前台接待管理制度.doc

前台接待管理制度 文件修改记录文件类别生产管理文件?经营管理文件制定内容制定原因初始文件文件号AS-ZJB-02版本号第01版编制部门总经办生效日期xx年月日文件控制编审签名日期编制刘建斌xx.7.13审核白生菊批准文件控制印章修改内容编制人审批人生效日期前台接待管理细则1.目的前台是公司对外的重要窗口，是外单位人员对公司的第一印象，直接反映员工的素质。 为了充分发挥前台的窗口作用，切实维护好公司的良好形象，特制定本细则。 2.适用范围本细则适用于总经办前台接待人员。 3.规范性引用文件门禁管理制度、业务招待管理制度、出差管理制度。 4.职责4.1负责前台的接待、引领、解答等，保障来访者合理秩序。 4.2负责总机来电解答、记录、转接及留言信息传达工作。 4.3负责大厅花卉的养护。 4.4负责展牌的保养看护及内容更新。 4.5负责前台大厅考勤机的考勤监督工作。 4.6负责公司综合情况的介绍及讲解工作。 4.7负责公司报刊、邮件的订购、收取登记和分发。 4.8负责公司文件的传递、转发、通知等行政事务和临时行政事务性工作的上传下达。 5.术语和定义无6.管理内容6.1接待管理6.1.1客人来访时，要热情接待，举止大方，讲究接待礼仪。 接到门卫（1号岗）通知有客人来访要及时电话询问被访部门或人员确定其身份以及是否接见，根据被访部门或人员意见安排在接待室等待接见或引领接见，对不能确定其身份者或不予接待者婉言谢绝、礼貌制止。 6.1.2耐心解答客人询问，遇到难以解答的问题或涉及公司机密的问题时要婉言谢绝或转请有关部门或人员解答。 6.1.3未经准许的来客或公司员工擅自带人来参观，前台应立即通知值班保安制止。 6.1.4经登记准许进入的来访人员，前台文员应提醒受访人在受访期间对来访人员负责管理，直至来访结束、签会客单后送出。 6.2总机管理6.2.1接打电话要讲究电话礼仪，称谓得体，言语简洁，不得拨打和允许他人拨打私人电话。 6.2.2接听重要电话时要详细填写电话记录单，并及时报告各部门负责人，转接电话要及时准确，留言信息要及时转达。 重要电话内容要及时向总经办负责人报告。 6.2.3遇到难以解答的问题或涉及公司机密问题时要婉言谢绝或转请有关部门或人员解答。 6.2.4不得向外界随意透露中层以上管理人员的联系方式，所有来访总经理、副总经理、总监、总经理助理等领导的电话，要先通过电话征询意见。 6.3差旅票务服务及接送安排6.3.1应掌握当地车站、机场的联系方式，熟练掌握公司一般差旅车班次及时刻等情况。 6.3.2在总经理秘书出差或请假的情况下，经总经办负责人许可，前台接到经签批的“出差审批单”后方可联系订票和出票。 特殊情况下，接到总经办主任或总经理（电话或书面订票）通知后方可联系订票。 6.3.3订票以后要将订票情况及时告知有关人员，需要接送的同时告知车管人员安排接送。 需要安排食宿时，要告知相关部门人员预定好宾馆酒店，并告知入住人员。 6.4申请用车6.4.1如有管理层安排申请用车或接待活动用车，前台文员根据车辆情况及时对接车管人员，并按车管程序准确、及时的申请车辆。 6.4.2在未经管理层指派和未经部门负责人许可的情况下，不得冒名申请车辆。 6.5特殊情况下的业务招待安排6.5.1应熟练掌握当地各类档次的酒店和宾馆及其联系方式，在管理层临时安排或者受管理层指派时应及时对接行政部相关人员办理招待事宜。 6.5.2按照总经办通知或业务部门副总经理签批的“业务招待审批表”，及时通知行政部相关接待人员或告知业务部门安排接待。 6.6考勤监督监督办公楼按时考勤，准确使用考勤机，不得代为他人刷卡。 6.7介绍及讲解6.7.1要掌握公司基本情况包括公司组织架构、各部门职能及公司员工情况；建设项目、公司经营理念、发展历程及大事记、市场前景等。 6.7.2总体掌握公司基本情况，根据客户情况给予恰当地介绍和讲解。 6.8报刊、邮件收发管理6.8.1负责报刊、信件的接收及检查核对。 如发现有破损，应立即通知收件人检查内部有无损坏。 如损坏严重的要与邮局、快递公司交涉，查明损坏原因。 对于来路不明的信件可以拒收。 6.8.2不得让外来人员翻阅各类信件，将信件按部门分配好，并及时分发到部门或人员。 6.8.3收到需要邮寄的物品和“快件邮件审批表”填写的内容核实无误后，由送寄人确认后，方可通知邮局或快递公司。 6.8.4负责接收接待厅内的报刊杂志，并对其进行及时更新及保管。 6.9其它6.9.1前台接待人员要注重自身形象，在工作中注意礼节、礼貌、着装和仪表。 仪容大方整洁、职业，言语举止文明，不穿奇装异服、不浓装艳抹。 6.9.2前台接待人员做好本职工作，对工作要认真负责，任劳任怨，不得随意离开座位以及做与工作无关的其他事情，上班不接打私人电话，不随意喧闹和闲谈，不断增强服务意识，为领导和员工服务。 6.9.3注意保持前台办公环境的清洁、美观。 负责检查、督促办公楼大厅的环境卫生。 看护和保护大厅所有公用设施和物品。 6.9.4对自己无权处理的问题，应及时向有关部门请示报告。 6.9.5未事先接到通知的政府机构或者其他参观团体来访时，应及时向总经办负责人报告。 7.附录7.1邮件收发登记表附件一亚洲硅业（青海）有限公司邮件报刊签收单收件日期物品名数量收件人签收人备注附件二亚洲硅业（青海）有限公司会客单来访单位受访部门来访人受访人来访车辆联系方式来访人证件来访事由进厂时间年月日时分受