行政公文写作概述(ppt 59页).ppt

行政公文写作概述 文种繁多易混淆 课堂笔记不能少 多写多看能上路 修成 笔杆 路遥遥 极易掌握极难写好 美国学者约翰 奈斯比特在 大趋势 改变我们生活的十个方向 一书中说 在工业社会向信息社会过渡中有五件最重要的事应该记住 而其中的一件就是在这个文字密集的社会里 我们比以往任何时候都需要具备最基本的读写技能 首先就是足以应付日常工作和生活所需的写作能力 也就是应用写作能力 笔杆子 枪杆子 革命要靠两杆子 邓小平 笔威于剑 一字入公文 九牛拔不出 笔下有财产万千 笔下有人命关天 笔下有是非曲直 笔下有毁誉忠奸 为什么要学习公文写作 从办公室的角度看 它是机关工作的纽带 是领导工作的助手 是保密工作的重要环节 是档案工作的基础 从法人单位的角度看 它是组织领导水平的客观反映 是塑造单位良好形像的对外窗口 是体现工作效率和质量的真实写照 为什么要学习公文写作 从个人角度看 它是文秘职业的必修课也是从事办公室工作的必备技能 内容提要 1 行政公文的含义与特点2 行政公文的作用和分类3 行文规则4 行政公文的格式 第一节行政公文的含义与特点 一 行政公文的含义1 公文的含义公文 系公务文书的简称 是党政机关 社会团体 企事业单位以及其他社会组织行使法定职权 处理日常事务时经常使用的一种文体 公文有广义和狭义之分 广义的公文涵盖面很广 主要是指在处理各种公务活动中形成的文书材料 包括了全部通用公文和专用公文 狭义的公文特指由国务院2000年8月24日发布 2001年1月1日起施行的 国家行政机关公文处理办法 中规定的13种行政机关公文 国家行政公文处理办法 规定我国现行公文有13种 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 本章重点介绍的就是狭义上的公文 即行政机关公文 2 行政公文的含义行政机关公文是国家行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 是国家行政机关实施行政管理活动的主要手段之一 二 行政公文的特点 1 鲜明的政策性公文既然是国家行政机关在处理行政公务中用到的文书 其内容必然同党和国家的各项方针 政策密切联系 因此在内容上具有鲜明的政策性 各级机关运用公文 必须贯彻党和国家的路线 方针 政策 有利于社会主义制度 维护人民的利益 2 法定的权威性公文是机关或组织在职能活动中形成的 是职能活动的直接产物 各级机关所发公文在有效的时限 范围内 具有国家法律所赋予的权威性和约束力 不允许任意违背 做到有令必行 有章必循 违令必究 公文法定的权威性取决于两个方面 两者缺一不可 一是公文制发机关的法定地位和职权 二是公文本身内容的合法性 3 作者的法定性公文的法定作者指依法成立并能以自己的名义行使职权和担负义务的机关或组织 撰写和制发公文不是个人行为 所代表的是机关或组织 因此 它的内容受法律 工作需要和领导人指示的制约 其法定作者制发公文的权利和名义受法律的保护 4 体式的规范性公文的规范体式 一是指撰写公文所采用的语体 即现代汉语语体 二是指公文的格式 即公文结构与公文各组成部分的文字符号在载体排列上的规定形式 具体内容见行政公文的格式 5 公文的制发具有程序性公文由法定作者制发 在撰写和制发的过程中 它要受公文处理程序的严格制约 制文程序 草拟审核签发复核缮印发文注册用印发文登记分发等九个步骤 收文程序 签收登记分办批办承办催办等程序 6 文风的庄重性撰制公文是一项严肃的工作 公文要维护其政策性和权威性 就必须保持准确 严肃 庄重的文体特点 这就要求反映事物客观实际 表达意见态度明朗 选词用语严谨准确 从而形成理正辞严 简练明达 庄重有力的公文风格 第二节行政公文的作用和分类 一 行政公文的作用1 依据和凭证作用2 领导和指导作用3 