2008采购部工作报告.doc

2008年度采购部经理述职报告各位领导，同事们：2008年已近尾声，回顾整个年度，上半年我带领采购部员工顺利完成自身工作，下半年在部门内人手短缺的情况下，我们仍然出色地完成了采购任务。本着“想干事，能干事，会干事，干成事”的思想，做到“急部门所急，想酒店所想，圆满完成酒店各项采购任务确保酒店正常运营”。现就2008年度我在采购部门完成的主要工作做简要陈述：一、 日常基础工作我们部门的日常工作是琐碎的，依靠的是绝对的细致和耐心。作为一个部门的班长，我需要根据实际工作情况改进工作要求和制度，只有不断创新、不断进取，才能在平凡岗位上做出不平凡的成绩、实现自我价值。1. 每天副食品的收验货：每天早上一到办公室必须进行2楼食堂和8楼餐厅当日副食品的验收、发放工作这工作看似简单，却需要在检查副食是否新鲜、足秤，是否满足酒店使用的规格和要求。另在目前部门人手暂缺的情况下，仍坚持做好每月三旬的询价、走市场、了解价格和分析的工作，以保证能向供应商以最低的价格拿到最合适的商品。2. 其他物资、原材料的收发货：本年度内由于庄臣等大供应商要求用传真形式发送要货通知，所以为了提高工作效率。我们改变以往一线部门缺货后再申请补货的被动形式，通过研究和分析，依据日常工作的经验积累，对易耗商品的消耗速度进行估计，确保以最低的库存量来满足酒店正常运营，在实际工作中摸索出常用易耗品的消耗规律。并根据规律制定进货量和库存量，保证一线部门的日常供货，强化库存品管理“先进先出”，不断档不囤积。对各个部门提出的申购要求进行分类分析，对所需货品分轻重缓急，把有限的人力物力投入到需求最紧急的一线部门去。3. 供应商的选择：货比三家的道理每个人都懂，但是要找到最合适的却不容易。由于酒店供货的特殊性质，不是每个够资质的供应商都能满足我们的要求。所以当一直给我们供货的供应商突然发生变故的时候，我们需要第一时间在最短的时间内找到接手的替补。因此，平时就注意收集各方面供求信息，在维护现有供应商的同时积极发现和联络潜在的供应商。注意供应商及市场价格的变化对提供的每一批次产品都严格把关，保证收到的产品都是优质、优价的货品。2008年中，原先的牛奶供应商由于公司经营结构调整，决定不再向我酒店供应牛奶。牛奶看上去是个不起眼的商品，家家人人每天都要接触，但目前若要保证8楼正常供应，我也动了一番脑筋。我找了好几家牛奶商，但是没有人能够满足我们每天送货、货款月结的要求。后来我们主动把要求降低到只要每天送货、货款日结都没问题，但是还是没有人能满足。因为牛奶的保质期短、每天8楼早餐的客流量又不一样，不可能每天都订一样的量，多了会造成浪费、少了又会供应不足。要怎么才能解决矛盾呢？我首先想到娱乐部咖啡吧所用的南京绿缘奶，这个产品每月送货，如果不在保质期内用完就要倒掉造成浪费，现在与娱乐部协调将预计多余的奶品供应8楼，杜绝浪费节省开支的同时，也解决了早餐牛奶的燃眉之急。另外，我决定每周两次自行去大卖场购买，一次购买的量可以供应4-5天，第一时间解决了牛奶供应的问题，虽然麻烦了，但酒店的食品成本却降低了。在货比三家也不能解决问题的时候，作为采购部经理就要开拓思路，随机应变，成为一线对客部门背后的有力支持者。4. 给出合理化建议：要想做一个出色的采购经理，不只是在别人提出采购申购要求时进行满足，而是要以专业的眼光审时度势，给其他部门经理合理化方案和建议，为酒店开源节流，通俗地说来就是：“要用最少的钱，办最多的事”。注意收集各方面意见，并总结、整理，使获得的信息畅通，及时反馈处理。举个今年碰到的实例：客房部门提交上来一章申购单，要申请3M大张贴纸，我即与房务中心领办联系了解了该申购的用处：客房写字台上有块“上网指示牌”，原先上面写了两种上网方式的办法，由于客房上网系统的变动升级，原先需要向前台索要上网登陆名和密码的程序被删除，省略了这个步骤以后，客人只要将自带的电脑连接到我们的宽带借口，直接就可以上网。但是我发现3M的贴纸纸张很大，如果需要裁剪到适用的尺寸会很麻烦。于是我与印刷品供应商协调，希望他们提供黑色的比较窄小的胶带。