企业档案管理的理念与方法(PPT 101页).ppt

中国人民大学档案学院宫晓东E mail zuishig 企业档案管理的理念与方法 中电建档案业务培训专用 目录 将一个岗位的职责 改变成为一种管理体系企业档案管理体系的构建文件运行过程的控制与归档标准的细化档案分类与编号方式的改进保管期限到期后的再鉴定档案库房管理技能竞赛说明 将一个岗位的职责 改变成为一种管理体系 一 目前在企业档案工作存在的问题主要来自四个方面的影响 1 传统观念的影响2 体系化建设的影响3 精细化管理的影响4 现代化技术的影响 档案管理具备全员性和全过程性的特征 档案管理的全员性 即指企业中凡与文件材料形成 办理 使用和归档相关的岗位任职人员 都具有合规合法地形成和处置文件材料的职责 企业应当将这类职责纳入其岗位责任制并加以考核 档案管理的全过程性 即指在企业各项工作的过程中 特别是在文件材料处理的关键性结点上 都应当有明确的管理内容和管理要求 以维护企业信息处理渠道的通畅与高效 从而保证企业活动的正常运行 档案管理的全员参与和全过程控制 是企业档案管理体系建设的基础和前提 二 档案管理体系建设的意义 档案管理体系 是企业依法履行档案管理职责和活动的整体化工作平台 涉及档案管理体制架构 档案人员队伍培养 档案工作机构和工作岗位 档案工作制度和标准 档案信息管理系统 文件材料形成过程控制 文件材料归档管理 档案分类整理和编号标识 档案价值鉴定 档案保管 档案信息资源配置与开发利用 档案信息安全 档案工作数据统计分析等诸多要素的统筹 协调 完善和功能最大化 在企业等基层单位开展档案管理体系的建设 具有十分重要的实践意义 1 档案管理体系建设 有助于改变将档案工作当作档案部门或档案岗位 一家 之事的狭隘观念 尊重了档案信息资源产生 管理 利用过程的运动规律 为实现档案管理的全员性 全过程性搭建了工作平台 2 档案管理体系建设 有助于将体系内的各种要素统筹配置 为企业管理体制与档案管理体制之间的协调 档案管理体制与档案制度标准体系之间的协调 档案制度标准与档案信息管理系统之间的协调 档案信息管理系统与档案各项业务工作流程之间的协调 文件材料形成与档案管理之间的协调 各类档案管理标准和管理细则之间的协调 以及档案管理体系自身的改进和完善 提出了明确的目标和具有操作意义的任务 3 档案管理体系的建设 有助于档案工作精细化程度的提升 通过将国家有关档案工作的规定和标准与企业的实际情况加以结合 并配以文件材料的清理排查 明确与档案管理有关的各项职责 制定出具有实际操作功能的档案工作标准和管理细则 并将其有效地嵌入档案信息管理系统之中 从而使档案管理的每一项工作都有明确的要求 都有明确的目标 都有明确的检验标准 改变粗放式的管理方式 建成责任明确 标准详细 指引清晰 流程受控 数据翔实 管理科学 利用高效 运行流畅的新型档案工作模式 4 档案管理体系的建设 有助于档案人员队伍的培养 促使档案人员着眼大局 更新观念 注重协调配合 全面掌握有关知识和技能 从传统的经验式管理理念中解脱出来 将过去 事依附于人 改造成为 人依附于事 最终使档案工作由一个岗位的职责 改变成为一种科学的管理体系 档案管理体系的构建 一 档案管理体制的改进 传统企业档案管理体制 改进之后的企业档案管理体制 二 档案工作制度建设 三 文件生成业务流程 系统 档案管理业务内容 档案管理业务流程和档案信息管理系统的建设 1 文件材料生成业务流程 系统 文件材料生成业务流程 系统 是企业数据产生和运行的基础 目前已大都纳入各自相应的信息管理系统之中 档案管理体系的建设主要关注这些业务流程 系统 中的文件材料闭合结点 同时提出其与档案业务环节衔接的要求 2 档案管理业务内容和业务流程 档案管理业务内容和业务流程的设计 