文书档案管理培训教材(PPT 81页).ppt

文书档案管理 红天档案管理技术服务有限公司 归档文件 文书档案 文书档案有关概念 记录了机关 团体 企业 事业单位所从事的各种管理型活动 如党务管理 政务管理 财务管理 人事管理 业务管理 科研管理 行政管理 生产经营管理等的档案称为文书档案 一 文书档案的定义 归档文件的定义 立档单位在其职能活动中形成的 办理完毕 应作为文书档案保存的各种纸质文件材料 二 归档文件的概念 三 文件与档案的关系 档案来源于文件 档案是由文件有条件地转化而来的 档案和文件是同一事物在不同价值阶段的不同形态 从文件到档案是一个批判继承的辩证运动过程 首先是时效性批判 档案是已经办理完毕的文件 其次是价值批判 档案是办理完毕的文件中具有保存价值的部分 最后是系统性批判 档案是把分散状态的文件按一定逻辑规律整理而成的信息单元 因此 文件是档案的前身 档案是文件的归宿 文件是档案的基础 档案是文件的精华 文件是档案的素材 档案是文件的组合 所以 文件的形成质量与管理状况直接影响到后续的档案管理各环节 资格审定 不归档文件 生存期判定 判定保存价值 判定保存年限 一 归档文件整理的定义及基本原则 归档文件的整理 二 归档文件整理的组织工作 三 以件为单位的整理方法 一 归档文件整理的定义及其理解 将归档文件以件为单位进行装订 分类 排列 编号 编目 装盒 使之有序化的过程 归档文件的整理 2 归档文件整理定义的理解 只有已经办理完毕的文件才能整理 只有具备查考 保存价值的文件材料才能整理 必须遵循文件材料在形成过程中的联系与规律 一 归档文件整理的定义及其理解 归档文件的整理 归档文件的整理 归档文件整理的组织工作 一 制定整理方案 归档文件整理的组织工作 二 制定分类方案 是指全宗内归档文件的实体分类 即将归档文件按其来源 时间 内容和形式等方面的异同 分成若干层次和类别 构成有机体系的过程 1 档案分类的定义 归档文件整理的组织工作 二 制定分类方案 2 文书档案的分类方案的制定 选择分类方法制定分类方案 规则 规定的基本分类方法有3种 1 年度分类法2 机构 问题 分类法机构分类法问题分类法3 保管期限分类法 选择分类方法 二 归档文件整理的组织工作 在实际工作中 单纯采用一种分类方法的情况是比较少见的 较多的是将几种分类方法结合使用 称之为复式分类法 通常所说的年度 保管期限 机构 问题 3种分类方法 可以组合成多种复式分类法 选择分类方法 归档文件整理的组织工作 推荐使用的复式分类法 年度一机构一保管期限 不必倒架 年度一问题一保管期限 不必倒架 保管期限一年度一机构 便于移交 保管期限一年度一问题 便于移交 年度一保管期限 小单位 不必倒架 保管期限一年度 小单位 要倒架 选择分类方法 归档文件整理的组织工作 一 归档文件整理的基本原则 归档文件的整理 二 归档文件整理的组织工作 三 归档文件的整理 三 归档文件的整理 三 归档文件的整理 1 文件正本与定稿为一件 2 正文与附件为一件 附件一般是指正文后注明的附件 它是正文内容的一部份 3 原件与复制件为一件 一 件 的确定 三 归档文件的整理 4 转发文与被转发文为一件 5 会议记录一本为一件或一次为一件 如党委会议记录 行政会议记录等 6 成套的会议材料分别为件 7 重要文件的正文与历次修改稿可各为一件 8 正文与文件处理单 办文单 为一件 一 件 的确定 9 来文与复文 指请示与批复 报告与批示 函与复函 分情况处理 1 同一年内形成的相关的请示与批复 报告与批示或函与复函 可合在一起作为一件进行整理保管 建议分成两件处理 2 跨年度的相关的请示与批复 报告与批示或函与复函 因其复文会不会形成 何时形成的不确定性 所以整理时可以不必等待 若复文在以后的年度形成 整理时可以将问文 复文各作为一件对待 各自归入所形成的年度 并且在各自的目录备考栏内注明互见 以避免漏检 若复文未产生 则将问文放在其所形成的年度进行整理即可 三 归档文件的整理 一 件 的确定 10 报表 名册 图册 成册的编研材料 刊物等按其原来的装订方式 一册 本 为一件 11 未装订的式样同一的表格 以一定的单位 如部门或时间等 组合 可装订在一起作为一件 如先进审批表 工资审批表 统计年报等 12 如果定稿过厚不易装订的 也可将正本与定稿单独作为一件 如果附件数量较多或者太厚不易装订时 也可与正文各为一件 三 归档文件的整理 一 件 