Word应用技巧(中篇).doc

Word应用技巧（中篇）目录二、Word 2003公式编辑器的应用81、Microsoft公式3.0编辑器82、数学公式的编辑排版93、化学表达式的编辑排版94、经验体会9三、WORD打印疑难命令释义101、打印到文件102、人工双面打印103、页面范围104、逆页序打印105、后台打印116、草稿输出117、打印文档的附加信息11四、用OFFICE邮件合并功能给多个人写信11一、创建收件人列表11二、插入合并域12三、执行合并操作12四、利用Outlook的联系人信息12五、生成电子邮件13六、其他13七、利用Word 2003阅读电子文档13八、Word 2003的“即点即输”功能14九、Word2000中样式的使用15十、Word表格的简单计算16十一、用Word制作工作年历18二、Word 2003公式编辑器的应用 在搞科研，写科技论文的时候，总会碰到编辑一些复杂古怪的公式符号，用一般的方法编辑是有一定难度的。如果采用设置下划线、行间距、字符上升和下降、字符上标和下标等方法编辑排版，操作过程不仅十分烦琐，而且排出的公式也不标准。如果采用WORD2000字处理软件中的Microsoft公式3.0编辑器，就能方便地排版编辑出标准的、美观的公式和数学、化学等学科的特殊符号。现结合实际，以数学和化学的公式为例，介绍WORD2000中的Microsoft公式3.0在编辑排版公式中的使用。1、Microsoft公式3.0编辑器在安装WORD2000时，选择自定义安装中Office工具里的公式编辑器Microsoft公式3.0。如果你的计算机中没有安装Microsoft公式3.0，那么把安装盘插入光驱中，执行SETUP命令，在添加/删除选项中选定Office工具下的Microsoft公式3.0，然后用鼠标单击确定即可自动安装。启动WORD2000后，用鼠标单击插入菜单，选择对象，在对象类型中选取Microsoft公式3.0，并双击它即可启动。这时屏幕上出现编辑框、公式窗口等栏目。在编辑框中的光标闪动处可以输入数学、化学的各种符号和公式，并且编辑框能随输入公式的长短而变化。在公式窗口中，几乎包括了所有的数学符号，例如：关系符号、运算符号、修饰符号、逻辑符号、集合符号、箭头符号、希腊字母（大小写）符号、分式和根式模板、上下标模板、矩阵模板、求和模板、积分模板、底线和顶线模板等，利用公式中的各种符号和模板能编辑排版各式各样的表达式。2、数学公式的编辑排版例：级数的输入：在公式栏中选定求和模板，在求和模板的上标框中输入，下标框中输入n1；把光标移到右边的输入框，选择分式模板、级数模板、根式模板，分别输入等内容即可。3、化学表达式的编辑排版例：化学方程式的输入：在编辑框中输入2KCLO，选取下标模板，输入3，再选取上下标模板，在上标框中嵌入双底线模板，输入，在下标框中嵌入希腊字母模板，输入，并用Ctrl+右移箭头，移动的位置，使其美观；把光标移到右边，输入2KCL+3O，选取下标模板和箭头模板，分别输入2和即可。4、经验体会（1）在公式编辑状态，可用光标移动键或左右、或上下移动一格、一行；可以用鼠标任意移动光标，移动到欲删除、插入、修改的地方。（2）可以用BackSpace键删除光标闪动处的内容，用Del或BackSpace键删除鼠标所选取的所有内容。（3）在选取的模板框中可以再次嵌入模板，即模板中有模板，在编辑较为复杂的公式时是很实用的。例如：就是分式模板中嵌入上标模板的公式。