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外贸制度试行版范文 制作人余培旺xx-8-8外贸流程制度1外贸部组织结构2外贸部整体职能3职位说明书4外贸基本流程及说明5日常工作制度6业务提成和绩效考核表 1、外贸团队组织机构总经理主要负责决策层面，包括主持订单评审，价格审核和签署合同和文件。 对于重要客户的分析和指导，及对国际销售（含贸易公司）相关的所有事务的最终决定权。 外贸主管主要负责对营销总目标负责，完善制度和规范。 分析市场信息，确立营销战略和销售方案，参与重要客户的谈判过程。 负责外销团队的组织管理，打造学习型团队。 订单执行，对外贸部所有的外贸流程的审核把关，确保具体业务的规范，准确，不出大的差错和无谓风险。 2、外销部门整体职能负责完成海外销售目标。 整合市场信息，为公司决策提供依据。 1、配合其它职能部门，快速反馈和解决海外销售相关的问题。 2、逐步完善营销体系和外销政策，维护和拓展海外市场。 3、反馈国际市场信息，为研发和公司经营战略提供决策依据。 4、分阶段确立切合实际的国际化运作和品牌运作体系。 3、职位说明书外贸主管职责说明书职位编号职位类型IS002职位名称上级职位外贸主管外贸总监/总经理所属部门编制日期外贸部销售职位概要履行职责及考核要点履行责任负责外贸部的全面管理工作考核指标负责对营销总目标负责，完善制度和规范。 分析市场信息，确立营销战略和销售方案，参与重要客户的谈判过程。 负责外销团队的组织管理，打造学习型团队，执行公司的外贸方针政策，海外市场拓展计划。 配合外贸总监/总经理落实国内外展会，市场活动策划，对外考察，大客户项目工作。 配合总经理制定目标市场拓展方案。 %V O0Z4x8jc*m5t,p计划与执行能力1A根据总经办制定的公司外贸销售目标和发展方向，制定部门工作计划和内部规范。 分解落实销售任务完成。 执行外贸销售管理和流程管理制度。 负责收集业务员工作日志，做好周计划。 c%V O0Z4x8jc*m5t,p领导能力、判断与决策能力w/1A指导外贸业务员进行客户信息及分配和业务拓展活动，具体业务操作；负责外贸合同各项条款的审核，以确保公司利益不受侵害。 指导外贸单证，跟单和物流工作制作的技术支持以及单证人员及业务资料存档人员的培训。 孚盟外贸管理软件邮件审核%V O0Z4专业知识及技能w/1A工作权限w:H!2W工作权限+x)S/Y!s%N:_/ 1、外贸工作检视权 2、市场推广方案、调研方案建议权+r:z%S5j,C9w3S 3、对所属下级的工作的监督、检查权 4、对直接下级人员调配、考核评价权 5、对所属下级的指导权 6、其它经总经理批准赋予的权限工作关系直接上司内部主要关系外贸总监/总经理直接下属内部协调关系总经办，各部门业务员/单证跟单外部主要关系外部协调关系相关海关、外管、商检、客户、物流等其它事项总经理或外贸总监交办的其它工作相关事项任职者（签名）日期直接上级（签名）总经理（签名）外贸业务员职责说明书职位编号职位类型FS002职位名称上级职位业务员外贸主管所属部门编制日期外贸部销售职位概要履行职责及考核要点负责杭州威尔雅卫浴有限公司外贸部的外贸业务工作履行责任考核指标销售技能与资讯整合能力对自己负责的产品系列的海外市场调研、及客户资料的收集；了解同行业市场信息、竞争厂家情况、价格调查等工作。 负责完成从业务联系函、到产品报价、谈判直至签订合同的整个外贸工作流程。 负责客户合同的签订后的跟进工作 1、负责将合同要求与客户订单资料要求，根据公司的程序转化成公司的生产指导性文件。 2、注意生产任务单重点问题；配合生产、单证跟单、完成生产过程中的生产进度核查，发货等工作，确保合同的顺利履行。 3、做好售后服务和客户维护工作。 2e4w9w%_(d#2v专业知识和技能，工作效率参与国内外展会，产品推广，营销策划等工作。 