团队管理内部训练自助手册(doc 51页).doc

无论你是经验丰富或者是初担重任的团队领导者，对你的团队进行演讲肯定都会带来忧虑和不安，哪怕就只有一阵子。几乎没有人会否认在别人面前演讲时会紧张：有些人认为在自己的团队面前演讲会相对轻松些；有些人则认为这比在顾客面前演讲会更加紧张，因为那些顾客或许就不会有机会再见面的。无论你个人紧张的程度如何，从上一章我们知道了演讲的开始部分是取得成功至关重要的要素，而我也发现“开场仪式”的价值是无法衡量的。我在每场演讲中都沿用同样的开场方法，所以我会把注意力集中在仪式上，而不是去担忧人们会有什么想法。以下是我的开场仪式所遵循的路径。开场仪式1. 在演讲开始半个小时以前，我会在建筑物周围漫步，偶尔会上上下下的跑楼梯，尽量把自己调整到合适的情绪中。在进行这些热身活动的时候，我会回想起在自己职业生涯中曾获得的某些成功。这样我就可以以积极的情绪开始演讲。2. 我会检查演讲的房间，并且确认为演讲提供技术支持的人员，以确保没有问题。假如人们到达举行演讲的房间后发现房间已经被占用，或者满屋都是用过的咖啡杯、满地都是废纸，还有高射投影仪的灯泡也不翼而飞，那么这对于所有人来说都是一个失败的开始。3. 在开始之前的10多分钟，我会使用运动员常用的一种练习方法，就是想象整个演讲过程进行得非常顺利。在我的想象中，我看到团队成员离开房间，并且非常清晰的看到他们在做什么，每个人都充满了活力和激情。4. 在最后的几分钟，我会对正在进房间的团队成员打招呼，并且确保他们所坐的位置能够清楚地看到展示的材料和能够参与演讲。利用最后的时间来摆弄视觉教具和翻阅备注是你忍不住要做的事，但其实更重要的是给自己留出一段时间与团队成员进行交流，为整个演讲过程确立轻松的基调。5. 我努力使演讲准时开始。等待那些在15或者20分钟后才姗姗来迟的迟到者会浪费团队大量的时间。准时开始可以给人们一个重要的信息，那就是清楚的表明你很珍惜他们的时间，并且会尽量充分而又合理的利用时间。6. 当正式开始的时候，我会站到前面，把备注放在桌子上，看着团队成员，进行两到三分钟的视线接触，微笑，停顿，然后才开始。我总是等到会场都安静下来才开始我的演讲。在你演讲开始之前所做的停顿有以下三个目的：1. 给时间让你的团队安静下来。2. 给你自己一点时间定定神。3. 表明你是一位有准备并且很自信的团队领导者。身体语言从90年代以来，尽管对身体语言这种非语言的交流方法的重要性并没有达成一致的观点，但身体语言在交流中的作用是日益增加的。加利福尼亚大学心理学教授阿拉伯特米赫拉比安（Mehrabian）曾经作过一项计算，证明只有7%的理解是来自于说话的内容，38%来自于说话的语调，而55%来自于非语言的暗示。假如你能够读懂别人的身体语言，同时善于使用自己的身体语言，你就肯定能够更快和更有效的确立与他人的和谐关系。相反地，假如你任由自己的身体语言透露出心里某些具有煽动性的情感如厌恶、害怕或者愤怒就会使他人感到难以亲近。身体的姿势是很重要的，因为那是你注意并且尊重群体的信号。在西方文化中，为了表示对群体的注意和尊重，你应该上半身向他们倾斜，摆出一个时刻准许斩身体姿势。最近在美国有研究表时，在运动心理学里，通过教导运动员使用充满自信的身体语言，可以使他们取得更好的成绩。团队领导者也同样可以使用这条法则。充满自信的身体语言或许可以给你额外的动力去影响你的团队成员。专家声称，善于与人打交道的人在交流中动用的是整个人的资源，所以看到他们会使你感到有生气和振奋。然而很多人都过于拘谨，以致于不能很从容的把他们自己当作为一种视觉教具。【研究表明，人醒着的每一时刻都在发出表明自己的感觉和想法的非语言信号。所以，在演讲过程中，完全可以利用身体语言来帮助你加强你所要表达的信息。始终保持开放的姿态。不要交叉双臂或在你和听众之间制造障碍。有选择地使用手势作强调，但不要太多，以免分散听众的注意力。如果你很放松、你的身体语言就会很自然地加强你所说的话，而且恰当运用手势也有助掩饰你的紧张。】你应该站在哪里？站在你觉得舒服的地方。许多团队领导得会选择坐着，希望这样看上去没那么突出。然而，假如你是在进行演讲，站立的姿势确实是很重要的。因为站着更易于呼吸，保护了你的声音。更为重要的，你会发现这样会使你更具有影响力。不要以为靠着家具会使你看起来很放松。这其实会让人觉得你很懒散。假如你喜欢走来走去，只要你的走动是有目的的话，那样也是可以的。在很长的一段时间里，我都努力控制自己不要在演讲过程中无目的走来走去和摇摇摆摆。这是我从一个同事的反馈中意识到自己有这种会分散别人注意力的习惯，当我看到自己的录像带时就更加确信这一点了。另一位训练者让我想像自己穿着固定在地面上的滑雪靴，帮助我纠正了这个坏习惯。一定要避免背对窗户或者强光源，因为光线会使团队成员感到疲倦，也不利于视线的接触，同时听众的注意力有可能被你身后发生的事物所吸引，就更别提你的衣服会在光线下变得透明的可能了。小心留意一下自己是否有以下的情况：l 身体重心在两脚间来回移动l 不停的摸着你的下巴或者鼻子l 把饰物或者口袋里的零钱弄得叮当响l 神经质的摆弄手或者手指l 胡乱摆弄手中的笔l 摆出夸张而又毫无意义的姿势l 边说边来回走动你可以使用身体语言去激发在第三章所提到的“振奋剂”。