沟通和交流作用4 宣传和教育作用 二 行政公文的分类1 按基本使用范围分为 通用公文 是指党政机关 社会团体 企事业单位等在处理公务中的各种问题 反映各方面情况 或联系各项工作所形成的文书材料 如法定公文 普通事务文书 专用公文 是指在一定的业务范围内 按照特定需要而专门使用的各种文书材料 如外交公文 法规公文 司法公文 经济公文 军事公文等等 2 按行文的方向分为 上行文 请示 报告等 下行文 决定 指示 批复等 平行文 函等 通行文 意见 会议纪要等 3 按公文的办理时限要求分为 特急件 要求来文1天内办理完毕急件 要求来文3天内办理完毕一般 要求来文7天内办理完毕 4 按保密程度分为 绝密公文 指党和国家核心机密公文机密公文 指党和国家重要机密公文秘密公文 指党和国家一般秘密公文普通公文 指不涉及密级的一般公文 第三节行文规则 一 下行文规则1 政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文 除以函的形式商洽工作 询问和答复问题 审批事项外 一般不得向下一级政府正式行文 2 部门之间对有关问题未经协商一致 不得各自向下行文 如擅自行文 上级机关应当责令纠正或撤销 3 上级机关向受双重领导的下级机关行文 必要时应当抄送其另一上级机关 4 向下级机关或者本系统的重要行文 应当同时抄送直接上级机关 二 上行文规则1 请示应当一文一事 一般只写一个主送机关 需要同时送其他机关的 应当用抄送形式 但不得抄送其下级机关 2 报告 不得夹带请示事项 3 一般不得越级请示和报告 4 除上级机关负责人直接交办的事项外 不得以机关名义向上级机关负责人报送请示 意见和报告 5 受双重领导的机关向上级机关行文 应当写明主送机关和抄送机关 三 联合行文规则1 同级政府 同级政府各部门 上级政府部门与下一级政府可以联合行文 2 政府与同级党委和军队机关可以联合行文 3 政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文 4 政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文 四 其他行文规则1 属于部门职权范围的事务 应当由部门自行行文或联合行文 联合行文应明确主办部门 须经政府审批的事项 经政府同意也可以部门行文 文中应注明经政府同意 2 属于主管部门职权范围内的具体问题 应当直接报送主管部门处理 第四节行政公文的格式行政公文的格式是指正式印发并运行的行政公文各构成要素排列标志的法定位置及标志样式 也包括正式制发的公文书面印刷 装订的固定格式 一般由书面文本格式 用纸格式印装格式三部分构成 一 公文的书面格式 公文的书面格式是指公文的数据项目在公文文面上所处的位置和书写的形式 组成公文的各要素划分为眉首 主体 版记三部分 00001 天开 2005 3号 关于加强文书档案工作的通知 各分公司 各处 室 为贯彻瓯江市人民政府 关于进一步加强企业档案工作若干意见 瓯府 2005 2号 的精神 加强本公司及下属单位文书档案工作 附件 1 瓯江市人民政府 意见2 瓯江市档案馆 的通知 二 五年一月二日 主题词 文书档案通知 抄送 市档案局 市经贸委 天开电化有限公司办公室 2005年1月印发 眉首 主体 版记 机密 一年 特急 1 传达行文意图 2 表明文书的生效时间和法律凭据 3 表明行文关系和主送范围 1 提供主题检索标识 2 确定复本送达范围 3 提供公文印制责任者 时间等 天开电化有限公司文件 1 表明文书的法定权威和信息源 2 确定文书的处理缓急和安全要求 3 为文书的科学管理提供分类标识和检索途径 1 眉首部分包括公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 红色反线等项 眉首 