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文档简介
公文 第一节公文概述 1 行政公文的概念广义的行政公文指行政机关在行政管理工作中所使用的一切文字材料 既包括国务院2000年8月24日颁布的 国家行政机关公文处理办法 2001年1月1日起施行 以下简称 办法 中规定的13种公文 也包括国家各级政府 行政机关 社会团体和企事业单位制定的行政法规和规章制度 以及计划 总结 调查报告 简报和行政工作中常用的其他文字材料等 狭义的行政公文专指 办法 中规定的行政公文 即 行政机关的公文 包括电报 下同 是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 包括命令 令 决定 议案 公告 通告 通知 通报 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要共13种 2 行政公文特点 1 政策性 对政治 经济 社会生活各个领域有指导作用 用以执行贯彻党和国家的有关政策 执行国家的法律法令 2 实用性 处理公务 根据现实需要 针对实际问题而制发 有明确的写作目的 3 可靠性 所涉及的材料 数据 事实必须真实可靠 不得有任何虚假错漏 4 定向性 由特定机关制发 写给特定读者 针对特定事务 5 时间性 所针对的问题总是存在于特定时间范围之内的 6 规范性 写作格式和办理程序有一定的规范 3 行政公文作用 办法 有如下表述 是传达贯彻党和国家的方针 政策 发布行政法规和规章 施行行政措施 请示和答复问题 指导 布置和商洽工作 报告情况 交流经验的重要工具 1 颁布法规 2 指挥管理 3 交流信息 4 宣传教育 5 商洽协调 6 凭证依据 4 行政公文分类 1 按行文关系和行文方向的不同分 可将公文分为上行文 下行文 平行文三种 2 按紧急程度可将公文分为紧急公文和普通公文两大类 紧急公文又分为 特急 和 急件 两种 3 按有无保密要求及秘密等级可将公文分为无保密要求的普通文件和有保密要求的保密文件两大类 保密文件又分为绝密文件 机密文件和秘密文件三类 4 按具体职能的不同 可将公文分为法规性公文 指挥性公文 报请性公文 执照性公文 联系性公文 实录性公文六大类 第二节行政公文的种类 国家行政机关公文处理办法 规定了国家行政公文有13种 命令议案决定指示公告通告通知通报报告请示批复函会议纪要 1 命令 令 适用于依照有关法律公布行政法规和规章 宣布施行重大强制性行政措施 嘉奖有关单位和人员 2 决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更和撤销下级机关不适当的决定事项 3 公告 公告适用于向国内外宣布重要事项和法定事项 它是一种庄重 严肃而又关系重大的文书 一般通过报纸 电台 电视台发布 4 通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项 它是一种使用范围广 使用频率很高的公文 5 通知 适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 6 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 7 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项 8 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 9 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 10 批复 适用于答复下级机关的请示事项 11 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 12 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问答复问题 请求批准和答复审批事项 13 会议纪要 适用于记载 传达会议情况和议定事项 第三节行政公文的格式与要素 内容回顾 1 行政公文的概念2 行政公文的特点3 行政公文的作用4 行政公文的分类 行政公文的格式与要素 新授课内容 1 用纸 A4 210mm 297mm 2 公文页边与版心天头 上白边 为 37mm 1mm 订口 左白边 为 28mm 1mm版心 156mm 225mm3 公文中的颜色 一般情况下 发文机关标识 眉首的反线和发文机关印章为红色 其余均为黑色 4 排版规格正文 3号仿宋体 文中如有小标题可用3号小标宋体或黑体 一般每面22行 每行28字 排印格式 眉首 主体 版记 公文的各要素划分为眉首 主体 版记三部分 份号 秘密等级 空一字 1 份号 阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行 眉首部分 2 秘密等级和保密期限 3号黑体 顶格标在版心右上角第1行 两字之间空1字 如需同时标识秘密等级和保密期限 用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第1行 秘密等级和保密期限之间用 隔开 秘密等级和保密期限 3 紧急程度如需标识紧急程度 用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第1行 两字之间空1字 如需同时标识秘密等级与紧急程度 秘密等级顶格标识在版心右上角第1行 紧急程度顶格标识在版心右上角第2行 字体为长宋体 大小 22mm 55mm约为初号字 4 发文机关标识发文机关用来制发正式文件时使用的具有固定版式的标识 