005《档案管理制度》.docVIP

005档案管理制度 根据中华人民共和国档案法和档案管理的有关国家规定，制定本办法。 1.2各子公司档案管理人员业务上由东赢交通直属管理，其他工作事务听从各分子公司行政部门领导或公司经理（未设档案管理岗位的公司）安排。 1.3东赢交通的档案管理工作实行统一制度、统一标准、统一领导、逐级管理的原则；1.3.1东赢集团交通事业部行政人事部经理统筹负责东赢交通其及下属各公司的档案管理工作中的监督管理工作；负责东赢交通档案管理业务工作的指导、培训和统筹监管，东赢交通对外公文由行政人事部设（兼职）档案管理员负责归档、；1.3.2东赢交通档案管理员负责东赢交通公司本部档案管理的日常工作，接受东赢交通行政人事部经理的指导、监督，各下属分公司档案资料管理人员负责本公司内的档案管理工作，接受东赢交通行政人事部经理及本公司分管领导的监督和管理；1.3.3为确保公司档案工作的健康有效运行。 各公司各部门根据各自的职能分工和职责范围负责本公司、本部门业务范围内的文件资料的收集、借阅和归档管理；1.4东赢集团交通事业部和各分子公司，有条件的情况下必须设立专门的档案存放室存放档案，未设立档案室的单位，应建立统一规范的铁皮文件柜存放档案。 档案存放室的钥匙由档案管理员掌握，除档案管理员本人及监察人员（东赢交通行政人事部经理或指派的监察人员）外，任何人不得进入档案存放室。 2档案材料的类别2.1文书类档案2.1.1安全管理类文本档案；2.1.2经营管理类文本档案；2.1.3行政人事类文本档案；2.1.4财务管理类文本档案；2.1.5法律事务类往来文书；2.2合同类档案2.2.1内部管理类合同档案；2.2.2外购外销合同档案；2.3电子类档案2.3.1OA系统信息存档；2.3.2NC系统信息存档；2.3.3ERP企业管理信息（车管系统）；2.3.4单机版电子文件、文本、表格和资料的存档；2.3.5光盘存储信息存档。 3档案材料的归档范围3.1归档范围凡反映本公司工作活动、节点和流程，具有参考和实用价值的各类证照、文件、图表、信函、音像和影像资料、光盘资料、样品等不同载体的材料均属归档范围。 3.1.1文书档案公司设立、变更、分立、合并等信息资料；公司规章制度、红头文件；会议记录、会议纪要；公司及各部门的年度工作计划、总结、年度经营计划、每月的报表、审计报告；各种协议、合同；项目发展方案、设计图纸、各种批复批文、经营许可证；固定资产产品说明书、技术资料等具有法律效力及参考价值的文书资料；3.1.2会计档案各种原始凭证、会计凭证、账簿、报表，以及根据会计法和会计原则的要求，需要存档的各类资料；3.1.3人事档案应聘登记表、员工履历、各种证照复印件（身份证、学历证、学位证、职称证、上岗证、户口本、健康证）、劳动合同、转正定级表、薪酬确认书、奖惩记录、培训记录、员工异动记录等；3.1.4证照档案工商类证件、税务类证件、行业管理部门要求办理的各类许可证及其它特殊许可证照；3.1.5音像档案公司会议、培训、文化活动、安全保卫、责任事故等的图片和影像资料；3.1.6其它档案各种获奖证书、奖杯、奖牌、锦旗等；各类需要存档的物品或样品。 4归档时间4.1文书档案一个业务周期完毕后，应在完毕后10天内及时并编号存档，每年年底应统计汇编成档案目录。 但音像和图片资料等档案，业务周期完毕后3天内形成电子文档，上交交通事业部行政人事部保管，（照片要用文字说明事由、时间、地点、人物、背景、摄影者）照片同底片一齐归档。 4.2以公司名义签发的各类报告、申请、工作联系函、会议纪要、往来函件均在收（发）当日交档案室归档备查；4.3各类法律文件、往来法律信函取回后，应在当日登记存档。 4.4会计档案按集团下发的财务档案管理要求执行。 