为了保持听众的注意力，你应该经常改变你的行为，甚至是做相反的动作。例如，假如你一直在走来走去，你可停下来；假如你老站在一个地方，你就开始走动。【还有，再补充一点，千万不要躲在桌子后面。听众希望看到演说者的全身，他们甚至从座位上探头出来，希望能把演说者的整个人看清楚。】善用你的声音我们的声音具有力量，在影响和激发情感方面能起到书面语起不到的作用。在国会议员中有一句古老的谚语，那就是：所有事情的成功取决于说话人说话的方式而不是事情的本身。记住，你的团队成员可能在最初的几分钟里就已经决定了是否继续听你的演讲。米赫拉比安（Mehrabian）的研究就表明了38%的信息是通过你声音的语调传达的。不要浪费这至关重要的时间来问“后面的人能否听到我讲话”这样无聊的问题，你应该做是的观察团队成员脸上的表情。很多方言在升调或降调时都有自然的调音使声音听起来比较和谐。通常情况下，你听到的自己的声音都是经过头骨放大的，所以听起来会与别人所听到的有所不同。假如你发现自己的声音有变单调的趋势，就应该尝试使用一些简单的媒体技术，或者在每五个单词、音节处发重音、变音或者转变语调使话语变得有节奏感。【在很多语言中，疑问句和陈述句的唯一区别在于语调。要让听众准确理解你话中的正确含义，就要认真使用语调来准确的传递信息。气流通过声带并使之振动就产生了声音。因此清晰发音的首要条件就是给肺部提供充足的空气。通过简单的呼吸练习，你可以学会增加空气的吸入量；另一个条件是声带所在的喉咙功能正常，在演讲前一天，要少说话，让咽喉得到休息。】避免陷阱小心注意以下的情况：l 使用含糊语气词。“嗯”和“呃”会妨碍你的表达。团队成员注意力最终会被分散，开始计算这些毫无意义的声符的数目。你可以通过反馈意见、听排演过程的录音带来克服这个坏习惯。一位值得信赖的同事或者朋友也可以在你使用这些含湖音的时候给你指出来，如举手、发出声音或者响铃。l 填充字符。三个经常被使用的填充符是“一般说来”，“事实上”和“基本上”。在你思维中断的时候，或许你应该有其他的词可以作为过渡之用。l 任何不良的言语或者带有歧视性的话。l 没有必要的重复。重复是使记忆持久的最佳方法：当一个观点被重复时，那就相当于向团队成员暗示这是一个很重要的要点。假如在排演的时候，你在一个单词或者短语上要结结巴巴的反复好几次，最好换掉它，不应该冒险使用这些词或者短语。l 在每个句子的末尾降低你的声音。这会使听众听起来很吃力，也会因此产生不满。l 发音含糊或者嘀嘀咕咕，最终会激怒你的团队成员，因为他们需要费很大劲才能理解你的意思。l 在转换观点时没有留出足够的停顿时间。听众需要时间思考他们所听到的内容的。l 使用不恰当的声调。【让你的嗓音充满力量，产生共鸣，这会对你听众的身躯产生积极作用。身躯会敦促精神说：“是的，是的。”如果你的嗓音战战兢兢，或者由于局促不安而颤抖，你感觉得到，听众也听得出来，你从他们的眼睛中看到他们觉得难受。如果你的话语充满力量，听众会感到惬意。你看得出他们表示赞同。】偶尔留出一段安静的时间或者较长的停顿有助于恢复听众的注意力。这种安静的时间可以长至5秒或者6秒，而又不至于让团队成员感到不舒服。演讲的节奏也就是你说话的快慢程度也会有不同的效果。假如你习惯在演讲中经常使用含义模糊的词，或者你的措辞不能清晰明了和恰如其分，那你就需要每天练习来提高这方面的能力。假如你在日常的交往中有进步，在你的演讲中也是能有所体现的。被动语句是很有表现力的形式，容易吸引别人的注意力：“顾客被我听接近”就是“我接了顾客”的被动形式。我们拥有两个最强有力的词语“你”和“我”，但在演讲中我们却没有充分使用它们。进行视觉接触抬起你的下鄂，并保持这姿势，你就能与团队成员进行视线接触，而且你可以显示出你的信心和兴趣。需要在视线接触方面下点功夫。研究表明把视线锁定在一个小组的某个人身上，对其他的到场者都会产生正面的影响。糟糕的视线接触会给人焦虑、无能、缺乏诚意和可信性的感觉，同时会阻碍你引导团队成员做出适当的反馈。【目光接触是人们相互之间建立亲近关系的一种有力手段。在演讲中与听众建立这种亲近关第是很重要的。目光扫视全场听众，不仅要顾及前面的听众，还要顾及离你最远的听众。虽然与显得热情和有兴趣的听众容易保持更多的目光接触，但不要忽视那些显得中立或消极的人。感到被演讲者排斥的听众比对演讲感兴趣的听众更容易对演讲作以消极的反应。这点无论怎么强调都不会显得过分。设想一下，假如你听一个老低着头说话的演讲者，你会有什么感受？】值得记住的一点是，在看着一个群体时，我们每个人的视线看上去都会是向右或者向左的斜线。在想获得恰当的视线接触时，我们需要考虑这斜线的存在。当你提到与某些人的专业领域相关的内容时，通过与他们进行视线接触，你就会看到他们的很投入。假如你注视那些显得不耐烦的视线时，并且经常性的抬抬眉毛，你就会显得很友好，并且能鼓励他人提出问题。这同样可以使你能够劝服观察者接受你的观点。在对会那些会在团队里制造麻烦的人时，视线接触也很有效。一旦他们感觉到你以温暖、诚恳的视线进行回应，并且会把任何反应都当作合理的情况来对待时，你就可以逐渐把你的视线转移到团队中其他人身上。