多的花名册打印需求。d、登记表：用户自定义登记表，系统根据查询条件，自动取数。e、信息维护：在权限范围内，对人员基本信息维护，包括新增、删除、修改和移库等操作。a、查询浏览：查询浏览中含有这些内容，如右图所示：其中信息浏览可以看到项目整体人员。在信息浏览中可以看出本项目的人员，所在的部门等信息，也可以通过后面的“基本情况”，导出个人简历等。点红色勾选的按钮，进入如下页面：在左上角有三个选项，按要求进行简历的导出和打印。b、快速查询：快速查询能快速、准确的查询到数据库中的某人。它是将能准确标识某人的指标设置成常用条件。可以通过“姓名”、“身份证号”等条件快速查询到某人。c、常用查询：当某一查询条件较为复杂且又经常用到时，用户可以将此查询条件保存下来，第二次查询时可直接使用。常用查询是调用在通用查询中保存的查询条件进行查询。点“查询浏览”“常用查询”，出现常用查询页面，如图所示：选择查询条件，点击【查询】按钮，系统查询满足条件的人员，常用查询提供了对历史记录查询、二次查询的功能。选中查询条件，点击【删除】按钮，可以删除常用查询条件。d、简单查询：简单查询的方式较为简单灵活，它可以选用多个人员信息集，用多个指标项组合成查询条件，以“且”或者“或”的方式进行查询。下面通过几个实例来讲解简单查询。例一：查询40岁以上的取得学士学位的男职工。操作步骤：（1）单击“人员管理查询浏览”的“简单查询”子模块，右边显示“简单查询”界面，如图所示。（2）在“人员基本情况”中选中“性别”和“年龄”，将其【添加】到右边的列表框中；& 提示：系统提供了多种选择指标的方式，如下：单指标选择：直接选择指标，点击【添加】多指标选择“第一种：参照单指标选择方式，依次【添加】第二种：相邻位置多指标快速选择方法一：点击第一个指标，然后按住鼠标左键不放，向下拖动，直到目标指标都被选中。再点击【添加】方法二：点击第一个指标，然后按住shift键不放，再用鼠标选中最后一个指标，点击【添加】第三种：位置不相邻的指标选择：选中第一个指标，按住ctrl键不放，再选择其它指标，结束后，点击【添加】年龄和性别添加完毕后，切换备选指标下的子集，以同样的方法在“学历子集”中选择“学位”，添加到已选指标框中，如图所示。（3）查询值的输入如果查询指标项有代码，则单击相应代码选择小图标，统弹出一个代码选择框，然后用鼠标左键选择所对应的代码项；若查询指标项非代码类，则在相应的位置显示一个文本编辑框，直接输入查询值即可，如图所示。& 提示： 如果查询指标项为日期型的，查询值可按“年限、当月、当年”等条件进行检索。点鼠标左键出现下拉提示框，假如不选择年龄而选择“出生日期”做为查询指标的话，单击“年限”，查询指标中的“出生日期”变为“年限（出生日期）”，在查询值中输入“40”，定义查询指标项与查询值之间的关系符。关系符的含义如下： ：表示不等于 =：表示大于等于 ：表示大于 = ：表示等于定义逻辑符单击查询指标项前所对应逻辑符，选择“并且”或者“或”。“并且” 表示同时满足所定义的查询条件。“或” 表示或者，满足所定义的查询条件中的任何一项。定义好查询条件后，按“查询”按钮进行查询。例二：查询本单位4月份过生日的人员。操作步骤:在“出生日期”的查询值中直接输入“?.04”或双击输入框，打开日期型指标的提示框，选择“?.04”，点击【查询】，就能查出4月份过生日的人员，如图所示。改变年份、月份、日期值，可查询不同时间过生日的人员。