记录管理标准.doc

记录管理1 目的为规范和保管质量记录，确保记录的正确性、完整性、有效性和可追溯性，制定本制度。2 范围本制度规定了经营活动过程中各种记录的设置、归档、标识、保管、检索和销毁等事项的管理要求与方法。3 职责3.1 办公室职责3.1.1 负责记录设置内容的审核。3.1.2 负责记录的统一编号。3.1.3 负责记录表格印刷、保管和发放。3.2 各部门职责3.2.1 负责本部门记录表格的设计与报审。3.2.2 负责收集、整理、传递和保存本部门的记录。4 管理内容与方法4.1 管理活动中重点控制的记录4.1.1 质量管理重点控制的记录详见附录B。4.1.2 其它管理活动重点控制的记录由各部门确定。4.2 设置4.2.1 记录的责任部门本着有效、实用、精简的原则制订记录的格式和传递路径。记录格式制订后，应由办公室审定和编号。4.2.1.1 编号形式 记录顺序号（用阿拉伯数字表示） 记录分类代号（表示方法见附录C） 本企业代号4.2.1.2 记录修订后，其修订码序号要递增。如“01”增至“02”。4.2.2 各部门工作中如需增加或修改表格，应报办公室审核，编号后由办公室统一印刷，办理领用手续投入使用。4.2.3 记录可以是任一种媒体形式，包括硬盘拷贝及电子媒体或照片、胶片等。4.2.4 记录应保持清晰、书写正确，记录只有在笔误时方可以改写。记录只能划改不能涂改。记录应由原记录人或复核人改写，并由改写人在改写处签名或盖章。4.3 记录存档、标识和保管4.3.1 记录存档时间由记录管理部门依据记录重要性及保存期确定。a）质量管理重点控制的记录存档时间详见附录B。b）其它管理活动控制的记录由记录形成单位存档。记录存档时间一般为23年，必要时可延长。4.3.2 记录的责任人分类、整理记录，并装订成册。如需上交的，各单位应按规定的时间上交有关部门归档。记录可用电脑保存，但需要定期备份和便于查询。4.3.3 记录归档部门应指定专人，收集记录，并标识和填写“保存记录登记表”（附件二）。4.3.4 记录标识记录标识由记录的编号、名称、使用部门及记录年、月、日组成。4.3.5 记录应按分类和发生年月存放，以便查询。4.3.6 记录应保存在具有防潮、防霉、防火、防盗、防鼠、防虫咬等条件的资料柜内，防止损坏、变质和丢失。4.4 记录检索4.4.1 本部门人员可直接查阅记录，非本部门人员查询记录需经记录保存单位负责人批准。4.4.2 复制有保密要求的记录，由复制人提出申请，记录保存单位负责人批准后方可复印。4.4.3 合同要求时，在商定期内记录提供给顾客或其代表评价查阅，均由市场部指定人员陪同查询或复印。4.5 记录销毁过期记录由存档部门于每年年初清理，填写“文件和资料销毁清单”（附件一），经记录保管部门负责人批准，归档部门销毁。5 记录HF质管13 文件和资料销毁清单HF质管08 保存记录登记表2附录A （规范性附录）记录管理流程图开始记录设置更改归档、标识和保管查询和复印销毁输入销毁清单结束记录的类别记录的格式和传递路径只可划改、不可涂改附录B （规范性附录）质量记录分类表序号记录类别提供单位存档时间存档地点1管理评审报告及其纠正预防措施记录技质部10年技质部2体系文件批准、发放和修订记录办公室长期办公室3合同评审记录市场部3年市场部4设计评审、验证、输出和更改记录技质部10年技质部5供方评定、业绩及样品检验记录生产部3年生产部6顾客财产的记录生产部2年生产部7产品可追溯性标识记录生产部5年生产部8过程控制、质控点记录生产部2年生产部9纠正措施记录生产部5年生产部10检验和试验状态记录生产部2年生产部11检验和试验记录生产部3年生产部12型式试验和定期试验记录技质部10年技质部13检验、测量和试验设备检定、校准记录技质部2年技质部14不合格品返工/返修记录生产公司2年生产公司15不合格回用/代用记录生产公司3年生产公司16拒收品和报废品记录生产公司2年生产公司17针对纠正措施有关文件更改记录技质部长期技质部18预防措施记录生产部5年生产部19顾客投诉处理记录/质量信息反馈处理记录生产部、技质部、办公室5年技质部、办公室20保存质量记录的清单相关单位长期相关单位21内审记录技质部5年技质部22培训、考核和资格认可记录办公室长期办公室23紧急放行记录生产部3年生产部24设备保养、维修、事故及鉴定记录生产部3年生产部25检具、夹具周检和复检记录技质部3年技质部26运用的统计技术记录各部门3年各部门27技术监督部门监督抽查试验报告技术监督部门长期技质部附录C记录分类代号序号类 别代 号1管理基础标准012经营综合管理023技术管理034采购管理045生产管理056质量管理067包装、搬运、贮存管理078安全/健康/环境管理08修订码：00表 号：QR/HF-423-01浙江XXX有限公司文件和资料