按照公司外贸业务规范，结合外贸管理软件，规范操作。 按公司要求，做好工作日志，工作周计划，月度总结和下月重点工作等管理表格。 团队合作，工作纪律工作权限 1、外贸工作建议权 2、对公司其它部门配合工作的联络权 3、其它经总经理批准赋予的权限工作关系直接上司内部主要关系外贸主管直接下属无内部协调关系外贸部门内部外部主要关系外部协调关系相关海关、外管、商检、客户、物流等其它事项任职者（签名）总经理、外贸总监或外贸主管交办的其它工作相关事项日期直接上级（签名）总经理（签名）外贸单证员职责说明书职位编号FS003职位名称业务员所属部门外贸部职位类型职位概要履行职责及考核要点履行责任销售负责杭州威尔雅卫浴有限公司外贸部的外贸单证工作上级职位外贸主管编制日期考核指标单证准确性负责对信用证、合同及客户的有关传真或邮件，负责报关单据的审核工作，负责各类单证的制作、修改及审核工作；确保数据准确，单单一致，单证一致。 专业知识和技能；工作准确性1A按照客户和公司要求，合理选择货代，做好配载定舱工作、安排好货物的拖箱或送仓计划并书面告知相关业务人员及生产部门。 c%V O0Z4x8jc*m5t,p统筹与沟通能力严格按照海关规定的报关条件提供报关单据，如须报检的商品，要及时作好报检或传真资料给外协生产厂家报检；负责在装箱后当天之内取得整箱资料，如有溢短装的，应急时更改报关单据；与财务部门配合好货款结算工作。 问题处理能力，工作及时性工作权限 1、选择货运，船务公司的建议权；储运、配载、定舱独立权 2、对公司其它部门配合工作的建议权 3、其它经总经理批准赋予的权限工作关系直接上司内部主要关系外贸经理/主管直接下属无内部协调关系外贸部门内部外部主要关系外部协调关系相关海关、外管、商检、客户、物流等其它事项任职者（签名）总经理、外贸总监或外贸经理/主管交办的其它工作相关事项直接上级（签名）日期总经理（签名） 4、外贸基本流程及说明外贸基本流程流程步骤办理时间责任部门相关单据/表格备注T/T L/C前期接触展会资源分配国内外展会客户由主管安排负责接待的业务员跟踪，如果客户情况比较特别，可另行安排B2B询盘由外贸主管统一分配。 客户联系函在了解客户基本需求的基础上，最好有针对性，必要时，请上级主管一起商议，讨论方法。 展会现场或展会期间能确定的，尽快解决外贸部询价单报价分析客户询价函的相关说明，了解客户背景和采购需求及采购计划等。 常规产品按照公司给出的标准价加（10%20%），报价前事先请示主管。 对于重大的客户，可以由主管提出由各部门参加的价格评估会议。 如果客户所报产品同行业，业务员应向主管汇报，进行价格调研后，进行报价。 除了需要其它部门估价的，收到询盘-小时内回复；需要估价的两天之内回复；超过期限需向客户说明外贸部总经办技术部生产部门报价单再报价客户还盘的意见需业务主管和总经理，甚至相关部门评估收到还盘即时回复外贸部总经办技术部生产部门报价单特价申请单成交合同评审订单意向明确后，业务员制作合同审批单，需主管预审，再交总经理审核，订单评审交期需与生产部门沟通后如果订单评审不通过，评审会应给出协商意见，由外贸部与客户协商。 收到订单意向总经办外贸部技术部生产部门财务部合同审批单形式发票或采购合同传真至客户签字确认，正式签订合同或PI。 业务员确认后复印交财务留底确认即时催订金和信用证根据P/I的付款条件催订金，一般为30%T/T财务收到预付款后，业务员填写缴款单给财务填写款项到帐清单给单证客户下式下单时就开始催证外贸部财务部缴款单款项到帐清单催客户开信用证，原则上的时间越提前，审证和信用证修改的时间越充分。 信用证审核由业务主管负责负责把关，另外可以请开户行的国际业务部审证。 