学院档案管理规章制度汇编.doc

学院档案管理规章制度汇编 黑河学院档案管理规章制度汇编黑河学院二九年四月编制说明档案是历史的真实记录，是国家的宝贵财富，科学管理和有效利用档案，对于正确地总结过去，指导现在，规划未来，具有十分重要的作用。 为提高学院档案工作质量和管理水平，使学院档案工作逐步实现标准化、制度化、规范化，依据中华人民共和国档案法、高等学院档案管理办法和黑龙江省档案管理条例的有关规定，依照中国档案出版社新出版的新时期高校档案规范化管理工作实用手册，参考哈尔滨师范大学和哈尔滨商业大学的有关档案管理规章制度，结合我院实际工作，我们着力完善学院档案管理的各项规章制度，编制黑河学院档案管理规章制度汇编，目的是使各部门分管档案工作的领导及兼职档案员了解档案工作，明确档案收集、立卷、归档等各个环节的具体要求，提高部门立卷归档的质量，确保部门档案的齐全、完整、准确和系统。 档案工作是一项不断发展的工作，由于我们水平有限，本汇编一定还存在诸多不足之处，希望各位领导和同仁们给予批评指正。 我们将不胜感激。 黑河学院办公室档案科二九年四月目录档案综合管理制度黑河学院档案管理办法? （2）黑河学院关于加强档案管理工作的若干规定? （6）黑河学院关于各单位建立“大事记”制度的规定? （7）黑河学院各类文件材料的部门立卷和归档流程? （8）黑河学院档案实体分类办法? （11）黑河学院部门立卷归档办法? （14）黑河学院党群、行政类档案管理办法? （18）黑河学院教学类档案管理办法? （21）黑河学院科学技术研究类档案管理办法? （23）黑河学院仪器设备类档案管理办法? （25）黑河学院出版类档案管理办法? （27）黑河学院外事类档案管理办法? （29）黑河学院财会类档案管理办法? （31）黑河学院会计档案与归档方法? （33）黑河学院基本建设类档案管理办法? （39）黑河学院声像类档案管理办法? （43）黑河学院声像类档案管理细则? （46）黑河学院照片档案规则? （48）黑河学院电子文件归档范围规定? （55）黑河学院电子档案管理制度? （55）黑河学院关于档案归档范围的规定? （56）黑河学院档案归档范围和保管期限表? （58）黑河学院部门立卷归档工作考核标准? （92）档案部门内部管理制度黑河学院档案借阅制度? （95）黑河学院档案鉴定销毁制度? （95）黑河学院档案安全保密制度? （96）黑河学院档案安全保管制度? （96）黑河学院档案库房管理制度? （97）黑河学院档案统计制度? （97）黑河学院分管档案工作的领导职责? （98）黑河学院档案科工作职责? （98）黑河学院档案科科长岗位职责? （99）黑河学院档案工作人员岗位职责? （99）黑河学院各部门负责档案工作领导的岗位职责? （100）黑河学院兼职档案员工作职责? （100）国家、省档案法律法规中华人民共和国档案法? （102）高等学院档案管理办法? （105）黑龙江省档案管理条例? （110）附图黑河学院档案工作网络图? （116）档案综合管理制度黑河学院档案管理办法总则第一条为加强学院档案工作，完整安全地保存、科学规范的管理和有效地保护和利用学院档案，根据中华人民共和国档案法、高校档案规范化管理工作实用手册等有关档案工作的法规、法律、规章制度，结合学院档案工作实际，制定本办法。 第二条本办法所称的档案是指院校及所属各部门各个历史时期在教学、科研、管理以及其他各项工作中直接形成的，对学院和社会具有保存价值的各种文字、图表、数据、声像、电子文件等各种形式的历史记录。 第三条学院档案反映学院建立与发展的历史过程，是全院师生员工的劳动成果和智慧的结晶，是重要的信息资源和历史凭证，是评估学院各部门工作质量、评价各项工作成果，考核各类人员、衡量学院管理水平以及编史修志的重要依据。 第四条学院档案工作是用科学的原则和方法收集、积累和管理学院档案并提供档案信息为学院和社会服务的工作，是提高学院管理水平的重要条件，是反映和维护学院历史真实面貌的一项重要工作，是办好学院的重要基础工作之一。 第五条学院档案工作是学院各项工作的重要组成部分。 学院对档案工作实行“三纳入”、“四同步”，即将档案工作纳入学院及各部门的工作计划和发展规划，纳入各项管理制度，纳入有关人员的职责范围，在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，要布置、检查、总结、验收档案工作。 学院各有关部门必须严格遵守国家、学院的保密制度，加强对各个工作环节的管理，确保档案的安全。 