WORD2000中的Microsoft公式3.0编辑器功能非常强大，不仅能编辑数学和化学公式，还能编辑物理等学科的公式和特殊符号，可以说大部分的公式都能用它的模板编辑出来，只有不断地操作使用才能熟练地掌握它，才能轻而易举地编辑各种公式。三、WORD打印疑难命令释义 Word打印有强大的功能，它给我们的工作、生活带来了极大的方便，可由于它是西方人开发的软件，是西方人为中国人做的“中山装”，因此，做得不合国人的口味是在所难免的，而同时也使得有些很有用的命令对许多不熟悉它的人来说很为难懂，更别说运用了。在此，请让我将一些对多数人来说能用得上的但却较难懂的Word打印命令分别作一下简要的解释及说明一下它们的用途、用法。1、打印到文件如果你需要把一篇用Word编辑好的文档打印出来，而该电脑又没有配备打印机，怎么办？我们可以在Word的“文件”菜单中调出“打印”对话框再选中“打印到文件”选项，确定后选择保存该文件的位置，再输入文件名后即可生成一个后缀名为prn的打印机文件，这样就可以在其他有打印机的电脑上将这个文件打印出来了，即使那台电脑上没有安装Word也行。注意：Word打印文件生成以后，就不能再用Word等编辑工具打开和编辑该文件了，而只能直接将它发送到打印机后进行打印。2、人工双面打印即指纸张的正反两面都要打印。有时我们要打印许多页的文档，为了节省纸张，有必要进行双面打印。操作方法是：打开“打印”对话框，选中“人工双面打印”，确定后就会出现一个“请将出纸器中已打印好的一面的纸取出并将其放回到送纸器中，然后确定按键，继续打印”的对话框并开始打印奇数页，打完后将原先已打印好的纸反过来重新放到打印机上，然后按下该对话框的“确定”按键，Word就会自动再打印偶数页，打印顺序是1324（假如共有4页）。当然你也可以选择“打印”对话框底部的“打印”下拉列表框中的“打印奇数页”或“打印偶数页”，来实现双面打印。我们设定为先打印奇数页。等奇数页打印结束后，将原先已打印好的纸反过来重新放到打印机上，选择该设置的“打印偶数页”，单击“确定”按钮后同样可以实现双面打印。两种方法对比，前者较后者快同时也更为方便。3、页面范围此命令包括：“全部”选中后打印当前Word窗口的所有内容；“当前页”打印当前窗口视图的所在页，如你当前所在的视图窗口是第2页，选中该项后Word就会只打印该页而不会另外打印第一页或其它的任何一页。“选定内容”打印你已选定好了的内容，注意：如果你没用选定内容则该项呈灰色，不能选；“页码范围”栏输入要打印的页码或页的范围（用“，”或“/”做分隔页，用“”连接起始和结束页号），可以实现打印不按顺序或规律排列的页（如要依次打印第1,5,8页）。注意：“，”、“/”和页码数字都不能用全角而应用半角英文状态。4、逆页序打印如果你有一篇很多页的文档需要打印，按照Word中的默认设置总是从第一页打印到最后一页，所以整篇文档打印完后是最后一页在最上面，第一页在最下面，这样我们又要手工将所有的页逆序整理一边，十分麻烦。其实我们在打印前只要先在Word的“文件”“打印”“选项”中选中“逆页序打印”，即可在打印时按逆序从最后一页打印到第一页，这样打印完后所有的页都是按顺序排列的。5、后台打印所谓后台打印简单地说就是在我们看不见的情况下让打印机悄悄地进行打印，这和幕后工作的意思相近。利用后台打印的好处是可以让您在打印文档的同时使用其他应用程序，从而提高工作效率，缺点是在打开“后台打印”时，系统会使用更长的时间和要求更多的磁盘空间才能打印文稿。因此，如果您的电脑内存和磁盘空间都不是很够用，而你又要快速打印复杂的文稿，特别是彩色文稿，则应关闭“后台打印”。启动“后台打印”的方法是：点击Word的“文件”菜单，调出“打印”对话框再点击“选项”选中“后台打印”即可。