和兴隆医药化工中间体科技公司档案管理制度.doc

和兴隆医药化工中间体科技公司档案管理制度 北京和兴隆科技有限公司版本号A A档案管理制度第第00次修改 一、目的1.1为规范本公司档案资料的管理，增强档案的实用性和有效性，为公司各项制度的完善提供补充，特制订本制度。 二、适用范围1.2适用范围本制度适用于公司全体员工。 三、内容1.3归档范围员工入职登记表、身份学历等证书复印件、转正报告、转正申请考核表、实验记录本、项目相关文献、设备使用说明书、调动调职情况表、在职期间考核登记表等记录员工情况的有价值的档案材料。 1.4档案管理规定1.4.1档案的管理包括四个部分归档、核查、保卫、统计。 1.4.2档案材料的归档1.4.2.1对材料进行鉴别，看其是否符合归档要求；1.4.2.2按照材料属性、内容，确定其归档的具体位置；1.4.2.3在目录上登记材料名称及有关内容；1.4.2.4将档案里面的具体内容输入档案管理系统，并将材料放入档案。 1.4.3档案材料的核查:1.4.3.1应定期对档案材料进行检查、核对；1.4.3.2既要对档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也要对档案保管的环境进行检查，如查看档案室门窗是否完好，有无其他存放错误等；1.4.3.3在下列特殊情况下，也要进行检查核对A、突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后；B、对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失；C、发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。 1.4.4档案材料的保卫1.4.4.1由行政部安排专人负责档案的保管，并齐备必要的存档设备；1.4.4.2备有必要的防火、防潮器材；1.4.4.3档案柜保持清洁，不准存放无关物品；1.4.4.4任何人不得擅自将档案材料带到公共场合；1.4.4.5严禁在档案室内吸烟；1.4.4.6档案柜及时锁好，并在离开档案室时关灯、关窗、锁门。 1.4.5档案材料的统计1.4.5.1统计档案的数量；1.4.5.2统计档案材料收集补充、保管、利用情况；1.4.5.3档案室的设备情况。 1.5档案利用规定1.5.1档案的利用主要包括两部分查阅、外借。 1.5.2档案的查阅1.5.2.1查阅的地点在档案室；1.5.2.2董事长、总经理、总经理助理、因工作需要而查阅档案时，可直接在档案管理人员处办理查阅手续；1.5.2.3其他员工因工作需要而查阅人事档案时，需要履行如下手续，内容如下A、由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象、目的、理由、查阅人的概况等情况；B、查阅部门盖章；C、部门负责人签字；D、由档案管理部门对申请报告进行审核，若理由充分、手续北京和兴隆科技有限公司版本号A A档案管理制度第第00次修改齐全，则予以批准。 1.5.3档案的外借1.5.3.1档案的外借须满足一定的条件，比如本公司高层领导需要查阅档案，但不便于亲自来档案室；1.5.3.2档案借出的时间不宜过长，无特殊情况不能超过8小时，到期未还者应及时催还；1.5.3.3档案外借需履行如下手续A、借档部门写出借档报告，内容与查档报告相似；B、借档部门盖章；C、借档部门负责人签字；D、档案管理部门对借档报告进行审核，若理由充分、手续齐全，则予以批准；E、进行借档登记，把借档的时间、材料名称、份数、理由等填写清楚，并由借档人员签字；F、归还时，由档案管理人员对外借的档案材料进行检查、核对，及时在外借登记上注销。 1.5.4档案利用的注意事项1.5.4.1查阅或借出档案者，要爱护档案，保持整洁，严禁涂改；1.5.4.2注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。 1.5.5档案的销毁规定1.5.5.1公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料；1.5.5.2档案销毁期为自员工离职之日起两年；北京和兴隆科技有限公司版本号A A档案管理制度第第00次修改1.5.5.2当某些档案到了销毁期时，由档案管理人员填写公司档案资料销毁审批表交总经理助理、审核并经总经理、董事长批准后执行；1.5.5.3经批准销毁的公司档案，档案管理人员必须认真核对，将批准的公司档案资料销毁审批表和将要销毁的档案资料做好登记并归档；1.5.5.4在销毁公司档案资料时，必须由董长、总经理、总经理助理指定专人监督销毁。 1.6相关工作流程1.6.1人事档案管理流程1.6.2资料档案管理流程1.6.3档案查阅管理流程1.7相关记录表格1.7.1