是档案管理体系建设的重点内容 一般均在各项档案管理制度中予以体现 并应嵌入档案信息管理系统之中具体运行 3 档案信息管理系统 档案信息管理系统是企业开展档案管理的计算机技术集成平台 也是目前档案管理实践活动的主要手段和工作环境 在档案管理体系建设过程中 档案信息管理系统的建设具有综合性的特点 档案信息管理系统的建设 也要求档案人员必须解放思想 更新观念 了解和掌握现代化管理环境下的档案工作已由过去注重档案实体管理转变为档案实体管理与档案信息资源管理兼顾的这种时代特点 勇于探索 切忌固步自封和经验主义 加快实现手工管理向自动化管理的过渡 4 档案人员和档案管理设备设施 档案人员是档案管理体系的主体 是控制该体系正常运行的核心力量 伴随着档案意识的提升和档案作用的不断发挥 档案人员的从业条件和任职定位也在不断调整和提升 在档案管理体系的建设过程中 对档案人员的队伍建设是一项不容忽视的内容 主要面临着几个重点任务 第一 职业素养培训 第二 更新和提升档案意识 第三 强化资源管理的理念 初始级Initial 事务型 经验型 价值型 特征C 成熟度M 一致型 持续型 可重复级Repeatable 优化级Optimizing 已管理级Managed 已定义级Defined 价值V 1 2 3 4 5 1 一般事务性工作 2 兼职管理状态 3 文档留存比较随意 有存无取状态明显 4 无制度 无工作流程 1 专门性工作 2 专人专岗 经验式管理 3 有基本归档要求 4 文档留存界限不清晰 1 专业性工作 2 专家式管理 已建立管理标准 3 归档范围及归档要求精细化 流程化 4 基本利用 1 职能性资源管理工作 2 全员式 全过程管理 3 管理要求纳入企业标准 人依附于事4 能动服务 1 全过程资源自动配置 2 管理体系可自动创新 3 全方位服务 深度开发 4 历史留存与资源管理职业化 四 企业文件档案管理体系成熟度评价 文件运行过程的控制与归档标准的细化 一 文件登记与积累管理制度的建立开展企业文件运行过程的有效控制 主要是针对企业各类文件材料在产生和使用过程中两个关键性责任者进行的 一个是文件材料形成的责任部门 另一个是文件材料形成的责任人 在实际工作中 我们设计并试行了文件登记和文件积累两项管理制度 细则 效果明显 1 企业文件材料登记 是指企业各部门对收发的各类文件材料所进行的规范化记录活动 这既是各部门一项日常工作内容 也是文件 档案数据统计分析工作的基础 A a b 1 2 3 下行文 上行文 平行文 间接上下行文 序号 文件名称 来源 时间 签收人 办理注释 收文登记表 序号 文件名称 去向 时间 发送者 备注 发文登记表 2 企业文件材料积累 是指企业各工作岗位任职人员针对自身形成和处理的各类文件材料所开展的规范化留存 此项工作既是各岗位日常工作内容 也是保证文件材料高质量归档的基础 员工 文件积累袋 档案 文件积累 人人有责 时时有活儿 件件登记 年年整理 二 文件材料清理的流程与方法 一 文件材料清理的含义 内容和要求企业文件材料清理 就是将企业在各项工作中 各个部门 岗位 中产生和处理的所有信息 包括文件 图纸 程序 报表 单据 以及其他载体或数字格式的记录等 进行有计划的排查 并根据文件材料的有关特征将其系统化 从而使企业各类信息数据类有所依 运行线路清晰 相关责任明确 为企业文件材料的归档管理提供准确的数据基础 主要工作内容和要求是 1 企业各部门应建立文件材料登记制度 积累文件材料形成和流转的数据记录 并定期向档案部门移交文件材料收发登记簿 2 档案人员应对企业各部门的工作内容 工作职能 主要工作流程进行调研和了解 3 企业各部门的领导及相关业务人员有义务配合档案人员的调查工作 帮助其了解有关业务情况 4 