HD01办公室管理制度.doc

文件编号HD-ZD008浙江亨达光学有限公司内部文件密 级机 密文件名办公室制度制文时间2011-4-01生效时间2011-4-01制文单位行政人事部审 核核 准1.目的：为了维护良好的办公秩序，特制订此办法。2.范围：适合于本公司所有办公场所的管理工作。3.职责：行政部负责本制度的制定及维护、实施及监督。4.内容：4.1办公场所环境管理4.1.1每日上班时间，未使用空调时，公司办公场所的窗户应打开，以保持空气流通；使用空调时应将窗户关闭。下班时最后离开人员应注意关窗锁门，关闭办公用电设备。4.1.2值班员在每日所有员工下班后，应及时检查各部门是否关窗锁门、关闭用电设备等。4.1.3各办公室钥匙保管人员须妥善保管钥匙。非办公室人员在非办公时间不得进入办公室，遇特殊情况须向办公室相关负责人报告，经批准后方可进入。4.1.4非专职人员，不得操作非己用电脑及相关设备，以免造成设备损坏、资料丢失等。4.1.5下雨时，雨具应存放在指定处，一律不得带入办公场所。各部门应立即关闭窗户，以防雨水进入办公场所。4.1.6日照轻微时，办公场所的卷帘窗应卷起至统一的高度；日晒严重时，所有的卷帘窗应放下。4.1.7上班时间办公场所应开灯，保持室内光线明亮；下班时各部门应关闭电灯、电脑等所有电源，由行政部负责监督。4.1.8禁带食品进公司和在公司非吸烟区吸烟。每位员工应注意清洁、整理个人办公区域，并保持桌面的卫生及整齐。每天下班前将个人的办公椅、办公用品、文件放置适合的位置，做好本部门办公区域“6S”工作。4.2办公场所秩序管理4.2.1员工工作行为规范4.2.2员工应秩序井然地在各自的岗位上工作，不得随意串岗、闲聊、做与工作无关的事。在办公场所应保持正常行走，即使工作繁忙，也不要采用奔跑，以免给人造成混乱印象。4.2.3每位员工都应注意自己的工作礼仪，着装整洁、坐姿端正，办公场所不得有大声喧哗等行为。如需讨论工作，应采用电话联系或走到相关人员身边，不得远距离高声谈话，需较长时间沟通者，可到会议室等场所进行。4.2.4妥善保管文件资料、办公文具，电脑专人使用，须设置开机密码，不得随意泄露密码，不得转借他人使用(详见公司信息管理制度)。.2.5办公场使用电话尽量不用免提功能，以免影响他人办公。禁止利用公司电话拨打私人电话。4.2.6各人应及时接起自己的来电，并注意礼貌用语(详见公司礼仪制度),避免让电话铃声长时间持续。通话时应简洁明快,长话短说。如遇本部门其他人员的电话响而无人在时，应主动接听。4.2.7若遇他人来电错打到自己电话上时，请主动告知应接听者。4.2.8各人打印的文件、传真的资料应及时收取，节约用纸，禁止打印、传真与工作无关的资料，爱惜打印、传真设备，设备故障时由专人维修。4.2.9办公室人员上下班应相互礼貌招呼,工作状态要保持良好,同事间应多沟通协调、和睦相处。禁止传播小道消息、消极思想、公司机密和搬弄是非。4.3来访人员接待管理4.3.1前台须向相关人员求得证实后方可引领来访者到指定区域,热情请坐、主动端茶送水。4.3.2各部门接待来访人员尽量选择在接待室或会议室，如在自己办公区域接待，应注意轻声谈话，不要打扰他人办公。客人参观公司须经理级以上领导批准。4.3.3遇有贵宾到来，前台工作人员应面带微笑起立迎接，并致以适当的欢迎用语。贵宾进入接待室后，应由专人安排饮料或茶水、点心等进行招待。4.4节约资源管理 4.4.1 节约用水，用水后应随手关好水龙头，发现供水设备损坏漏水时，应通知有关人员尽快修复； 4.4.2 节约使用纸张，养成正反两面使用纸张的习惯。充分利用本部局域网传递相关信息，减少纸张用量。按需打印、复印文件、资料，尽量减少多余份数； 4.4.3节约用电，室外温度在28以上时可开启空调，少量员工加班时，原则上不允许开空调。人员外出时，应随手关闭本室的空调及其它用电设备。自然光线充足时，尽量不使用人工照明；4.5监督管理行政部负责对办公场所进行检查、监督，并将结果记录于办公室日常规范管