移开视线要缓慢，而且在移动的过程中要与其他人进行视线接触，直到你的视线超出原来那个人附近的范围为止。当你完成回应时，你就不再是看着那个麻烦的人了，你也不要再给他/她视觉肯定让他们继续制造麻烦。“要”做的事l 视线接触的时间要比普通对话时更长：要达到四至五秒而不是两至三秒。l 记住糟糕的视线接触会造成-不甚友好的关系-焦虑/无能的印象-意味着没有诚意-降低可信度-失去反馈l 看着某些人特别是当你提到与他们专业领域相关内容时。l 假如可以的话，注意那些看上去愤世嫉俗和不耐烦的人。l 假如必须，看看备注的提示。结束你的论述时，看着某个特定的团队成员，保持一会，然后再把视线转移到其他团队成员身上。【在演讲时，为了保持视线接触，需要你有百分之九十的时间都是抬起双眼的。但光是这样还不够，你的眼睛要扫视。扫视是什么意思？就是用你的目光缓慢而持续不断地从房间的一头扫向另一头，就好像要用目光拥抱听众一样。试一下这样做：低下头扫一眼你的提要，找到要的讲话，然后抬起眼，扫视听众，再低下头，抬几眼，扫视，然后是下一句。扫视可以调动听众注意力的节奏，他知道你的眼睛还会扫回来落在他身上，于是他的注意力集中在你身上。你的注意力集中于他，他的注意力集中于你。你对听众的关注作出报偿。于是你知道自己控制着全场。】“不要”做的事l 避免把团队成员分割成几个部分l 看着窗外l 看着某个点l 视线穿过团队成员的头顶【要保证你的双眼不超越你的听众，必须同室内你可能看清的每一双眼暗发生“眼光一亮”的关系。我说的“眼光一亮”是什么意思？如果你在街上碰到一位漂亮的异性会发生什么事情？你的眼光“一亮”，录下对方的风采，眼睛发出或接受信息。这种“眼光一亮”的动作使听众感到你在同他们当中的每一个人单独发生来往。尽管他们可能坐得很远，看不清你的眼睛，但他们能理解你的意图。】使用备注备注可以增加你的信心和帮助你控制演讲的内容和表达过程。温斯顿.丘吉尔从来不使用备注，但在一场贸易协会的演讲失败之后他也改变这习惯！对于演讲有很多颇有效果的备注使用方法。尝试几种不同的方法，看看哪个对你效果最佳。选项l 不需要备注就像在高空走钢丝而不设安全网l 把视觉教具当作备注使用l 整篇的讲演稿不大被推崇l 提示性的卡片或者纸张在准备备注时有一些原则可以帮助你把备注做得便于使用。【备注卡片能给你信心，使你在演讲时即使遇到卡壳，也不会出洋相。它能促使你放开讲，使你随意看看听众。这一点很重要，因为相互的视线接触是建立亲切关系的第一步。这比你仅将眼睛盯着稿子读的效果要好。】准备备注l 不要写得潦草。l 必须容易读。l 使用硬的纸张/卡片。l 粉红色的荧光笔使内容更易于辩认。只写一面。l 只占用每页纸上部三分之二的地方。l 编页码。l 放在适当的地方并且平摊开。l 不要装订起来。l 留一份备份。l 熟悉备注的内容。l 对需要强调的地方涂上颜色和作上标记。l 准备好要用的连接词。l 使用短句。l 记住每一眼只能读四个单词。l 大写字母难以快速阅读。【现在你的演讲全写在纸上了。再看一遍，剔除关系不大的词。也可省略太明显不过的动词并缩写某些词，不过一定要缩写得你自己看一看便能马上认出。尽量利用备注卡片试讲，一直到掌握自如。无论怎样，必须高声练习，如同真的在演讲那样要站着，但不要站在你惯常坐的写字台旁边。而且要一直练到演讲词好象会自动流出来似的熟练才罢休。】使用备注l 不要读草稿。l 放在腰部的高度只放在一边。l 假如你要拿在手里只用一只手拿。l 引文和统计数据要对着备注读出来。l 把已经使用过的卡片拿走。表现幽默“分析幽默就像在解剖一只青蛙。没有人会感兴趣，青蛙也会因而死亡。”-怀特（EBWhite）（夏洛特的圈套）的作者人们都喜欢笑。人们都倾向于喜欢那些能令他们欢笑的人，而且假如他们喜欢你，他们通常都会更认真的听你所讲的内容。在你的讲演中使用幽默并非就是批讲笑话。你并不需要是米高。巴里莫尔或者是道。弗兰克才能在演讲中使用幽默。积极和富有激情的表现比能够随口就说笑话要更有价值。真实生活中，趣事可以舒缓紧张的情绪，使人放松，并且确实能帮助人们学精通或者记住某些东西。然而有些陷阱是需要注意的，应该尽力避免。注意是否有以下情况。l 使别人感到尴尬。l 使用方言或者讲一些带有歧视色彩的笑话。l 你的团队成员知道你将要讲一个笑话会损害该笑话的效果。l 说一些无关的笑话。l 过度地拿自己开玩笑。l 讲一则太长的笑或者趣事，相当于所有的鸡蛋都放在一个篮子里。假如你使用五个小的笑话而不是一个长长的笑话，你就有五次成功的机会而不是只有一个。你会发现问一下自己下面的问题是很有帮助的。你是否会把这个笑话：l 讲给你的母亲或祖母听？l 讲给一个宗教领袖听？l 假如它将要向全国人们广播，你是否会讲？l 讲给所有午餐时候在咖啡室的人们听？以最可能的有趣的方法多讲几遍你的故事或者笑话来进行练习，直到你能很轻松地把这个笑话说出来。尝试在每天的谈话中偷偷的加讲这个笑话，但不要以“你觉得这是不是很有趣呢？”这样的话来开始。最自然的幽默表达方式就是一个简单的微笑。不要过分担忧并刻意地变得幽默。很多人自然会觉得有些事是很有趣的例如，一张倒置了的幻灯片，或者一声不合时宜的声响。