公司快递收发管理规定.doc

快递（件）收发管理规定一、目的：规范公司收、发快递管理，防止快递丢失，降低运行风险，控制物流成本。确保公司快递的收发工作及时、准确、高效。二、适用范围：用于公司全体员工。三、定义：快递物品：指公司员工因工作需要，寄送文件资料、产品样品、货物以及其他与工作相关货品等。四、权责：1、人事行政部负责快递签收工作，并对收取的快递件进行登记，及时通知收件人领取，对于未被领取的快递，赋有保管义务。2、快递相关人员必须遵照本规定执行。3、部门负责人负责本部门的快递费用管控工作。五、收发快递流程图快递员送达快递邮件到公司前台前台或值班人员接待、核对单据与实物相对应，登记确认前台通知指定快递收件人领取，并确认签字前台通知指定快递收件人，收件人交代他人代收、代签前台当天整理单据并输入电脑，月底汇总核算上报财务部1、收件流程图：2、寄件流程图：前台确认单据填写是否清晰前台收取快递发送申请表、快递单、物品部门负责人审批寄件人填写快递发送申请表前台整理当天单据并输入电脑，保存汇总前台联系合适的快递公司，寄出物品，保留好快递单据六、费用管控：1、物品分类与快递公司选择参照表：序号寄件类型选择快递公司1A类：紧急件顺丰快递2B类：贵重件（如票据、证件、贵重配件或物品等）EMS或顺丰快递3C类：普通件（如资料、文件、普通产品样品等）中通快递4D类普通信函、贺卡等中通快递2、保价：为避免风险，超过1万元的物品不可快递，寄5000至10000万元的物品和易碎、易损件必须进行保价，若未保价而物品发生损坏的，寄件人将酌情承担相应责任。3、所有公司付款的外发快递均需员工填写快递发送申请表后交由部门负责人签字确认。4、严禁公费寄私人物品，一经发现按该单快递费的5-10倍处罚。5、严禁私自寄公司产品，一经发现按该产品市场价值的5-10倍处罚，情节严重者视同偷盗，并追究其刑事责任。6、对于快递费过高的部门，部门负责人应进行分析，并制定整改措施交人事行政部后报COO。7、人事行政部对公司整体快递费进行管控。七、前台收件规定1、不需支付到付快递费的快递收件由前台签收、登记后，及时通知收件人签字领取。2、需支付到付快递费的快递收件，前台应及时联系收件人或并办理付款手续。3、贵重物品和公司秘密文件原则上由前台通知收件人到前台自领，如收件人无法领取时，由前台与收件人确认后再办理代收手续。4、前台签收所有快递件必须进行登记，并让收件人签收，若收件人不在可通知部门相关人员直接签收。5、公司所有寄件的快递单统一由前台保管（保管期为一年），便于对账和查询。6、为了保证前台已签收快递的安全和维护公司前台的形象，要求收件人或委托人必须在前台通知后即时将收件从前台领走（下班签收的快递除外），如果当天未领走的，每超1天对收件人罚款50元。7、前台已签收的快递件并通知收件人来领取的，如当天未领走造成遗失或损坏由收件人自行负责。八、遗损件索赔1、寄（收）件人发现所寄（收）快递发生遗失或损坏的，应第一时间将单号报到前台，由前台与快递公司跟进索赔，寄件人须给予相关配合。2、前台须对每单索赔件记录在快递件遗失/损坏登记表上，便于查询和统计快递件的遗失/损坏率和评价供应商的服务能力。九、附件1、快递发送申请表快递发送申请表 日期：姓名职务部门快递内容快递类型普通 贵重 紧急备注：COO部门经理申请人快递发送申请表 日期：姓名职务部门快递内容快递类型普通 贵重 紧急备注：COO部门经理申请人2、快递签收登记表邮件签收登记表序号收件人快递名称快递单号收件日期签字1234567891011121314151617181920212223242526272829303、快递发放登记表快递发放登记表1：没有保价的物品，将按照邮局速递总局速递承运的有关规定给予赔偿。2：发贵重易碎品时必须