档案人员应对收集集中的文件材料登记记录和调研获得的数据进行统计分析 在相关人员的帮助下 掌握各部门所形成和控制的主要业务文件类型 理清文件材料的类别和重点 协调文件材料归档的关键结点 明确归档责任的承担部门 形成企业文件材料清理汇总表 二 文件材料清理的工作流程 三 文件材料清理工作中所需要的工具 XX有限公司文件清理工作问卷时间 部门 答卷人 项目组成员 说明 非常感谢您在百忙之余接受我们的问卷调查 该问卷是针对企业各岗位形成和处理各类文件 数据 报表 图纸等信息材料的实际状况进行填写的 请您根据实际工作的真实情况认真填写 填写时应写出具体文件名称 1 您的岗位是 2 您在日常工作中 主要收到的文件 单据 是 请注明文件来源部门或岗位 3 您在日常工作中 主要办理的文件 单据 是 4 您在日常工作中 主要发出的文件 单据 是 请注明文件接收部门或岗位 5 您在日常工作中 内部产生使用的文件 资料 有哪些 6 您在日常工作中 接触最密切的部门 岗位 是哪些 7 在您的岗位职责中 最不能缺少的文件是 8 在您的岗位职责中 最不需要的文件是 9 您对目前企业文件管理有什么意见 数据运动状况示意图 三 文件材料归档范围表的细化 一 文件材料归档范围表细化的要求1 文件材料归档范围应具体化 尽量以文件名称或种类 标准化文件 为单元进行著录 且应以文件材料清理结果为依据 避免直接套用国家 行业或其它单位的归档范围表 2 文件材料归档范围表应明确标注归档责任部门 大型建设项目因多方参与 可以标注归档的责任单位 同时便于各部门参照执行的归档时间 归档份数和其他相关说明 3 为方便使用 文件材料归档范围表可以按照归档文件的种类分别制订 也可以以归档责任者为主体 制订成部门 或参建单位 用表 分表可以直接嵌入档案信息管理系统中各有关部门的工作界面 形成归档范围菜单 供各部门在归档时对照使用 同时也便于档案部门按部门考核其归档任务完成的情况 4 在企业内部机构发生大规模调整或相应的职能性质发生改变的时候 文件材料归档范围表应及时进行调整 调整的重点为重新确认归档责任部门 并将新生文件种类纳入归档范围中来 将不再产生的原归档文件材料清除掉 二 文件材料归档范围表的具体样式1 综合式归档范围表 2 专门式归档范围表 总之 文件材料归档范围表的细化 就是要将各个项目具体化或量化 这里不仅包括何种文件材料 文件名称 编号等 属于归档的范围 还应标明这种文件材料属于何类 是何部门 单位 形成的 由何部门 单位 对其负归档的责任 何时归档 归多少份 归档之后的保管期限是什么 甚至还可以标注该文件材料的载体特征 使用或办理的备注说明等内容 企业文件材料一旦列入归档范围表 且在实际工作中确实产生 则必须归档 没有列入归档范围表的文件材料 则禁止擅自归档 如确实属于重要文件材料 在制定归档范围表时被遗漏 或者属于新产生的文件类型 则需要由文件材料所属部门报送档案部门 经认真研究分析之后 再列入归档范围 档案分类与编号方式的改进 档案分类在档案管理体系建设中具有信息资源整合和档案实体管理的双重作用 同时也是档案传统手工管理与计算机自动化管理重要的业务衔接点 档案管理具有一个非常明确的目的 即企业所保存的档案材料 必须能够真实地反映出企业各项活动中具有重要意义的信息内容 一 档案分类的方法及其原理 分类是人们认识事物的一种基本方法 这种方法虽然具有经验性的特征 即人们会根据自己的生命阅历对周围的环境与事物进行识别和总结 但个体单一的经验 不足以构成高效率的和成熟分类的方法体系 于是便产生了科学的分类方法 所谓科学的分类方法 就是采用约定俗成的参照标准 按照一定的规则 将对象进行有效的区分和类集 从而构成具有特定目的或明确含义的事物关系体系 一 档案分类的严整性1 分类对象的整体性 首先 