办公室精细化管理实施细则.docx

办公室精细化管理实施细则办公室精细化管理实施细则一、总则1.1 为提高粮库精细化管理水平，强化办公室管理工作，确保完成年度工作任务，现根据上级有关精细化工作精神以及粮库有关管理制度，结合办公室工作实际制定本管理细则。1.2 本细则适用于粮库综合办公室管理工作的各个环节，主要内容包括：具体目标及组织管理、机关后勤管理、劳动人事管理、工会管理、党建管理、安全生产管理、奖惩。二、具体目标及组织管理2.1具体目标2.1.1 以粮库管理制度为指导，认真履行办公室工作职责，综合协调全库各项工作，确保粮库工作任务的按时完成。2.1.2 全库教育培训完成率达到*%。2.1.3 消防器材完好率*%。2.1.4 全年无黄、赌、毒现象。2.1.5 全年无重大刑事案件发生。2.1.6 全年无上访事件发生。2.2 组织管理2.2.1 本实施细则由分管主任具体负责，综合办公室负责落实。三、机关后勤管理3.1 办公管理3.1.1 认真执行粮库管理制度，全面落实各项具体管理措施，保证政令畅通，务实高效。3.1.2 文秘管理必须履行审签程序，收发*记准确，传阅及时，信息反馈迅速，归档完整。3.1.3 凡上报的文件，必须由主任签发，由拟稿人校对，办公室主任审核后方可报送。3.1.4 办公用品、低值易耗品的购置由各科报送计划，科长签字，分管主任审核，主任签批后，交办公室统一购置、分配。采购的办公用品、低值易耗品和招待用品必须保证优质低价。3.1.5 低值易耗品的更换维修，经管理人员鉴定，报分管主任批准，统一调整或维修，各科不准擅自动用或更换。 3.2 后勤管理3.2.1 以服务员工为中心，做好粮库经营管理的后勤保障工作，做到规范管理，保障有力。3.2.2 树立良好企业形象，上班时间必须着装和佩戴胸卡，仪表规范。3.2.3 单位车辆以保证粮库中心工作为主，除主任、副主任业务用车和财务科去银行或特殊情况外，一般情况一律不予派车。3.2.4 职工食堂必须严格执行食品卫生法，饭菜质量高。严禁不新鲜食品、变质、有毒食品进厨，餐具按标准消毒，办公室定期抽查。食堂客餐接待要严格履行粮库派餐单派餐制度。各线来客若须招待，应由分线领导提前通知分管主任或办公室，由办公室根据来客级别和人数进行配餐，不准无粮库派餐单接待。接待标准按粮库管理制度执行，无特殊情况不准超标准接待。作陪人员一般为2-4人，就餐完毕由分管领导或相关科室负责人在菜单上签字。3.2.5 工作时间内，出工作交流外，各岗位人员不准和室内其他人员聊天、说笑，禁止室内大声喧哗、看杂志，或到其它科室窜岗。3.3 接待工作3.3.1 凡属业务往来客人、专项检查考核的由对口科室负责接待，凡属综合性会议、参观、考察等由办公室统一接待。3.3.2 凡库里接待一律由分管办公室的副主任负总责，办公室具体实施，做到即节俭又服务热情周到。3.3.3 接待工作必须规范，树立企业形象，接待人员要分工明确，各司其职，互相沟通，及时协调，不准出现漏洞。 3.3.4 接待人员应时刻注意个人形象，做到仪表大方、谈吐文雅、礼貌待人，不准擅离职守，确保各项接待工作圆满完成。3.4 微机室管理3.4.1 加强微机室的管理，杜绝与工作无关的人员进入微机室。3.4.2 不得利用微机做与公事无关的事情，上班时间不准玩游戏、上QQ。3.4.3 加强对纸张的管理。粮库纸张由微机室统一管理，各科室领用纸必须作好记录，同时打印资料也须作好用纸记录，充分利用废纸打印草稿，杜绝纸张的浪费。3.4.4 认真钻研业务，提高业务技能，保质保量地完成各种材料的打印、复印任务。外来人员打印资料必须有领导签字认可，并适当收取费用方可打印。3.4.5 微机室内禁止吸烟，保持干净卫生的工作环境。每天下班前须用微湿毛巾对微机、打印（复印）机、传真等设备进行擦试，做到口吹无灰、手摸无尘。3.4.6 下班后要及时关闭服务器和工作站，并切断室内所有电源，关好门窗确保安全。3.5 文件及印章管理3.5.1 办公室负责本库文件的编号、拟定、审核、发放管理。