不要把你自己搞得太紧张，你天的幽默本性就足以成功。就连犹太法典也讲到以幽默的方法教授课程将是一节难以忘记的课程。【幽默应该与主题有关。有人认为演说好象揉好面团，需要在其中加些辅料，因此就随随便便插一些笑话。这种想法是不对的，随便穿插的笑话往往和主题无关，容易被认为是用来添加篇幅或者拖延时间的。】“笑声并不妨碍学习”沃特迪士尼把握好时间在你演讲的时候不要看手表。这会发出这样一种信号：那就是你已经讲完，并且想离开了。在1992年的总统选举中。布什总统在与比尔。克林顿和罗斯。佩罗进行辩论的时候，他看手表看了很长一段时间。结果没有人记得他那天说过什么。你是否能在房间里看到准确时间？假如不能，把你的手表放在旁边的桌子上或者把表面转向手腕的里侧，使你可以悄悄的瞥一眼时间。很多团队领导人都尽量避免在午餐后进行演讲，因为那个时候人们所有的精力都用于消化，从而使头脑能量不足。另一个不恰当的时间是下午的3-4点，这段时间是所有生命体效率最低的时间。假如可能的话，你或许最好避免这些时间，除非你的演讲中包含有许多的幽默、兴奋元素、互相交流或者活动。布置场地无论你打算把演讲办得如何的非正式，对环境进行准备还是非常重要的。假如经常的受到干扰，房意里热得难以忍受，并且没有坐的地方，那么你想在这样的环境下实现激励团队成员，给他们传达信息的目的就几乎是一种妄想。【环境能影响人的情绪和心态。即使是有名的演讲者也应该有令人赏心悦目的背景，这样才会显得相得益彰，而不是大煞风景。在演讲者的后面应该不能有任何是以吸引听众注意力的东西，在他的两边也不能有任何东西也就是说，除了一幅深蓝色的天鹅绒布幕之外什么东西也不要。场所室内陈设和布置可给演说的风格和气氛以定位。它能给人以各种感觉，诸如正式的、非正式的、讲座式的、教学式的或小组讨论式，因而会有助于或有损于辅助的使用，我们不应听其自然。】进出口屏幕你在这里布置场地一旦你安排好了房间，通常在前一周和前一天进行双重检查都会是一个很好的做法。假如你只在演讲快要开始的前一个小时才检查房间，那么你就会遇到所有几乎会发生的问题，从外道路钻孔机的噪音到椅子短缺。所以你必须检查：l 辅助设施。l 温度。l 光线。l 座位。辅助设施你必须亲自检查或许要用到的所有设备的情况，需要一再的进行检查。制定一个应急计划以防它在最后时刻出故障。温度确保房间温度较低。一旦有很多人挤在房间里，就会产生很多热量，而温暖的气温会使人很快昏昏欲睡。在开始之前找出调节温度的方法。【室内温度太高会使听者变得迟钝，特别是在午饭后。但是使听众胳膊上起鸡皮疙瘩的冷气会转移他们对你的注意力，想着溜出去。在演说过程之中，氧气是极为重要的基本要素。不管是如何动人的演说，或是音乐厅中如何美丽的女高音，都无法使置于恶劣空气中的听众保持清醒。烟雾弥漫或空气浑浊的房间也会使听者坐立不安，那会减少对血液的供氧，使呼吸更加困难。温度略低、空气流通的房间，是集中听众注意力的最佳环境。有时你对这些条件无能为力，但要了解一下，能做出补偿的方法或者是换场地都是对演讲的效果很有作用的。】光线自然的光线是最适宜于工作的，但窗户在工作中可能会成为一种麻烦。团队成员的注意力会被分散，阳光会照射进来，听众会变得心不在焉。假如窗户确实存在，就保证团队成员都背朝着窗户。对光线的一般原则是保持光亮以维持最大的兴奋度。假如演讲需要黑暗的环境播放幻灯片，那么一结束播放就应该马上把灯打开。灯光是影响演说成功与否的另一要素，除非你是在一群人面前表演招灵术，否则，应尽可能让房里光线充足。要在一个像热水瓶内部那样半明不亮的房间里激发起听众的热烈情绪，就如同想要驯服野鹌鹑那般困难。【灯光照在你的脸上，人们希望看清楚你。产生在你五官上的那种微秒变化，是自我表现的一部分，而且是最为真实的一部分。有时候，这种表现更胜过你的言语。如果你站在灯光的正下方，你的脸孔可能会产生阴影；如果你站在灯光的正前方，你的脸上一定会有阴影。因此，在你站起来演讲之前，先选定一个能替你带来最有利的光线地点，岂不是很聪明的举动吗？】座位移开多余的椅子。假如房间里有25个人而有50把椅子，就会使会议室显得空荡荡和浪费。是否每个人都能看见演讲者？坐在房间的各个部分检查一下观看的效果。他们是否会感到舒服？30或30人以下可以坐成一个半圆，50或50人以下则可围成两层半圆。假如座位是排成行列式的，他们之间就不能进行视线接触了，而这对于他们是很重要的，因为那样他们才可以看到其他人有什么反应。【在听众到场前，花半小时到一小时检查会场的实际安排。如是小型会议，特别是商业会议，尽可能将椅子排成弧形，而不是直线形，观众越能互相看到反应，对演讲者越有利。视条件许可，尽可能靠近观众。演讲人和观众之间的隔阂是有形的，又是无形的心理上的障碍。】假如你把椅子面对着你而背对着门口放置，那些迟到的人就可以不被发觉的走进来。尽量留出一些空座位，使得后来者无需艰难的找座位。用胶带反入口门上的金属插销包裹起来，那样当关门的时候就不会发出很大的响声了。英国国会的下议院在重建时，温斯顿。丘吉尔坚持椅子的数目不应该像下议院成员人数那么多，以力图使下议院显得更宽敞些。在团队成员到达之前确定座位摆放的位置是很重要的。