置于公文首页红线以上的各要素统称眉首 0000001机密一年特急西安市人民政府文件西政发 2007 12号 0000001机密一年特急陕西省人民政府文件陕政发 2007 12号签发人 李某某 0000001机密一年特急陕西省人民政府文件山西省人民政府签发人 李某某陕政发 2007 12号张某某 2 主体部分包括公文标题 主送机关 公文正文 附件 正文 时间 印章 附注等项 主体 置于红色反线之下主题词之上 不包括主题词 的各要素统称主体部分 西安市人民政府关于农产品调价的通知各市 区 县 附件 1 粮食价格限定表 2 农副产品价格限定表 传达至群众 二 七年三月四日 附件 1 粮食价格限定表 2 农副产品价格限定表 二 七年三月四日 附件 1 粮食价格限定表 2 农副产品价格限定表 二 五年三月四日 3 版记部分 置于附注之下的部分 包括主题词 抄送机关 印发机关 印发时间 印发份数等要素组成 版记 附注之下的各要素 主题词 粮食调价通知抄送 西安市人民政府印发2007年3月4日印制共印40份 二 公文的用纸格式国家机关公文用纸的幅面尺寸 国家行政机关公文格式 规定 公文用纸采用GB T148中规定的A4型纸 其成品幅面尺寸为 210mm 297mm 当前党内系统公文仍可采用幅面为184mm 260mm的纸张 不够统一 张贴的公文用纸大小 可根据实际需要确定 但应保持一定的纸型 如8开型 A4开型等 以便于折叠和装订 公文用纸的页边和版心尺寸 国家行政机关公文格式 规定 公文用纸天头 上白边 为 37mm 1mm 公文用纸订口 左白边 为 28mm 1mm 版心尺寸为 156mm 225mm 不含页码 三 公文的印装格式1 公文一律采用从左至右横写 横排的格式 在民族自治地方 可以并用汉字和通用的少数民族文字 少数民族文字版的公文应按其习惯书写和排版 2 公文的排版规格 国家行政机关公文格式 规定 正文用3号仿宋体字 一般每面排22行 每行排28个字 一个基准行的距离为一个3号字的高度加上该3号字高度的7 8倍 3 公文的制版要求是 版面干净无底灰 字迹清楚无断划 尺寸标准 版心不斜 误差不超过1mm 4 公文的印刷要求是 双面印刷 页码应套正 两面误差不得超过2mm 印品着墨要实而均匀 字面不花 不白 无断划 黑色油墨应达到色谱所标BL100 红色油墨应达到色谱所标Y80 M80 5 公文的装订要求是 左侧装订 不掉页 包本公文的封面与书心不脱落 后背平整 不空 两页页码之间误差不超过4mm 骑马订或平订的订位为两钉钉锯订眼距书心上下各1 4处 允许误差 4mm 平订钉锯与书脊间的距离为3mm 5mm 无坏钉 漏钉 重钉 钉脚平伏牢固 后背不可散页明订 6 公文的页码标识 要求用4号半角白体阿拉伯数字 置于版心下边缘之下一行 数码左右各放一条4号一字线 一字线距版心下边缘7mm 单页码居右空1字 双页码居左空1字 空白页和空白页以后的页不标页码 几点注意事项 一 发文字号发文字号由发文机关代字 年份 序号三部分组成 常见问题 冀教 84 第161号教高 2003 05号中办发 2004 字37号 二 标题 完整的公文标题 发文机关 主题 文种如 中共中央关于面向21世纪加强和改进党校工作的决定 主题 文种 关于认真贯彻执行中央和地方税务机构征收征管分工有关规定的请示 发文机关 文种 中华人民共和国公报 新大地公司通知 文种 通知 公文标题病误 a 标题无文种将一般公文误作为法定公文 致使标题无文种 如 关于 的规划 关于 的总结 转发 印发性通知文种被放弃 致使标题无文种 如 关于转发 的方案 b 不伦不类的标题两个文种并用如请示报告 任免决定的通知等 混用文种将 请示 错用成 申请 c 标题中乱用标点符号公文标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用