档案开发利用服务-密云档案信息网-对历史负责、为现实服务.ppt

档案利用服务 档案利用服务 第一节 档案利用服务工作概述第二节 档案利用服务的方式与途径第三节 档案编研工作第四节 档案展览第五节 开放档案 第一节档案利用服务工作概述 一 档案利用服务的含义和意义 一 含义档案的利用服务是档案工作者将本馆 室 及其它单位所收藏的档案信息资源 通过一定的方式进行开发并传递给利用者 为档案利用提供服务 满足社会需求的工作 档案信息资源 档案馆 室 的档案原件和档案信息加工品 如大事记 组织机构沿革 文件汇编等编研材料 第一节档案利用服务工作概述 一 档案利用服务的含义和意义 一 含义档案的利用服务是档案工作者将本馆 室 及其它单位所收藏的档案信息资源 通过一定的方式进行开发并传递给利用者 为档案利用提供服务 满足社会需求的工作 方式 主要是指提供档案原件借阅 档案复制品 提供咨询 档案信息加工品 出具档案证明等形式 第一节档案利用服务工作概述 一 档案利用服务的含义和意义 一 含义档案的利用服务是档案工作者将本馆 室 及其它单位所收藏的档案信息资源 通过一定的方式进行开发并传递给利用者 为档案利用提供服务 满足社会需求的工作 服务 被动提供档案服务主动提供档案服务 1 多向 无向 被动服务 2 多向 无向 主动服务 3 单项 有向 被动服务 4 单项 有向 主动服务 档案利用服务工作的基本内容 第一 开发 挖掘档案信息资源 为档案利用服务做好必要的准备 第二 介绍 报道本馆 室 所藏档案的内容 成分和价值 引导利用者利用档案 第三 采用各种方式 方法为利用者传递 提供档案信息 二 档案利用服务工作的意义 档案的利用服务体现了档案工作的根本目的 档案的利用服务能够检验和推动档案基础工作 档案的利用服务是对档案工作最有效 最实际的宣传 二 档案利用服务工作的指导思想和基本要求 一 指导思想以服务社会发展 服务经济建设 服务科技 文化发展为宗旨 通过各种有效手段开发 传递档案信息 最大限度地满足社会各方面对档案信息的需求 充分实现档案的价值 二 基本要求 1 明确服务方向2 坚定服务思想3 熟悉家底4 了解需求5 加速开发利用6 科学开发利用7 安全合理开发利用 正确处理几种关系 正确处理利用与保密的关系 档案保密制度 第三条 中共中央 国务院 中共北京市委 市政府的文件 会议记录及涉及人员处理的案卷和其他不宜扩大阅知范围的文件资料 第二节档案利用服务的方式与途径 一 档案利用服务的一般方式1 开设阅览室2 档案外借3 制发档案复制本4 制发档案证明5 提供咨询服务6 公布档案目录7 编印 出版档案参考资料8 举办档案展览 一 开设阅览室 含义 阅览室是机关 企业 事业单位专门为利用者设置的阅览材料的场所 档案有一定保密性 一般不得外借 优点 安全 提高利用率需要注意 建立规章制度 维护档案完整安全 二 档案外借 含义 指按照一定的制度和手续 将档案携出档案室外阅览 使用 借出档案时的两种情况 1 对内 2 对外 三 制发档案复制本 复制本是与档案原件内容相同的复制品 包括 全录和节录 技术手段 抄录 打印 复印 拍照 摄录等 四 制发档案证明 是档案室向申请询问 核查某种事实在本室所藏档案中有关记载的利用者出具的书面证明材料 五 提供咨询服务 类型 1 指导性咨询服务2 文献性检索咨询服务3 专项事实或数据的咨询服务 提供咨询服务五个步骤 1 接受用户咨询2 分析用户咨询问题3 查找档案材料4 答复咨询 当面对话 书面通信 电话 传真 电子邮件等 5 建立咨询档案 六 公布档案目录 可以减少劳动 节省时间和财力是联系档案用户和档案室内容的桥梁 是一种有效提高档案室利用率的服务方式 七 编印 出版档案参考 第三节 八 举办档案展览 第四节 二 网络环境下的档案利用 特点 第一 共享性第二 复用性第三 交互性第四 多样性第五 开放性 第三节档案编研工作 一 常见档案参考资料的编写 一 大事记 二 组织机构沿革 三 全宗指南 全宗介绍 四 统计数字汇集 基础数字汇集 五 专题概要 六 会议简介 七 科技成果简介 八 图集 九 手册 十 年鉴 一 大事记 概念 是按照时间先后顺序和排列一定范围的重大事件和重要活动的一种表册 种类 1 综合性大事记 例 2001年密云县委大事记 2 单项大事记 体例和结构 大事记一般采用编年体 以年月为经 以事实为纬注意 包括时间和事实两个部分 编写步骤 1 熟悉内容 拟制提纲 2 收集材料 制作卡片 3 核对事实 精选材料 4 拟制草稿 修改定稿 1 题名 2 编辑说明 3 序言 4 目录 5 正文 这是大事记的主体部分 6 按语和注释 7 附录 例如 一九八四年 大写居中 2月22日 党委决定在不老屯乡成立评剧业余学校 