的确定 三 归档文件的整理 三 归档文件的整理 1 对破损文件进行修裱 2 对字迹模糊或易褪变的文件进行复制 永久和长期保管的档案 字迹材料复写纸等的圆珠笔 铅笔书写的等要进行重新抄写复制 3 去除文件上易腐蚀的金属物 对于装订成册不便拆封的书籍 刊物等 金属物已严密封装在其中 且拆钉会损坏原貌 不须拆钉重装 二 件 的装订 1 装订前的准备工作 三 归档文件的整理 4 对于过大的文件 其修整方法 以A4型纸张为标准 按取齐右 下侧方式进行折叠 但要注意昼减少折叠次数 同时折痕处应尽量位于字迹之外 文件页数多时 宜采取单张折叠 5 小于16开的纸张应用A4纸贴衬 6 空白纸张抽除 二 件 的装订 1 装订前的准备工作 三 归档文件的整理 二 件 的装订 1 正本在前 定稿在后 2 正文在前 附件在后 3 原件在前 复制件在后 4 转发文前 被转发文在后 5 文件处理单 办文单 归档的应放在正文之后 2 件内的排列 三 归档文件的整理 二 件 的装订 装订材料的要求 四不不易氧化和腐蚀不生虫霉温度高时不易失火不增加体积装订方式要求 四性原貌性牢固性可逆性复印及扫描可操作性 3 装订方式的选择 三 归档文件的整理 二 件 的装订 1 10年保管的文件 可保持原貌 不再拆开重新装订 2 永久 30年保管的文件 采用不锈钢夹装订法 即采用不锈钢夹进行装订 为减少厚度 应错位装订 这是我省目前推荐采用的装订方法 4 具体装订方法 三 归档文件的整理 二 件 的装订 3 太薄或过厚文件的处理 对于太薄或过厚的文件 如果使用钢夹 细线绳 或封套装订不方便时 太薄的可以使用少许浆糊逐页进行粘贴 过厚的可以采用粗线绳按照以往案卷的 三孔一线法 进行装订 三 归档文件的整理 二 件 的装订 4 具体装订方法 三 归档文件的整理 分年度分机构分问题分保管期限 三 件 的归类 三 归档文件的整理 文件归类是按立档单位的分类方案将归档文件归类 或分类 的过程 无论采取何种分类方案 都应采取年度 机构 问题 保管期限这几个标准中的部分或全部 分年度 三 归档文件的整理 文件有多个时间特征的判定一份文件往往有多个时间特征 包括成文日期 签发日期 批准日期 会议通用日期 发布日期 发文日期和收文日期等等 分年度时 一般为说应以文件签发日期 即落款日期 为准 以此来判定文件的所属年度 三 件 的归类 分年度 三 归档文件的整理 文件有多个时间特征的判定对于计划 规则 总结等内容涉及不同年度的文件 规则 取消了原有的按针对年度归档的做法 统一规定按文件落款日期 即签发日期 判定文件的所属年度 以进一步简化分类中的要领和操作 例如 2000年形成的 从2001 2005年的工作规划 应归入2000年度 2003年形成的 2002年工作总结 应归入2003年 三 件 的归类 三 归档文件的整理 几件文件作为一件时 件 的日期的制定正本与定稿 原件与复制件 来文与复文等也可作为一件时 应以装订时排在前面的文件的日期为准 具体地说 正本与定稿为一件 以正本为准确性 正文与附件为一件 以正文为准 转发文与被转发文为一件 以转发文为谁 来文与复文为一件 以复文为准 分年度 三 件 的归类 三 归档文件的整理 跨年度形成文件的判定机关单位的某些具体职能活动 如召开会议 处理案件等等 可能会跨年度形成文件 这样的文件往往统一在办结年度归档 分类时也都归入办结年度 两个年度形成的会议材料 统一在闭幕年归档 如跨2002年 2003年两个年度形成的文件材料 统一在闭幕年归档 即2003年整理归档 归类时这些文件材料也都归入2003年度 分年度 三 件 的归类 收文原则是那个科室办理的归入那个科室 不能形成是办公室收的文 都归入办公室这个机构内 我省一般规定机关单位内设置的临时机构 应和其他机构一样设类 形成的归档文件归入该类保存 有的临时机构是与该立档单位某一内部机构合署办公 那么形成的文件应归入该内部机构类中 一定要注意归类的一致性 主要是指各年度及同一年度中的分类方法应一致 如综评文件归入办公室 第二年仍归入办公室 三 归档文件的整理 分机构 三 件 的归类 分问题 三 归档文件的整理 综合性文件归入综合类 专门性材料归入有关各类 涉及两个以上问题的 归入主要类目 没有侧重的 归入综合类 注意归类的一致性和规律性 三 件 的归类 分保管期限 三 归档文件的整理 确定归档文件保管期限的主要环节在于归档文件的价值鉴定 