6、草稿输出所谓草稿输出，即按草稿的质量进行输出打印文档。按草稿质量打印文档时，Word将不打印格式及大部分图形，因此可加快打印文档的速度。实践证明，在印刷体上看一份稿件要比在电脑屏幕上看的效果好的多，因为它更能发现某些不易被察觉的错误，因此，某些重要的稿子完成后打印出来再经反复的检查修改是十分必要的，我个人有很多时候也是这么做的，而且往往会收到一些意想不到的效果。注意：某些打印机不支持此选项。启动“草稿输出”的方法是：点击Word的“文件”菜单，调出“打印”对话框再点击“选项”选中“草稿输出”即可。7、打印文档的附加信息如果你希望在将要打印出来的文档里包含该文档的属性、批注等信息，则请应用此项。应用方法是：点击Word的“文件”菜单，调出“打印”对话框再点击“选项”，在“打印文档的附加信息”栏里选择你要的附加信息(如该文档的属性、域代码等)后确定即可。四、用OFFICE邮件合并功能给多个人写信 许多人都有过同时给多个人发信的经历，例如生日邀请、节日问候，或者单位里写给客户的信件。这些邮件当然不能“批量发信”了事，必需使用特定的称呼和问候语，使得信件就像单独写出来一样。但如果分别给每个人写信，又实在太麻烦了。利用Office97/2000的邮件合并功能，可以大大地简化这类工作。邮件合并涉及两个文档：第一个文档是邮件的内容，这是所有邮件相同的部分，以下称“主文档”；第二个文档包含收件人的称呼、地址等每个邮件不同的内容，以下称“收件人列表”。第二个文档中的内容也可以从其他程序得到，比如Outlook的联系人列表。执行邮件合并操作之前首先要创建这两个文档，并把它们关联起来，也就是标识收件人列表中的各部分信息在第一个文档的什么地方出现。例如，指定在主文档的哪些位置应当出现收件人列表中的“称呼”。完成后就可以“合并”这两个文档，为每个收件人创建邮件。以后再次给这些人发信时，只需要创建主文档或修改已有的信件，然后再运行邮件合并功能就可以了，非常方便、快捷。一、创建收件人列表假设包含信件内容的主文档已经准备好，现在打开它。选择“工具/邮件合并”，出现“邮件合并帮助器”窗口，单击“创建”，选择“套用信函”，在下一个对话框中选择“活动窗口”。现在又回到了“邮件合并帮助器”窗口。单击“获取数据”按钮，再选择“创建数据源”以定义收件人信息。在“创建数据源”对话框中系统已经自动创建了许多域，我们还可以删除和添加域。完成域名定义后，单击“确定”，输入该收件人列表的文件名，选择“保存”。回到“邮件合并帮助器”窗口后，单击“编辑数据源”，在对话框中输入第一个收件人的各项数据。单击“新增”接着输入下一个收件人信息，重复上述过程直至输入所有收件人的信息。二、插入合并域返回主文档界面之后，接下来的任务是将合并域(例如姓名或称呼等)插入到主文档的合适位置。将插入光标移到域内容应当出现的位置，单击“邮件合并”工具条上的“插入合并域”，在下拉列表框选择合适的域，比如当光标所在的位置应当是你对收件人的称呼时，就选择域“称呼”。重复上述过程直至加入了所有的域。如果要查看合并后的效果，单击“邮件合并”工具条上的“查看合并数据”按钮，此时就会出现将收件人列表第一个记录内容合并到邮件正文后的邮件文本，利用“上一记录”、“下一记录”按钮可以改变所合并的收件人记录。如果要作修改，单击“查看合并数据”按钮，修改间隔或位置，然后再检查合并后的效果。三、执行合并操作编辑好待合并的主文档后，选择“工具/邮件合并”，打开“邮件合并帮助器”对话框。选择“合并”，从“合并到”列表框选择“新建文档”，选中“数据域为空时，不打印空白行”以保证空域不会以空行形式出现在最终文档中，最后单击“合并”按钮就可以合并主文档和收件人列表。