行政公文写作概论(PPT 51页).ppt

第一章行政公文写作 第一节概述 各种载体的文字 图表 声像等记录材料 一 文书的概念 文书 国家机关 社会团体 企事业单位 个人 处理事务交流信息 概念的区分 文书公文文件 文书公务文书和私人文书的统称公文公务文书的简称文件有固定格式或文件版头文书 公文 文件文书 公文 文件 二 公文的概念 行使管理职权处理日常工作 根据 国家行政机关公文处理办法 中关于公文概念的阐释 行政机关的公文 是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 广义公文 广义公文 一切公务文书 法律 财经 文教外交 军事 税务 工商等各种行业自己的专用文书 随着社会生活的发新的文体还在不断产生 狭义公文 中国共产党机关公文处理条例 1996年5月3日施行 规定14种党的公文 决议 决定 指示 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要 狭义公文 国家行政机关公文处理办法 2001年1月1日施行 规定13种行政公文 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 狭义公文 党政机关公文处理工作条例 2012年7月1日施行 规定15种党的公文 决议 决定 公报 公告 通告 通知 通报 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 命令 令 议案 一旦发布实施 就必须执行 对公文概念的理解 具有规范的格式 出自党政机关 一种组织领导和行政管理的工具 三 公文的特点和作用 一 特点 权威性 实用性 时效性 规范性 一字入公文 九牛拔不出 处理公务 解决实际问题 特定时间范围内 统一的公文体式 二 作用 管理调控作用 约束规范作用 协商交流作用 凭证依据作用 公文为什么能起到凭证作用 公文可不受时间限制 留存下来日后据以检验公文可不受空间限制 送到受文方以作为凭证具有准确性 不可更改性 可立此存照具有正规性 由公文的法定效力所决定 关于公文文种 公文是一个独立的文体 它由若干具体的公文组成 由于具体的公文在性质 用途等方面有差异 故为每个具体的公文规定了专门的名称 一般将这种具体公文的名称称作 文种 文种的作用 1 表示不同文件的不同性质2 反映文件的不同行文方向3 表达了文件的不同目的或要求4 揭示了不同文种的各自特点 四 公文分类 行政公文 事务公文 专用公文 按照使用范围 常配合使用 按照行文关系 上行文 请示 报告等 平行文 函 通知 议案等 下行文 命令 令 决定 通告 通知 通报 批复 会议纪要等 行文方向 按照处理要求 内容要求需办公文 参阅公文 时间处理要求普通公文紧急公文 包括特急 紧急急件 平件 保密处理要求普通公文机密公文 包括绝密 机密 秘密三级 按照公文的作用 指挥性公文 命令 令 决议 决定 批复 决定 通知 报请性公文 请示 报告 知照性公文 公告 通告 通报 通知 公报 意见性公文 意见 实录性公文 会议纪要 按照公文来源 外发公文 本机关对外发文 收来公文 外机关向本机关发文 内部公文 本机关拟定 三种同时存在 四川大学 发文 给锦城学院 收文 去文 五 公文的格式 文头部分中间部分 行文部分文尾部分 公文版头发文字号秘密等级紧急程度签发人 标题主送机关正文附件成文日期印章附注 抄送机关印发机关印发时间印刷份数 注意 文头横线 红色反线 党内文件间隔线中间有红色五星标志 行政机关文件则无 发文机关标识 公文版头 又称文件名称 发文机关全称或规范化简称 文件 全称 规范化简称 中华人民共和国中央委员会 中共中央中华人民共和国国务院 国务院 发文字号 发文字号是指公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号 组成 发文机关代字 年份 序号组成例 国务院文件 国发 2009 3号 国发 是发文机关代字 2009 是发文年份 3号 为文件序号 表明这份文件是国务院在2009年度制发的第3号文件 秘密等级和保密期限 简称密级 绝密 机密 秘密一般用3号黑体字 顶格标识在版心左上角第二行 两字之间空1字如需同时标识秘密等级和保密期限 用3号黑体字 顶格标识在版心左上角第二行 秘密等级各保密期限之间用 隔开 如机密 5年 签发人 上报的公文需标识签发人姓名 平行排列于发文字号右侧联合行文的所有单位批准该文发出的负责人都要签名签发人 可以由主要负责人 指单位正职或主持工作的负责人 签发 分管负责人签发 办公厅 室 主任根据授权签发 一般在原稿上签注 主体 行文 格式 一 公文标题1 发文机关名称 事由 文种2 事由 文种3 文种例如 国务院关于加快供销合作社改革发展的若干意见 海南省XX学院关于前往川大锦城学院参观的函 公告 公文标题除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点 二 主送机关 公文的受理机关 俗称 抬头 或 上款 左侧顶格3号仿宋体 写在标题之下空一行 主送机关的表现形式 