3.5.2 文件的发放由办公室负责管理，文件底稿根据内容由各相关科室拟定，交办公室审核后，由库主任签发。3.5.3 外来文件先由办公室登记，根据文件重要性质填写文件处理笺，交主任或分管主管审阅，再交各承办科室，由承办科室负责人签字后送交交办公室存档。3.5.4 粮库印章除财务专用章（财务科）、合同专用章（业务科）外，粮库行政公章、工会印章、党支部印章统一由综合办公室管理。3.5.5 各科室上报文件、报表及外来人员、单位来库办理公务须盖行政公章时，须经粮库主任或分管主任签字同意，办公室方能盖章。3.5.6 未经领导同意，行政公章不得携带出库。3.6 考勤卡管理3.6.1 遵守作息时间，按时打卡。3.6.2 打卡必须由本人打卡，任何人不得代人打卡。对代打卡者，按管理制度有关规定进行处罚。3.6.3 严格按上班时间打卡，若出现红卡（夜间值班除外），均视同迟到或早退（特殊情况必须由分管主任签字认可）。3.6.4 打卡必须严肃认真。卡打好后须认真核对卡片记录，若出现重卡或记录有误，应当场向办公室作出说明，由办公室签字认可。否则按代打卡处理。3.6.5 因公事未打卡，次日由分管主任或科长签字认可，否则作事假处理。3.6.6 因请假未打卡，假期结束返库当日按批准权限，由分管主任或科长签字认可。3.6.7 凡请迟到假、早退假，在到库后或离库前必须打卡，并且次日由批准人签字认可，否则作事假处理。迟到假及早退假均为半小时，超时签字后作事假半天处理。3.6.8 打卡结束后，应立即离开，不得随意抽看他人卡片，不得长时间逗留，以免影响他人。3.7 电话传真管理3.7.1 粮库固定电话只接不打,并限于联系业务，严禁公话私聊。3.7.2 接听电话提倡讲普通话，要求热情亲切、声音柔和。3.7.3 做好重要电话的记录和及时传达上级电话通知。3.7.4 传真电话只用于收、发传真及上网查寻粮库所需资料使用，严禁利用传真电话拨打业务电话。3.7.5 外发传真必须经有关领导签字批准后，由办公室统一传发，并做好收、发传真记录。3.7.6 上级传真文件要及时复印并上报相关领导及科室。3.7.7 每天做好信函及报刊的分类，并及时送达相关科室。3.7.8 春、夏季下班后要拔出传真机接口线，以防雷击损坏通讯设施。3.8 会议管理3.8.1 主任办公会议3.8.1.1 主任办公会议的组成人员包括:主任、副主任，会议主持人可根据需要决定有关人员列席主任办公会议。3.8.1.2 主任办公会议的主要内容:研究工作计划、财务预算、规章制度; 研究处理日常工作中的重要问题; 研究决定重大的业务事项和重大项目投资决策; 听取重大工作和问题的汇报，提出解决问题的措施;其他需要主任办公会议研究决定的事项。3.8.1.3 主任办公会议由主任主持，也可以由主任委托副主任主持。3.8.1.4 主任办公会议的议题由主任、副主任提出;或由各科室提出报综合办公室汇总，经分管副主任审核，报主任或受委托主持会议的副主任确定。3.8.1.5 主任办公会议实行主任负责制。如遇紧急情况主任可以直接决定或与有关副主任协商后决定粮库经营管理活动，事后再向主任办公会议报告。3.8.1.6 主任办公会议根据工作需要，不定期召开。3.8.1.7 主任办公会议由库综合办公室负责通知，并由主任指定专人做好记录。3.8.2 库务办公会议 3.8.2.1 库务办公会议由粮库领导和各科室负责人参加。会议由主任或主任委托的其他库领导主持。3.8.2.2 库务会议的主要内容: 传达贯彻上级的重要指示、决定和会议精神; 决定部署重要的业务工作和阶段性的工作任务; 讨论重要请示或报告事项; 通报近段工作情况; 检查、安排下段阶段工作。3.8.2.3 库务会议根据工作情况不定期召开。3.8.2.4 库务会议由综合办公室负责通知，指定专人负责记录;相关科室在会议召开前要认真准备，深人调查，征求意见，提交讨论的事项要先报分管主任审核，重要的先报主任审阅。3.8.3 其他会议其他讨论某些业务问题、研究有关事项的专门工作会议，由分管领导召集，由综合办公室通知。参加人员由会议主持人确定，必要时可吸收有关科室人员参加。