合并结果将出现在屏幕上，写给各个收件人的邮件依次排列，此时最好再检查一下，然后打印或保存合并后的文档。以后要再次执行合并时，只需打开主文档，然后选择“工具/邮件合并”，单击“合并”就可以了。在退出Word时，会提示保存收件人列表文档，选择“是”，否则将丢失这个收件人列表数据。四、利用Outlook的联系人信息如果收件人信息已经在Outlook联系人列表中，把这些联系人信息拷贝到一个新的联系人文件夹就可以作为Word邮件合并中的收件人列表。方法是，在Outlook中，选择“文件/新建/文件夹”为联系人列表创建一个新的文件夹，在“名称”框中输入新文件夹的名字(例如“客户联系”)，从“文件夹包含”列表选择“联系人项”，然后选择一个文件夹的位置并单击“确定”，如果系统提示是否要建立工具条快捷方式，选择“否”。(除非你认为确实有必要。)现在就可以把Outlook联系人列表中的数据拷贝到这个新的文件夹，步骤为：打开源文件夹，按住CTRL键选中多个联系人信息，保持CTRL键按下状态，将选中内容拖到目标文件夹“客户联系”。要将这个新的文件夹设置为邮件地址簿，右击文件夹名字，选择“属性”，再选择“Outlook通讯簿”，选中“将该文件夹显示为电子邮件通讯簿”，单击“应用”，最后单击“确认”。到此为止，Outlook中的收件人列表已经创建完毕。在Word中打开主文档。打开“邮件合并帮助器”，从对话框中选择“获取数据/使用通讯簿”，选择“客户联系”文件夹并单击“确定”。接下来，就可以按照前面介绍的方法插入合并域、执行合并操作了。应当注意的是，在指定“客户联系”文件夹作为邮件合并操作的收件人数据来源之后，如果以后在“客户联系”文件夹中增加或改动了联系人信息，这些改动并不会自动反映在合并操作中。为解决这个问题，可以在Word中选择“工具/邮件合并”，单击“获取数据”，按照前面介绍的步骤再次定义数据的来源，此时，Word将重新读取文件夹的内容，新增加或改动的内容就会反映在后继的邮件合并操作中。五、生成电子邮件将邮件合并结果发送到Outlook中成为电子邮件。在“邮件合并帮助器”对话框中选择“合并”，从“合并到”列表中选择“电子邮件”。单击“设置”，在“含邮件/传真地址的数据域”中选择“电子邮件”。在“邮件消息主题行”中，输入电子邮件的主题。有必要的话，选中“以附件形式发送文档”。返回“合并”对话框，单击“合并”就可以了。新生成的邮件放在Outlook的发件箱。在发出邮件之前，最好能随机检查一些邮件，以验证合并效果。六、其他如果在邮件合并操作中指定现有的数据作为收件人数据来源，当数据源中的收件人数量远远大于本次合并操作的收件人数量时，可以使用查询限定目标收件人。方法是：在打开主文档后，选择“工具/邮件合并”菜单，单击“查询选项”按钮。在“查询选项”对话框中选择查询域及其条件。如果指定多行查询条件，各行之间根据实际情况用“与”或者“或”连接。以后执行合并操作时，数据源中只有那些符合指定条件的数据才参与合并。Word也可以从Excel读取收件人信息。方法是：在“邮件合并帮助器”对话框中先选择“获取数据”，再选择“打开数据源”，在“打开数据源”对话框中选择文件类型为Excel工作簿，选定Excel文件，单击“打开”按钮，在Excel对话框中选择“整张电子表格”或指定表格内的某个区域就可以了。七、利用Word 2003阅读电子文档 时下随着大量免费电子邮件杂志的涌现，中文读书软件逐渐流行起来，如ReadBook、e-book之类。这些读书软件有一个普遍的共同点：就是支持多种格式的文档，并且可以自由设定自动滚屏以方便阅读。