档案管理体系2015.doc

龙川至怀集公路连平至英德段TJ21合同段项目部 质量保证体系广东省龙川至怀集公路连平至英德段TJ21合同段档案管理体系湖北省路桥集团有限公司广东省龙川至怀集公路连平至英德段TJ21合同段项目经理部2015年11月2龙川至怀集公路连平至英德段TJ21合同段项目部 档案管理体系目 录总则1管理体系制定依据.2本管理体系适用范围 .3管理体系3各部门档案资料范围和要求4实施要求5奖罚制度6保管组卷和交付7施工资料管理制度7湖北省路桥集团有限公司总则为规范广东省龙川至怀集公路TJ21合同段项目部工程档案管理工作，真实反映工程施工的实际情况，保证各阶段施工生产的顺利进行，制定本管理规定。管理体系制定依据1、广东省龙川至怀集公路连平至英德段工程建设标准化管理指南2、广东省龙怀高速公路管理中心连英管理处制度汇编3、广东省龙川至怀集公路连平至英德段监理计划4、广东省龙川至怀集公路连平至英德段监理实施细则5、广东省龙川至怀集公路TJ21合同段项目部质量保证体系本管理体系适用范围广东省龙川至怀集公路TJ21合同段范围内的技术管理资料（含施工过程中的录像、照片资料）、质量保证资料、质量评定资料、竣工图。管理体系项目经理部成立工程档案资料管理小组，小组组长由项目总工担任，小组成员由项目各部门负责人及项目部相应工程技术人员组成，档案资料日常工作主要由项目部档案室资料人员负责。 1、资料管理小组的主要职能是对本项目的工程档案资料管理进行统一协调，小组每月底由档案资料管理小组组长项目总工牵头，档案资料管理小组相关成员积极配合组织一次全面的资料大检查，对检查过程中发现或存在的问题限定相对应资料负责人员在规定时间内整改完毕。检查记录由项目部档案室资料员全程跟踪记录，并在项目部内部进行通报。2、本项目部档案资料的管理工作设质量管理部下属档案室，资料员负责施工技术管理资料和质量保证资料，质量管理部专职质检人员负责各单位、分部（子分部）、分项（子分项）工程质量评定资料，其他部门负责人为本部门资料第一责任人，负责对本部门资料进行督促检查，对本部门日常检查中发现存在的问题要及时督促进行整改并完善。 3、根据施工合同要求，本工程档案资料必须严格按照业主、总监办及技术规范要求进行及时的完善及整理。各部门档案资料范围和要求1、项目部工程技术部主要负责各项开工报告，图纸会审，设计变更，技术核定，施工方案，技术交底、测量定位、测量逐层复核记录等工作。2、项目部试验室主要负责将原材料、成品、半成品、砼试件等按规范规定取样送检，对试验报告要求填写的代表批量、使用的具体部位、厂家等内容必须填写清晰完整，负责收集并整理上述各项资料，并将整理好并签章齐全的资料原件交项目部档案室专职资料人员存档。3、项目部质量管理部主要负责砼施工记录，施工日志、技术交底、隐蔽工程验收记录、路基、桥梁施工等资料的编制、整理、签字等工作，并根据施工进度及时将整理完善的资料原件交项目部档案室专职资料人员存档。4、项目部设备物资部门主要负责项目进场的所有原材料及机械设备的登记档案资料的收集整理，及时提供分期分批进场的材料合格证原件，积极配合项目部试验室及相关部门做好相关资料的收集整理工作。及时将整理完善的资料原件交项目部档案室专职资料人员存档。5、项目部计划合同部门主要负责项目部设计图纸、合同文件、技术规范、项目合同交底及前期工程变更策划及与计量有关的各种资料的收集整理，并及时编制上报计量支付证书、及时进行工程决算，并协助项目总工组织竣工资料的整理编制工作。及时将整理完善的资料原件交项目部档案室专职资料人员存档。6、项目部安全环保部门主要负责项目部的安全环保组织编制、安全生产奖惩方案、安全技术措施和经费计划、重大隐患的整改方案、安全设备档案、环保施工方案和环境保护措施，相应的管理方案和应急预案、各项环保护规章制度和保证措施资料的收集和整理工作。及时将整理完善的资料原件交项目部档案室专职资料人员存档。7、项目部综合办公室主要负责项目部的对外宣传、报道、会议纪要记录、文件、资料，业主、监理施工指令等相关资料的收集整理工作。及时将整理完善的资料原件交项目部档案室专职资料人员存档。 8、质量评定资料中的分项工程评定资料由质量管理部负责编制，专职质检员进行收集整理，并负责编制分部和单位工程的评定资料。工程竣工后，专职质检员将内容完整、正确、签章、齐全的资料原件交项目部档案室相关资料人员。9、附属工程资料由项目部工程技术部负责督促收集整理，完成后交项目部档案室相关资料人员。实施要求1、项目资料员应根据施工进度及时收集，再建工程技术档案资料，工程技术档案的编制应与施工进度同步，对收集的资料按有关规定及时进行审查，发现错误、漏项、不完整等问题，应立即责成原编制人员在规定的时间内重新编制，直至符合要求。