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制度和规范范文 绍兴滨海新城水务投资有限公司档案管理制度为了使本公司档案管理工作规范化、制度化，及时准确地为公司各项工作提供服务，根据中华人民共和国档案法及档案管理的有关规定，结合企业实际，特制定以下管理制度。 一、档案管理 1、档案管理统一归口由办公室管理，建立综合档案室，配备专职档案管理员，并成立各部门兼职档案员参与的管理网络小组。 2、档案管理列入公司部门经济责任制考核范围 二、文件、资料的归档范围 1、上级机关下发的文件、电报、传真及有关材料； 2、公司领导和处室参加上级会议直接接收的来文； 3、上级机关对本公司工作进行检查形成的重要文件和会议纪要； 4、本公司召开重要会议形成的文件材料及有关音像材料； 5、本公司形成的文件、会议纪要、音像、帐册、财务管理材料、工程建设材料、设备材料等； 6、本公司历史沿革、大事记，反映公司重要活动的音像材料，荣誉证书、有纪念意义和凭证性实物等； 7、本公司形成的工作计划、总结、工作报告； 8、本公司内部机构变化、启用信印及人员编制等文件； 9、本公司制订的工作条例、章程、制度等文件材料； 10、本公司财产、物资、档案等交接凭证、清册； 11、本公司（包括上级任命和本公司下批）干部任免、党员干部、技术人员名册，干部奖惩及退休，调动等有关人事文件材料； 12、其他单位与本公司来往的文件材料。 三、归档材料接收时间 1、各处室收集、的文件材料(除专业的工程档案、会计档案外)必须在次年三月底前交公司综合档案室统一归档，材料应确保真实齐全。 2、以公司名义召开的会议全套文件材料及各种会议记录、纪要和音像材料，应在会议结束后十天内由经办人齐全移交办公室，档案管理员应及时向有关经办人员催交。 3、工程档案在工程竣工验收后由工程负责人按归档要求，及时交给公司综合档案归档；必须按竣工一个归档一个的原则，及时归档。 4、外购设备在开箱验收后归档，自制设备在验收调试后归档。 5、每次活动后所产生的照片应及时移交档案室归档。 6、会计档案由财务处按要求归档，允许暂保存一年后（即次年六月底前）再移交给综合档案室归档。 三、归档文件的质量要求 1、归档文件材料必须收集齐全、完整，能够准确地反映本公司生产(运行)、技术改造与研究、工程建设管理、营业监察、财务等活动的基本内容和详细过程。 2、归档文件材料原则上指文件正本，文件材料起草原稿包括附件材料应一起归档（有发文稿纸的也应一起归档）。 3、归档文件材料要求纸质耐用、纸张大小规范（一般为A4纸），页面间距要适中，右面应留2.5厘米的装订位置。 4、归档文件材料要求字体或图迹清晰，忌用字迹不耐久的书写工具(红墨水、复写纸、园珠笔、铅笔、印合油)，必须用碳素墨水、墨汁等档案专用品种或直接从计算机打印稿件。 5、归档案卷必须层次分明，符合其形成规律。 案卷封面项目要填写清楚，保证确切简明地反映案卷内容，底图与蓝图应同步归档。 6、在工程项目建设过程中，相关单位应在各自的职责范围内做好建设项目文件材料的形成、积累、归档和保管工作。 属于建设单位归档范围的档案资料，有关单位应按时、移交建设单位。 在移交过程中，技术发展处和综合档案室，必须按归档要求把好质量关，对不符合质量的档案，可要求相关单位重新，直至符合要求。 7、照片冲洗加工后，由摄影者或承办部门（在照片背后用铅笔编写说明）。 基建、工程、科技等项目所产生的照片，应由各项目的负责人编写说明，每次活动后及时移交档案室归档。 要求底片、照片、文字说明齐全（文字说明的成分包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素）；底片与照片的影像相符。 