其实Word 2003比起这些软件来毫不逊色，现在让我们看一看如何把Word 2003变成一款读书软件。第一步：打开将要阅读的文档，选择工具菜单中的选项命令，然后单击常规标签，在常规选项中将蓝底白字选上。这样做利于消除眼睛疲劳，事实上许多读书软件也是这么做的，如ReadBook。第二步：单击视图菜单中的网络线命令，这时屏幕上便出现等间距的坐标线，这样做的目的是为了便于阅读。第三步：选择工具菜单中的自定义命令，在弹出的自定义对话框中单击命令标签，在类别一栏中选择所有命令并用鼠标在命令一栏中将AutoScroll拖至工具栏中任一位置，这时出工具栏上便会出现自动滚动快捷按钮，只需点击一下，鼠标便会在屏幕右侧的垂直滚动条中变成一上一下的两个和。向上轻移鼠标，便可实现自动向上卷屏；同理，向下移动便可实现自动向下卷屏。离垂直滚动条顶端或底端越近，卷屏速度越快；离滚动条中点越近，速度越慢。你所要做的就是控制好速度，然后就可以慢慢读文章了，悠哉乐哉！读到精彩之处，想要停下来细看怎么办？没关系，随便点一下鼠标就会停下来，要继续则再次按下该快捷按钮即可。今天读不完，可以选择插入菜单中的书签命令做个书签，保存起来留作下次读书时备用。怎么样，这款读书软件还够格的吧？事实上我宁愿用Word 2003来读书，不仅因为它的实质性功能一点儿都不比专业的读书软件差，还因为它所支持的文档格式相对于平常的读书软件要多得多，而且如果文档中含有图片或背景音乐，Word 2003照样支持，平常的读书软件则显得无能为力。使用Word 2003的另一大理由是它还支持BIG5码。八、Word 2003的“即点即输”功能 “即点即输”是Word2000新增的功能。使用“即点即输”功能可在文档的空白区域中快速插入文字、图形、表格或其他内容。只需在空白区域中双击，“即点即输”功能便会自动应用将内容放置在双击处所必需的格式设置。例如，要创建标题页，可在空白页的中间双击并键入居中的标题，然后双击页面的右下角处并键入右对齐的作者名。Word2000文档中的大部分空白区域都可以使用“即点即输”功能插入内容。例如，可用“即点即输”功能在文档末尾的下面插入图形，而不必先按Enter键添加空行；或者在图片右边键入文字，而不必手动加入制表位。 “即点即输”功能可控制段落格式和样式。段落格式要确定双击时“即点即输”功能将应用的格式，请观察“即点即输”指针。将鼠标指针移到特定格式区域时，指针形状会表明将要应用的格式：左对齐、居中或右对齐的制表位；左缩进；左右文字环绕。样式当在已有段落的下面插入内容时，“即点即输”功能用“编辑”选项卡（“工具”菜单“选项”命令）上指定的默认样式来设置插入内容的格式。如果要对新内容应用不同的样式，可以指定默认的段落样式。注意，Word2000不能在以下区域内使用“即点即输”功能：多栏、项目符号和编号列表、浮动对象旁边、具有上下型文字环绕方式的图片的左边或右边、缩进的左边或右边。也不能在普通视图、大纲视图和打印预览视图中使用“即点即输”功能。 九、Word2000中样式的使用 Word提供了多种可供选择的样式。但是有时你可能需要创建新的样式，或者更改所需的外观。在创建新样式时，你可以指定是否将它应用到段落或字符中。另外，为样式指定一个描述其结果的简短、描述性名称，可以使你和其他人在使用该样式时能够回想起其结果。要更改样式，你可以调整已有样式的格式设置。1.创建新样式 选定要将其格式保存为样式的文本。 单击“格式”菜单,单击“样式”，然后单击新建。 键入简短的、描述性名称。 