日期指标查询值的定义如下：名 称含 义举 例年 限截止日期和查询指标之间的年数查找到总部时间小于5年的员工当 年截止日期的年份与查询指标年份相比较查找2005年参加工作的员工截止日期为2005年12月31日，系统日期为2006.02.01当 月截止日期的月份与查询指标的月份相比较查找2005年12月份参加工作的员工截止日期为2005年12月31日，系统日期为2006.02.01截止日期指登录系统时设置的业务日期截止日期等于2005年12月31日当 天截止日期的日与查询指标的日相比较查找2005年12月31日参加工作的员工截止日期为2005年12月31日，系统日期为2006.02.01今 天指系统日期无1992.4.12查询值具体到天查找2006年5月1日及以前参加工作的员工1992.4查询值具体到月查找2006年5月份入职的员工1992查询值具体到年查找2006年入职的员工?.?.12查询指标与查询值只进行日的比较查找12号过生日的员工?.4.12查询指标与查询值只进行几月几号的比较查找4月12号过生日的员工?.4查询指标与查询值只进行月的比较查找4月份过生日的员工M模糊查询:模糊查询允许用户在输入查找值时只输入所查数据的部分值，而不必全部输入。例三：查找所有姓王的人员。操作步骤:在“姓名”的查询值中输入“王”，点击“模糊查询”成为选中有效状态，即可将所有姓王的人员查询出来，如图所示。M历史记录查询:当查询条件涉及的指标是从子集中选择的，在“查询条件”对话框中则会出现“历史记录”。使用此选项，可选择查询当前情况或历史情况。e、通用查询：通用查询与简单查询的功能和操作方法基本相同，它和简单查询主要有以下区别：通用查询可保存当前所设查询条件，以后再使用时不用再重新定义，可直接使用“常用查询”的方法进行查询。提供了多种逻辑运算符，各个条件因子之间可形成多种形式的表达式。例一：某公司部门推荐经理候选人，要求符合以下条件：获取学士学位、工作满3年以上、男45岁以下或女40岁以下的所有人员。8操作步骤:（1）点“查询浏览”中的 “通用查询”，系统弹出“通用查询”页面，在“人员基本情况”中选择两次“性别”、两次“出生日期”、“参加工作时间”，在“学历及学位子集”中选择“学位”，如图所示。（2）输入查询指标项的查询值。（3）定义查询指标项与查询值之间的关系符。（4）系统默认的表达式为1*2*3.（表示且的关系），与所定义的查询条件不相符，因此需要重新编辑表达式为5*6*(1*3+2*4)，还需点击“模糊查询”，单击“查询”按钮，即可查出所需人员。如图所示。例二：查询学历为大学本科以上的副总经理名单。8操作步骤：（1）在“学历”查询值中选择“大学毕业”，在“职务名称”中输入 “副总经理”，单击表达式框，将表达式编辑成“1*2”，如图所示。（2）单击“保存”按钮，系统弹出保存条件对话框，输入条件名称“大学本科以上学历的副总经理”，如图所示。单击“保存”按钮，保存此次查询所定义的条件，并返回到上一个对话框。（3）单击“查询”按钮开始查询。M概 念:因子表达式：是将条件因子用表达式运算符组合而成的，其形式如下：【条件因子(1号)】 【运算符】 【条件因子(2号)】.运算符的含义如下：“*”- 表示“与”的关系，即并且的关系。“+”- 表示“或”的关系，即或者的关系。“( )”- 用来改变运算的优先级。三、统计分析统计分析有常用统计、简单统计、通用统计、二维统计和单项统计。首先来说简单统计。1、简单统计：简单统计是用来统计一个指标中各种情况的分布比例。8操作步骤：点“员工管理”“统计分析”“简单统计”，打开简单统计页面，如图所示。例：统计学历为高中、大专、大本、研究生的人员分布情况。1.单击“指标项”组合框，选择要统计的指标项所在的信息集名称，然后选择统计指标项。在“学历子集”中选中“学历”，单击【添加】按钮，将其选到“已选指标”列表框中；点击【删除】按钮，可将错选的指标撤回，如图所示。& 提示： 简单统计在备选指标项列表框中只能选中一个指标，但可以对其选用多次。如对“学历”选四次，表示赋予指标四个不同的值。2. 单击“下一步” 按钮，输入统计指标项的查询值。如果统计指标项有代码，则单击相应的代码选择图标，系统弹出一个代码组合框，然后用鼠标选择所对应的代码项；若统计指标项非代码，则在相应的位置显示一个文本编辑框，直接输入查询值即可，如图所示。注意：（a）模糊统计和历史记录的功能与简单查询时的模糊查询和历史记录查询的功能相同。（b）如需对查询结果统计，则选中“查询结果”，使其处于有效状态。3.