主要依据是国家档案局8号令及本单位编制的保管期限表 无论是编制本单位档案保管期限表还是确定某分文件的保管期限 都必须对其进行价值分析 主要应从以下方面分析 分析归档文件的时间 时间标准分析归档文件的责任者 来源标准分析归档文件的内容 内容标准分析归档文件形式 形式标准 三 件 的归类 4 分保管期限 三 归档文件的整理 三 件 的归类 分析归档文件的时间以时间为界限或主要因素来确定文件材料或档案的价值 如总结类材料 年度工作总结 比 半年工作总结 和 季度工作总结 价值高 三 归档文件的整理 分析归档文件的责任者 以我为主 分保管期限 是本单位责任者还是外单位责任者是本级 上级还是下级是多个责任者还是单个责任者本单位制成文件中 领导人 决策机构 综合性办公机构 主要业务部门等机构制发的文件大多比较重要 价值高 保管期限相应较长 而一般后勤和辅助性机构产生的文件保管期限相对较短 三 件 的归类 三 归档文件的整理 分析归档文件的内容 确定保管期限最重要的内容 分保管期限 是否体现单位主要职能是否反映本单位基本历史面貌是否反映本单位的经济关系是否涉及到个人利益利用的时效性证据性 三 件 的归类 三 归档文件的整理 分析归档文件形式 分保管期限 看文种看稿本看外形特征 三 件 的归类 三 归档文件的整理 1 同一事由 同一事件或同一问题的文件按形成的时间顺序或重要程度排列 日期在前的文件排列在前 日期在后的文件排列在后 或者相对重要的文件放在前面 其他的文件入在后面 2 不同事由 不同事件或不同问题文件材料 按事由 事件或问题办结时间先后或事由的重要程度排列 也可按事由具有的共同属性分别集中排列 如按责任者或者按小问题 归档文件的排列方法 四 件 的排列 三 归档文件的整理 3 会议文件 统计报表等成套性文件材料应分别分期限集中排列在一起 4 因故在整理时来能及时归档的文件材料 归档后可将其排列在相应类别的最后 并在备考表中加以说明 三 归档文件的整理 归档文件的排列方法 四 件 的排列 三 归档文件的整理 五 件 的编号 归档文件编号是指将归档文件在全宗中位置标识为符号 并以归档章的形式在归档文件上注明 所有归档文件按要求装订 分类 排列完之后 即应进行编号以固定分类 排列次序 主要包括以下三项工作 1 盖归档章2 编页号3 编件号 三 归档文件的整理 五 件 的编号 盖归档章 三 归档文件的整理 归档章样式 16 3 15单位 mm 全宗号 档案馆给立档单位编制的代号 年度 文件形成年度保管期限 归档文件保管期限的简称或代码机构或问题 分类方案类目的机构 问题 名称或规范化简称 五 件 的编号 页号是对每行文件的每一页所编的顺序号 正面编者按在右上角 背面有文字图表的编在左上角 每行文件均从 1 开始编写页号 一般情况之下用铅笔编号 三 归档文件的整理 2 编页号 编页号的要求 不能以盒为单位编 如该机构文件仅只一盒者除外 强调在3同的前提下 即同一年度 同一机构 同一保管期限的文件 从 1 号开始逐件编流水号 即盒与盒之间相衔接 不同机构之间的文件件号不衔接 不同年度之间的文件件号不衔接 三 归档文件的整理 件号的编制应注意的问题 3 件号的编制 编号容易发生的错误 一是跨年度编大流水文件件号 这种方法不利于业务部门归档文件 也不利于档案的移交 保管和鉴定 二是分盒编件号 这种方法势必增加了编号的层次 不符合 规则 的简化原则 五 件 的编号 三 归档文件的整理 三 归档文件的整理 六 件 的编目 编目是指编制归档文件目录 它是归档文件整理工作的重要内容之一 也是其他各种编目工作的起点和基础 编制归档文件目录 实现了归档文件从一次文献向二次文献的初步转化 为档案的保管 鉴定 检索 统计和编研工作的开展提供基本条件 编目必须按照分类 排列的结果 逐类 逐件编制目录 以系统 全面的揭示归档文件的全貌 三 归档文件的整理 目录格式 六 件 的编目 三 归档文件的整理 全宗号 保管期限 年度 机构或问题 三 归档文件的整理 目录内容的填写 1 件号 即文件的排列顺序号 它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的标识 填写时只填室编件号 2 责任者 是指制发文件的组织或个人 1 只有一个作者的 填正规的简称 如 省档案局 不能填成 本局 本委 本公司 等 2 有3个以下作者的全部标出 3 有3个以上多个作者的 只标主要作者 六 件 的编目 三 归档文件的整理 