第二章学院档案管理体制、机构设置和基本任务第六条学院的档案工作接受黑龙江省高校档案协会、黑龙江省教育厅档案部门和黑河市档案局的指导、监督和检查。 第七条黑河学院档案工作实行集中统一管理，由一名院长主管档案工作，学院设立档案科，由黑河学院院长办公室负责。 第八条学院档案管理部门既是学院档案工作的行政管理部门，同时又是永久性保存和提供利用学院档案机构。 其基本任务如下（一）贯彻执行国家有关档案工作的法令、政策和规定，规划学院档案工作，广泛进行档案工作的宣传和教育，提高全院师生员工的档案意识。 （二）制定学院档案工作的各项规章制度，负责监督、指导和检查档案工作的执行情况。 （三）监督、指导各部门做好各类档案收集、征集和组卷工作，接收各单位组卷完毕的档案材料。 （四）负责对接收来的档案进行、鉴定、保管和统计。 （五）开展档案的开放与利用工作，为全院师生员工服务。 （六）保守党和国家的秘密，维护档案的完整、准确，最大限度延长档案的寿命。 （七）负责编制档案检索工具，编写档案全宗介绍，做好编研和利用工作；积极开发档案信息资源。 （八）开展校际间、同行间的工作协作、参加档案学术研究和经验交流活动。 （九）负责对全院专兼职档案员进行业务培训，开展档案学术研究和交流活动，努力提高档案工作水平。 （十）完成学院领导交办的其他工作。 第九条学院所属各部门必须由一名领导分工主管本部门的档案工作，并根据需要配备专（兼）职档案工作人员若干名，具体负责本部门的档案工作。 各部门档案工作的基本任务（一）认真贯彻执行上级颁发的有关档案工作的法令、法规，执行学院有关档案的规章制度。 （二）将档案工作纳入本部门的工作计划、规章制度和有关人员的岗位责任。 （三）根据要求做好本部门应归档文件材料的形成、积累、立卷和归档工作。 （四）加强对本部门人员有关档案工作的宣传教育，不断提高所属人员的档案意识。 （五）参加档案部门组织的活动。 第三章档案工作人员第十条学院档案部门工作人员属学院事业编制，各部门兼职档案员由各部门确定。 第十一条档案工作人员（包括兼职人员）认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法。 第十二条档案工作人员（包括兼职人员）应接受档案和相关专业知识的培训，提高档案员专业知识水平。 第十三条档案工作人员应保持相对稳定。 第十四条各级主管档案工作的领导应当积极组织和支持档案工作人员参加档案业务培训和进修。 第四章档案工作建设第十五条学院应为档案工作提供专用、充足、符合有关标准要求的档案库房，做到办公室、阅览室、库房三分开。 第十六条学院档案部门所需设备由学院在年度经费中列项，逐年配置主要设备。 第十七条学院档案部门应配置数量充足、档次较高的计算机，并纳入学院办公自动化网和学院信息网。 第十八条各兼职档案员所需的物品由主管部门负责配备。 第五章档案工作经费第十九条学院档案建设列入学院的发展规划中，以确保档案的基本建设和重大设备购置的经费。 第二十条学院每年拨出一定的经费，用于表彰档案工作做得好的单位和个人。 第二十一条各档案形成部门每年要为开展档案工作提供经费保证。 第六章档案工作制度建设第二十二条建立健全档案工作制度，是档案工作向制度化、规范化、科学化方向发展的需要。 制订档案工作规章的依据主要有（一）中华人民共和国档案法及中华人民共和国档案法实施办法。 （二）普通高等学院档案管理办法。 （三）新时期高校档案规范化管理工作实用手册（四）机关档案工作业务建设规范。 （五）黑龙江省档案管理条例。 （六）高等学院档案实体分类法与高等学院档案工作规范。 第二十三条学院档案管理制度由档案部门制定，必要时由有关单位负责人会签面向全校性的档案工作制度，由主管档案工作领导签发后，以学院正式文件颁布。 第七章文件材料的归档工作第二十四条档案的形成、收集、积累工作是档案工作的基础和前提。 学院档案收集的范围，详见学院所属各单位档案归档范围和保管期限。 （一）国家教委颁发的高等学院档案实体分类法与高等学院档案工作规范规定应归档的党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像、实物、人物等类档案。 （二）管理现代化、办公自动化等形成的电子文件等。 （三）反映学院工作和活动的有保存价值的声像载体材料。 （四）学院知名人士在非职务活动中形成的有保存价值的文件材料。 （五）合并学院单位的档案。 （六）学院撤消单位档案。 第二十五条档案的形成、积累、立卷归档工作。 （一）学院所属各单位以及全体教职工在从事各项公务工作或活动中，要求及时形成各种文件材料，并主动向本单位专（兼）职档案员移交。 （二）学院所属各单位的兼职档案人员要求及时收集本单位形成的档案材料，按照学院档案实体分类办法进行分类，并妥善保管。 （三）学院所属各单位的专兼职档案员要根据各类档案形成的特点和规律，按照学院有关档案的立卷、归档要求将所保管的档案进行、立卷、归档。 （四）归档时必须履行签字手续，填写档案移交单，一式二份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量和移交时间，交接双方签名盖章，各存一份备查。 第二十六条档案部门对收进的档案按照黑河学院档案实体分类法进行分类，编制档案号，并将档案实体按档案号进行排架。 第八章档案的保管、鉴定和统计第二十七条保管档案要有专用库房，并符合下列要求（一）库房建设符合国家档案局、建设部发布的档案库房建筑规范，不符合规范的要逐步进行改造；库房应有防盗、防火、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。 （二）库房标准温度为1424，标准相对湿度为3560%。 （三）案卷入库时应检查案卷移交目录与档案是否相符。 依不同门类、不同载体、依档案号进行排架。 库房柜应编顺序号。 （四）档案部门应对档案的安全定期组织检查，发现问题及时解决。 第二十八条档案部门要定期做好档案鉴定工作。 组织有关专业人员和档案管理人员参加鉴定，对已失去保存价值的档案，应征得有关部门的同意，并造册，报主管院长批准后予以销毁。 销毁档案时，应指定专人监视，并在销毁清册上签字。 销毁秘密级以上的档案时，学院保卫部门、保密部门要派人参加。 未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。 第二十九条档案部门应建立档案统计和检查制度，并及时上报档案工作基本情况。 第九章档案的开放与利用第三十条档案部门应积极主动地开展档案的利用工作，制定档案借阅和复制制度，设立专门的阅览室，为利用者提供必要的检索工具。 第三十一条档案部门要按照上级的有关规定，向全校师生及教职员工开放规定范围内的档案。 第三十二条凡持有合法证明的单位和个人，在说明利用档案的目的和范围并经领导同意后，均可查阅利用属于开放范围的档案，并可摘录和复制。 档案复制由档案科负责办理。 利用未开放的档案按有关规定办理。 未经学院授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布学院档案。 第三十三条为搞好档案的开发利用，为学院各项工作服务，为利用者提供方便，档案部门应当做到以下几点（一）设专门的检索、阅览室，配备复印机。 （二）编制查阅制度，规定查阅档案的审批权限、数量、手续等。 （三）档案查、借、归还时由利用者和有关的档案人员共同进行清点检查，并在档案查阅登记簿上登记，借出档案要从严掌握，要定期催还，需续借者应重新办理借阅手续，对无故逾期不还者，应停止借阅，并处以必要的处罚，如果发现档案损坏或丢失，要根据中华人民共和国档案法的有关条款，区别不同情况进行处罚。 （四）离校和退休人员在办理调离手续前，必须清还档案。 （五）档案部门要根据社会和学院的需要开办展览或通过新闻媒体公布一定数量的档案，对形成满三十年的档案，除未解密和需要控制的部分以外，均应按照国家规定，报主管校长批准后，分期分批向社会公布。 （六）档案部门对开放档案要严格审查内容，严格区分开放与控制的界限。 （七）利用开放档案，将按有关规定执行。 （八）对古老、珍贵及易损档案要进行复制，用复制档案代替档案原件提供利用。 第十章法律责任第三十四条有下列行为之一者，档案部门有权责令限期改正，逾期不改正的，经主管领导批准报请学院有关部门对直接的主管人员或其他直接责任人员给予行政处分。 （一）未按规定立卷归档的。 （二）擅自扩大和缩小归档范围的。 （三）明知有保存价值的档案面临危险而不采取措施的。 第三十五条有下列行为之一者，档案部门有权经主管领导批准报请黑龙江省档案局或报请国家档案局对直接责任人员处以500元以上5000元以下罚款，有违法所得的没收违法所得；情节严重构成犯罪的，移交司法机关，依法追究刑事责任。 （一）将国家所有的档案据为己有的，损毁、丢失国家所有或者列入国家监管范围档案的。 （二）擅自提供、抄录、复制、公布、销毁国家或者学院所有以及列入国家监管范围档案的。 （三）涂改、伪造档案的。 （四）档案工作人员（含兼职档案员）玩忽职守造成档案损失的。 第十一章附则第三十六条本规定由学院档案部门负责解释。 第三十七条本规定自公布之日起施行。 