物资计算机辅助管理的应用与完善.doc

物资计算机辅助管理的应用与完善一、计算机辅助应用在物资管理中的重要性美国著名未来学家阿尔温托夫勒曾经预言：“计算机网络的建立与普及将彻底地改变人类生存及生活的模式，而控制与掌握网络的人就是人类未来命运的主宰。谁掌握了信息，控制了网络，谁就将拥有整个世界。”21世纪是新经济的信息化时代，21世纪的世界是计算机信息技术广泛应用的世界。计算机信息技术通过信息交换网络渗透到社会各个领域，将导致社会资源配置方式、企业生产及管理方式的重大变革。要提供最佳的服务，物流系统必须要有良好的信息处理和传输系统。在计算机没有应用于物流信息管理以前，手工作业不但繁重，而且容易出错，影响了物流的顺畅流转。计算机、网络、关系型数据库等技术的应用使得人工、重复劳动、错误减少，效率提高、信息流流转加速，物流管理发生了巨大的变化。企业在生产、流通及服务等各项企业活动中充分利用计算机信息技术，通过创建企业外部的信息网络和内部网，大大优化企业内部人与人、人与物、物与物之间的传统沟通方式，从而彻底改变企业的生产方式、管理方式和组织形式。物流效率的提高更多地取决于信息管理技术，计算机的普遍应用提供了更多的需求和库存信息，提高了物流企业信息管理科学化水平。二、上海物资供应站现状调查自2002年试点、铺开、全面到阶段性完成，上海地区的物资资源整合已步入第七年。目前，上海物资供应站按物资处扁平化管理要求，形成新的管理体制，供应站满足铁路运输站段生产维修用物资的需求。物资部门为路局所属各站段服务，各站段又服务于整个铁路运输业。而有的用料站段检修工作为状态修，加上多次提速，重载轨、集中修、电力机车、动车组车辆投入运营及其它技术改造项目的实施，客观上造成部分物资需求计划无序，零星及临时需求计划占一定比例。而计算机在物流信息管理上的最终目标是提高对用料站段的服务水平及材料核算准确性与及时性，降低我站物流的总成本。利用信息化管理缩短从上报计划到下达订单的时间、库存适量化、提高物资配送作业效率、提高运输效率、使接受计划到发出物资更为省力、提高计划处理的精度、防止发货、配送出现差错、调整需求和供给。同时，加强对物资各操作环节的监控，使物资流转过程公开化、透明化，从而提高我站物资保供效率。目前，针对我站自身基础条件，进行调研，对我站计算机辅助管理的具体应用现状不足之处如下：1、人员构成：我站人员年龄结构老化，观念陈旧，只满足于现状，更新知识及定期培训较少，操作人员在计算机实际运用上的水平得不到提高。人员综合素质不高。2、观念陈旧：仓库管理及账务处理往往停留在传统模式思维方式。对老做法有依赖性，短期内无法适应新体制及新系统要求。3、硬件设备： 计算机、打印机及网络设备配置较低，均为多年前购买，硬盘转速慢，大部分计算机未达到新系统运作最低配置要求，只作了简单的内存升级。15显示器调整到新系统要求的分辨率之后，系统字号便显示得很小，较难辨认清物资规格、数量及金额，可能引起工作上不必要的差错和误会。打印机大部分为共享使用，工作效率降低。由于我站点多面广，网络设备散布在各网点，较难集中管理维护，设备的日常养护保养欠缺。4、软件运用：目前，上海物资供应站按部、处要求全面推广铁路物资信息系统软件。我站所服务的用料站段也已全部开始使用该信息系统向我站上报需求计划。在软件的运行阶段，需要对软件系统进行修改，其原因可能有：运行中发现了错误需要修正；为了适应变化了的软件工作环境，需做适当变更；为了增强软件功能需作变更。每一项维护活动都应该准确记录下来，作为正式的文档资料加以保存。新系统的操作流程指导书短期内未同步到位，在使用过程中，边摸索边掌握。