办事处主管EXCEL操作手册(PPT 45页).ppt

使用手册时间 2008年9月9日 2 目录 Powerpoint简介Powerpoint基本操作Excel简介Excel基本操作 3 1 1powerpoint界面介绍 菜单栏 工作区 预览区 工具栏 PPT的菜单栏和工具栏与WORD EXCEL类似 再次就不再赘述 4 目录 Powerpoint简介Powerpoint基本操作Excel简介Excel基本操作 5 Powerpoint基本操作 幻灯片基本的操作文本的编辑图片的插入表格的操作图表的操作幻灯片设置 6 2 1幻灯片基本的操作 那么现在我们就开始制作一个简单的PPT吧 PPT也称为幻灯片 就是将纯文本的表述运用表格和图表的形式呈现出来 具有简单易懂 呈现力强等优点 而PPT制作者就是运用工具在模板上编辑必要的信息进行实现 我们所要做的工作就是在这一张张幻灯片上编辑信息 然后连续播放 7 2 1幻灯片基本的操作 首先我们从幻灯片的新建开始 新建幻灯片插入方式有两种 1 在菜单栏中选择 插入 新幻灯片 2 将鼠标移动到预览区 右击鼠标 选择新幻灯片进行插入操作 8 2 1幻灯片基本的操作 值得注意的是在预览区的幻灯片可以进行上下拖拽 这样可以进行幻灯片播放次序的调整 我们还可以对内容相似的幻灯片进行复制 方法如下 选中要复制的幻灯片 然后右击选择复制 在要插入的地方再右击粘贴 这样幻灯片就实现了复制操作 当然在菜单栏的编辑菜单下也可以实现这个功能 9 2 1幻灯片基本的操作 制作标题幻灯片在空白的标题幻灯片中 有用虚线方框围起来的区域 里面有相关提示文字 这就是所谓的文本预留区 在文本预留区上单击 或双击 鼠标 便激活该区域 就可以往里面输入文本 添加图标活其它构件 建立标题幻灯片标题的方法 1 单击该预留区以激活它 2 在该预留区里输入文本做标题 3 在列表框区单击 然后输入副标题 这样标题幻灯片的主标题和副标题便做好 点击预留区外区域 便可以看到 10 2 2文本的编辑 幻灯片中的内容可以包括文字 图片 表格 透视图等 其中文字的编辑是最常用的 PPT不能像word一样直接编辑文字 需要放在文本框里进行编辑 所以我们首先要插入一个文本框 在文本框中进行文字的编辑 具体操作如下 菜单栏中 插入 文本框其中文本框有水平和垂直两种 分别实现文字的水平和垂直编辑功能 我们可以在文本框中编辑文字 更改文字的格式 文本框的特点是可以在幻灯片上任意拖拽 实现不同的目的 11 2 3图片的插入 PPT最大的特点就是图形并茂 文字的叙述加上形象的图片可以达到意想不到的效果 图片的插入方法为 菜单栏 插入 图片 来自文件夹 选择图片目录 单击添加即可插入选定图片 插入到幻灯片上的图片我们可以对其进行格式的修改 也可以对图片进行拖拽 将图片拖拽到制定位置 当然我们也可以在PPT中插入声音和FALSH动画 由于并不常用 再次就不再讲述 12 2 4表格的操作 另外我们还可以在幻灯片中插入表格 表格的插入方式为 菜单栏 插入 表格 输入要插入的行和列的数目 表格就建立了 我们可以在表格中编辑信息 这就是根据需求插入的表格 我们可以在表格中编辑信息 同时表格也支持拖拽功能 可以把表格拖拽到幻灯片的任意地方 13 2 4表格的操作 我们也可以把现有的表格复制到幻灯片中 比如把word中的表格复制到幻灯片中 在word中选中表格右击复制 在幻灯片上右击粘贴 这样就实现了word中表格的复制 注意 表格复制一定不可以复制到文本框中 否则只是复制了表格的文本 首先在word中选中表格 进行复制 然后在幻灯片中粘贴表格 14 2 5图表的操作 Powerpoint还可以实现图表的插入和编辑 