供应商很快答复愿意免费提供我们所需要的黑色胶带，这样一来即省去了购买3M贴纸的费用，又方便了客房部的操作。后经试贴后认为效果非常好，客人也没有提出任何疑问。真可谓一举三得。这个事情告诉我，在日常工作中采购部应该努力多发挥主观能动性，积极思考、努力实践，就能够成为其他部门的好参谋、成为酒店降成本、创效益的先锋。二、与各部门的协调计划根据各部门的年度指标要求，编制全年的采购供应计划。制定计划后及时主动跟进确认实施情况，根据事件变化调整计划进度。发生问题时不推卸、不逃避，与相关部门及人员及时取得联系，主动寻求解决方案，尽一切可能完成既定任务。工作中经常反省可完善项目，为提高办事效率、减少工作中的失误，注意加强与各部门间的横向联系，作为需求部门与供应商之间的纽带，尽职尽责、不断完善本部门的后勤保障职能的能力。再举个例子，跟客房部和销售部都有关系：今年我们酒店客房的家具进行了一次大规模的翻新工程。在座的各位不少人可能都知道，这次的工程从开始到结束虽然时间不长，但是中间波折却不少。原先参考客房的出租率确定了家具翻新的时间，我与外地的家具厂商也进行了充分的协调沟通，但是客房部因故临时通知我取消既定的翻新计划。接到通知后，我告知家具厂商计划工程取消。没想到最后客房部还是决定按照原先计划进行家具翻新工作，而且销售部还强调家具必须在约定的时间回酒店，因为紧接着就要面临一个接待客人的高峰，为确保酒店当时100%出租率的实现，不容许出现差迟，否则将外送多位客人，造成酒店的损失。我第一时间再与家具厂商联系，但家具厂商已安排了其他的生产任务，很难在原先约定的时间内完成我们的翻新工程。我动之以情、晓之以理，从企业和市场的双赢的角度与厂方反复协调交涉，对方最终答应紧急调配人力物力帮助我们完成计划，厂方终于在最后期限内完成了工程。但是由于厂方对酒店行业的特殊性不够了解，又出于节省自身运输成本的考虑，货物运出时没有全部到位，而是遗留了一部分在第二天再行运出。酒店客房内的家具缺少任何一件都不能对外营业。不能营业就意味着酒店收入的减少、企业形象负面效应的增加。据此我再三与对方车间主任、厂长等负责人联系，强调货物返回缺少会导致的后果，要求安排人手连夜将剩余家具运回，最终确保了酒店客房的正常运营，没有耽搁任何一间客房的销售。从这个事件充分凸现了采购部门的桥梁纽带作用，作为这个部门的经理，我更需要在关键时刻临危不乱、头脑清晰地去带领整个团队克服所有面临的困难，完成酒店领导交给的各项任务。三、ISO质量认证工作自从2002年酒店通过ISO9000质量认证至今，我部严格执行文件规定，做到有章可循、按章办事。先后建立和完善了各项采购台账、记录、表格。对所有物资、原材料的供应商做了资质评定，建立了合格供方名录。按照要求做好采购商品的验收、仓储、领料行为的控制。对于不符合要求的采购行为，一律不得执行与实施。同时对于购进商品的保质期进行有效控制，采取拒收和及时退换货的工作要求。今年酒店开展了三年一次的ISO外审工作，我们部门特别重视，为迎接文件和场所的双重审查，将ISO文件进行了补充核对、对仓库进行了整理整顿，做好仓库的“一物一卡、卡物相符”工作。最终顺利通过了ISO的外审。这将使我们将来的采购工作更有条理性，计划性。四、不足和改进方向当然，我也需要正视自身和部门内部的工作缺点和不足。首先，有部门认为我们采购不及时。其次，酒店开业八年以来。由于酒店特殊结构的关系，客房及公共区域的家具装饰等都没有进行大的改动，还是一直沿用八年前的风格。但是供应商方面却时刻都在与时俱进，家具的材料、设计风格等变化很大五、展望20092008年是不寻常的一年。三鹿奶粉事件让世界的眼光聚集到了食品安全问题上，2009年采购部将继续坚持对购进商品、原材料严格执行索证、验证制度。强化酒店总仓、冷库的管理。为酒店的食品安全保驾护航。周边新建酒店竞争越来越激烈，采购部将在装修、装饰、餐饮菜肴等方面向相关部门提供进一步的协作，在现有资源和成本的基础上求新求变，以吸引更多新老客人的关注和消费。年末世界经济危机愈演愈烈，到2009年，这场世界性的灾难即将波及中国，我们的各大供应商是否会受到影响还是个未知数