如果在以后的工作中常常使用此统计条件，可以将本次所定义的统计条件保存，在以后工作中就可以通过“常用统计条件”功能来调用。单击【保存】按钮，系统进入“保存统计条件”页面，如图所示。输入统计条件名称，如“学历分布”，单击【保存】按钮，返回到图所示页面。 注意：如要删除已保存的统计条件，则选中要删除的统计条件名称，点【删除】按钮。4.单击“下一步”按钮，系统进入统计结果的“图形分析”页面，统计结果以饼图或直方图方式显示出来，并可以保存和打印，如图所示。图上面的（111）是表示满足统计条件的总人数是111。2、通用统计可实现对人员信息集进行跨子集、多指标、多条件和多统计项的复杂统计。通用统计只能对当前记录进行统计。例：统计3040岁、4150岁、5160岁的学历为大学毕业的分别有多少人，及各自所占的百分比。8操作步骤：（1）单击“统计分析”“通用统计”，进入“选择统计项指标”页面，在“学历子集”中选择“学历”，在“人员基本情况”中选择“出生日期”，如图所示。& 提示： 此例统计人员分为三个年龄段，因此应选择六个“出生日期”指标项。（2）单击“下一步”按钮，系统进入“统计条件”对话框，输入统计指标项的查询值。如图所示。对于年龄是依据出生日期的年限来计算的，双击标题的输入框选择年限，在输入框中将出现$YRS10，把10中的值10修改为对应的年龄值即可。（3）定义统计条件表达式。要统计30-40岁学历为大学毕业的人员，应同时满足1、2、3的条件，所以表达式中应输入“1*2*3”。单击【接收】按钮，弹出“请输入图例名称”对话框，如图所示。修改标题名称，单击“确定”，第一个条件“30岁到40岁大学毕业的人员”已定义好，【确定】后，关闭对话框，返回到图所示界面。在表达式中输入“1*4*5”单击【接收】按钮，修改标题名称，单击“确定”，第二个条件“41至50岁大学毕业的人员”已定义好. 以同样的方式定义“51至60岁的大学毕业的人员”。定义任何一个条件均可将条件保存，保存后系统自动返回“统计条件”页面，单击“下一步”按钮，生成统计结果的统计分析图，如图所示。& 提示： 图中的设置统计范围：a.默认统计范围：通过下拉钮选择常用的查询条件作为默认统计范围，或在系统管理/应用设置/参数设置/系统参数/其它参数中设置。b.选择人员库：即对某人员库中的员工进行统计。C.上次查询结果：通过“放大镜“图标进行定义查询条件。d.常用查询，选择常用查询条件进行人员的统计。e.选择组织机构：对选定的机构的员工进行统计，这里的组织机构，可以是单位、部门或职位，如图所示。3、二维统计二维统计是对已保存的一维统计条件进行统计，它是以二维表的形式表现出来的。点“统计分析”“二维统计”，系统进入“二维统计”页面，如图所示。单击横向统计条件下拉框，系统弹出已保存的统计条件，选中所需要的条件。单击纵向统计条件下拉框，系统弹出已保存的统计条件，选中所需要的条件。单击【保存】按钮，系统进入“保存统计条件”页面，系统默认序号，在统计条件名称中键入二维统计名称，单击【保存】按钮即可。保存后系统自动返回“二维统计”对话框，选择横、纵向统计条件单击【下一步】按钮，统计结束后，系统弹出“二维统计”的结果，如图所示。点击统计图中的数字，可浏览满足统计条件的人员的详细信息。& 提示：对查询结果的统计：打勾表示只统计查询结果中满足统计条件的人员。通过“查询”按钮进行查询条件的定义。4、常用统计常用统计是对已保存的统计条件进行统计，它可直接调用简单、通用、二维统计中保存的统计条件进行统计。单击“统计分析”“常用统计”，进入“常用统计”页面，系统把已经保存的统计条件列到页面的左侧，统计图表显示在页面的右侧。直接点击左侧的统计条件，右侧自动显示该条件的统计结果。并且可以设置统计范围，使用方法和通用统计中的设置统计范围的相同。常用统计界面，如图所示。立体平方图 圆饼图& 提示： 一维是指通过简单统计和通用统计保存的条件项，二维是指通过二维统计保存的条件项。5、单项统计单项统计是指对某一个日期型或数值型指标项统计其平均值、总值、最大值、最小值。