图表可以把单调的数据进行整合 运用图形来表达出数据的关系 图表的插入方法为 插入 图标 这样我们就进入到图表的编辑界面 图表是由两部分组成 数据表和透视图 图表 数据表 透视图 通过数据分析 15 2 5图表的操作 我们可以通过对数据表进行编辑 从而改变图标的显示 例如下图所示 16 2 5图表的操作 同时我们也可以改变透视图的显示方式 通过选择一种合适的显示方式 这样可以使图表更有说服力 更能表达数字信息的含义 首先我们插入一个图表 然后双击图标 进入编辑界面 右击图表 选择图标格式进行图表格式的选择 17 2 5图表的操作 我们可以根据不同的需求对图表的样式进行选择 18 2 6模板更改和使用 幻灯片模板是一个固定的样式 例如本幻灯片的模板 右上方是青岛啤酒的LOGO 下方是欢动的标志 不同的模板体现的主题是不同的 为了达到预期的效果 模板的选择也是至关重要的 Powerpoint自带了许多模板 我们也可以自己制作自定义模板进行使用 模板的更改步骤如下 菜单 格式 幻灯片设计 19 2 6模板更改和使用 然后在右侧会出现幻灯片设计 我们可以选择合适的主题 双击主题进行应用 20 2 6模板更改和使用 同样也可以自定义模板 在幻灯片设计左下方有一个浏览 点击浏览 选择自定义模板路径 然后点击应用 21 目录 Powerpoint简介Powerpoint基本操作Excel简介Excel基本操作 22 三 Excel简介 菜单栏 工具栏 工作区 工作表 列标 行标 23 目录 Powerpoint简介Powerpoint基本操作Excel简介Excel基本操作 24 四 Excel基本操作 单元格的基本操作公式使用操作数据基本操作图表的操作 25 4 1 1excel数据输入 建立一个新的Excel文件之后 便可进行数据的输入操作 Excel中以单元格为单位进行数据的输入操作 一般用上下左右光标键 Tab键或用鼠标选种某一单元格 然后输入数据 对单元格的操作主要有两种方式 1 选中某一个单元格 单击单元格进行数据输入 2 在编辑框中进行单元格的编辑 当前选定的单元格 编辑框 26 4 1 1excel数据输入 单元格可以实现快速复制功能 例如先用鼠标选中A1单元格 然后缓慢移动鼠标到A1单元格的右下角 当鼠标的形状变为黑色实心 十 字形之后 以后称之为 添充柄 拖动鼠标到A2单元格 然后放开鼠标 则A1的数据就复制到A2单元格了 如图所示 27 4 1 2excel单元格属性设置 单元格属性设置 右击单元格 选择设置单元格格式 进入单元格格式设置窗口 设置单元格数据格式 28 4 1 2excel单元格属性设置 设置单元格数据的对齐方式 设置单元格文本的方向 对单元格文本进行控制 29 4 1 2excel单元格属性设置 单元格的合并 选中要合并的单元格 右击选择设置单元格格式 在对齐里选中合并单元格 单元格合并成功 思考 合并后的单元格如何拆分呢 30 4 1 2excel单元格属性设置 单元格边框设置 设置单元格边框 选择单元格边框线条样式 31 4 1 2excel单元格属性设置 例如我们想对单元格进行边框操作 步骤如下 首先我们选中要进行操作的单元格 然后右击选择设置单元格格式 选择边框 点击外边框 注意预览框中的变化 点此处选择内边框 注意预览框的变化 我们也可以直接点击预览框的边框进行操作 这样我们便实现了对单元格边框的操作 32 4 2公式使用操作 Excel可以使用公式对单元格进行各种数据处理 并且提供了大量的公式 我们可以点击编辑框左侧的按钮调用公式编辑器 点此按钮 调出公式编辑器 选择函数类别 选择函数名称 33 4 2公式使用操作 