某部门帐务处理作业程序(doc 11页).doc

國立台北科技大學文 件 名 稱：帳務處理作業程序文 件 編 號：I00P02制 定 單 位：會計室會計組制 定 日 期：89.06.16分發單位教務學務總務秘書會計人事技研圖書電算進修進修學院軍訓系所修 訂 紀 錄修訂日期單據編號修訂內容摘要頁次版本/次91/04/16一、將5.1.3文中連同簽收單之後加入(出納組退還起訖傳票號碼明細表)1/31/31/3D二、將5.1.5文中績效報告文字刪除三、將七、使用表單增列7.8分錄日記簿及7.9現金出納登記簿C05P01-02B文件編號I00P02文件名稱 版 本D制定單位會計組帳務處理作業程序頁 數1/3一、目的：為明確表達校務基金之財務狀況及執行結果，並適切提供各項正確之數據資料，以供決策釐訂校務施政方針及管理，俾利各項校務之推展，進而提升教育品質，增進教育績效，特訂定本作業規範。二、範圍：2.1 依政府現行頒佈實施之各項法規、規則、準則、辦法，為執行各項公款收付結果之帳務處理。2.2 帳務處理為會計事務重要之一環，包括2.2.1會計憑證之處理(記帳憑證之編製及核對)。2.2.2會計簿籍之處理(分錄日記簿、現金出納登記簿、總分類帳、各明細分類帳之登記、查對及清理)。2.2.3會計報告之處理(月報、半年報、年報之編製及核對)。2.2.4會計檔案之處理(完成公款收付程序之原始憑證、記帳憑證、會計報告及記載完畢之會計簿籍等檔案依序分類、整理、編號、裝訂成冊、保管備查)。三、權責：3.1 完成結報審核作業流程憑證：各申請單位(各系所、中心、院)、總務處、會計室、校長。3.2 編製、複核傳票：會計室。3.3 入帳：會計室。3.4 付款作業流程開支票、支票蓋印鑑、付款(或匯款)：出納組3.5 編製現金結存日報表、傳票、單據送核：出納組。3.6 核對出納組退回傳票明細、傳票銷號、單據保管：會計室。3.7 編製會計月報、半年報、年報：會計室。3.8 裝訂成冊、保管備查：會計室。四、定義：無五、作業內容：5.1作業內容：5.1.1會計室依據合法之原始憑證編製記帳憑證(傳票)經核定後，按照類別順序編號，記入傳票登記簿，送請出納組執行收付及記帳。5.1.2現金收付傳票，經出納組執行收付後，出納組於每日收付終了時，編製現金結存日報表送會計室核對。5.1.3出納組將所有傳票(附原始憑證) 連同簽收單(出納組退還起訖傳票號碼明細表)送會計室簽收，會計室根據出納組退還之傳票逐筆銷號。5.1.4根據記帳憑證記入會計簿籍，包括分錄日記簿、現金出納登記簿、總分類帳及明細分類帳。5.1.5根據會計簿籍編製會計月報、半年結算報告、決算等會計報告，分送相關主管機關。5.1.6會計憑證、簿籍及報告，均需妥善保存，其保存年限依會計法規定辦理。5.2工作注意事項：5.2.1會計憑證之處理：5.2.1.1會計憑證關係現金、票據、證券之出納者，非經主辦會計人員或其授權人之簽名或蓋章，不得為出納之執行。5.2.1.2記帳憑證須根據合法之原始憑證編製。但整理結算及結算後轉入帳目等事項無原始憑證者，不在此限。文件編號I00P02文件名稱 版 本D制定單位會計組帳務處理作業程序頁 數2/35.2.1.3摘要簡明扼要，並與相關原始憑證之內容相符。整理及結算之改正，沖回分錄，無原始憑證者，應敘明原因及相關之傳票。5.2.1.4歸屬之會計科目、子目應適當。5.2.1.5金額與相關原始憑證所載金額相符。5.2.1.6收入傳票之繳存帳戶正確且適當，各項收入按規定辦理。5.2.1.7支出傳票之受款人與原始憑證之受款人相符，其不符者應查究其原因。5.2.1.8傳票上及附件上有關人員之簽名或蓋章應齊全。5.2.1.9不以本位幣計數者，應記明貨幣之種類、數目及折合率。