8、财务档案移交时，综合档案室根据财务处编制的移交清册，认真复核后办理手续。 交接双方和监交人需在移交清册上签名盖章，明确责任。 9、定期对超过保管期限的档案进行鉴定。 对确无保存价值的档案，组织有关人员进行鉴定，并登记造册，报请公司主管领导批准后，由两人监督销毁。 四、档案的利用 1、档案管理人员要熟悉库藏，根据工作需要，积极、主动、迅速地为利用者提供服务。 2、严格借阅制度，借阅档案，必须办理借阅登记手续，并填报利用效果。 3、本公司工作人员因工作需要借阅与其业务有关的档案，由借阅人办理借阅登记手续后，即可借阅，时限一般不超过七天，如需延长，应办理续借手续。 4、本公司工作人员因个人需要借阅的有关文件，须经办公室负责人同意后查阅。 5、外单位人员来查阅本公司档案，一般需持单位介绍信，并经办公室负责人同意，方可查阅。 6、借阅者对所借文件、案卷，要保持完整、清洁、安全，不得抽拆、涂写、注损，不得擅自复印和转借。 7、档案管理人员要认真办理好档案借阅的有关登记手续，对借阅者归还的文件，案卷要进行检查，确认无误后方可注销。 8、档案管理人员每周检查一次借阅登记薄，及时催归拖欠超期文件、案卷。 五、档案的安全和保密 1、档案管理工作人员及利用者必须严格保守秘密，不得传播档案中的机密内容及有关干部评价、个人隐私、检举举报等不应公开的材料。 2、绝密文件，按规定一般不予复印。 3、档案管理人员和利用者不得携带文件、案卷回家或擅自给外人查阅，对所管文件、案卷的内容注意保密。 4、库房内严禁吸烟，禁放易燃、易爆物品及其他杂物；做到人走灯灭，人走上锁，配置防火、防盗、防潮、防尘、防强光、防虫蛀、鼠咬等设施，加强档案技术保护，延长档案的使用寿命。 六、本管理制度有办公室负责解释。 档案查(借)阅制度 1、本公司员工基于工作需要查(借)档案材料者，须在档案借阅登记薄上填上档案查(借)年月日、部门、内容、利用目的、姓名、归还日期等项目后，经档案管理员认可，方可查(借)阅。 须外借者，征得档案室同意后办理借阅手续，一般在17天内归还，重要档案需经办公室主任批准，办理好登记手续，才可借阅。 尚未完整形成的归档材料，暂不借阅。 2、外单位人员需查阅本公司档案，一律凭单位介绍信，写明利用内容与目的，报分管领导审批备案，准允查阅，本公司档案，无特殊情况，原则上不外借，若确需外借的一般档案材料外借由办公室主任审批，重要档案材料需经本公司分管领导同意后才可外借，一般不起过3天，借阅者要严格按档案的规定，按时归还。 3、凡不符合借阅规定或与保密要求相抵触，不论内外，档案管理人员有权谢绝借阅。 4、查(借)阅的档案材料需摘录、拍照时，需经管理人员允许，机密以上档案应记录在册。 5、查(借)阅档案材料者，应珍惜企业财富，妥为保管，不得损坏和丢失，不准将档案材料私自转借他人，严禁在档案材料上圈点、勾划、评定、撕折、涂改和污损等。 损坏档案材料者，视其不同情节按有关规定进行经济处理，损坏严重的给予行政处理。 6、查(借)阅档案材料者，必须配合档案管理人员，有义务反馈档案利用效果等信息。 档案保密制度 1、档案管理人员要严格遵守国家有关安全保密的规定，防止坏人盗窃及窃密，确保档案材料的安全。 2、档案管理人员要做好保密工作，提高保密意识，不准泄露、谈论与保管档案有关的任何内容，严于律己。 更不能带到公共场所和家中，未经允许，不准将档案材料外借私人。 3、档案管理人员要加强密级材料的管理，严格执行查(借)阅制度。 非档案室工作人员不准私进库房开锁翻找。 4、凡借阅机密以上档案材料，要严格履行审批手续，需摘录的要记录在册。 5、节假前，要由档案室领导会同管理人员对库房进行一次认真检查，所有档案保管器具，务必上锁。 6、档案管理人员要对工作认真负责，坚守工作岗位，如发生意外事件危及档案资料时要积极组织抢救档案并转移到安全地方。 