企业档案本身就具有整体性特点 从总体上来说 企业档案是有别于机关档案 军队档案 学校档案等其他档案的一个门类 是反应一个企业各项活动历史面貌的整体性和关联性的重要信息记录 以往有不少企业在进行档案分类时 是将文书档案 科技档案 特殊载体档案等区分开来 分别规定其各自的分类方案和分类表 相互之间没有关联性 其次 档案分类的结果应具备整体性特征 从档案工作的基本目的来看 企业所保存的档案应当如实反映企业各项活动的历史面貌 并能够将各类归档文件材料之间的信息关联性充分展示出来 形成一个具有有机联系的资源整体 因此 档案分类的结果 面临两个既有联系又有区别的任务 一是维护历史的真实性 从这个意义上来说 档案分类应当尊重档案材料形成的规律和特点 并在档案整理和保存过程中用特定的方法加以固化 二是便于对档案信息资源进行有效地开发和利用 这就需要提供多个观察角度去揭示和关联档案材料之间的信息联系 并能利用档案信息管理系统的智能性特点进行科学地识别和组配 过去在手工管理模式中 尤其是在档案馆中 针对档案形成状态完整性的档案实体分类方法与针对档案内容配置和开发利用的档案信息分类方法 是在 历史主义 和 逻辑主义 两种不同方法论的指导下分别设计和应用的 但是在今天的基层企业 档案的留存与档案信息的高效率利用具有不可分割性 尤其是档案信息管理系统的全面运用 要求在系统内有关档案分类方法的设计中 必须兼顾这两个任务所提出的不同要求 形成整体化的资源管理与资源整合子系统 既要指导档案实体的管理 又要指导档案信息的开发利用 这对于目前的档案分类而言 无疑是一项新的挑战 2 档案分类逻辑规则的严肃性 在一个整体化的管理体系中 针对同一门类的档案对象 档案分类的规则也必须是统一的 这种统一性体现在类列和类系的关系要求上 类列是指在不同分类层次上具有平行关系的类与类之间所构成的体系 其规则是各类之间不能互相交叉 类系是指某一大类从总到分所构成的具有包含和被包含关系的类的系统 其分类规则是上位类包含下位类 下位类被上位类所包含 二 档案分类方法的客观性和综合性 选择档案分类方法 其实就是选择档案的区分和类集的参照标准 档案产生于企业的各项活动之中 而企业活动本身具有固定的规律 特征和属性 从档案要反映和维护企业历史面貌的角度出发 这些要素就成为我们进行档案分类的主要标准来源 1 档案分类方法的客观性 一般来说 档案分类的标准是客观存在的 因而档案分类的方法应体现出这种客观性 分类方法的客观性要求我们应了解企业各项活动组织实施的特点 据此可以归纳出对象法和特征法两类分类方法 2 档案分类方法的综合性 企业活动的多样性和复杂性 使得档案分类一般不可能仅停留在一个层次上 而是根据实际情况进行多层次的类别划分 因此 我们不能选用一种分类方法对某种档案进行彻底的分类 当分类层次递进时 应当转换分类方法 才能达到解析档案成份 识别档案内容 形成条理化资源体系的目的 这就要求我们在实际工作中综合运用各种分类方法 就目前档案分类的国家标准和具体操作情况来看 一般是先采用反映企业活动属性的职能性质分类法 将档案划分为行政管理档案 经营管理档案 生产 或项目 管理档案 党群管理档案 产品生产 或工程项目建设 档案 技术研发 科研 档案 设备仪器档案 基本建设档案 会计业务档案和人力资源管理 职工管理 档案等一级类目 然后再根据每种档案的实际情况 用不同的分类方法 进行二级类目及其以下属类目的划分 三 档案分类体系的包容性和历史性 1 档案分类体系的包容性 是指企业设计规划的档案分类方案 能够将企业范围内形成的全部档案包含在内 即每一份归档的文件材料均可以在该体系中找到自己的位置 合理归类 同时 该体系还应该留出一定的宽容度 以接纳在企业活动中产生的新类文件材料 2 档案分类体系的历史性 