5.2.1.10傳票應按其類別以造具之日期先後次序編號，編號不得重號或缺號。5.2.1.11記帳憑證及單據於出納執行完畢後應如期送回會計單位，送回時應查對相關憑證是否齊全、無缺，有否將收付款日期註記於傳票，以利查考。5.2.2會計簿籍之處理：5.2.2.1各類帳簿之設置，須與所訂會計制度及有關法令之規定相符。5.2.2.2各類帳簿之記載須與傳票相符，務求整潔、端正。5.2.2.3各種明細帳與總分類帳有關統制科目核對須相符。5.2.2.4各種帳簿之首頁，須標明機關名稱、帳簿名稱、起迄日期，並由機關長官及主辦會計人員簽名或蓋章。5.2.2.5各種帳簿之帳頁，均應順序編號不得撕毀，不得重號或缺號。5.2.2.6應以預算所定之貨幣為本位幣，不合本位幣之貨幣，應折合本位幣記帳。5.2.2.7遇有下列情形之一時應辦理結帳：5.2.2.7.1每月終了時。5.2.2.7.2會計年度終了時。5.2.2.7.3機關長官及主辦會計人員辦理交代時。5.2.2.7.4組織變更或結束時。5.2.2.8結帳前應為下列各項之整理記錄：5.2.2.8.1所有預收、預付、應收、應付各科目及其他權責已發生而尚未入帳各事項之整理記錄。5.2.2.8.2應屬本期內之收入及費用等整理記錄。5.2.2.8.3其他應列為本期內之餘絀及已發生之資產負債而尚未入帳事項之整理記錄。5.2.2.9各帳目整理後其借方貸方之餘額應依下列規定辦理：5.2.2.9.1收入、支出各帳目之餘額，應轉入本期餘絀科目計算餘絀。5.2.2.9.2資產負債及淨值各科目之餘額應轉入下期各該科目。5.2.3會計報告之處理：5.2.3.1會計報告之種類及格式，應與所定會計制度及有關法令之會計報告之種類及格式，應與所定會計制度及有關法令規定相符。5.2.3.2各種會計報告應根據會計記錄編造，且便於核對。5.2.3.3會計報告所列數字應正確，編送期限應符合規定。5.2.3.4對外會計報告，應由機關長官及主辦會計人員簽名或蓋章；其有關各類主管或主辦人員之事務者，應由該事務之主管或主辦人員會同簽名或蓋章。5.2.4會計檔案之處理：文件編號I00P02文件名稱 版 本D制定單位會計組帳務處理作業程序頁 數3/35.2.4.1傳票、簿籍之裝訂、保管及存放地點應安全妥善。5.2.4.2原始憑證應附於記帳憑證之後，依編號裝訂，另加封面封底，彙訂成冊並於封面詳記年、月，代收款如原始憑證抽送有關單位，則抽證人應在記帳憑證上加蓋原始憑證回補助單位字樣。5.2.4.3各種會計憑證，均應自總決算公布或令行之日起，至少保存二年；屆滿二年後，除有關債權、債務者外，經教育部及審計部之同意，得予銷毀。如有特殊原因，得依上述程序延長或縮短之。(會計法第八十三條)5.2.4.4各種會計報告、帳簿及重要備查簿與機器處理會計資料之貯體暨處理手冊，自總決算公布或令行之日起，至少保存十年，屆滿保管期限得列冊報請教育部轉報審計部同意，得予銷毀。但日報、旬報、月報之保存期限，得縮短為三年。(會計法第八十四條)5.2.4.5會計檔案遇有遺失、損毀時，應即報教育部及審計部。5.2.5會計基礎除另有規定外，應採權責發生制，使能正確表達財務狀況及營運績效，並輔以收付實現制與契約責任制。5.2.6會計期間所採用之會計方法均應一致，俾會計結果便於比較分析。六、相關文件：6.1會計法。6.2決算法。6.3國立大學校院校務基金設置條例。6.4中央政府附屬單位預算執行要點。6.5中央政府總決算附屬單位決算編製要點。6.6中央政府總預算附屬單位預算半年結算報告編製要點。七、使用表單：7.1收入傳票7.2支出傳票7.3現金轉帳傳票7.4分錄轉帳傳票7.5總分類帳7.6明細分類帳7.7傳票登記簿7.8分錄日記簿7.9現金出納登記簿文件制訂、修訂、廢止申請單 制定 修訂 廢止 NO：申 請 單 位會計室申 請 日