2、档案资料填写应真实并与工程进度同步，相关部门应逻辑交圈，禁止超前制作虚假资料或补“回忆录”，档案资料的填写内容（含签章、印章）应工整、清晰。不准使用破损和不清洁的纸张。3、工程档案资料应采用不易褪色黑色的档案墨水填写，对于业主单位或总监办规定有关表格应严格采用规定的表格，若业主单位或总监办无现成的表格，项目各部门在报业主单位及总监办审批后可自行打印，打印所用的纸张规格采用A4纸张。对于大小不同的纸张资料，在向相关部门移交前进行裁剪、折叠、粘贴成统一大小。交相关部门领导审核，并做好发文记录。4、重要外报档案资料填写完毕后，应交项目分管领导审核并做好发文记录。5、项目部分部分项工程资料由项目部相应部门填写，整理好以后上交项目部档案室，其资料整理必须接受项目总工及相对应部门负责人的监督和检查。6、工程中摄像和照相等资料由工程技术部及质量管理部们负责，包括现场实物质量控制（每层钢筋、脚手架、混凝土、结构物外观等）和质量月活动（包括施工过程中采用的质量措施、质量重要会议、上级有关部门的检查、结构验收、参观等）两部分组成。奖罚制度1、为了保证档案资料在各部门之间的传递畅通，任何资料在一个部门的办理时间不的超过6天（从本工序完工算起），否则，将对该责任人罚款50元/人次，同时对该部门负责人罚款50元/人次。2、对资料填写不认真，字迹潦草，态度不端正者罚款50元/人次。3、每月的资料各项检查若一个部门出现问题达50个，将各罚款50元/人次4、奖罚每月结算一次。罚款金额将用于奖励每次检查中成绩突出的部门和个人，奖励金额200-300元/人次保管组卷和交付1、项目部中与工程档案资料有关的人员应尽量保持其稳定，如特殊原因调动的必须做好工程资料的移交，资料员在没有将工程档案资料交付前不得调动。2、本工程档案的组卷应多方了解档案资料的归档要求，避免造成返工现象。施工资料管理制度施工资料是真实记录在建工程施工全过程的依据，是反映项目管理水平优劣的重要标志。为加强质量资料管理，规范施工过程中资料填写、档案管理、文件管理行为，根据业主及总监办要求结合公司“三标一体”质量手册、程序文件的有关规定特制定本管理办法。1.施工资料管理部门和职责（1）项目质量管理部、综合办公室是内业资料管理的监控部门，负责本合同段技术资料和文件的管理、监督、检查、指导以及项目内部形成的及上下往来内业资料的收集、整理、归档、保管等工作。（2）内业资料的管理实行项目总工程师负责制，项目总工程师是内业资料管理的第一责任人。（3）项目所属质量管理部、工程技术部、安全环保部、综合办公室是项目部内业资料主要责任部门，项目部档案室负责全项目部施工全过程的技术资料形成、收集、整理、上报、归档、保管等工作。2.施工资料的收集、整理、审查、检查（1）内业资料的收集和整理工作,从施工准备开始,直到工程竣工验收，贯穿于整个施工全过程，保证工程竣工时资料齐全、完备。（2）内业资料由质检员负责收集、整理与管理；各种检查表的填写、报送签认均由相应的质检员完成。（3）质检员完成相应质保资料收集整理工作，并完成签字后交项目部质量管理部们相关资料人员进行评定保管，完成后统一报送至项目部档案室相关资料人员进行集中统一的管理。（4）项目部档案室作为全项目质量保证资料的管理部门，负责沟通、协调、上报质保资料表格中存在的纰漏及资料编辑过程中存在的问题，对内提供表格范本、每周不少于一次的项目部内部内业资料检查。3.施工资料保管、归档（1）资料应按照以下细目分类保管:1）设计文件资料：包括设计图、参考图、变更设计、设计图审核、设计图优化、竣工图等；2）过程控制资料：包括检验批记录、分项工程评定、分部工程评定、测量资料、工程日志、征地拆迁、地质核查、作业指导书、技术交底和技术交底发放记录、工程试验、试验检验及测量设备台帐等；3）施工管理资料:包括项目部形成的各种文件、会议记录和会议签到表、施工组织设计、施工规范、质量验收标准、创优规划、质量保证措施、施工技术小结或总结等；4）工程试验资料：包括原材试验检验报告、理论配合比、施工配合比、进场检验、试件记录、原材料合格证等。（2）每个文件盒内均应建立卷内台帐，应反映目录和资料的份数，记录存放时间、存放档案盒号、归档部门、文件内容、表明是否有效、借阅时间和借阅人及退还时间,对文件进行动态管理。（3）每个文件盒的正面、侧面应标明资料名称及档案盒号；卷内文件按照编制或发放时间每月装订成一册，制作封面后保存。（4）工程施工结束后,应按照相关要求,对设计文件等资料分别进行登记造