单项统计功能可以对查询结果进行统计。单击“统计分析”“单项统计”，进入“单项统计”页面，如图所示。单项统计在选择指标项组合框中选择统计对象所在的主集或子集。选中要统计的指标，然后在统计方式列表框中选择统计方式（即：平均值、总值、最大值、最小值），选中“计算到日”选项，表示计算精度到日，否则表示计算精度到月。单击【计算】按钮，系统做相应的统计计算，且算出参与计算的人数。系统默认对在职人员库所有人员计算，如只想计算库中一部分人，需要先点“查询”按钮进行查询条件的定义，将这些人查询出来，再在“查询结果”选项前方框打勾，即“查询结果”选中为有效。& 提示： 1求平均值、总值、最大值、最小值只能对日期型与数值型指标进行统计。所以库中的字符型指标和备注型指标，如“姓名”、“性别”等无法计算，故不出现。2对于所求出的最大值和最小值，计算后，界面自动出现【查看】按钮，单击【查看】按钮，能将统计出的最大值和最小值的人名和单位显示出来，点击人名可浏览该人的详细信息。点击查看页面的【保存】按钮将其保存到查询结果中，用于制作花名册。四、花名册花名册的制作是将符合查找条件的人员信息检索出来，填入用户自定义的表格中，它是日常人事管理工作中最常用也是最重要的一项工作。1、新建花名册例：制作本单位大学毕业人员花名册。进入“员工管理”“花名册”，单击“新建花名册”，系统进入新建花名册页面，如图所示。 多选指标从备选指标中选择花名册中想要显示的指标，点【添加】到已选指标对话框中，如果对顺序不满意，可以通过“上移”和“下移”来调整指标顺序，点【删除】可将错选的指标撤选。单击【下一步】，进入花名册排序指标选择页面，选择“部门”和“姓名”指标作为排序指标，可选择是升序还是降序，如图所示。再单击【下一步】，进入“保存花名册”页面，如图所示。& 提示：人员库：指生成花名册的人员所在的人员库，默认为在职人员库。花名册分类：该花名册模板将保存到哪个分类下。是否包括历史记录：主要是针对子集记录来说，在花名册中选择了子集中的指标时，才出现此选项，选中为有效状态“”，即生成的花名册中显示出历史数据。每条记录包含主集信息：包含历史记录有效时，才出现此选项。即花名册中一人多条子集记录时，每条记录前包含主集信息。单击【完成】按钮，新建花名册成功。系统会把上次的查询结果中的数据显示在花名册里，如图2、花名册的浏览和编辑建好的花名册会默认把上次查询结果的数据添加进来，但是这些数据不一定是我们需要的数据，那么怎么调整成我们需要的数据呢，请参考以下内容。2.1调整花名册数据内容点【记录】菜单，如图所示，前五种是选择花名册中人员数据的方式：手动选择、快速查询、简单查询、通用查询和常用查询。例：将财务部男员工加入到人员基本花名册。8操作步骤：（1）点【记录】菜单，从下拉列表中选择简单查询，弹出简单查询页面对话框，如图所示。（2）选择部门和性别点添加，然后分别选择部门和性别指标的值，根据需要还提供了模糊查询功能，打勾有效。如图。（3）然后点击【查询】，打开查询结果，即可到人员花名册中。如图所示。这里选择的是简单查询方式，还可以选择其他的方式如：手动选择、快速查询、通用查询、常用查询等，分别调用查询浏览中的查询功能模块来查找要添加的人员。& 提示：（1）移动记录：选择相关人员，以黄色定位的人员为已选人员，然后点击 “移动记录”就会弹出目的位置对话框，输入要移动到哪条记录之前的数字即可把选择的记录移动到指定的记录之前。如图所示。（2）删除记录：只需要选择相关人员，状态为表示已选，然后点击页面上的【删除记录】按钮，即可将选择的记录删除，删除成功后，提示：操作执行成功！如图所示。（3）显示和切换不同记录：可以通过点击工具栏的按钮来显示不同的记录，把鼠标停放在按钮上会出现相应按钮的文字说明。工具栏的按钮说明：移动到第一条记录：；向前翻页：；移动到上一条记录：；移动到下一条记录：；向后翻页：；移动到最后一条记录：。2.2修改和调整花名册列属性点击“列”，如图所示。增减指标：点增减指标来增加或者减少花名册中的指标。