人们对于进入房间坐下后还需要挪动位置的做法是极其厌恶的。团队成员与任何的视觉教具屏幕的距离不应该大于投影影像宽度的六倍。第一排椅子要与屏幕相隔有足够的距离，大约是屏幕宽度的两倍。所有的位子都应该在距离屏幕30英尺的范围之内。假如团队成员需要一直扭着头看着你或者观看幻灯片，他们很快就感觉到不舒服，从而少接收到你传达的信息。把设备启动，坐在最远的位子观看，测试位子的摆放是否合理。通到前面的过道是否很清楚？假如你面对的是人数不多的小组，那你就不应该站在高处。关上所有临街的窗户，以避免嘈杂声分散注意力。【注意会使听众分心的事物，很多时候，视觉上的干扰能毁掉一次演说。如果通过窗户可以看到一些特别有趣的情景（如繁忙的街道、办公室或公园），应该重新安排一下座位，使这些情景位于听众的身后，或者甚至可以拉上窗帘。而且，中途被人打断是一件恼人的事，如果有这种可能，应该利用任何可行的辅助手段去避免让一个秘书或助手守在外面或者在门上贴一张启事。当然电话线可以断开或者将电话转到其他分机上。也别忘了提醒你的成员把手上的通讯工具，如手机、BP机调到振动档。】重新恢复团队成员的精神伦缪鲍尔（Len Millbower）找出学习的黄金时间，那就是刚吃完午餐的时候。这个时候，因为要消化刚吃进的食物，团队成员的新陈代谢速度变得缓慢，他们开始哈欠连天，每个人都显得昏昏欲睡。我们大多数人都试图通过剧烈的运动把所有人唤醒。这么做他们错失了一个难以想象的学习良机。虽然团队成员的身体呈现疲态，但他们的精神事实上处于相当机敏的状态。这正是通过回顾进行复习的理想时机。美国进行过这样的一项研究：观察两组被要求参加一系列演讲的学生。在第一组，要求每个学生手脚张开，采取一种随意放松的坐姿。在演讲结束时，对每个学生的记忆程度进行测试，并记录下他们对演讲的态度。第二组的学生也经历相同的过程，但是这些学生被要求在整个演讲过程中都保持手臂交叉叠在胸前的姿势。结果表明，那组手臂叠起来的学生记住的少38%。而且第二组的学生对演讲和演讲者的更多的持批评的态度。这或许能看出听众在接受信息时舒服程度的重要性。在英国，成年人被动接受信息时，注意力的保持时间平均是13分钟左右，而这时间也正在逐年的减少。电视商业广告插播时间就应用了这一理论。另外有证据表明人们在听东西时每十分钟里只有三分钟是专心的。因此你需要不时的从你的团队成员那里寻求反馈意见，以确认他们是否在听你讲话。如何断定听众的状态？l 看听众脸部的表情，看看表露的情绪是感兴趣的、不耐烦的、忧伤的、狂热的、困惑的、愤怒的、厌倦的还是接受的。l 观察人们身体倾斜的角度。向前倾斜表明很感兴趣，向后倾斜可能表明不感兴趣可能只是感到疲倦。l 他们的手脚是否交叉着，或者他们的手是否捂住了他们的嘴巴？这些可以表明他们反对或者缺乏兴趣的情绪。l 他们是否四处观望以寻觅更有趣的事情？l 越来越多的人咳嗽或者清嗓子，似乎所有人都在等另外的人开始演讲。l 点头是让人非常安心的信号。【除了辨认消极的信号之外，你还应该学会寻找有兴趣的信号。感兴趣的姿势很容易被辨认。注意微笑或点头的人，或笛体前倾并热切地看着你的人。他们的眉头会由于专心而轻微皱起。有这些信号的听众可能已经被你的观点所征服，因此你在演讲时要关注他们并吸引他们的注意力。】假如你还不是很确定，你可以问几个问题看一看团队是否留心并且是否理解了你的意思。你已经确定了你的“最终目标”在哪里。那么团队是否已经达到了目标？假如你正开始失去你的听众，返回去。重新强调他们为什么需要听你的演讲。提醒他们关于WAM的要素。做一些不寻常的事。转换演讲的形式，或者，最好就是能在团队成员开始偏离目标的时候就停下来。记住只要有一个词语用的不恰当就会使团队跟不上你的奏，弄不明白你的意思。保持简短（KISS）。【作为演讲准备的一个方面，你应该已经在排演中练习了如何使用你的身体语言。现在你要学习懂得各位听众的身体语言。这可以使你随时能抓住听众的反应以作出适当的调整。下面再提供几条被充，你可以在别人的演讲过程中，观察听众的表现来验证一下这些建议，或才这能让你成为一位察颜观色的高手。注意身体动作，不要希望每个人的表现都一样。有些人身体尽量靠前，热切地希望提出问题；有些人则可能陷进座位里，希望离开这里。观察面部信号。就身体语言来说，脸部是最富有表情的。如果你与听众的距离足够近，你就能看到很多细小的信号、从眉毛的运动和眼睛的神态直到嘴形的变化。与一般身体语言一样，脸部表情也要从整体上判断。孤立地看一个信号可能无法真正了解一个人的感觉。注意手和手臂的姿势。你可以通过手和手臂的移动来增强演讲的影响力。也可以通过观察别人的这睦动作来了解别人。在回答提问的过程中，注意提问者的手和手臂的示意动作。如果看不清楚，请他们站起来说话。在解释身体语言时要记位，人们的手势有很强的文化内涵。例如，如果北欧人用有力的手势，他们可能被激怒了，但是在南欧人那里，这种手势在谈话中却十分常见。假如你的团队成员来自不同的国家和地区，你就应该注意到这些差别。使用听觉。你不一定通过眼睛去发现听众的身体语言，很多身体语言是能够通过听觉发现的。你能听到听众坐立不安的声音与窃窃私语的声音，两者都表明听众感到无聊和困惑。