是指档案分类方案一旦发布执行 就应当保持其相对的稳定 不可轻易更换 同时 如果必须更新档案分类方案 也应当规定新方案仅适用于指定时间之后所产生的归档文件材料 之前入库的档案仍使用过去的分类方案 用新不弃旧 四 档案分类方案 档案分类表及档案编号的科学性与智能性 档案分类方案是档案分类的指导性文件 档案分类表是档案分类的结果 档案编号是建立在档案分类标识基础之上的入库档案的身份代码 这三者之间具有密切的逻辑关联 档案分类方案是统筹档案分类与档案编号的工具 反映了档案分类的基本认识方法和操作要求 同时也是衡量档案分类科学性和合理性的重要标准 档案分类表要将档案分类的结果通过表格方式固化下来 并需要嵌入档案信息管理系统强制执行 其排列方式和代码设置表现出各种档案的分类层次和逻辑关系 是档案管理体系的重要业务标准 档案编号具有揭示档案材料的形成特征 管理特征和排列顺序的功能 其号段的设计和相关代码的填写 也应嵌入档案信息管理系统中 伴随着档案材料在不同阶段的登记整理流程 自动提示或自动给号 最终形成档案资源识别和检索的重要线索 过去在手工管理模式下 这些工作均由档案人员手工填写或操作 在档案信息管理系统普遍使用的今天 我们必须充分发挥计算机技术的智能性 使其逐步实现半自动化或全自动化 这就需要我们在档案管理体系的建设中突破手工管理经验的束缚和局限 掌握档案信息管理系统的技术特点 通盘考量 精细设计 从而彻底改变手工管理与计算机管理两层皮的现状 使其走向统一和协调 二 档案分类方案制定 档案分类方案的制定是档案分类的重要步骤 同时也是分类工作的主要内容 一些企业制定了档案分类表 却没有分类方案 这种情况说明这些企业的档案人员对于档案分类的作用和原理尚未完全理解和掌握 并容易导致档案分类的结果出现错误 从而使档案分类工作流于形式 描述档案分类方法的规范语句格式为 按照XX 将XX 划分为XX 如 按照企业活动的职能性质 将企业的全部档案 划分为经营管理类档案 生产管理类档案 行政管理类档案 党群管理类档案 生产技术类档案 基本建设类档案 设备仪器类档案 会计业务类档案和人力资源类档案 在具体运用时 档案分类的标准 即 按照XX 不能出现两种以上的标准 由此确保在本层级分类中分类标准的唯一性 从而达到对分类对象清晰地区分与类集的目的 三 分类标识与档案编号 一 档案分类标识档案分类标识 又称类号 是反应和固化档案分类层级与结果的代码 一般由单纯的代字或代码组成 或由代字结合代码混合组成 各分类层级标识号之间用实点 隔开 在档案分类方案中 档案类号的设计应参照或借用企业所在行业的业务分类编号方法 准确反映档案中的业务信息或专业技术信息 在集团性企业中 如果企业集团设立了档案馆 并负责接收下属企业单位的档案进馆 则应设置全宗号或机构代码 1 纯粹代码式 2 代字 代码混合式 三级类目 二 档案号档案号 档号 是识别归档文件材料保管单元的一组代码 一般建立在档案类号的基础之上 档案号由多个号段组成 各号段之间用短横杠 隔开 根据档案号具有揭示档案材料保管单元的形成特征 管理特征和排列顺序等功能特点 结合档案信息管理系统智能化管理技术的需要 我们应该对传统的档案号编制方法进行必要的改造 在以往档案号的编制方法中 各种档案号的标识方式是在手工管理经验的基础上分别设计和体现的 如企业文书档案号一般采用 全宗号 年号 件号 盒号 保管期限 页数 的号段组合方式标识 这种编号方式是从机关档案管理经验中借鉴过来的 且带有明显的档案馆管理档案的特征 因为机关的组织机构比较稳定 且收发文件只有一个进出口 便于按照机构 年度这种特征管理归档文件 但是 企业的下属机构或部门变动较为频繁 文件类型多样 除了有正式收发文件出入口之外 企业还存在着多个文件信息的产生或传递的渠道 因此 