目录内容的填写 4 属个人讲话 撰写的论文等 填署名 5 责任者相同的也应照实抄录 不能打点 6 未署名责任者的应考证清楚后标出 如 行政会议记录 责任者标 办公室 党委会议记录 可标示其负责记录的不同部门 如党委办或行政办等 其它记录责任者也应标出部门名称 六 件 的编目 三 归档文件的整理 目录内容的填写 3 文号 即发文字号 宅是发文机关按发文次序编制顺序号 一般由机关代字 年度 顺序号组成 三项都不能省略 4 题名 即文件标题 它是直接表述文件内容和中心主题的文件特征 是了解归档文件内容的起点 1 题名相同的不能打点 照实抄录 2 如干部任免通知 职称聘任 表彰等 应填针对的人名 可先把文件原标题照实抄录 再在后面加 将人名填入其中 三 归档文件的整理 目录内容的填写 3 对不能揭示文件内容的题名 如函件 转发文 会议记录等 可根据该文件内容重新标明 外加一个括号 举例 某份文件标题为 通知 其内容为关于加强防洪救灾工作的 题名应为 关于加强防洪救灾工作的 通知 三 归档文件的整理 目录内容的填写 4 有的文件有副题名或并列题名 即标题中破折号或冒号后面的部分 如果不能正题名不能反映文件内容 此类题名要照实抄录 副题名是对正标题进行解释说明的 举例 强化目标管理 推动机关档案工作发展 同志在市直机关档案工作会议上的讲话 三 归档文件的整理 目录内容的填写 5 会议记录 以每次会议作为一件填写题名 题名可为 单位2009年5月18日研究财务工作 如果将一本会议记录为一件 在填写题名前 首先要在原记录内增加一份每次会议的目录 然后 再将会议记录作为一件填写一条目录 单位2009年度 会议记录 三 归档文件的整理 目录内容的填写 5 日期 即文件的形成时间 它是文件的重要特征之一 反映文件产生的时代背景 是查找档案的常用途径 1 在表示年度的数字后回行填 将表示月 日的数填写在下一行 形成2排8位数填写法 不宜横着挤在一排填写 2 没有日期的也有几种情形可根据文件内容判定一个恰当的时间 不能确定具体日期的 可用0补齐 6 页数 即填写一份文件的总页数 三 归档文件的整理 7 备注 填写归档文件需要补充和说明的情况 包括密级 缺损 修改 补充 移出 销毁 等等 如果需要说明的内容较多 备注栏难以填写时 可在备注栏中加 号 再将具体内容填入备考表 目录内容的填写 1 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型 2 为使手工检索力争达到快捷 高效的要求 可在归档文件目录右上角加设选择项 如机构 盒号或保管期限等 3 归档目录要求打印一式多套 一套随文件入盒 另外几套应根据分类方案按不同保管期限加上封面将目录汇编装订成册交档案室保存备用 三 归档文件的整理 编制目录的要求 六 件 的编目 责任者填错 如责任者填写不当 太简化 不规范的简称 如 本厅 本公司 本校 或相同的打点等 个人责任者没填写与文件相应的职务 文件上无责任者的没有考证或考证出的责任者没有加方括号 文号填错 如只填文件的顺序号 却省略了发文的代字 年度 有的将会议文件材料参见号 内部刊物期号 图纸号等作文号填写 三 归档文件的整理 在归档文件编目中的错误 六 件 的编目 三 归档文件的整理 六 件 的编目 归档文件目录制作要求归档文件目录用纸采用国际标准A4型纸横排或竖排归档文件目录应打印装订成册并编制封面归档文件目录封面设置全宗名称 年度 保管期限 机构 问题 等项目 三 归档文件的整理 归档文件目录封面 三 归档文件的整理 七 件 的装盒 将归档文件按所编件号顺序装入档案盒 1 不同形成年度的归档文件不应放入同一盒 2 不同保管期限的归档文件不应入同一盒 3 不同机构 或问题 形成的归档文件不应放入同一盒 即使某些机构 或问题 形成的文件数量不多 装不满一盒时 也不宜将其他档案混入一起 而应通过挑选不同厚度的档案盒来解决 4 装盒的顺序 归档文件目录 归档文件 备考表 三 归档文件的整理 装盒的要求 备考表放在盒内所有归档文件之后 用以对盒内归档文件进行必要的注释说明 备考表是机关档案部门对归档文件进行动态管理的有效措施 1 盒内文件情况说明 填写盒内归档文件需要说明的情况 包括 文件收集的齐全完整程度 文件本身的状况 如字迹模糊 缺损等 整理工作完毕后文件如有修改 补充 移出 销毁等情况 三 归档文件的整理 备考表的填写 七 件 的装盒 2 整理人 填写负责