黑河学院关于加强档案管理工作的若干规定为进一步加强档案管理工作，做到门类齐全，结构合理，管理科学，使档案工作各个环节标准化、规范化，提高学院整体档案工作管理水平，充分发挥档案的重要作用，更好的为学院和社会服务。 根据中华人民共和国档案法、高等学院档案管理办法中华人民共和国教育部令第27号和高等学院档案工作规范的有关要求，制定本规定。 一、高等学院档案工作是办好学院的重要基础工作之一，是衡量学院教育质量和管理水平的重要标志。 各级领导必须充分重视档案工作，切实加强对档案工作的领导，要将档案工作纳入本单位的整体发展规划，纳入各项管理制度、纳入有关人员的岗位职责；在部署、检查、总结、验收各项工作的同时，要布置、检查、总结、验收档案工作，促进档案信息化建设与学院其他工作同步发展； 二、学院各类档案的归档，严格实行部门立卷归档制度。 各部、处、院、系、室、科、办、馆（中心）、直属单位等均为立卷部门。 各单位必须明确一名主要领导分管档案工作，并确定一名专（兼）职档案人员具体承办档案工作。 各单位要根据工作实际，建立档案管理制度、岗位职责、归档范围和档案工作网络系统，按照黑河学院档案管理规章制度汇编和黑河学院部门立卷归档工作手册的要求，做好本单位的档案管理工作。 各单位要加强对现行文件的规范化管理，做好归档文件材料的日常管理工作；各单位兼职档案员要认真负责，做好各类档案材料的收集、管理、立卷、归档工作。 三、学院各单位要按照黑河学院关于各单位建立“大事记”制度的规定要求，建立记载“大事记”工作制度。 各单位要由专人负责，做好本单位每年度“大事记”的编写工作。 四、学院在教学、科研及其他工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录均属学院档案。 各部门必须按照学院档案管理规定的要求，及时向学院档案部门移交，任何部门和个人均不得以任何理由将其材料归为己有。 五、凡是学院召开的重要会议或举行的大型活动以及建设工程竣工验收、引进大型设备开箱验收等，必须由相关单位兼职档案员接收归档材料，并及时通知学院档案部门检查验收归档材料。 具体按如下规定 (一)学院召开的重要会议或举办的大型活动，由主办单位负责归档。 (二)基建工程竣工验收，由基建处负责归档。 （三）学院引进的所有设备及一万元以上软件，开箱验收时必须由资产管理科和部门兼职档案员参加接收设备文字材料和技术材料；学院档案部门负责检查验收应归档的文字材料，检查合格方可归档；设备技术材料不全的，资产管理科和档案部门有权拒绝接收，待设备订购部门将有关材料补齐后，方可办理接收手续。 凡设备从申购到投入使用前，形成的档案材料由财务处负责归档；设备开箱投入使用后，设备说明书和全套随机文件材料，以及在设备使用过程中，或在技术改造和开发过程中所形成的文件材料，由使用单位兼职档案人员负责归档，并移交学院档案部门。 六、教学档案是衡量学院教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是学院档案的主体、核心和重点。 因此，各教学单位必须按照学院黑河学院部门立卷归档工作手册的要求，认真做好教学工作中形成的各类文件材料及声像档案的归档工作。 七、科研成果必须按时归档，由科研处负责材料严格审查，不符合有关要求的，科研处不予组织科研成果鉴定，不予申报科技成果奖。 八、以学院集体、部门名义获得的各种奖励，收到的有保存价值的证书、奖章、奖状、奖杯等，必须由各部门兼职档案人员及时归档，并送交学院档案部门存档。 九、教职工出guo考察、参加学术会议等活动，回国后必须把有关材料（包括会议资料、照片、录音带、录像带等），由本部门兼职档案员立卷归档后，移交学院档案部门。 黑河学院关于各单位建立“大事记”制度的规定为加强学院档案信息资源建设，学院决定在全院范围内建立记载“大事记”制度。 大事记亦称大事年表。 是以时间为线索记载一个单位（或部门）发生的重要工作和重大事件的书面材料，以便于今后工作查考之用，并为学院编史修志提供依据。 记载“大事记”是一项重要的工作，为了统一编写格式，明确编写要求，规范编写内容，特制订本规定。 一、学院各单位应建立记载“大事记”制度，指派专人负责，定期做好撰写工作。 二、撰写格式以时间为顺序逐条记载，文字简练、清楚、达意。 三、所记内容应准确有据，大事突出，要事不漏，叙述客观，简明扼要。 四、条目记述中一般均要包括时间、地点、人物、事项名称等基本内容。 