档案编研工作专题讲坛(ppt 28页).ppt

档案编研工作讲义 2011 07 一 什么是档案编研工作 一 档案编研工作的定义 档案编研工作 是指以档案馆 室 藏档案资料为主要物质对象 以主动提供或报道档案信息内容为主要目的 在深入研究的基础上 围绕着一定的题目范围 对档案资料进行收集 筛选和不同层次的加工 使之形成不同形式的成果 供社会或有关方面利用的专业工作 二 档案编研工作的原则 1 坚持实事求是的原则 真实性是档案区别于其他如图书 情报等材料的惟一标准 维护档案的历史原貌是每一个档案工作者的崇高使命和艰巨责任 编研工作更是处在维护档案真实面貌的第一线 档案的真实性是相对而言 编研时考证一条史料 校正一个错字 加一个标点 作一条注释都必须有根有据 严肃认真一丝不苟 不能有任何随意性 一般将考订后的文字加 号 使读者明白 2 坚持党性原则 首先要坚持正确的政治方向的指导思想 为社会主义的物质文明和精神文明服务 凡有损党和国家形象以及不利于安定团结大局的内容 不可以使用 二要保守国家的政治 经济 外交 军事机密 遵守 档案法 保密法 的有关规定 档案编研成果必须是开放档案 必须遵守国家有关规定 不得损害国家安全和利益 不得侵犯他人的合法权益 二 档案编研工作的基本类型 按主体分为档案馆的编研 档案室的编研 按照客体分类有历史档案编研 现行档案编研和科技档案编研 根据编研层次不同 分为一次文献编研 二次文献编研 三次文献编研 三 档案编研成果及编写方法 一 档案文献编纂 档案文献编纂 一般分为档案史料汇编和现行文件汇编 史料汇编一般为历史研究服务 现行文件为当前工作服务 它的编写方法是一样的 分为选题 选材 考订 加工 编排 辅助性材料的编写 审校出版等环节 1 确定选题选题对档案编纂至关重要 选题不当 常常会徒劳无功 选题要做到社会需要和馆藏基础的统一 社会需要一是要有预见性 这需要一定的政治高度和政策水平 二是看查阅量 查阅量大 也说明有需求 馆藏基础是指必须要有丰富的馆藏材料为基础 充分发挥馆藏优势 2 选材与考订选材与考订是密不可分的两个环节 选材的过程也是考订的过程 确定选题后 就要通过各种途径查找档案 逐篇研究档案内容 考订文献的真伪 以及形成时间及版本源流 判断文献的价值 这是最基本的过程 也是最要功力的环节 选材一般有初选 复选 定选等程序 力求做到材料齐全 真实 精当 3 加工与编排档案文献的加工包括 文献文字语句的勘正与恢复 划分段落与标点 修拟标题与正文的删节 对档案原文的行款格式 标记 批语的处理等加工要坚持 存真 求是 慎改 标注 的原则 做到既保存档案文献原貌 又便于利用者阅读 完成加工之后 必须按照一定的体例进行系统化编排 使你的编研成果构成一个具有某种逻辑的有机整体 4 辅助性材料的编写辅助性材料是相对于档案文献正文而言的 它的作用是帮助读者顺利阅读和使用汇编内的档案文献 常用的辅助性材料有三种类型 一是评述性材料 主要有注释 按语 序言等 二是查考性材料 主要有编辑说明 备考 年表等 三是检索性材料 主要有目录 索引等 5 档案文献汇编的审校包括对底稿的核查 送有关领导审核 申请出版以及排版印刷过程的校对 保证编研成果的质量 档案文摘是以提供档案内容梗概为目的 不加评论和补充解释 简明确切地记述档案重要内容的语义联贯的短文 也可以说 档案文摘是以件或以卷为单位编写的介绍档案内容要点的编研材料 二 档案文摘 档案文摘的编写 一般称为文摘文 是将档案文献中的主题内容加以分析 研究 摘要 然后将必须介绍的内容加以缩写而成 注意文摘文不是或主要不是档案原文的简单节录 而是编写者在理解原文的基础上以第三者的客观语言 连贯通达地表述档案信息的结构完整的语句 段落或短文 所以要求文字一定要精练概括 以件为单位的文摘 由于一事一文 相对容易 以卷为单位的文摘 