专注于演讲时很容易对此充耳不闻。但对这些声音一直保持警觉却很有好处，因为这是判断听众情绪的有用线索。注意习惯。大多数人习惯性地摆弄眼镜、手表、耳环、链扣等随身物品，这在无意中增强了他们的身体语言。看手表常表露厌倦甚至不耐烦，咬笔头或眼镜表示沉思。从积极的方面来看，坐着不动、没有习惯动作常表明对演讲内容的全神贯注和同意。】人的思想只能吸收那些能经历时间考验的内容。马克。吐温总结投入一些时间来准备你的会议室，使得它能以最好的状态出现，你付出的努力肯定是物有所值的。除了为团队提供最好的学习环境以外，他们还需要你清晰而又响亮地向他们传达信息，而这需要你认真准备。对于我来说，站在团队的面前是进行演讲最困难的一个部分。然而，假如我注意的是团队成员，而不是我自己，我就能聚精会神的做我必须要做的工作，而不是关注于我做的有多好。开场仪式对我的价值是无法衡量的，它能帮助我保持聚焦，而不至于理不出个头绪。一旦你能够站在其他人面前讲话，你就能够集中于更多出色的细节问题，如观察身体语言和进行视线接触。这里有一到两个陷阱是需要注意的，例如不要讲没有品位的笑话，或者对时间的控制很糟糕。只要你注意避免这些毛病，你还是有很多空间可以发挥的。你可以尝试不同的方法和发展出你自己独有的风格。演讲中最重要的部分就是要一直锁定你希望通过演讲达到的目标，并且随时检查你是否已经实现这个目标。行动要点1录下你大声朗读儿童故事书大约十分钟的过程。注意发音、措辞和节奏。听一下录音带，看看你需要做出什么改进，然后再重复练习。2拨出十分钟和你的一个同事或者明月友在一起。计划一个两分钟的演讲，任何你感受强烈的内容都可以。以你最大激情进行演讲。从你的同事那儿咨询意见，特别是经强调非语言方面的表达情况。3在工用场所找到一个能让你对团队进行演讲的合适之外。你需要做什么准备去最大程度的利用这块地方使其适合于演讲？想一想1你自己是处在演讲的最佳状态吗？如果感到紧张，能做些什么来放松一些？不妨想想一下能让心情开朗的事情。2对你的团队成员而言，培训的地点离上班地点或者居住地点的距离有多远也是他们关心的事情，不要让他们会在路途上花费过多的精力。而且演讲的地点是否靠近飞机场、火车站或地铁？大型机场的飞机是否经过会场上空？会场附过是否有喧闹的饭店？3在会场里，是否有固定的东西限制听众的视线？如果有，安排座位时要绕过这些障碍。暖气或空调是否可由你控制？4其他的相关设备是否正常工作？5你打算站在什么位置上？你选择那位置的理由是什么？那是最合适的位置吗？6你的声音是否正常？会不会太低沉，或者过于高亢？7你的备注卡片准备好了吗？上面是不是最关键的内容？就在你的手边吗？8你有幽默感吗？如果有，它在适当的时候表现出来了吗？如果没有，不要勉强自己。9听众的情绪是怎样的？他们会感到不耐烦吗？如果是，你该怎么挽救你的演讲呢？第五章安排视觉教具假如没有视觉教具的辅助，任何团队领导者想让团队理解他所传达的信息，那么讲的必须是简单的内容，并且演讲者要拥有高超的演讲技巧。然而，对于我们大部分的人来说，培训只是我们工作中的一部分，并且娴熟的演讲技术也不在我们的日常工作中占重要的地位。高质量的视觉图像可以极大程度的提高你的培训课程的档次。团队中很大部分的成员都很习惯电视机和录像机的精致画面，无论怎样都会期待看到视觉教具。然而，你必须清楚视觉教具也不过是这么一回事，可见并且起辅助作用。视觉教具应该是大的、清晰而且光亮的。假如团队成员看不清楚它们，就不要使用。你何曾听到过演讲者为了一幅幻灯片、照片或者高射投影仪的清晰度而向听众道歉的吗？因为那是不应该原谅的事，如果它并不清晰，那就不应该把它放出来。本世纪以来，我们在视觉教具方面面临的最大冲击是计算机编程技术的成熟，使得只需要按动一个按钮，就能够产生出色彩斑斓的视觉图像。团队领导者经常使用复杂的视觉图像，但是很不幸，这种努力反而成为了你传达信息的一种障碍。受训者被演讲中的这些视觉教具弄得神魂颠倒，反而不知道你要讲的内容是什么了。视觉教具为何如此重要？视觉材料的价值是不应该被低估的。人们会记住：l 10%所读过的内容。l 20%所听到的内容。l 30%所看到的内容。l 50%-70%所看到和听到的内容。l 好的视觉教具有助于搞清楚复杂的观点。想象一下你自己尝试向别人解释光线是什么，然后再想象一下手头有一张画面是一条光线的照片。利用这张照片开始解释，然后在其基础之上构造你的描述，那该是色么容易呀。谚语说出了这个真理：“一幅画胜于千言万语。”l 视觉教具可以把演讲的主体内容分成若干部分。正如我在第一章里面阐述的，团队成员集中精神的时间跨度只有8-13分钟。精彩的视觉图像可以对演讲进行分块并且维持听众的兴趣。l 视觉教具可以作为你的备注使用。对于那些带眼镜并且觉得视线难以在备注和受训者之间移动的人来说，它们尤其有用。你可以使用幻灯片或者高射投影仪辅助记忆。假如你打算运动用这种系统，你最好留一个备份，以防机器出现故障。l 一个良好的投影仪、幻灯片或者一个好的支撑架，有助于我更有效的控制好自己紧张的情绪。通常在一个课程刚开始的时候我都感到很不舒服，因为每个人的眼睛都盯着我。