5归档质量5.1案卷质量总的要求是“一事一档，袋文配套”；5.2归档的文件材料详细信息应标注在档案袋封面；5.3归档的文件材料中，应包含文件的正本与附件全套资料；5.4卷内文件材料书写字迹要工整、图样整洁、线条清晰并区别不同情况进行排列，即批复在前，请示在后；正本在前，附件在后；印件在前，定稿在后；文字在前，图纸在后；案件结论、决定、判决性文件在前，依据材料等在后；5.5每一宗卷不宜过薄或过厚，一般以厚15mm左右为宜，超过30mm的可另行装袋保存，但必须与前一卷宗统一编号；5.6卷内文件材料均按有书写内容的页面编写页号，每卷页号从“1”开始，一卷一个序号。 页号编写位置统一在文件材料在右上角写页号；5.7有关卷内文件材料的情况阐明，都应逐项填写在备考表内，并注明存档日期与时间，存档人和部门等信息；5.8卷宗封皮，应按规定逐项填写，档案名称要简明，与实际发生事件一致，与卷内文件信息一致。 6档案材料的保管期限6.1保管期限划分1）短期保管，保管期限自登记之日起满1年；2）中期保管，保管期限自登记之日起满3年；2）长期保管，保管期限自登记之日起满10年；3）永久保管，无限期保管。 6.2属于永久保存的档案类别6.2.1上级单位的文件材料6.2.1.1上级单位召开的需要贯彻执行的主要文件材料；6.2.1.2上级单位颁发的属于本公司主管业务并要执行的文件以及普发的，非本公司主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；6.2.1.3上级单位领导来本公司视察、检查工作时的重要批示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等资料；6.2.1.4报刊、杂志上有关本公司的新闻报道；6.2.2本公司的文件材料6.2.2.1本公司召开的各种会议的全套文件资料、声像材料；6.2.2.2本公司的请示与上级机关的批复，下属部门的请示与本公司的批复文件；6.2.2.3本公司及其内部组织主要职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；6.2.2.4反映本公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料；6.2.2.5本公司检查下属部门工作，调查研究形成的重要文件材料；6.2.2.6本公司各种计划、规划、控制数字的文件材料；6.2.2.7本公司重要的来信、领导的批示和处理中形成的记录、调查报告、处理报告等。 本公司领导人公务活动形成的重要信件、传真、电话记录；从外单位带回的与本公司有关的未经文书处理登记的文件材料；6.2.2.8本公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印章及其组织简单，人员编制等文件材料；6.2.2.9本公司的财产、物资、档案等交接凭证、清册；6.2.2.10公司制订的工作条例、章程、制度等文件资料；6.2.2.11本公司的经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料；6.2.2.12干部任免、调配、培训、聘任、录用、转正、以及干部奖惩等文件材料；6.2.2.13公司的组织沿革、大事记、年鉴、反映本公司重要活动的剪报、声像材料，荣誉证书，有纪念意义的凭证性实物和展览照片、录音、录像等文件材料。 本公司荣获各级荣誉称号的个人和东赢交通的事迹材料；6.3属于长期保存的文档资料6.3.1同级单位和非隶属单位的文件材料；6.3.2同级单位和非隶属单位颁发的非本公司主管业务但需要执行的法规性文件；6.3.3有关业务机关对本公司工作检查形成的重要文件；6.3.4同级单位和非隶属单位与本公司联系、协商工作的重要来往文件；6.3.5属公司报送的重要工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务决算等文件材料；6.3.6各部门报送的法规性备案文件。 