单击“样式类型”下拉箭头，然后单击“段落”，在样式中包括所选文本的行距和页边距，或者单击“字符”，在样式中只包括格式，例如字体、字号和粗体。 单击“后续段落样式”下拉箭头，然后单击要在使用了该新样式的段落后将应用的样式名称。 单击“添至模板”复选框，将新样式保护到当前模板中。 单击“确定”。 单击“应用”或“关闭”。浏览不同的样式列表。在查看样式对话框中的样式列表时，你可以选择要查看的样式类型：正在使用的样式，所有样式和用户定义的样式。在样式列表框中显示的样式将基于所选的选项。2.更改老样式 单击“格式”菜单,然后单击“样式”。 单击要更改的样式。 单击“更改”。 单击格式，然后单击要更改的格式类型。a、要更改字符“格式”,例如字体类型和粗体,你可以单击字体。b、要更改行距和缩进，你可以单击段落。 选择所需的格式选项，然后单击确定。 检查预览框，预览样式描述。进行所需的格式更改。 单击“确定”。 单击“应用”或“关闭”。提示：使用样式节省时间。一旦你用样式设置了文档格式，你就可以快速尝试使用不同的外观。更改每个样式，然后查看自动更改的带有该样式的所有文本。实验：1、快速创建标题样式。你可以创建居中和粗体文本的标题样式。键入“标题”，选定该文本，然后单击格式工具栏上的居中和加粗按钮。接下来，突出显示格式工具栏上的样式框中的样式名称。键入名称，例如标题，然后按Enter键。现在你的文档就可以使用该样式了。2、快速修改标题样式。你可使带有标题样式的文本倾斜。选定标题文本，单击格式工具栏上的倾斜按钮，单击样式下拉箭头，单击标题，单击更新样式，以反映最近所做修改单选钮，再单击确定。 十、Word表格的简单计算 对列求和 首先创建一个数字表格，注意求和的位置必须是空白的，同时确认表格中输入的是符合标准的数字，空白的部分请用0代替。 执行“视图/工具栏/表格和边框”命令，将表格和边框控制工具调出。 单击最底部空白等待求和位置。 在表格和边框控制工具中单击自动求和按钮。 移动到下一列，单击自动求和按钮。 重复上面步骤5的工作，对其它列求和。对行求和 还是在上面的图形中，我们要对行求和，单击将被求和的空白单元。 执行“表格/公式”命令，调出公式对话框。 将公式设置为对左边求和（将其中的ABOVE改动为LEFT就可以了）。 如果不想使用默认的数字格式，你可以另设置数字格式。 单击确定。 移动到其余的空白栏，分别重复步骤3到5对其余行求和。编辑表格 有的时候，我们须要对表格中的数据进行修改，这样，我们就要更新数据。 我们不可能自己手动改动计算结果，你可以先选定执行的域，然后执行“表格/公式”命令。 用上面求和的方法进行设置，单击确定。 也可以全部选定表格。 按F9键，更新全部计算结果。简单算术运算 当你需要简单的数据运算结果时，Word可以帮助你完成这种简单的运算。 单击文档中要放置运算结果的地方。 选择“表格/公式”命令。 输入要运算的公式。 选择需要的数字格式。 单击确定，你就可以看到运算结果出现在相应的位置了。使用简单函数 单击文档中需要函数运算结果的地方。 执行“表格/公式”命令。 从“粘贴函数”处，选择需要的函数（当然，肯定要是Word自己具备的函数）。 在上面公式中的圆括号中填写须要运算的数值。 选择数字格式。 点击确定，得到运算结果。在表格外计算表格结果 选定整个表格，执行“插入/书签”命令，给选定的表格命名。 在弹出的窗口中键入表格的名称，单击添加命令。 单击文档中要显示单元格数值的地方。 执行“表格/公式”命令。 使用“粘贴函数”命令插入你想使用的函数。 使用“粘贴书签”命令，在类表中选择想执行的表格。 键入对单个单元格或者组成单元格的引用，用方括号括起来。 单击确定。