五、记载内容范围主要包括 (一)本单位组织机构设立、撤消及其沿革变化情况，领导成员人事调动、任免情况，体制、机制建立、调整情况；（二）本单位召开的各种重要会议，作出的各种重要决定情况；本单位举行的重大的政治、经济、科学、文化、基本建设等活动情况；（三）上级组织对本单位作出重要指示等，以及本单位贯彻执行的情况； (四)上级领导前来参加各种活动的情况；(五）中、外来宾、专家、学者前来参观、讲学、合作研究等活动情况；（六）本单位教学、科研、管理、服务各个领域获得的各级各类奖惩情况（包括先进教职工、“三好学生”和优秀毕业生名单）；（七）本单位派遣代表团、参观团出访活动情况，教师出guo进修、讲学、考察活动情况；（八）本单位与外单位签订各种重要协议的活动情况；（九）媒体报道的重要情况；（十）其他重大事件。 六、各单位应于新年度开始的一个月内完成前一年“大事记”的编写工作，并上报院长办公室和学院档案部门各一份。 黑河学院各类文件材料的部门立卷和归档流程预立卷（材料的形成与积累）组卷归档验收 一、预立卷（一）学院各部、处、系、办、室、馆、院、科、（中心）工会、团委均为立卷部门。 （二）各立卷部门参照归档范围，预先编制案卷类目（类目名称见黑河学院档案归档范围及保管期限表）。 （三）各立卷部门要在平时的工作中，随时将办理完毕的现行文件，按照档案类目名称，密切结合当年本单位及其分管范围内各项工作实际情况，将收集的档案进行分类归档。 二、立卷分工（一）上级下达的文、电、材料，综合性文件由学院党办、校办立卷归档。 直接发到承办部门或由有关人员直接获得的专业性或具体业务性的文件，由各承办部门立卷归档。 （二）以党委和学院名义的发文，需根据文件内容由相关部门分别立卷归档。 以部门名义的发文，由各部门立卷归档。 （三）党委和学院召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会议等所形成的材料，由学院办公室立卷归档。 职能部门以学院名义召开的全校性的专门会议、干部会议所形成的材料由主办单位立卷归档。 （四）校内各单位向党委、学院的请示、报告正文及相应的批复、批转的原件，由学院校办或党办分别立卷归档，请示、报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文单位立卷归档。 （五）院级领导外出参加各种会议、活动的材料，由学院办公室立卷归档。 各部门人员代表学院外出参加各种会议、活动的材料，由各单位负责收集、归档。 （六）两个以上单位共同办理的文件或形成的材料，由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复制本。 （七）各临时机构、撤销机构工作中形成的对学院有保存价值的材料，应在机构撤销前做好工作，移交学院档案部门统一管理，任何人不得将材料带入其他单位。 三、组卷（立卷）（一）坚持由文件材料形成部门或文件内容相关部门立卷归档的原则，各部门的专（兼）职档案人员要负责将平时收集、积累的各类文件材料进行组卷后，移交档案部门归档。 （二）在平时积累归卷基础上，按照黑河学院档案归档范围及保管期限表调整检查每组文件是否齐全、完整，剔除不需要归档的文件材料，将文件进行分类组卷。 （三）将文件按年度、问题、保管期限进行立卷分类。 11、分年度将文件材料按照其形成或针对的年度分开。 如一般文件归入文件形成年度。 跨年度的请示、批复，归入批复年度。 跨年度的规划、计划等，归入文件针对的第一个年度。 跨年度的总结、报告等，归入文件内容针对的最后一个年度。 跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度。 法规性文件，归入公布和批准年度。 按学年处理的文件，归入专门年度。 科研、基建、设备项目、与科技开发等分别归入鉴定、竣工、开箱或引进年度。 成绩、归入毕业年度。 非纸张文件一般一件为一卷。 22、分问题将文件按其内容所反应的问题分开。 （四）以问题为主进行立卷组合。 如会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷。 案件处理材料，按立卷问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷。 统计、报表、名册等，按照名称组合。 学院管理和业务活动形成的文件、材料，按单一问题组合。 工作计划、总结等文件，按责任者或名称组合。 简报、汇编、文集按照名称或期号组合。 科研、基建、设备按项目组卷，一项一卷或数卷，可将立项材料和结论性材料综合组卷后放在各项目之首，其余材料可按工作阶段及重要程度或文件性质分别组成若干卷。 （五）卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列。 