档案鉴定制度 1、由公司分管领导、综合档案室及各部门档案网络员组成档案鉴定小组，负责本公司档案鉴定。 2、档案鉴定小组定期对档案进行鉴定，档案室负责日常鉴定。 3、档案鉴定小组在各类档案的立卷过程中，应审定每一卷的保管期限和密级，及归档事件的价值，并将无价值的文件材料拣出不予归档。 4、档案室在每年五月以前将各部门档案收集归档，档案室应对各网络员送交的档案作最终审定。 5、档案室次年六月下旬把保管期满的案卷出来，由小组审阅，认定可否销毁。 6、综合档案室根据专业规范，按国家有关规定和从企业实际出发，制订库藏档案的保管期限一鉴表，作为鉴定档案。 7、档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定。 档案统计制度 1、为了及时反映档案管理现状、档案利用情况，以利于科学保管全部档案，特制订本制度。 2、本公司综合档案室负责本公司档案统计工作。 3、建立档案统计台帐，做好平时登记工作，有档案收进、移出、借阅、销毁、利用效果等方面的登记工作薄。 4、档案统计包括档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及其效果的统计。 5、统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。 6、档案统计亦应列入本处统计制度范畴，档案统计台帐由公司综合档案室保管。 7、各类档案统计表一式叁份，自留、报办公室、本公司统计各一份。 8、档案室在每年元月应对上年统计作全面分析，促进档案管理完善化。 综合档案室库房管理制度 1、要有专用、宽畅档案库房和配备必要的档案保护设施。 2、管理人员要经常做好防盗、防火、防潮、防光、防虫、防鼠工作，库房内严禁烟火，不准存放易燃易爆物品及食物，以保证档案的安全。 3、库房内要经常保持整洁和通风良好，每天对温、湿度做必要的记录，非库房管理人员未经允许不得进入库房。 4、库房和档案柜的钥匙要编号妥为保管，用后要锁好。 5、每天下班前或节假前，要认真检查库房门窗是否关好，检查电气设备是否关闭等。 档案销毁制度 1、档案经过鉴定后，认为无保存价值或已过保管期满的档案要进行销毁。 2、凡认定需销毁的档案，都必须由综合档案室编制销毁清册和撰写销毁档案的书面报告。 3、销毁档案需由公司办公室主任审核销毁清册和报告，并报公司经理审批，同时报市档案部门备案。 4、销毁时，必须由上级主管部门和本公司档案鉴定小组人员(两人)进行监销。 监销人在销毁档案之前，应认真进行清点核对，销毁后，应在销毁清册上签名盖章并将监销情况报告本公司领导。 5、销毁工作由综合档案室会同鉴定小组指定的监销人，进行认真清点核对清册，验明签批手续，确实无误，才可销毁档案。 6、销毁方式焚毁 7、决定销毁的档案不准出卖或做它用。 8、经审查不准销毁的档案仍继续保存，并在销毁清册上详细注明。 兼职档案员职责 1、兼职档案员负责所属部门的档案管理工作，并接受公司综合档案室的业务指导。 2、熟悉所属部门的档案，严格按本公司制订的档案规章办事，及时收集有关文件材料，保持与综合档案室业务上的联系，使归档质量合乎要求。 3、在本部门内宣传档案法规知识，强化全员档案意识，主动参加综合档案组织的活动，协助综合档案室做好档案利用反馈信息，积极反映情况，提出建议。 4、按规定，在年初把本部门按规范要求收集齐全的档案材料装订后，及时移交给公司综合档案室。 5、积极参加业务学习，不断提高档案管理水平。 综合档案室档案管理岗位职责 1、在档案室主任领导下，全面负责综合档案室管理工作。 2、负责进库档案的接收、登记、建卡、编目及加工装卷工作。 3、负责编制档案总目录、分类目录、索引目录等检索工具，编制有价值的专题材料