简单地照搬上述档案号的编制方式就不太符合企业各种管理类归档文件编码标识的特点 又比如企业科技档案号一般采用 分类号 保管单元排列顺序号 的号段组合方式标识 这种编号方法也是将企业业务技术类归档文件材料作为一个独立的管理对象设计编码规则的 里面缺少对归档文件材料某些形成特征和管理特征的揭示和反映 再比如企业照片档案号一般采用 保管期限 年度 或专题 专题 或年度 所在册号 张号 参见号 的号段组合方式标识 将照片类归档材料作为一个独立的管理对象进行编码规则设计 虽然考虑到照片材料与相关的其他归档文件材料的关联性标识 即设置了参见号 参见号是指与照片档案相关的文书档案号或科技档案号 但在实际工作中 谁来填写这个参见号存在着问题 上述各种档案号的编写方法 在手工管理模式下 特别是将各种档案作为单独的管理对象时 是具有一定的有效性的 但是 在档案管理体系整体建设和自动化管理环境中 因其零乱和 自说自话 的特点 则不能满足资源整合和标准化管理的需要 我们建议将档案编号的号段进行规范化处理 将各号段的功能归纳为 形成特征 管理特征 和 排序特征 三个方面 形成特征可以设计为全宗号 机构代码 号段 反映归档文件材料的形成主体 年度号段 反映归档文件材料形成或归档的时间 载体材料号段 编制各种主要载体材料类型代码表 用这类代码标识归档文件材料的载体物理性质 管理特征可以设计为分类号段 反映档案分类的结果 保管期限特征 反映归档文件材料的保存价值或保管时间 排列特征设计为盒号 册 箱等装具号 段 反映文件材料所在装具的排列顺序 件号 张 件号 段 反映归档文件材料的流水号或所在装具的排列顺序 由此形成以下档案号段模式 全宗号 机构代码 项目代码 年度号 分类号 盒号 件号 保管期限代码 载体类型代码 该档案号编制方式有以下特点和要求 1 该档案号是由档案信息管理系统自动采集结合人工介入生成的 大部分号段内容在归档文件材料登记时是作为必要项目 由归档责任人应填写或从系统菜单中选择的 其结果应该在系统中通用并随着工作程序的深入一直被沿用下了 是用于自动化管理环境之中的 不是由人工编制的 因此 虽然感觉上复杂 但在实际使用时应该是比较简化的 2 该档案号全面揭示了归档文件材料的形成特征 管理特征和排列顺序 并可根据实际需要调整前后顺序或选择空号 需要说明的是 凡是设置在归档文件材料保管单元排列顺序号之前的号段 因其能够影响档案实体在库房中的存放位置 故称其为控制性号段 凡是设置在归档文件材料保管单元排列顺序号之后的号段 因其不影响档案实体在库房中的存放位置 故称之为注释性号段 3 该档案号的使用修正了很多企业将特殊载体档案作为独立大类而造成档案一级类目划分标准不符合分类逻辑规则的错误 同时又不影响将特殊载体材料按特定保存要求单独入库保管的技术需要 即对于这些特殊载体档案 包括声像材料 实物材料 电子数据材料等 不因其载体物理性质的不同而分为独立的类别 而是仍旧按照档案信息内容属性分类 同时又可以按照载体材料的特殊性进行单独的归档整理和保存 仅仅是在档案号中标注其载体类型而已 从而实现特殊载体档案与一般纸质档案在信息内容上的关联和整合 4 使用该档案号 需要编制三个代码表 作为档案信息管理系统必须使用的业务标准 嵌入该系统中运行 其一是档案类号表 其二是档案保管期限代码表 其三是档案材料类型代码表 档案载体类型代码对照表 档案保管期限代码对照表 保管期限到期后的再鉴定 档案保管期限 是根据归档文件材料的价值划定的留存年限 分为永久和定期两种类型 保管期限一般应在制定文件材料归档范围表的时候确定完毕 列入表中 嵌入档案信息管理系统 作为每份文件材料归档整理过程中的一个必选登记项目 在档案信息管理系统中 某份属于归档范围的企业文件材料 都对应着相应的保管期限 同时 