信用证下单生产下达生产任务，收到订金或通知行通知信用证并确认信用证后，业务员制生产任务单，由外贸主管审核后交相关部门和总经理签字交财务签字确认收到订金签字确认即时外贸部总经办财务部生产部生产任务单提前15天左右交跟单，下单生产跟单员和业务员在生产过程中配合监督生产情况生产完成后，包装和入库前业务员配合内部跟单点货，确认箱单，和箱唛出货报关需要商检的，或者报关及客户清关需要出具其它证书的，业务员安排单证跟进，确保报关和客户清关无碍，业务员配合单证确定发货日期。 仓库提前点验货物。 发货时业务员配合跟单现场清点，跟单员对装箱现场拍照留底，如果涉及到款到发货的，由业务员配合财务核实付款情况单证配合船务提交货物进仓单确认发货日期，产品入库检验后业务单证跟单包装仓库出货通知单装箱单单证货物进仓单由财务签出货单业务员/财务放行条单证员负责单证负责报关前电子口岸备案，制作单证经业务员和主管审核后报关出货放行条后单证结算货款发货后取得提单，单证员缮制结算单据，经业务员和主管审核后，提交单据，向银行结算，业务员发单据COPY向客人催款。 报关后20-30天内业务员单证财务款项到帐清单核销单,报关单业务基本流程涉及的主要方面1）客户的建立与维护前期接触阶段，按照客户档案表的要新客户的建立,充分了解客户基本情况，并及时输入外贸管理共软件。 主要内容涉及:1.公司名称,注册地址,联系人,职位,电话,传真等基本资料;2.公司性质,如库存经销商,零售经销商或终端用户等;3.主营产品,可开发产品,有意向开发产品等信息;4.经营地域;5.目前的销售/采购量,预计合作后的销售/采购量;6.合作方式,如中间商,独家代理,自用等;7.价格体系;8.交易条款,付款条款等.输入外贸管理软件客户数据库；根据交易进程或可能性，评估客户类别。 2）采购商习惯考察工厂，上门看货；业务员要做好客户行程和接待计划，在展厅或车间选型时，如果涉及较多改动的，必须由工艺开发部陪同，重大客户需主管在场接待与谈判。 3）订单评审的主要内容 （1）产品详细描述，规格-业务员要注意细节。 （2）质量也称品质。 是货物的外观形态和内在质量的综合。 在国际货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们进行审单的首要条件。 跟单配合质检员对产品进行全程跟踪检查；最后一次装箱前一定要在场，模拟客户要求进行检验。 （3）数量应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。 约数如合同数量前加“约”，可使交货数量有适当的机动。 国际上对约字的含义解释不一。 有的认为是2.5%，有的认为是5%。 按跟单信用证统一惯例，信用证上如规定约字，应允许有不超过10%的增减幅度。 （4）单价，总额的审查1客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对？总额有没有加错？新客户下单，要查看我们给他的报价。 2通常我们以美元为结算货币，但也有以其它币种的。 要注意的是要用在国际上流通的硬通货币，如英镑，港币，欧元等。 （5）价格条款的审查常用的FOB CFRCI F等几种贸易方式，尽量以FOB为主 （6）付款方式审查原则上以T/T，即期信用证或信用证与前T/T结合，如果是信用证要仔细了解客户及开证行资信。 信用证审查按跟单信用证相关规定。 （7）包装要求的审查如果客户没有特别要求，尽量以工厂的包装方案为主，并展示给客户；如果客户提出包装要求，则要与其它部门协商，评估。 （8）交货期的审查交货期必须与生产计划部门仔细核队，尽可能留有时间余地；交货期原则上是-天到-天。 （9）交货方式的审查运输以宁波港/上海港海运为主，如果涉及海陆联运等方式，需要仔细排程。 具体按船务操作流程4）回款业务员对每一批发货的回款负有首要责任，外贸主管负有同样的连带责任.必须密切关注按期回款.要求每周汇报,每月总结并形成书面文件上报。 