但当我的团队聚精会神的看着其它的东西而不是我的时候，只需要很短的一段时间我就可以适应过来了，觉得自己有足够的自信可以开一个好头。什么地方出差错了？团队领导者在计划教具时容易犯两个基础性的错误：1. 他们沉迷于制作那些过于让人眼花缭乱、过于复杂而又不见效的视觉图像，或者2. 他们根本就不把理念灌输在视觉教具中，只是把数张A4的文本影印到塑料片上，令团队成员感到很失望。不要受诸如掺和进艺术元素就肯定能提高课程质量这样的想法诱惑。不要贸然地采用不熟悉的新技术而而应该慢慢的进步。练习、练习、再练习。视觉教具必须是要增加你的演讲的价值的。他们必须能起强化、说明或解释的作用。但数量过多则会喧宾夺主。对大部分的视觉教具而言，一些基本的陷阱是可以避免的。【由于计算机的应用，视觉效果的创作变得很简单，使用时也就少了很多顾忌。但是如果所有的数字信息都利用视觉效果来传达，或选用了不合适的视觉效果，它们能起到的作用恐怕就变成是占据空间了。不要因为数字或视觉效果是现成的，就将它们强插进去；相反，要将这些手段用于向观众传播他们需要的信息。】避免陷阱注意不要出现以下情况：l 在一幅图像中有太多的字。图像面积要尽量大，内容要清晰可读。假如你的文本被放置在路边的报告栏上，那些以每小时70英量的速度经过的人也应该能看到你的信息。l 使用句子而不是使用关键字。每一行以一个行动词开始，尽量少使用标点符号。l 没有采用图表或曲线图来说明数字。l 这样会让人看得很乏味，团队成员都会嫌麻烦而不去读它们，就更不会去解释或者记住这睦数字了。l 堆砌不必要的标识语、名称和日期。团队领导者通常都会把他们自己的名字或者组织的名字与日期写在图像中的不同位置。这没有什么好处，只会使图像显得更加拥挤，反而分散了人们对主要信息的注意力。l 模糊、不整洁而且有拼写错误。记住假如你需要为一幅视觉图像感到抱歉的话，就不要使用它。l 没有留出足够的时间制作视觉教具。假如你需要编辑以使你的幻灯片变得美观，视听设备/信息部门和商业公司通常都需要至少5天的时间来完成你的任务，即使你已经在计算机上把幻灯片做好了。l 复制或者打印的文本，让人看起来感觉很枯燥，而且在几码以外就看不清楚了。l 使用过多不同的字体。限制自己指使用一和种或者两种字体，并且不要滥用斜体。l 没有留出足够的时间来熟悉视觉教具。当你需要不断的回头看屏幕时，这点就显得非常明显。这等于告诉别人你对这次演讲准备不足，同时也妨碍进行视线接触。照着屏幕读。一旦你背对着听众，他们就会听不清楚你讲的话。保持你的肩膀和脚在任何时候都对着团队，并且尽可能多的保持视线接触。要注意，在演讲中使用视觉教具是为了：1.将观点描述得更生动。读者对表格或备忘录都会跳读，但是图表一般会抓住他们的注意力。大脑会对图片立即作出反应，而理解词汇，无论是口头还是笔头的都是需要时间的。2.突出某些资料，否则它们可能会在段落中被忽视。开始和结尾都是用来强调的位置。但是，特别在长篇文件中，总有睦资料不得不放在中间位置。视觉效果允许你不顾资料原本的逻辑位置，随意突出想强调的部分。3.使资料更简洁，避免重复。单纯使用词汇，可能无法做到这一点。借助视觉效果，文字仅将主要内容适当强调，而不必再重复图片中已经出现过的信息。只有你清楚了解使用视觉教具的作用时，你才能够正确的对待这种辅助工具。当然，虽然这是很有用的辅助工具，但是也注意千万不要让辅助成为了你演讲内容的主人。善用颜色和字体使用太多或者太少的颜色都是不妥当的。对文本使用红色和绿色尤其要谨慎，因为团队里可能有些人会是色盲。对每幅图像，最初集中注意力的时间平均大约是8秒。当增加颜色时会增加到11秒。照片为背景可以把最初的注意力集中时间提高到16秒。除非使用照片或录像，否则两种或者三种颜色就已经足够了。男人较为偏爱且容易记住紫罗兰色、深蓝色、橄榄绿和黄色。女人最容易想起的是深蓝色，然后是橄榄绿、黄色和红色。蓝色似乎是大多数人喜欢的颜色。色彩可以使视觉效果更生动，但是也带来至少两个问题。首先，读者需要理解色彩的含义，但他们的理解却不一定正确。色彩使用的最佳范例，大概当属每天大小报马铃薯上印发的天气预报图了。蓝色意味着寒冷，红色代表炎热。第二读者因职业和民族背景的差异，对于色彩内涵的理解各不相同。美国人认为蓝色是刚毅的象征，法国人则认为它表示有罪，埃及人认为它是丰饶和力量的意思，日本人把它看作罪恶。红色在美国有时是危险或停止的符号，在中国是和庆典有关，在法国代表贵族或刚毅的气质，在韩国是死亡的象征，在很多非洲国家它表示对神明的亵渎，但是在世界很多其他地区，红色是奢侈的标志。黄色在美国意味着谨慎或胆小，在埃及是繁荣的意思，在日本代表优雅，在很多其他地区表征女性。这些文化联系有时也会被某些国家或专业团体关联所取代。比如，有的人将蓝色同IBM或者惠普公司联系起来，红色同可口可乐、共产主义或日本有联系。某些人出于专业原因，对于色彩有着另外一层理解。蓝色对于财务经理们意味着可靠，对于工程师们是水或寒冷的意思，对于护理人员表示死亡。红色对于财务经理们意味着破财，对于工程师们是危险的意思，对于护理人员表示健康。绿色对于工程师们通常意味着安全，但对于护理人员则是感染的征兆。当然，假如你面对的仅是你的团队成员，那么你应该和他们的有比较接近的色彩观，只要仔细使用正文中提到的几条规则，就可以达到良好的效果了。