修改标题：在做本操作之前，需要将光标定位到要修改标题的列内，然后点击“修改标题”，弹出标题修改对话框，输入新的列标题后确定即可。隐藏列：在做本操作之前，也需要将光标定位到要修改标题的列内，然后点“隐藏列”就会把光标所在列隐藏。取消隐藏列：点取消隐藏列会把所有隐藏的列显示出来。& 提示： “保存”按钮，可以把在花名册中做的所有修改保存。2.3页面设置和输出点击“文件”菜单，如图所示。（1）页面设置：为了满足不同的打印需求，可以从页面设置中灵活的更改打印参数，点“页面设置”出现页面设置界面,如图所示:纸 张：设置纸张的大小和排列类型。页 边 距：设置花名册在页面上的位置。标 题：设置花名册标题名称的字体和字号。表头表尾：设置花名册页头和页尾的内容。正文字体：设置花名册正文的字体和字号。（2）输出：输出有两中方式，输出PDF格式和输出EXCEL，点“输出”选择输出类型或直接点工具栏中的按钮即可，如图所示。3、常用花名册常用花名册中可以看到保存过的有权限花名册。如图、所示。8操作步骤:首先选择人员库，单击人员库列表选择相应的人员库。选择花名册，浏览上次浏览的花名册。重填花名册是将现有的查询结果中人员数据重新填写已存在的旧的花名册中。例如：某单位要分部门制作人员花名册，只需定义一次花名册的结构，然后将花名册的结构保存，下次再制作其它部门花名册时，只需调用此花名册结构进行重填花名册即可。点击【新建】按钮，可分新建花名册和新建花名册分类。点击【删除】按钮，可分删除花名册和删除花名册分类。当将花名册分类删除时，花名册分类下的花名册不删除，将在花名册分类外显示。4、高级花名册在“后台业务”“表格工具”“高级花名册”“人员高级花名册”模块中设计好的高级花名册，这里可以直接调用。高级花名册表样的设计请参照后台业务模块中的高级花名册设计部分。点高级花名册模块，弹出高级花名册界面，如图所示。 点【取数】，打开取数设置菜单，可以对查询结果、全部记录、取最后一条历史记录、取某次历史记录、取部分历史记录进行取数或者取上次数据，如图所示。查询结果：点“查询结果”右侧的，可以弹出查询条件页面，与“查询浏览”中的“简单查询”使用方法一致，请参考。查询出结果后，选择要添加到高级花名册中的人员，点“确定”按钮。取部分历史记录：点“取部分历史记录”前的单选钮，系统会自动出现部分历史记录的查询页面，如图2-4-17所示，上面右侧是花名册中定义的指标，下面是查询范围的选择，也是指标值的选择。【输出EXCEL】:将当前高级花名册中的记录信息以EXCEL格式输出。【输出PDF】:将当前高级花名册中的记录信息输出到PDF。【打印预演】:将当前高级花名册中的记录信息进行打印预演。五、登记表通过从“后台业务”“表格工具”“人员登记表”中自定义的报表，在此模块可以将查询结果中人员数据按登记表格式输出，界面如图所示。界面左侧显示全部登记表分类及名称，界面右侧显示登记表及功能按钮。人员库组合框：点击组合框中的人员库可以在不同库之间切换，单击姓名浏览不同人员的登记。【查询】操作参见简单查询部分。功能：系统自动将查询结果加载到人员库的姓名列，通过切换人员，浏览不同人员的登记表。【打印预演】:将当前人员显示的登记表进行打印预演。【生成PDF】将当前人员显示的登记表输出到PDF。【批量生成PDF】将查询结果中所有人员的登记表输出到PDF。【输出EXCEL】:将当前人员显示的登记表以EXCEL格式输出。六、信息维护在日常人事业务中，员工信息一直在变动，通过信息维护，员工信息管理人员可以在权限范围内对员工变动信息进行维护，信息审批人员对修改后的员工数据信息进行审核。系统提供记录录入方式。1、记录录入打开“员工管理”“信息维护”，点击“记录录入”，如图所示1.1修改人员信息人员信息列表中，单击要修改的人员名称后的修改图标“”，进入人员信息编辑页面，对人员的所有信息进行修改。8操作步骤:进入页面后显示如下图：看左侧列，里面含有人员基本信息、学历学位、劳动合同、家庭情况等信息。1.2保存人员信息修改完人员信息后，需要按“保存”按钮，保存