由相关科室做好记录。3.9 清洁卫生管理3.9.1 粮库领导办公室和会议室由办公室负责清扫。各科室所辖的走廊、楼道、窗户的卫生，由各科室负责清扫。3.9.2 各科室卫生和库区环境卫生必须常年保持干净整洁，各科室每天在上班前要利用20分钟左右的时间打扫卫生。综合办公室每日不定时检查，消灭死角，发现问题及时整改，实现库容库貌管理规范化。3.9.3 各办公室内用品摆放位置合理，室内不准有灰尘、垃圾等，做到窗明几净、物见本色。办公桌上除电话机、台历、水杯及相关文件外，不准摆放其它用品。抽屉、文件柜内用品摆放整齐。打扫卫生工具、用具不准放在办公室内。3.9.4 办公区域按统一划分的卫生责任区，包干到科室及个人,必要时由办公室统一组织大扫除。3.9.5 卫生责任区划分如下：3.9.5.1 一楼内外大厅、走廊、卫生间及至二楼楼梯，三楼、四楼内厅、走廊、卫生间、大小会议室及至四楼楼梯，粮库接待室。责任科室：综合办公室。3.9.5.2 二楼内厅、走廊、卫生间及至三楼楼梯，办公楼四周，（南至挡土墙、*食堂、西至花坛不包括楼西道路、北至台阶：包括台阶）。责任科室：财务科。3.9.5.3 检化验中心、办公楼西道路：上至保管员活动室，下至31号仓南，办公楼前空场地至大门处，车库前空场地。责任科室：业务科。3.9.5.4 个人责任区以综合办公室、财务科、业务科分配为准。3.9.6 每周五及法定节假日和有关大型活动时，必须进行大扫除。每月最后一个星期为粮库“爱国卫生周”，开展搬家式大扫除。3.9.7 每周五下午由库办公室组织清洁卫生检查，并公布结果，按照百分考核奖惩，年终总评。3.10 岗位职责管理粮库根据行业特点和经营发展需要，设置相应的工作岗位，制定岗位责任制，明确分工，落实责任，确保办公室精细化管理工作落到实处，取得良好效果。各岗位的具体责任按*双堰国家粮食储备库规章制度汇编中岗位职责执行。四、劳动人事管理4.1 员工上岗实行岗位聘用制，企业依照劳动法规订立书面劳动合同。4.2 员工合同期内无严重违反企业制度或国家法律规定解除劳动合同情形的可续签合同，违反者依法解除劳动合同。4.3 受聘者条件：4.3.1 必须热爱粮库,热爱粮食仓储管理工作；4.3.2 能坚决执行国家的粮食方针政策、法律、法规，遵守粮库规章制度；4.3.3 符合应聘岗位任职资格条件，取得中央储备粮管理资格证书及相关资格证书；4.3.4 身体健康。4.4 员工在聘用期间出现下列情况之一的，企业可以解除劳动合同：4.4.1 自愿离开本企业的；4.4.2 违反国家计划生育政策的；4.4.3 被依法追究刑事责任的；4.4.4 严重失职，营私舞弊，给企业造成损失2*元以上的；4.4.5 违反粮库管理制度规定解除劳动合同情形的。4.4.6 造成损失拒不赔偿或不按期足额赔偿的。4.4.7 劳动合同法第39、40、41条规定解除劳动合同情形之一的。4.5 员工的个人要求与工作需要发生冲突时，应服从工作需要，员工无正当理由拒不服从者，粮库有权予以解除劳动合同。4.6 劳动保险按有关规定执行。五、工会管理5.1 做好粮库会员的政治思想工作，带领会员积极参加粮库的政治、文化、业务学习，提高会员队伍素质，开展有益于身心健康的各种文体活动。5.2 在粮库工会领导下，依法筹备和召开职代会，贯彻大会决议和库工会的决定，带领会员开展各项工会活动。5.3 动员会员参加粮库的民主管理，努力完成粮库的仓储管理、科学储粮、购销经营、安全生产等工作任务，组织开展教育创*劳动竞赛活动。5.4 了解和反映广大员工的意见和建议；组织粮库员工积极参与民主管理、民主监督工作。5.5 做好粮库的劳动人事争议调解工作，依法维护会员的合法权益。关心会员生活，热心为会员办实事，对生病会员进行慰问。促进和谐、稳定的劳动关系和工作氛围。5.6 组织开展有特色、有新意、适宜粮库员工需求的思想教育、业务培训、文化体育等活动，提高员工的综合素质和生活质量。5.7 搞好工会组织建设，学习先进经验，关心困难员工生活，慰问特困和患病、伤亡职工，管好、用好工会经费。