就要对卷内文件一件一件进行分析 然后找出它的有机联系 将其中有重要价值的内容编写进去 特别要注意那些带有结论性 实质性的和反映本单位职能活动的内容 三 全宗介绍又称全宗指南 是以某一全宗为对象范围 以文章叙述的形式 对立档单位及其档案内容和成分等情况进行报导的材料 它既是编研成果 也是一种综合性的检索工具 编写全宗介绍时 首先要从以下线索收集材料 第一 查阅全宗卷 全宗卷对编写全宗介绍 特别是对编写立档单位历史沿革简介 及全宗历史概况部分有直接凭证与参考作用 第二 认真分析案卷目录 全引目录及各种检索工具 如果案卷或文件目录比较完备时 就可以不用查看原文 但是要逐条查看目录 把重要的内容都收录到 全宗介绍的结构一般由单位历史沿革简介 全宗历史概况 全宗内档案内容和成分介绍三部分组成 1 立档单位沿革简介包括立档单位的名称 性质 成立时间 隶属关系以及机构历次变化的情况 立档单位的主要职能 职责 职权范围 内部组织机构设置及演变情况 立档单位历届主要领导的名单 沿革简介这部分内容要求简明 精练 准确 篇幅不要过大 一般最多占到三分之一 2 全宗历史概况包括全宗内档案的来源 各门类档案分别按保管期限统计的数量 排架长度 档案的起止年代 档案整理分类原则和情况 完整程度 鉴定 移交 销毁情况 保管的完好程度 检索工具情况及其他需要说明的问题 3 档案内容和成分介绍是全宗介绍的主体 其叙述方式一般与全宗档案的实际分类相对应 比较大的综合管理部门 分类相对细些 如原计委 发改委 的全宗介绍 档案主要内容分为综合类 长远计划类 工业计划类 商业计划类 农林文卫计划类 劳动工资计划类 物资计划类 基建计划类 组织类 财务类十大类 一般对相对单一的部门 采取的全宗分类 为综合类 管理类 组织类 财务类四类 从我们接触到的全宗介绍存在的问题 1 第一部分中 有关机构变化的情况 交代的不清楚 有的甚至只从自己现在管理的时候写起 这是不对的 档案是一个机构的记录 机构的任何变化 机构本身的变动 内部组织的调整变化 重要领导人的变化等 都应有记录 2 档案内容介绍太简单 有的只有几句话 无法从全宗介绍中找到更重要的线索 3 档案全宗介绍 要注意体现对人的关怀的内容 档案收集也要注意 四 组织沿革组织沿革是以文字或图表的方式 系统地记述和反映某一地区或专业系统的组织机构 人员编制 体制变化等情况的一种参考资料 组织沿革在写法上 一般先列出问题 然后再根据问题按时间顺序加以记述 如 机关成立时间以及变更时间与原因 机关所在地的变迁及时间 机关的性质 职能和任务 隶属关系 管辖范围 内部机构设置 人员编制 主要党政领导成员的组成及变化 组织沿革一是为本单位领导及有关人员查阅提供服务 二是为编史修志提供资料 三是涉及到许多人和事 所以一定要准确 可靠 客观 全面 尽量避免错误 五 大事记大事记是依据档案的记载 按时间顺序扼要记述一定对象相继发生的重大事件和重要活动的系统材料 它可以帮助人们了解所记述范围内 一个地区 一个机构或一个人物 发生 发展 演变的历史过程和相继发生事物之间的历史联系 便于探索发展脉络和规律 便于熟悉 了解和掌握情况 也便于为读者查找档案史料 大事记的写法由大事时间和大事条目组成 大事时间是大事记正文的首要组成部分 要严格按照时间顺序记述史实 1 时间应标示具体 用公元纪年 历史事件还要注明原纪年 要写全年 月 日 不能用 最近 月初 月底 等不确切的日期表达方式 2 在确实无法考证具体时间时 才可以写接近的时间 这种时间的排列原则是 先排列有具体时间的大事 再排列接近时间的大事 日期无考时附于月末 标示为 是月 月份无考时附于年末 标示为 是年 或 是岁 年无考时一般不记 3 大事时间较长 又在一个条目中编写时 可以标明具体的起止日期 大事条目是大事记的核心 要严格按照实事求是