如批复在前，请示、报告在后。 上级通知在前，上报材料在后。 正件在前，附件在后。 印件在前，定稿在后。 原件在前，复制件在后。 转发文在前，被转发文在后。 复文在前，来文在后。 结论性材料在前，依据性材料在后。 其他文件材料按时间顺序排列。 （六）拆除文件上的金属物，对破损的文件材料及本卷文件材料不分割的照片、小字条等要进行加边修补和裱糊，对较大的图表，要按手风琴式折叠。 （七）编页号成卷装订的卷内文件编页号，按件组卷的文件编件号。 1、卷内目录、备考表均不编页号。 2、卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号。 3、页号应用蓝色或黑色号码机打制，起始号为“1”。 4、页号的位置在每面材料非装订线一侧的右下角。 5、同一问题的文件组卷后不得超过200页。 6、以件为单位的要依据卷内文件的排列先后逐件编件号，在文件材料首页上端的空白中间位置加盖归档章，并填写相关内容。 年度文件形成的年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如xx。 保管期限归档文件保管期限的简称或代码。 件号文件排列的顺序号，按文件排列顺序从“1”开始标注。 （八）填写卷内文件目录归档文件应按照文件编号的顺序编制文件目录，必须用计算机打印，卷内目录应放置在卷内文件之前。 1、序号以卷内文件排列的先后顺序填写顺序号。 2、文号文件制发机关的发文字号，由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，如“国发xx1号”。 xx不得简写成“07” 3、责任者形成文件部门或对文件负有责任的署名者。 4、题名即文件标题，一般照实抄录。 没有标题或标题不规范的，可以自拟标题，外加“”号，如会议记录应概括出主要内容。 5、文件日期文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年、月、日。 如 xx03146、页次指按页组卷的。 标注卷内每份文件起始之页的编号，最后一份文件应填起止页号。 7、页数指按件组卷的。 标注每一件文件的页数。 8、备注注释文件需要说明的情况。 （九）填写卷内备考表卷内备考表位于卷内文件之后，必须用碳素墨水填写。 1、本卷情况说明填写卷内文件缺损、补充、移出、销毁等情况。 2、立卷人由组成本卷的兼职档案员签名。 3、检查人由立卷部门对案卷质量进行审核的责任者签名，一般由立卷部门的负责档案工作的负责人 4、立卷时间填写立卷的时间。 （十）书写卷皮 1、立档单位立档单位的全称，即黑河学院。 2、档案（盒号）由档案科根据编号规则编制并填写。 3、案卷题名应简明确切，结构完整，体式一致。 单份文件即为文件题名；各种项目即为项目名称，一项多卷可采用之 一、之二等字样；多份或多项合卷时可重新拟写题名，一般包括卷内文件主要责任者（不得简称学院、上级）内容、名称（文种）。 案卷题名不得超过50个汉字。 4、卷内文件起止日期卷内文件形成的最早及最晚日期。 5、保管期限依据保管期限表，确定案卷的保管期限（永久、长期、短期） 6、密级有保密要求的要填写密级。 四、归档验收（一）归档验收立卷单位移交档案时，交接双方当面检查，档案科根据有关标准进行验收。 凡不符合要求者，档案科将拒绝接收，并限期改正。 （二）移交手续移交时填写移交目录，一式两份，双方各执一份备查。 （三）归档时间 1、学院各部门应当在次学年6月底前归档； 2、各系等应当在次学年寒假前归档； 3、科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目和专题性、成套性档案在项目完成通过鉴定验收3个月后立卷归档；设备档案在设备验收完毕投入使用3个月后立卷归档；声像档案经、，于次年5月末归档；其他档案在次年的6月底之前归档。 黑河学院档案实体分类办法 一、编制目的（一）为了适应我院档案工作日益发展的需要，实现档案管理的标准化和规范化，达到档案科学化管理的要求，充分发挥档案的作用，更好地为教学、科研、党政管理工作服务。 根据高等学院档案实体分类法，结合我院实际情况，制定本办法。 （二）以我院全部档案为对象，按档案形成的领域范畴，结合档案记述和反映的内容、特点，在保持其形成的自然规律的前提下，确定统一的实体分类体系。 把产生于同一活动领域、记录和反映相同的性质的管理性文件材料和业务性文件材料作为有机联系的整体，分别设类。 