6.4属中短期保存材料6.4.1来往文书，通知、调查文件、参考文件；6.4.2住址、姓名变更通知；6.4.3公司规定日报、月报。 6.5不归档文件材料范围（不需，但应放在固定位置作为短期保存，不得擅自销毁）6.5.1上级单位的文件材料）6.5.1上级单位的文件材料6.5.1.1上级单位任免、奖惩非本单位工作人员的文件，以供参阅、不办的文件材料；6.5.1.2上级单位以供工作参考的抄件；6.5.1.3上级单位征求意见未定稿的文件；6.5.2本公司的文件材料6.5.2.1已重份文件；6.5.2.2无查考利用价值的事务性、临时性文件；6.5.2.3未经会议讨论，未经领导审阅，签发的未生效的文件、一般性文件的历次修改稿、铅印文件的各次校对稿；6.5.2.4正式文件上摘录的供工作参阅的非证明材料；6.5.2.5为参考目的从各方面收集的文件材料；6.5.2.6同级单位和隶属单位的文件材料6.5.2.7参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；6.5.2.8非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料；6.5.2.9各部门的文件材料6.5.2.10各部门送来参阅的简报、情况反映，不应抄报或不必备案的文件材料；6.5.2.11各部门抄报备案的一般性文件材料。 7档案管理人员岗位职责7.1档案管理执行责任负责制管理方式，责任人对其所属地、所属管理范围内因工作产生档案的真实性、规范性和存续性负责；7.2忠于职守，遵守纪律，增强档案管理意识，不断提高业务水平和工作能力；7.3严格执行公司保密制度，在实际执行过程中对档案管理的各项规章制度提出意见建议，保护档案的完整与安全；7.4接收和管理本公司各种类别和载体的档案，编制检索工具，汇编档案资料，采用多种形式主动做好档案的分类、统计和分析工作；7.5搞好档案管理，落实“八防”措施（防火、防盗、防尘、防光、防虫、防潮、防污染、防有害生物），确保档案的安全，对档案室所存资料进行定期清洁和检查，对有破损档案资料进行及时增补及修复，定期核对清点档案，做到“帐实相符”；7.6办理领导交办或其它部门交办的档案管理业务工作。 8档案的交接制度8.1凡属于本公司立卷归档的文件材料，按档案法规定，应及时交公司行政人事部文书处理人员统一立卷，任何部门或个人不得擅自保存，所有档案移交均须填写档案交接表，交接双方签字确认；（附件档案（文件）交接表）8.2建设工程档案，应由专业人员按规定进行，形成的案卷经档案人员检查合格后，移交给东赢交通行政人事部统一保管；8.3东赢交通各部门及子公司办理完毕的文件、资料应收集齐全、完成准确。 定期造具移交目录并移交到东赢交通行政人事部。 档案属东赢交通贵重财富，任何人不得据为已有或交于他人；8.4会计（财务）档案由财务人员负责立卷。 工程档案由工程资料管理人员管理。 待工程竣工验收后向东赢交通行政人事部移交；8.5移交的资料和图表如有不齐或破损，应补齐修复后才可办理交接手续；8.6档案管理人员工作变动时，应将档案数量、保管情况和有关问题写出文字说明材料，交接双方按照移交清册逐一清点，办妥交接手续后，有关人员方能调（变）动工作。 9档案的借阅制度9.1保存的各种门类载体的档案应为领导决策和本公司各项工作服务；9.2因工作需要借阅档案者，其借阅内容限于其本人工作范围所形成的档案材料，如借阅超出其本人工作范围的档案，须按照规定程序办理借（查）阅手续9.2.1普通档案借（查）阅，由借阅人填写档案借（查）阅申请表，经其部门负责人同意，行政人事部负责人审核，档案管理员填写档案借阅登记表，提供档案借阅、查询；9.2.2重要档案与机密档案借（查）阅；9.2.3重要档案与机密档案包括公司注册或变更时的章程、董事会决议、股东会决议、任命文件、验资报告、股份转让协议、承诺书等；所有员工的人事档案、薪资档案、劳动合同；所有的经济合同、协议、备忘、意向书；担保书、承诺书及重要经济往来函件；主管部门批复；公司各种经营证照；项目报建相关证照、批复；重要的会议纪要；财务报表；重要的财务凭证；重要的绩效考评表；员工投诉、举报信；员工提案；重要的谈话记录；以及公司领导特别指定的重要文件等；9.2.4重要及机密档案的借（查）阅只提供电子扫描件或复印件，确需借（查）阅原件者，须在档案借（查）阅申请表中注明，并说明原因，经分管领导、董事长签字同意后，档案保管员提供原件，否则一律提供复印件。 