六、党建管理6.1 负责支部会议的召集、公示和宣传工作；坚持“两会一课”制度，一月召开一次支部会，半年召开一次民主生活会，一年上一次党课。6.2 广泛开展交心谈心活动，活跃党内民主生活气氛。6.3 每年进行一次民主评议党员活动。6.3.1 评议党员时要有适当的党外群众参加。6.3.2 根据被评议党员的思想、工作表现，按照优秀、合格、基本合格、不合格的档次恰如其分地作出正确的评价。6.3.3 对党员评议的结果记入本人档案，作为今后的奖励、*职的依据。6.4 坚持民主集中制的原则，对一切重大问题都必须经过班子集体充分讨论，依据少数服从多数的原则作出决定。6.5 积极做好入党积极分子培养教育工作，及时了解入党积极分子、发展对象和预备党员的联系考察情况，严格履行入党手续。6.6 建立粮库党支部资料。6.7 编制支部党建工作的相关宣传材料和教育学习材料。6.8 因地制宜地开展其它党建活动。七、职工教育7.1 建立以员工岗位为基础，以提高管理能力、业务处理能力和实际操作技能为目的，以培训、交流为主要形式的教育培训机制。7.2 所有员工必须通过一定形式接受就任岗位所必需的培训并参加考试，合格后方能受聘担任相应岗位的工作。7.3 凡通过培训和考试，证明其能力和专业知识有了显著提高的员工，应当予与鼓励，并应按照任职条件，优先聘任和提升。7.4 综合办公室为粮库员工培训教育的主管部门，相关科室配合实施。7.4.1 根据粮库的发展需求，制定粮库员工培训工作目标和计划，并提出工作要求和实施意见。7.4.2 组织粮库员工培训和考试。7.5 员工培训将根据所聘岗位的任职要求，采用岗位培训、继续教育等方式进行。7.6 岗位培训：7.6.1 对已聘任岗位的员工进行以更新知识、提高技能、增强管理能力为主要内容的在职培训。7.6.2 对新招收员工进行的岗前培训。7.7 继续教育：7.7.1 为提高员工的学历水平粮库委托相关院校进行的培训。7.7.2 经批准参加的业务培训和进修。7.8 员工培训内容以各岗位所需的专业知识技能为主，包括：7.8.1 专业知识培训，指与岗位相关的知识、技术及技能的学习和培训。7.8.2 管理知识培训，指对新录用的员工进行粮库企业文化、组织系统、管理制度和安全生产规章的培训。7.9 在培训的基础上，对员工所任岗位和拟任岗位所必备的知识、技能及任职资格进行统一考试。员工的考试成绩记入员工的年度考核资料，作为考核评定员工业绩的依据之一。7.10 粮库鼓励干部员工利用业余时间参加电大、函授、自修等成人高等教育学习。对完成大专或以上学业并取得毕业证书的，由粮库报销*%的学费。八、安全生产8.1 安全工作遵循“预防为主、防治结合、加强教育、群防群治”的方针，坚持“谁主办、谁负责”、“谁主管、谁负责”的管理原则。8.2 结合粮库实际，负责制定全年安全工作规划。坚持安全生产月查制度，负责定期组织召开安全生产工作例会。8.3 认真落实粮库夜间值班制度。8.4 督促业务科落实熏蒸药品管理制度及熏蒸期间的安全监管，确保粮食熏蒸安全。8.5 加强门卫管理，认真执行24小时值班制度。8.6 加强对外来人员及车辆的登记和检查，杜绝“三品”(易燃、易爆、有毒物品)进入库区。8.7 消防演练：结合全国安全生产月活动和“11.9”消防日组织粮库全体干部员工进行消防演练，进一步提高全员消防安全意识和自救能力。九、奖惩9.1 为了增强员工的责任感，充分调动广大员工的积极性，严肃粮库规章制度，特实行奖励与惩罚并举的方针。9.2 对在工作中有显著成绩和贡献，以及有其他突出表现的员工给予奖励。对员工的奖励坚持精神鼓励和物质奖励相结合的原则。9.3 奖励分为：通报表扬、授予先进工作者及相应的物质奖励。9.4 对违规违纪和失职的员工进行必要的惩处。对员工的惩处，坚持以教育与惩戒相结合的原则。9.5 惩处分为：通报批评、停岗、解除劳动合同。9.6 员工有下列表现之一的，应予奖励：9.6.1 敬业爱岗，忠于职守，经营管理和业务工作中成绩显著的；9.6.2 遵守纪律，廉洁奉公、在执行政策、廉洁自律等方面起模范作用的；9.6.3