发文机关即制发公文的单位 必须标注 发文机关常用红色字体印刷 俗称 红头 字体为长宋体 平行文和下行文发文机关标识位置 上行文发文机关标识位置 上下居中 首页须显示正文 发文机关过多只能挤发文机关 不能挤正文 可将发文机关字号缩小 行距缩小 直至保证公文首页显示正文为止 发文机关为多个单位 居中 机关代字 年份 序号 六角括号 5 发文字号 位于版头正下方 机关标识下方 党的公文可以在版头的左下方 报纸上公布文件时将发文字号标注在标题下面 平行排列于发文字号右侧签发人用3号仿宋体字 签发人后标全角冒号 冒号后用3号楷体字标识签发人姓名 居左空1字 居右空1字 主办单位签发人姓名置于第一行 其他签发人姓名从第2行起按发文机关顺序依次顺排 下移红色反线 使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行 6 签发人 代表发文机关核准并签发公文文稿的领导人姓名 签发人和会签人 联合行文 的姓名 是公文生效并对其内容负责的标志 一般公文不必有签发人 上行文中要标明 请示应当在附注处注明联系人姓名和电话 主体部分 1 标题 由发文机关名称 发文事由和公文种类组成 可省略机关名称或事由或这两项 红色反线下空2行 用2号小标宋体字 标题中除法规条文 规章名称加 外 一般不加标点符号 2 题注 使用 标注 位于标题正下方 一行或多行 如 中共中央关于进一步加强农业和农村工作的决定 题注为 中国共产党第十三届中央委员会第八次全体会议1991年11月29日通过 标题 标题下空一行 顶格 3号仿宋 3 主送机关 上行文 平行文一般只有一个主送机关 下行文可有多个主送机关 上行文的主送机关应是直接上级机关 一般不得越级行文 不得将领导人作为主送机关 主送机关名称应为全称或规范简称 统称 标题下空一行 顶格 3号仿宋 回行时仍顶格 最后一个主送机关名称后标全角冒号 不同类且非并列关系的机关中间用逗号隔开 同类中间用顿号隔开 末尾加冒号 如 各省 自治区直辖市人民政府 国务院各部委 各直属机构 主送机关名称下一行 每自然段左空2字 回行顶格 数字 年份不能回行 3号或4号仿宋体印刷 4 正文 公文的核心和主体部分 表述文件的具体内容 体现发文机关的意图 主送机关之下 落款之上都是正文 一般包括缘由 事项 结尾三部分 带附件的公文 附件可能是被转发的上级文件 报告 意见 会议纪要等 不会被全文印在正文部分 正文只是转发的说明和要求 这种 附件 其实也是正件 正文 5 附件 附在正文之后的一些补充材料 公文如有附件 在正文下空1行左空2字 文件印章等生效标志之上 附件如有序号使用阿拉伯数码 附件名称后不加标点符号 上不压正文 下不离日期 骑年盖月 上距正文1行之内 也就是不到一行的空白 6 发文机关 使用全称或规范简称 位置在正文或附件标注的右下方 和上面的内容空出一定距离 以便加盖印章 7 印章 是发文机关对文件生效负责的凭证 除会议纪要和电报形式发出的公文外 正式行文都应加盖印章 位于发文机关下方 横向距离是右空4字 一定要用小写汉字 不能用阿拉伯数字 零写为 字体字号同正文 8 发文时间 是公文制成时间或生效的法定时间 年月日齐全 不可省 一般以签发日期为准 会议通过的以通过日期为准 联合行文以最后签发机关领导签发日期为准 位于成文日期左下方 主题词之上 用圆括号 标注 用3号仿宋体字 居左空2字标识在成文日期下一行 9 注释或特殊说明 用以说明在文件的其他区域不便说明的各种事项 如术语的解释 文件的传阅范围 使用方法等 附注 无需特别说明的可以不注 内容一般为印发传达范围或联系人 用3号黑体字 居左顶格标识 后标全角冒号 词目用3号小标宋体字 词目之间空1字 词语中间不用顿号而是空格 数量为3 5个 版记部分 1 主题词 反映公文内容的规范化词语 名词或名词性词组 主题词下一行 左右各空1字 用3号仿宋体字标识 抄送 后标全角冒号 抄送机关间用逗号或顿号隔开 回行时与冒号后的抄送机关对齐 在最后一个抄送机关后标句号 如主送机关移至主题词之下 标识方法同抄送机关 2 抄送机关 需了解公文内容 但不负责处理和执行的机关 抄送的目的是与有关方面沟通情况 以便取得了解 理解 支持和配合 对上级机关用 抄报 对同级机关或不相隶属机关用 抄送 对下级机关用 抄发 注意 不可随意扩大范围或漏送 印发机关和印刷日期同一行 打字校对人员姓名和印刷份数同为最末一行 用3号仿宋体字 印发机关左空1字 印发日期右空1字 印发日期以公文付印的日期为准 用阿拉伯数码标识 3 印发标记 由印发机关 印发日期 录入校对人员姓名和印制份数组成 位于公文末页下端 印发机关一般为发文机关的办公厅 室 印发日期指实际印刷的时间 不同于成文日期 用阿拉伯数字标注 4 版记中的反线 版记个各要素之下均加一条反线 宽度同版心 反线隔开 一是为显示各要素之间的区别 二是设计显得美观 要注意最后一个要素之下要有一条反线 5 版记的位置 版记应置于公文最后一面 封四 版记的最后一个要素置于最后一行 4号半角白体阿拉伯数码标识 置于版心下边缘之下一行 数码左右各放一条4号一字线 一字线距版心下边缘7mm 单页码居右空1字 双页码居左空1字 空白页和空白页以后的页不标识页码 6 页码 公文每一页的顺序编号 用阿拉伯数字标注在图文区下端 正面为单号 位于右下角 反面为双号 位于左下角 总结 1 行政公文的排印格式2 行政公文的格式与要素 要求与提示 1 活动内容 组织形式 自行确定和策划 可以以附件列出 2 主送机关 各系部团委 3 抄送机关 可写可不写 但不可把主送机关写在抄送机关栏 抄送机关参考 校学生工作处校党委宣传部
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