9.3非借阅人工作范围所形成的上述重要档案材料，借阅人必须填写档案借（查）阅申请表，经所在部门负责人同意，行政人事部负责人审核，分管领导签字批准后，档案管理员方提供复印件借（查）阅，并作好登记；9.3.1非本公司人员借阅档案，必须持有介绍信，说明利用目的，经行政人事部负责人及分管领导同意后方可借阅介绍信中指定的内容；9.3.2经领导同意确需借阅档案原件者，档案管理人员必须进行监查，确保借阅过程的规范、保密，档案的完好无损；9.3.3借阅档案者须严格执行档案法中有关规定，严禁对档案材料进行涂改、勾画、圈点、抽页、拆毁、折角、剪截、增删和擅自摘抄，不得沾水或口沫翻阅档案，不得遗失，如发现有上述行为，档案管理人员须及时制止，并视情节轻重追究借阅者法律责任；9.4档案材料一般不得借出，特殊情况需要借出的，必须由使用部门负责人签字并说明用途，经分管领导、董事长签字同意后，办理借出手续，普通档案借出时间不得超过一周，重要档案借出时间不得超过两天。 凡借出时间超出规定时间的，必须经总裁签字同意；9.5任何原因造成的档案资料遗失、涂改、勾画、增删、抽页、损毁的，公司都应按程序调查，明确落实责任人，一经查实，视为严重违反公司制度，公司将按照相关法律法规，视情节轻重给予警告处分直至终止劳动合同，解除劳动关系，且不给予任何经济补偿。 若因档案遗失、涂改、勾画、增删、抽页、损毁及其它违反档案管理规定造成经济损失的，公司并将追究责任人法律责任。 10档案保管及销毁制度10.1任何单位和个人不得擅自销毁公司档案；10.2档案管理人员对库存档案资料经常清点、定期检查，发现档案有破损或字迹退变，要积极采取措施裱糊和复制，确保档案不受损失；10.3存放期满的档案，根据保管期限表，要进行价值鉴定，准确判断是否继续保存或销毁10.4鉴定工作由行政人事部部长或相关领导及专人鉴定，要求准确、不错留不销毁；10.5凡属秘密级以上的档案销毁须经董事长批准后方可销毁，并派专人监销，秘密级档案须分管领导任批准后方可销毁。 销毁档案应谨慎从事。 本着销毁从严、保存从宽的原则进行，销毁前须造册登记。 10.6公司档案借出后，在办理报建、审批或抵押过程中，如无法归还，应将接收档案部门的文字依据交给档案室抵消借条；特殊情况无文字依据的，应由其主管领导签署证明抵消借条；10.7作废的合同人事行政部通知合同发放部门收回，并组织鉴定和销毁。 其记录留公司档案室存档。 11档案的保密制度11.1认真执行保密法，明确档案保密范围，严守保密纪律；11.2不准在私人交往和通讯（信）中泄露属于本公司秘密的档案资料内容；11.3不得擅自提供、翻印复制、抄录、携带、销毁属于本公司秘密的档案资料，严禁将档案、资料带至公共场所，携带回家或传递；11.4任何部门或个人，未经档案部门允许，不得在公开的报刊书籍、展览、广播、录像上公布档案内容；11.5定期检查档案保管、保密情况，发现问题及时请示汇报，不隐瞒泄密事故；11.6擅自对公司重要档案进行扫描、复印，以及未经许可公布公司保密制度所规定的秘密、机密、绝密及重要档案内容的，视为严重违反公司管理制度，公司可按照相关法律法规予以终止劳动合同，解除劳动关系，并不给予任何经济补偿。 附件一档案卷内目录表附件二档案借（查）阅登记表附件三档案借（查）阅申请表附件四档案（文件）交接表附件五档案柜编号表档案管理用表格附件一档案卷内目录表序号发文单位文号文件标题或事由时间页号备注序号发文单位文