一份归档文件材料的定期保管期限如果临近 档案信息管理系统应具备自动提醒功能 告知档案人员届时启动再鉴定工作程序 一 档案保管期限的确定 一 企业核心数据的判断标准1 是否为法律凭证性文件 所谓法律依据性文件 是指企业在其活动中形成的相关法律法规明文规定了的文件材料 如企业各种合法经营执照 董事会 股东大会 监事会文件和章程 专利文件 股权凭证 资产证明 业务资质凭证 企业各类标准 各类合同协议类文件 各类财务会计文件等 这些文件大都具有法律上的凭证作用 凡属于这类性质的文件 一般均可列入归档范围 然后再结合具体评判标准 如合同额度 凭证有效期等等具体规定 进行保管期限的具体划定 2 是否为企业大事文件材料 所谓企业大事 是指反映企业各个时期重要事件或重要结点的活动 在该类型活动中形成的主体文件 一般可以判断为企业大事文件材料 企业大事标准应由企业领导会议或档案工作委员会 领导小组 集团讨论确定 以往常常将企业重要的股权变动 资产组合 机构调整 重要领导岗位变动 重大发明或业务成果 重大奖项或重要专利的获取 重要项目的招投标或重要合同的签署 重大事故 重要领导或人士的参观访问 重要会议等列入企业大事范畴 凡是属于企业大事所产生的主体文件材料 均可列入归档范围 并可根据其是否为核心文件的调研结果 确定其保管期限 3 是否为企业的典型性文件材料 所谓企业典型性文件材料 是指在企业发展历程中具有特殊意义或里程碑性质的事件中产生的记录 这是与企业大事类文件材料在时间上的不同说法 历史上的大事 在今天一般均具有典型性 而今天的大事 也很可能在未来时间里具有典型性 比如一个机械产品生产企业 某种30年前生产的产品现在已经停产 从历史的角度观察 这种产品的技术文件并不因其停产而失去了档案的作用 它可以反映该企业在历史上的某一个时期产品技术的状态 因此具有了典型意义 凡是具有这种典型性的文件材料 均可列入归档范围 并可根据其重要程度或时间长短 确定其保管期限 4 是否为具有长期使用价值的文件材料 所谓具有长期使用价值的文件材料 是指这种文件材料在企业的活动中长时间具有现实使用性 一般泛指企业的各项规章制度 管理或业务标准 建筑物或构筑物的竣工图 大型设备或生产作业流水线的技术文件 各类信息管理系统和专用的计算机程序等文件材料 这部分文件材料现实作用期较长 利用率频繁 因此可以列入归档范围 其保管期限一般可以根据其具体作用期的长短确定为定期 二 档案保管期限的改革 按照目前国家有关标准规定 一般将档案保管期限划分为永久和定期两类 而定期又根据档案价值的大小以标时制的方式表示 主要有30年期 25年期 用于会计业务档案 15年期 用于会计业务档案 10年期 5年期 用于会计业务档案 3年期 用于会计业务档案 等几种 除去用于会计业务档案的保管期限外 其他档案的常用保管期限为30年期和10年期 在国家档案局有关标准中 常常采用 重要的 比较重要的 和 一般的 等价值程度描述来对应永久期 30期和10年期 这种判断方式在实际运用时容易产生较大的随意性 定期保存的档案 在保管期满后 还面临着再鉴定处理的问题 因此 我们建议进一步简化档案的保管期限 一种方法是将所有归档文件材料均设定为永久 前提是必须进行全面精准的文件材料清理工作 并能够根据企业事务的具体变化 定期对归档范围表进行调整 使归档的入口得到有效的把关 另一种方法是将档案保管期限划分为永久和30年两种 减少一个定期的层次 从而减少到期再鉴定的次数和工作量 不属于归档范围的文件材料 可以按照资料的方式进行保管 且建议尽量以电子文件的形式留存 声像档案和实物档案 包括以数字方式留存的电子档案 建议一律永久保存 会计业务档案和人力资源档案则按照国家有关规定执行保管期限管理方式 二 档案保管期限到期后再鉴定 档案库房管理