5、网络通道： 我站网点分布散，网络通道各不相同，有的借用站段网络通道，有的使用网桥，有的使用高速猫，网络路由走向也不尽相同，较易受外部影响，个别网络通道安排及带宽局限性等原因，每逢月底各站段向财务处传送财务报表时，造成网络拥堵，致使我站数据传输受阻。网络通道安全问题也是重中之重，我站由于服务器和数据库密码过于简单，硬件防护措施落后，曾受到黑客攻击，导致数据丢失。三、对策措施1、对计算机使用人员进行定期培训，利用网络或集中授课形式更新知识，提高其适应能力，增强创新理念。2、重点对兼职网络操作员培训，以点带面，在现场解决实际问题，逐步提高计算机使用人员的应用水平。3、对硬件设施配置不到位的，向上级部门积极争取更新添置所需设备，同时充分发挥兼职网络操作员的作用，提高对硬件设备的维护保养。同时，计算机组做好备用硬件设备的应急调换，保证现场使用，确保物资供应工作正常开展。4、积极保持与新系统课题组的联络，协助课题组逐步解决新系统使用中的实际问题。计算机组也要加快对新系统的学习与适应，对现场使用人员提出的疑问，耐心予以答复。对一时解决不了的问题，书面统一记录，进行梳理汇总后及时上报给新系统课题组。5、对我站网络通道中遇到的实际问题及时上报上级主管部门，计算机组也要了解我站的正常网络通道走向，排查在日常使用中出现的异常情况。网络通道安全方面，我站严格规定，一台计算机一个IP地址，不得随意更改，不安装与工作无关的软件，不得一机两网，做到谁使用谁负责，把计算机安全隐患降低到最低。四、计算机在上海物资供应站的辅助应用的实际意义1、物资供应管理上：新系统推广后，信息透明度提高，各部门主任及相关人员可以通过物资管理信息系统查询各用料站段需求计划，结合网点库自身消耗动态，避免重复进料及供料不足，一定程度实施了库存管理。2、加快了用料站段物流管理数字化进程使用新系统后，将供应商的管理建立共享数据库，可以对其供应质量和服务质量进行跟踪评价。新系统中建立全局标准价（即与站段的清算价），逐步建立物资的最高限价数据库，随时分析采购价格和市场的变化使之贴近实际价格。通过分析网络库存的数量、金额、分布，通过区域化库存管理，达到在保证生产用料的同时，合理储备、分布恰当、降低库存的目的。根据管理的要求和业务处理的需要，提供各种统计分析报表。用料站段可通过新系统实现预算分析。定期分析预算的执行情况，预算数、预算追加数、实际消耗数、超出数，为制定准确的预算提供数据依据。3、提高增收节支工作效率本站在增收节支管理中，通过新系统进行定额控制，作为减少费用支出的有效卡控手段。利用计算机技术，通过电子邮件、网络智能办公客户端、网络视频电话、网站等，进行图像传递、文件签阅、通知发布，减少办公费用支出，真正实施无纸化办公，提高工作效率。原站段持手工填写的物资申请单至网点仓库领料，无具体金额进行核算，准确性不高，随意性大，使用新系统上报需求计划后，物资领出兑现准确率大大提高，用料站段物资的领用成本得到有效控制。五、物资计算机辅助应用的完善1、充分发挥新系统功能：目前新系统中自带的配送及技证管理功能没有充分地开发运用，根据我站新系统使用状况拓展在实际应用中的空间，将配送与技证管理融入到以新系统为管理手段的规范流程中。2、供应站内部流程管理 将新系统基本查询功能运用到库存管理、业务管理、代储管理、财务管理中，对新系统数据进行分析形成相关台帐，如库存自点、收发存报表等，负责人可以对分管部门的作业单据实施动态监控，保证各类数据有效、准确、及时。3、完善与站段共享数据新系统可以设置有限的查询权限，为站段提供