外贸销售管理制度船务操作流程跟单信用证 5、日常管理制度1）会议制度外贸例会外贸部门每周一召开工作例会。 主要内容是总结上周工作，并提本周工作计划；每次周例会必须形成会议纪要，会后及时解决问题。 外贸例会上同时包括对于外贸工作的安排和部署。 不定期会议有关于新样开发、价格评估和订单评审、客户反馈问题、生产协调会等所有有关于重大业务问题，业务员可以随时向外贸主管提出会议申请，由外贸主管总经理汇报，召集相关部门及时解决问题，并形成会议纪要及时追踪。 不定期会议包括工作经验交流会，培训会等其它内容，是否要写会议纪要根据实际情况来定。 客户洽谈会业务员提前通知主管，根据实际情况需要，协调相关部门，做好准备工作。 在参观展厅，车间，时注意做记录，现场在有条件的情况下注意客户市场的特点。 在会议室谈判要和主管或同事配合好，充分了解客户想法，把握谈话的方向和要点。 会后形成会议纪要。 2）管理表格工作日志工作日志需要明确几项，第一项是工作类型分A类型指与拓展业务直接相关的搜索客户信息发联系函回复客户询盘与客户洽谈B类型指与执行订单相关的配合单证的相关工作配合跟单的相关工作C类型指与市场调研相关的收集最新款卫浴产品了解行业竞争企业情况及最新发展状况目标信息区域市场拓展计划D类型指与客户维护相关的工作E类型指与上级交办的或安排的工作或其它工作包括会议，培训，与其它职能部门协作，短途外勤等主管对部属安排工作注出差或出席展会的需要提交另外提交出差报告第二项是工作内容工作内容要具体而明确，最基本要求包括2W，WHAT，WHO或WHERE第三项是完成情况，指进展到什么和度了；典型的有完成，待续，等确认，等回复，已回复等等或其它具有表示结果的具有概括性的表述方式。 工作日志表姓名类型内容日期JIT情况第三项JIT指的是完成情况外贸团队提倡一个JUST INTIME，注重工作时效和工作效率，能当天完成的事情必须及时完成。 工作日志由各部门主管收集每天提交总经办。 周工作计划在每周外贸例会上提交。 月总结计划由总经办专门如开月度总结会议，会上提交。 外贸团队的基础管理表格主要包括两类六个表格。 销售动作类有三个表格工作日志表、周工作计划表和月度重点工作表；其中外贸工作周报的递交会议宣讲时间是每周一，包括上周工作总结和本周工作计划外贸工作月报的递交会议宣讲时间是每个月初的第一周市场信息类表格有两个表格客户档案表和竞争对手信息表。 信息类表格原则上不需要提交；客户档案表及时输入外贸管理软件，竞争对手信息可以持续，以供决策参考。 由部门主管提交外贸总监审核并提交总经办工作周报外贸组业务主管上周工作总结完成情况备注下周工作目标下周工作计划重大事项准备建议工作月报外贸部门上月工作目标计划完成情况备注销售业绩重点客户计划与分析主要问题解决方案下月工作计划备注1业务提成一年以上的客户的老客户（一年以上，以第一笔货款到帐为准）和公司直接分配的订单，业务提成为销售额的；新开发客户提成为销售金额的-如果因为特殊原因，报价低于标准报价10%以上的，提成适当调低，高于标准报价的予以适当奖励其中一年以上的老客户，或业务员接手的转交客户的提成为-2奖惩依据外贸团队对业务员的能力评估和薪酬调整，主要依据是绩效考核得分。 3绩效考核表考核项目考核指标权重评价标准评分财务贡献指标个人销售业绩40%根据不同阶段的实际情况进行评估，业绩排前3位的，满分，排中间位置的80分，最后3位的得60分客户增长指标新增客户数10%新开发的客户数量，根据不同阶段的综合情况进行评估，同时也会兼顾客质量，情况比较好的，得满分，中间位置得80分，最后3位得60分客户满意率10%现场谈判水平，客户支持能力，客户维护，售后服务和客户关系。 从部门和客户反馈两个方面来评估。 满意度较高的得满分，能胜任，但需提高的得80分。 客户有投诉的，或实际工作做程中做不好又不寻求帮助的，不得分。 