我们举一个简单的例子 将A1 B1 C1 D1 E1 F1数值进行相加 结果放入H1中 然后选中H1单元格 并调出公式编辑器 选择SUM求和公式 也可以输入SUM 点击转到 点击确定后出现公式编辑 再点此按钮 进行要进行公式运算的数值区域 选中区域后点击确定 这样即实现了简单的求和功能 34 4 2公式使用操作 当然 这只是一个最简单的例子 Excel提供了完整的算术运算符 如 加 减 乘 除 百分比 指数 和丰富的函数 如SUM 求和 CORREL 求相关系数 STDEV 求标准差 等 供用户对数据执行各种形式的计算操作 在Excel帮助文件中可以查到各类算术运算符和函数的完整使用说明 我们也可以在网站上搜索每个函数的用法 进行实际操作 35 4 3基本数据操作 普通单元格指的是非公式的单元格 普通单元格的复制 一般可以按如下步骤进行 拖动鼠标选定待复制的区域 选定之后该区域变为黑色 Excel可以进行整行 整列或整个表格的选定操作 例如 如果要选定表格的第一列 可直接用鼠标单击列标 A 如果要选定表格的第一行 可直接用鼠标单击行标 1 如果要选定整个表格 可直接点击全选按扭 选定完区域之后 用鼠标右击该区域 选择 复制 将区域内容复制到粘贴版之中 可以发现该区域已被虚线包围 用鼠标右击目标区域 选择 粘贴 则单元格区域的复制即告完成 36 4 3基本数据操作 公式单元格的复制 一般可分为两种 一种是值复制 一种是公式复制 值复制指的是只复制公式的计算结果到目标区域 公式复制指的是仅复制公式本身到目标区域 下面对它们的操作步骤分别予以说明 37 4 3基本数据操作 值复制 拖动鼠标选定待复制区域 用鼠标右击选定区域 选择 复制 选项 用鼠标右击目标区域 再单击 选择性粘贴 子菜单 出现复制选项 选定 数值 选项 然后用鼠标单击 确定 按扭 则公式的值复制即告完成 公式复制 操作类似于值复制 使用 选择性粘贴 后 选择 公式 选项 点击 确定 按钮即可完成 38 4 3基本数据操作 数据排序 EXCEL中整理的数据往往比较凌乱 我们可以根据自己的需求对数据进行排序 易于观察和使用 排序的主要方法是 菜单栏 数据 排序 39 4 3基本数据操作 排序的演示过程 选中要排序的数据区域 选择要排序的关键字 选择要排序的次关键字 选择要排序的第三关键字 选择排序的类型 是升序还是降序 点确定 即可进行数据的排序 40 4 3基本数据操作 数据的筛选 EXCEL中可以对数据信息进行条件筛选 这样可以大大的提高数据的可读性 提高工作效率 数据筛选的意思就是数据按照拟定条件进行显示和操作 举个例子 泰安办事处下导出终端路线卡 我们想看一下一号定格下的终端信息 而导出的路线卡是显示全部的信息 怎样只显示一号定格下的信息呢 41 4 3基本数据操作 步骤如下 这时 我们发现在首行中每列都出现了一个下拉按钮 点开定格的下拉菜单 我们可以看到整个工作表中所有定格的信息 我们要显示一号定格的信息 所以我们选择一号定格 我们可以看到 数据都是属于一号定格的 当然 我们可以进行组合使用 通过不同条件的筛选限制 我们可以得出自己想要的数据 而屏蔽其他无效数据 42 4 4图表的操作 Excel中大量的数据 我们可以进行运用图表的形式进行呈现 具体方法如下 选中要插入视图的数据区域 选择插入 图表 按照不同的需求选择不同的图表类型以及子图表类型 按照不同的需求选择不同的图表类型以及子图表类型 点击下一步 我们也可以在此处进行数据区域的选择 点击下一步 对图标的标注进行修改 对图标的标注进行修改 对图表的标注进行修改 进行图表格式的不同设置 点击下一步 新建一个工作表 然后插入图标 在已有的