由著名表演艺术家赵立荣 小白玉霜任指导老师 6月28日 党委决定任命蔡全山为乡企业公司经理 郭启福 祝天玉任副经理 一九八五年3月1日 大事记的编写要求 1 观点正确 用材真实2 大事突出 要事不漏 小事不要3 系统条理 简明扼要4 大事记叙一般不加评述 观点寓于条文之中 5 收集材料尽量广泛 所用材料要经过严格挑选 去粗取精 去伪存真6 材料来源一般注明出处7 确保日期 人名准确8 建立大事记录制度 二 组织机构沿革 1 概念 是记载特定单位 地区 专业系统的机构 人员变化情况的档案参考资料 2 内容 实际工作中普遍采用的编写方法分两部分 1 概述 2 组织机构设置和领导人员名录 3 类型 单位组织机构沿革 地区组织机构沿革 系统组织机构沿革 4 组织沿革的内容应包括五大要素 1 单位性质和主要职能 2 隶属关系 3 人员编制 4 内部机构设置 5 领导成员的组成及各要素的发展变化情况 5 表达方式 图示法 表格法 文章法 也可图文并茂 图表 三 全宗指南 全宗介绍 1 概念2 结构和内容 1 立档单位沿革 2 全宗历史概况 3 档案成分的内容简介 四 统计数字汇集 基础数字汇集 1 概念2 种类 按内容可分为综合性和专题性两种 1 综合性的统计数字汇集 2 专题性的统计数字汇集注意 编写统计数字汇集 最重要的是统计数据必须准确可靠 五 专题概要 1 概念2 编写要求1 内容全面 材料详实 2 叙中有议 评介得当 3 叙述准确 文字朴实 4 文图结合 不拘一格 六 会议简介 1 概念 2 种类 主要有党代会 人代会 政协会 职代会 团代会 妇代会 董事会 经理办公会和其他重要会议等 3 内容 4 方法 注意 档案中有涉密内容或不开放内容的会议文件不适合编写会议简介 如 县委常委会议 县长办公会议 乡镇党委会议 局党组会议等 七 科技成果简介 1 概念 是科技档案的编研成果之一 是指科研 设计部门 对获得成果的科研设计项目的档案资料 扼要摘录其内容 汇集编印成册的一种参考资料 2 内容 包括项目名称 项目内容 投资费用 主要技术经济指标或主要技术参数 经济效益 应用推广情况 鉴定评审情况 获奖情况 转让方式和费用等 科委 科协 果品办 八 图集 也称图册 图集是主要利用照片或其他图片编制的编研成果 九 手册特点 1 简明2 实用3 使用方便编写要求 1 通用性2 先进性3 可靠性 十 年鉴 是以年度为时限 汇集反映一年内重要工作活动和成就的文件 数据 图片等档案信息 分栏目叙述该年度基本情况的编研成品 是密集型资料性工具书 种类 1 地方性综合年鉴2 企业年鉴3 专业年鉴 统计局 财政局 平谷中学 第四节档案展览 第五节开放档案 一 开放档案的概念开放档案是指国家档案馆将超过一定保管期限的档案向社会公开提供广泛利用的一项方针政策 档案法 规定 国家档案馆保管的档案 一般自形成之日起满三十年向社会开放 经济 科学 文化等类档案向社会开放的期限 可以少于三十年 涉及国家安全或者重大利益以及其他不易开放的档案向社会开放的期限 可以多于三十年 具体期限由国家行政管理部门制定 报国务院批准施行 二 开放档案的特点 1 简化了手续 2 缩小了保密范围 3 方便利用 我国 外国 三 开放档案的期限 形式和原则 一 开放档案的期限 时间界限 二 开放档案的形式 三 开放档案的原则 四 开放档案的要求和措施 一 进一步解放思想 强化开放意识 二 完善法规建设 建立 健全必要的开放但按规章制度 具体要求 1 按照 档案法 的要求 简化利用档案的批准 借阅手续 积极创造条件 为利用者提供方便 2 指定档案工作人员服务规则 职业道德规范 要求档案人员明确树立全心全意 积极主动为利用者服务的思想 3 指定档案划密 解密制度 将日常保管的机密档案的解密 降密工作提上议事日程 纳入正常的档案业务工作 以正确划分解密和非解密的范围 确保应当开放的档案按时开放 正确处理档案开放与控制的关系 明确开放档案的具体范围 1 正确处理开放与保密的关系2 明确档案开放的范围和起始时间 1 建国前的档案 2 建国后的档案 3 随时开放的档案 4 延期开放的档案 三 积极宣传档案开放的内容和开放效果 四 充分做好开放档案的准备工作 1 掌握馆藏 2 进行档案开放鉴定 做好开放档案的划密和解密 1 一般原则和办法 2 控制使用和不可开放的规定 各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定 和 保密法 的规定 1 党政机关的会议记录 涉及档案有争议尚未做出结论的重大问题及重大时间不宜公开的档案 2 党和国家领导人 县 团级 以上领导干部和社会著名人物的不宜公开的有关政治历史方面的档案 3 不利于党内团结 不利于国