一是全称 如 山西省人民政府 二是规范化简称 如 中共中央 三是统称 一般用于下行文 如 各省 自治区 直辖市人民政府 国务院各部委 各直属机构 除领导人特别交办的事项 公文一般不主送领导者个人 三 正文 事由 事项 结尾 公文中最重要的部分 表达具体事项和要求 四 附件 附件是指和公文正文相关的附属材料 在正文之后 起说明 注释 补充的作用 分成两种 1 证实公文正文内容的材料 如历史材料 证明人材料2 公文要传达的相关文件 特指随文发布的其他相关材料 公文生效标识 1 单一行文的印章印章应端正居中 下压成文时间 下套方式 中套方式 2 联合行文印章3 联合行文需加盖三个以上印章 附注 公文需要说明和注意的其他事项 如说明公文的传达范围 说明引文的出处 解释名词术语 1 附件是公文主体不可分割的一部分 附注是对公文的说明和解释 2 附件在正文之后 成文日期之前 空两格标 附件 冒号 附件名称 如果附件有多个 在附件名称前加阿拉伯数字序号 附注放在成文日期之后 一般加括号 如请示中 联系人 联系电话等 此件发至 级 等等 三 文尾 版记 格式 包含 抄送机关 印发机关和印发时间 印刷份数 版记中的反线 版记中的反线 版记中各要素下均加一条反线 宽度同版心 红色反线是在发文字号之下4mm处用与版心同宽 156mm 的红色横时限标示 通常约在首页上部1 3处 特殊情况可下移 版记部分的线并不是红线 是实横线 位于文尾 上行文公文版式 下行文版式 古代文献中的精辟见解 曹丕 典论 论文 盖文章 经国之大业 不朽之盛事 年寿有时而尽 荣乐止乎其身 二者必至之常期 未若文章之无穷 刘勰 文心雕龙 章 表 奏 议 经国之枢机 艺文之末品 而政事之先务 文心雕龙 集古代文论关于公文文种分类之大成 是中国古代公文写作研究领域的拓荒之作 公文的产生与发展 从铁矿的冶炼开始 并由于文字的发明一起应用于文献记录而过渡到文明时代 恩格斯 家庭 私有制和国家的起源 公文属于一定的历史范畴 是一种社会现象 是人类社会实践活动的产物 它随着阶级和国家的出现而产生 作为国家机器的重要工具 具有鲜明的社会性和阶级性 中国古代文献中有关 公文 一词的早期记载 三国志 魏书 赵俨传 引荀彧 y 复赵俨书曰 公文下乡 绵绢悉以还民 后汉书 刘陶传 今张角党不可胜计 州郡忌讳 不欲闻之 但更相告语 莫肯公文 一般认为 公文 一词出现在古代文献之中 当推晋陈寿撰 三国志 和南朝宋范晔撰 后汉书 注 三国志 所记为汉献帝建安 192 219 初年之事 后汉书 所记为汉灵帝光和年间 178 183 之事 公文起源于殷商时期 上古结绳而治 后世圣人易之书契 百官以治 万民以察 周易 系辞 人类有政治之组织 即有法令 有文字之法令 即有公牍 公文者 为意思表示于一定程式之文书也 凡文字表示意思 不得称之为公文 必依一定之程式 所制成之文书 始得谓之公文 徐望之 公牍通论 商代后期的甲骨文书已经具有公文的基本特点 甲骨文书是书刻在甲骨上的商代后期王室占卜活动的记录文字 即 甲骨卜辞 从其制作程序 体式结构及记载的内容来看 说明它已经具有公文文书的基本特点 尚书 是我国最早的公文总集 尚书 亦称 书经 是战国以前流传下来的一批古代历史文献的记录 其中收集了虞 夏 商 周四个朝代的公文 并将文体划分为典 谟 训 诰 誓 命六种 共计100篇 现仅存28篇 绝大部分是当时统治者对臣下发布的文告 典 发也 三代之前之公文书曰典 故 尚书 有 尧典 舜典 谟 为臣下谋议之词 后世公文无此名称 训 凡君教其民或以上戒下之词 均称训 诰 谓以文言告晓之也 誓 制也 以拘制之也 命 使也 令也 刘勰 古者王言 若轩辕唐虞 同称为命 至三代始兼诰誓而语之 秦汉时期是我国封建社会文书工作的确立时期 秦代出现了 书 奏 是我国最早的上行文 如李斯的 谏逐客书 书者 舒也 布其言而陈其简牍也 奏者 进也 情进于上之谓 秦初改书为奏 遂为人臣尚书于君主之专用文书 而文不可见 汉世始多用之 由是以迄至于清 代沿其用 民国成立始废 封建社会公文文种划分情况 上行文奏 秦 牒 申 启 呈 章 表 状 文册 揭贴等一二十种下行文令 秦 制 诏 策 教 册 谕 符 檄 旨等一二十种平行文刺 咨 关 照会等数种 辛亥革命后公文发生重大变革 1912年南京临时政府内务部发布大总统令 颁发了 公文程式 规定行用公文分为 令 咨 呈 示 状 五种在北洋军阀和国民党政府统治时期 多次对文书工作进行改革 增加了一些文种 语体由文言文发展为半文半白 并规定公文必须使用标点符号 中国共产党早期的文书工作 1923年4月毛泽东担任中央秘书 负责起草公文 处理文件 会议记录以及保管档案等工作1931年2月 周恩来邀请瞿秋白草拟了中央秘书处 文件处置办法 办法 末尾 周 瞿加了一个总注 如可能 当然最理想的是每件二份 一份存阅 备调阅 即归还 一份入库 备交将来 我们天下 之党史委员会 中央文库 中央文库保存的文件有104包 共计15000多份珍贵文件和资料文件分为 中央文件类 苏区文件类 红军文件类和地方文件类中央文件类1921年党的一大文件 1928年至1930年中央政治局一百多次会议记录