管理动作指标考核指标25%职位说明书中所涉及到的专业知识和技能，执行力等能力指标掌握较高的专业技能，能正确地解决业务问题得满分业务能力有待提高，但善于学习和总结经验得80分业务能力较差，且不善于求助不得分客户信息及档案信息5%客户信息及时输入外贸管理软件，客户往来资料形成文档得满分日常工作内容过程5%日常工作内容的有效性和JIT效率高效率处理完成各项工作，办事不拖拉得满分工作效率较高，工作能力有待提高，但善于请求协助，得80分工作效率低下，办事速度拖拉严重，影响后续工作开展不得分团队合作及工作纪律5%积极完成部门分配的工作任务，遵守工作纪律和公司纪律，按工作流程办事；建言献策及与本部门及其它部门同事的配合意识能积极配合工作，遵守工作纪律的得满分缺乏团队意识，工作纪律散漫者不得分。 绩效考核周期为每季度一次，在现阶段公司没有专职人力资源专员的情况下，由外贸每月进行评议，每季度进行正式考核，并将考核结果提交总经理。 考核结果作为晋升，工资凋整的依据。 公司规章制度 一、公司形象 1、员工必须清楚地了解公司的经营范围和管理结构，并能向客户及外界正确地介绍公司情况。 2、在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑应答，切不可冒犯对方。 3、在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。 4、遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）办公室内应保证有人接待。 5、接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。 6、员工在接听电话、洽谈业务、发送电子邮件及招待来宾时，必须时刻注重公司形象，按照具体规定使用公司统一的名片、公司标识及落款。 7、员工在工作时间内须保持良好的精神面貌。 8、员工要注重个人仪态仪表，工作时间的着装及修饰须大方得体。 二、生活作息 1、员工应严格按照公司统一的工作作息时间规定上下班。 2、作息时间规定1）、夏季作息时间表（4月9月）上班时间早830午休12001400下班时间晚18002）、冬季作息时间表（10月3月）上班时间早900午休12001330下班时间晚 17303、员工上下班施行签到制，上下班均须本人亲自签到，不得托、替他人签到。 4、员工上下班考勤记录将作为公司绩效考核的重要组成部分。 5、员工如因事需在工作时间内外出，要向主管经理请示签退后方可离开公司。 6、员工遇突发疾病须当天向主管经理请假，事后补交相关证明。 7、事假需提前向主管经理提出申请，并填写【请假申请单】，经批准后方可休息。 8、员工享有国家法定节假日正常休息的权利，公司不提倡员工加班，鼓励员工在日常工作时间内做好本职工作。 如公司要求员工加班，计发加班工资及补贴；员工因工作需要自行要求加班，需向部门主管或经理提出申请，准许后方可加班。 1）、加班费标准公司规定加班费标准为10元/小时；2）、加班费领取加班费领取时间为每月24日（工资发放日）。 三、卫生规范 1、员工须每天清洁个人工作区内的卫生，确保地面、桌面及设备的整洁。 2、员工须自觉保持公共区域的卫生，发现不清洁的情况，应及时清理。 3、员工在公司内接待来访客人，事后需立即清理会客区。 4、办公区域内严禁吸烟。 5、正确使用公司内的水、电、空调等设施，最后离开办公室的员工应关闭空调、电灯和一切公司内应该关闭的设施。 6、要爱护办公区域的花木。 四、工作要求 1、工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。 2、新入职员工的试用期为三个月，员工在试用期内要按月进行考评。 详见员工试用期考核表。 3、公司内所制定的员工日程表是衡量员工完成工作量的依据,要求员工每天要认真、详尽的填写,作为公司考