假如你领导的是多国籍的团队成员，那你就要多费点心去学习色彩的学问了。当选用文本的字体时，应该选择Helvetica，Arial或者其他没有衬线的粗体印刷字体，这些都是屏幕上比较容易辨认的字体，特别是从远处看或者是仪器有点不聚焦的时候。没有衬线的字体没有那些小的短细线，不会像有衬线的字体那样由于有短细线而会使字母间相连。这些字母间的相连在书上或者新闻印刷品上是有助于阅读的，但并不适合于屏幕上的字。而且应该选用2630号的字号以达到最大的可见度。使用表格和图表好的图表能够以最少的笔墨、最小的空间，在最短的时间内给观众传达最大数量的信息。把数据限制在必需的范围内。太多的数据只会使团队看得不够仔细，而且很快就会失去兴趣。假如你使用圆形图：确保图形的分块是准确的代表了数据。确保所有的数据和计算都是准确的。当团队成员找出其中的矛盾时，他们就会倾向于关注这些矛盾的地方而失去对整个演讲主题的理解。你也丧失了可信度。假如数据是不准确的，其它部分的信息又是怎么样的呢？有些团队领导得使用三位条形图表，看上去会更加让人兴奋，但也更难读懂。还有其他的方法可以把这样的图表做得更有趣一些。以图表表示的数据本身就可以对自身进行解释。假如你需要向团队解释，那就说明它们过于复杂了。假如结合有趣的图表算法，表格和图形会显得更有趣的。根据不同的目的、信息和观众，所需图片的数量不尽相同。在论说、比较时，在信息较复杂或包含大量数字内容时，以及当观众喜欢视觉效果时，可以多使用一些。有的观众喜欢或交际语境需要在报告中使用大量的视觉效果。但也有一些观众不喜欢，视视觉效果为轻佻的、浪费时间的做法，而有的语境确实也不大适合大量的视觉图片。对于这些观众，必须注意控制视觉效果的数量。不过，即使这样，只要目的和信息本身需要，仍然是要使用的。视觉教具的普通形式高射投影仪(OHPs)最近一个世纪以来，高射投影仪的使用呈上升趋势。在80年代，相对于使用3535毫米的幻灯片来说，使用高射投影仪是被认为相当外行的做法。然而，团队领导已经开始意识到使用后者是更加便宜、灵活和容易。同时，高射投影仪也更容易控制和更少出故障。当使用高射投影仪时，你不需要光线昏暗。这对于保持视线接触和团队成员的清醒是有很大的不同的。这种设备可以呈现更大的图像，并且更易于携带和容易找到。现在已经可以制作专业的视觉效果幻灯片，特别是当你配备有一台彩色打印机的时候。可以先做出框架，然后你在上面写东西。注意以下的情况：有没有电源。设备瘫痪。机器内小风扇的发出的噪音。镜头挡住了团队成员的视线。假如你有一台激光打印机并且想自己打印幻灯片，那你可以从文具店买醋酸纤维片回来自己做。不过要注意买正确型号的醋酸纤维片，因为错误型号的幻灯片会在打印机里面溶化，那损失将是很惨重的。投影装置需要以下的设备：一台投影机、投影片、奇异笔或油性字铅笔及投影的地方。一次放一张投影片在投影机的玻璃上，灯泡曲光会照射在投影片上，透镜再将影像投射到银幕或空白的墙上。在你的演说之前，利用电脑或印表机将投影片先准备好，这可以便你的投影片看起来很专来。投影片的内容大小必须让人多时的听众都看得到，并且适合于会议使用。使用OHPs的小贴士在没有彩色打印机的情况下如何制作高射投影幻灯片，方法是先打印出黑白的幻灯片，然后再用OHP的钢笔给幻灯片涂上颜色。采用地平线格式或者风风画格式中的一种，而不要使用混合格式。最自然和让人愉悦的版面设计是宽度比长度大，也就是风景画格式。站在十英尺以外的地方看没有经过投影的幻灯片，以检查幻灯片的易读程度。使用粒状荧光屏，而不是一面平平的墙壁，以达到最大程度的清晰度。屏幕的顶部应该向前倾斜以防止屏幕的歪曲，屏幕的底部离地面应该最起码有四英寸。在不使用幻灯片的时候用一张白卡片把投影仪的灯覆盖住，这样就不需要老去开开关关投影仪了。需要的时候就使用视觉教具，不需要的时候就把它搁一边去。原则是“使用它或者丢掉字”，那样它就不会与你争夺听众的注意力了。在影印机上重新裁定图片的大小，再与文本一起放在一张纸上，然后影印成为一张幻灯片。使用遮光的胶带纸贴住幻灯片的边，以防止投影出来的幻灯便发出刺眼的光。使用一个硬币或者一支钢笔，把它放在投影盘上来进行调投影仪焦点。这样你就可以避免在你准备好之前泄漏了你的第一张图片的内容。从团队的角度看，你应该站在投影仪的右边。这样他们就可以从左到右的观看图像，然后在看完图像后视线自然的落在了你的身上。除非你在讲述一个非常重要的观点，否则应该看机器而不是看屏幕。指示器的使用则是相当的有争议性：有的人认为它很有用，有的人则觉得使用这玩意儿很造作。在幻灯片的下面垫一张纸片，你就可以根据自己说到的内容控制所投影出来的内容，同时你自己又能看到幻灯片上的内容。除了使用一个伸缩的或者激光指示器，你可以用一支铅笔或者钢笔指着幻灯片来提醒你的团队成员注意要点。在演讲的过程中，应该注意把你已经讲过的和还没有用到的幻灯片分开放置，以避免混淆。假如你能够在幻灯已经投放出来的时候在上面添加信息，你可以增加一种行动的意识。同时这也是个一切在你掌握之中的信号。假如你使用的是水溶性的钢笔，你可以在其后把幻灯片的内容擦掉。但是，使用