学院档案划分为党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、实物、名人等十二类。 （三）学院档案号按卷立档一般包括年度号、分类号、案卷号三个部分，按件分类也包括年度号、分类号、案卷号三个部分组成。 1、年度号由四位阿拉伯数字组成。 2、分类号是档案的主体，一般由实体分类的 一、二级类目标识符号组成。 一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如党群类标识符号“DQ”，行政类标识符号“XZ”，教学类标识符号“JX”。 二级类目的标识，采用“双位制阿拉伯数字”。 如“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为 12、13?99，但 10、20?等带“0”的数字不用。 3、案卷号即案卷顺序号，它是在分类号的最下位类目内对该类目内的案卷编制的顺序号，用阿拉伯数字按1-n号标识。 4、件号均用阿拉伯数字按1-n号标识。 5、档号的标识。 采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。 年度号、分类号、案卷号之间，用连接符号“”连接。 例如xx年内容是教学工作总结，一级类目为JX，二级类目为11，案卷号为1，档号可标为xxJX111。 如纵向三层次排列。 即xxJX111xxJX111年度号教学类档案二级类目代号注教学类档案一级类目代号分类号教学类档案二级类目代号 二、年度问题保管期限分类法，具体方法如下xx年党群类?永久、30年、10年xx年行政类?永久、30年、10年xx年教学类?永久、长期、短期 三、主表（一）DQ党群类档案永久党办、纪检监察审计处、组织部、宣传部、统战部、工会、团委、学工部、老干部科30年党办、纪检监察审计处、组织部、宣传部、统战部、工会、团委、学工部、老干部科10年党办、纪检监察审计处、组织部、宣传部、统战部、工会、团委、学工部、老干部科（二）XZ行政类档案永久院办、人事处、保卫处、总务处、黑河学院医院、档案科、图书馆、广播电视大学、网络中心长期院办、人事处、保卫处、总务处、黑河学院医院、档案科、图书馆、广播电视大学、网络中心短期院办、人事处、保卫处、总务处、黑河学院医院、档案科、图书馆、广播电视大学、网络中心（三）JX教学类档案JX11教学综合JX12学科与实验室建设JX13招生毕业生JX14学籍管理JX15课堂教学与教学实践JX16学位工作JX17评估工作JX18教材工作（四）KY科学研究类档案KY11科研综合KY12完成并通过鉴定的科研课题材料（五）JJ基本建设类档案JJ11基建综合JJ12基建项目各阶段的文件材料、包括竣工图在内的全套图纸（六）SB仪器设备类档案SB11仪器设备综合SB12仪器设备项目（七）CB出版类档案CB11综合CB12校报CB13远东高教学刊CB14书稿CB15音像（八）WS外事类档案WS11综合WS12出guo、出境WS13来校来访WS14中外合作与交流WS15外国留学生工作WS16联合办学学生出guo孔子学院材料（九）CK财会类档案CK11综合CK12会计报表CK13会计帐簿CK14会计凭证CK15工资清册国有资产管理工作（十）SX声像类档案党政类、教学类、外事类、科研类、基建类、人物类、（十一）RW人物类档案永久全院有关各部门（十二）SW实物类档案SW11奖状、荣誉证书、奖杯、奖牌、锦旗SW12印章（钢印、铜印、胶印、木印）SW13字画SW14礼品、纪念品SW15校牌、匾额、校徽、纪念证章等SW16能够反映学院历史且具有保存价值的其他实物黑河学院部门立卷归档办法第一章档案的形成第一条学院所属各单位应要求教职工在从事公务工作或活动的每个环节中，都要根据工作本身的特点和要求形成各种文件材料，记录工作过程。 第二条所形成的归档文件要符合档案的质量要求（一）文件的编写应简单明了，结构严谨，措辞严密，内容与实际一致。 （二）文件材料中使用的符号、代号、名词、术语、计量单位等应符合有关标准的规定，尚无规定时应给出定义或加以说明。 （三）文件材料中第一次引用其他文件材料时，应注明文件材料名称代号，再次引用时可只写代号。 （四）文件材料的书写应做到字体端正，排列整齐，文字采用国家公布实施的简化字。 （五）文字材料中的标点符号按国家公布的标点符号使用方法正确使用并书写清楚。 （六）文字材料的书写（包括签字）必须使用碳素或蓝黑墨水，严禁使用圆珠笔、铅笔或纯蓝墨水。 计算机打印文件材料必须使用喷墨或激光打印机打印。 （七）各种文件、报告必须统一使用A4纸，其他文件材料用纸要符合有关规定，特殊载体文件材料必须质量优良。 （八）所有文件材料必须经过校对，拟制人和校对人对文件材料负有相同的责任，必要时要履行签字手续。 （九）所有记录性文件材料要由记录人签字。 （十）凡经过各级领导或有关人员审核、批准的文件材料，审核和批准人员对文件负有相应的责任，必要时要履行签字手续。 第三条各位教职工要主动将工作中形成的各类档案向本单位专（兼）职档案人员移交。 第二章档案的收集、积累及预立卷第四条学院所属各院、系、部、处、办、馆、总支、中心、工会、团委和直属部门均为立卷单位。 第五条各立卷部门要参照黑河学院归档范围和保管期限表，根据历年各种文件材料的形成规律，预先编制案卷类目，及时收集本单位形成的各类档案，并进行分类保管。 第六条立卷工作的分工和特别说明（一）上级下达的文、电、材料，直接发到学院的综合性文件由学院党办、校办根据文件内容分发到各有关部门立卷归档。 直接发到承办部门或由有关人员直接获得的专业性或具体业务性的文件，由各承办部门立卷归档。 （二）以党委和学院名义的发文，由党办、校办分发到各承办部门立卷归档。 以部门名义的发文由各部门立卷归档。 （三）学院召开的各种会议材料，由主办单位立卷归档。 职能部门以学院名义召开的全校性的专门会议、干部会议所形成的材料由各主办单位立卷归档。 （四）校内各单位向党委、学院的请示、报告正文及相应的批复、批转的原件，由校办或党办分别立卷归档；请示、报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文单位立卷归档。 （五）校级领导外出参加各种会议、活动的材料，由学院办公室立卷归档。 各部门人员代表学院外出参加各种会议、活动的材料，由各单位负责收集、归档。 （六）两个以上单位共同办理的文件或形成的材料，由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复制本。 （七）各临时机构、撤销机构工作中形成的对学院有保存价值的材料，应在机构撤销前做好工作，移交学院档案部门统一保存，任何人不得将材料带入其他单位。 第三章组卷第七条坚持由文件材料形成部门立卷归档的原则，各部门的专（兼）职档案人员要负责将平时收集、积累的各类文件材料进行组卷后，移交档案部门归档。 第八条在平时积累归卷基础上，按照黑河学院档案归档范围及保管期限表将文件进行分类组卷，检查每组文件是否齐全、完整，剔除不需要归档的文件材料，将文件按年度、问题、保管期限进行立卷分类。 第九条分年度将文件材料按照其形成或针对的年度分开。 （一）一般文件归入文件形成年度。 （二）跨年度的请示、批复，归入批复年度。 （三）跨年度的规划、计划等，归入文件针对的第一个年度。 （四）跨年度的总结、报告等，归入文件内容针对的最后一个年度。 （五）跨年度的会议文件，归入会议闭幕的年度。 （六）法规性文件，归入公布和批准年度。 （七）按学年处理的文件，归入专门年度。 （八）科研、基建、设备项目、与科技开发等分别归入鉴定、竣工、开箱或引进年度。 （九）成绩、研究生学位论文分别归入毕业年度和授予学位年度。 （十）一卷张数不得多于200页。 （十一）非纸张文件一般一件为一卷。 第十条分问题将文件按其内容所反应的问题分开。 （一）会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷。 （二）案件处理材料，按立卷问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷。 （三）统计、报表、名册等，按照名称组合。 （四）工作计划、总结等文件，按责任者或名称组合。 （五）简报、汇编、文集按照名称或期号组合。 （六）科研、基建、设备，按项目组卷，一项一卷或数卷，可将立项材料和结论性材料综合组卷后放在各项目之首，其余材料可按工作阶段及重要程度或文件性质分别组成若干卷。 （七）工作计划、总结等文件，按责任者或名称组合。 （八）拆除文件上的金属物，对破损的文件材料及本卷文件材料不分割的照片、小字条等要进行加边修补和裱糊，对较大的图表，要按手风琴式折叠。 第十一条分保管期限在归档文件材料时，按相关类别的归档范围和保管期限表将文件材料按永久、长期、短期分开，只对本单位的工作有临时参考价值的文件材料，留本单位保存，可不向综合档案室移交。 第十二条卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列。 （一）批复在前，请示、报告在后。 （二）上级通知在前，上报材料在后。 （三）正件在前，附件在后。 （四）印件在前，定