高效能会议管理培训课件(PPT 122页).ppt

高效能会议管理 Jack 手机静音 请积极参与 请遵守时间 基本约定 我们的开会现状 会议太多会议时间太长会议议程太多参与者太多参与者没有做好准备需要参加的人没参加没做好会议计划主持人不能掌控全局开会的理由不充分会议结束没有结论 我们的会议成本 算算看 你一周内总共 开了几个会为会议花掉多少时间因为开会达成几项共识因为开会完成几个结论因为开会加了多久的班因为开会失去多少关键时刻因为开会延误了多少工作 会议到底需不需要管理 课程目标 了解会议的目的 种类 会议效率不高的原因掌握有效为会议做准备的要领掌握会议中的沟通和反馈技巧掌握会议主持人的会议管理技巧学会提高会议效率和质量的技巧重视会后行动计划的部署和落实 课程大纲 第一讲 会议基本概况第二讲 会议效率不高的原因及解决方案第三讲 开会前的准备工作第四讲 成功会议的五种策略第五讲 会议中的沟通与反馈技巧第六讲 主持人的会议管理技巧第七讲 如果对待会议中的意外情况第八讲 主持人 参会者的责任第九讲 会议纪要的撰写第十讲 会后跟进 第一讲会议基本概况 会议的概念 意义会议的目的会议的种类会议的频率会议的成本 会议的概念 古代 独断 汉代 蔡邕凡章表皆启封 其言密事 得皂囊盛 其有疑事 公卿百官会议 即 集众议事也 汉语 会 议 也支持了这种看法 即为聚众 讨论 现代 会议是几个关键人物聚合在一起 每个人都有他们各自的角色 讨论他们共同涉及到的问题 取得某些决定 达成会议的预期 会议的意义 一种群体沟通的方式一个集思广益的渠道显示一个组织或一个部门的存在 会议管理的职能 会议的目的 开展有效的沟通传达资讯监督员工 协调矛盾达成协议与解决问题资源共享激励士气开发创意 达成协议与解决问题 点明困难所在 发现问题并寻找解决方法 衡量问题的轻重缓急 想出新方案 评议新方案 确定行动纲领 会议的种类 依据划分角度不同可以进行不同的分类 会议规模 小型 中型 大型 特大型会议性质 法定 非法定 办公和其他 按照会议活动的特征 政治性 商务型 学术按照会议的形式 现场会 电话会 网络会议按照参会者的区域划分 国际 全国 区域 单位 部门 业务单元 项目团队按照时间 定期 不定期 多次性按照会议阶段 预备 正式 会议的种类 内部 常规部门例会总经办会议各业务会议 产销会 协调产销任务 营销 采购 PMC 计划会 针对排产 PMC 跟单 营销责任人 采购责任人 品质会 品质部召集组织相关责任人 生产品质 来料品质 设计品质 品质标准 专题会 例如 物流工作提升沟通会 会议的频率 常规的部门例会建议频率 每周一次 至少每月一次注意事项 不能多与每周一次 否则容易形成拖沓的不良习惯 将会议时间记录在笔记本上 以防因一时疏忽造成工作上的被动 处理突发事件的会议建议频率 随时注意事项 切忌太频繁 否则会使员工感觉日日有危机 会让公司陷入工作无序的可怕境地 会议的频率 全体员工大会建议频率 每三个月 半年一次注意事项 利用全体大会通报政策 但不能频繁 否则会给公司造成沉重的负担 一对一会议建议频率 按需要注意事项 可以按需要天天发生 但是会议长度最好不要超过1小时 会议的成本 直接 时间 机会 直接成本 会议场地费 设施的租赁费 装饰费 文件资料印刷 制作费 食宿费 差旅费等 时间成本 参加会议的人数 与会者准备的时间 正式开会的时间 会议秘书工作时间 会议服务人员工作时间 参会者的平均每分钟薪水 机会成本 3种情况因不及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意不能及时处理客户的投诉而得罪一批客户不能及时解决自己管辖范围的突发事件而停产 单元小结 本单元主要的收获 会议的概念 意义会议的目的会议的种类会议的频率会议的成本 我将在今后的会议中如何运用 小贴士 会议的目的是会议的驱动器 达不到目的 就是对时间的浪费 第二讲会议效率不高的原因及解决方案 会议效率不高的原因及预防性管理高效会议的八大特征会议规范 会议效率不高的原因及具体表现 预防性管理 高效会议的八大特征 只有必要时才召集经过详尽的筹划拟订和分发了议程表遵守时间一切按部就班请了最有经验的和有才能的人出席 参会人对会议内容事前的充分思考与准备 主持人和主讲人成竹在胸 甚至达到权威标准 能统揽全局控制局面 作出了评论和归纳记录所有决定 建议和负责人和完成时间 并坚决执行 会议规范种类 时间安排方面的规范固定的会议流程规范会议本身要遵守的规则 关于会议召开时段的建议 时间安排方面的规范 08 00 09 00发言的欲望没有被唤醒 不宜让与会者对提议有太多的回应或进行业务分析09 00 10 00适合1对1会谈 也是进行业务会谈的最佳时机10 00 12 00或13 00 15 00适合集思广益15 00 17 00最好不安排会议 倦怠期 希望下班回家 固定的会议流程规范 开始欢迎会议目的议程具体时间安排规章制度 3 议程1分享话题和目标交换信息做决定 确认行动总结 2 结束会议总结安排下次会议 跟踪备忘录跟踪计划 会议本身要遵守的规则 参会者要将工作安排交给会议主席会前沟通所有参会者都要有准备发言的心态会议要能准时开始 准时结束主持人对决议能否达成负主要责任在会上要维护别人的尊严要有人提出不同的意见会后要能拿到书面的记录参会者要履行反馈职责必要时 请第三方监控会议质量 单元小结 本单元主要的收获 会议效率不高的原因及预防性管理高效会议的八大特征会议规范 我将在今后的会议中如何运用 小贴士 高效省时 集思广义 结论明确 共同学习 第三讲开会前的准备工作 是否真的需要开这个会准备工作的作用5W1H准备工作核对单主持人的准备工作 无需开会的五个如果 必须开会的五个如果 准备工作的作用 选择最恰当的讨论方式使参会者能对讨论有清楚的方向可循清楚的告知参会者应有何种行为表现节省时间与减少冲突 会议准备的5W1H法 Why What When Who Where How 准备 会议准备工作单 目标 参与人员 时间 地点 准备工作 主要议题 最后成果 反馈 形式 会议准备工作核对单 每个议题的顺序 时间确定会议的主持人研究会场如何布置 是否有标语等宣传安排出席者座位是否准备会议名签是否安排交通工具是否安排与会者住宿是否发出了会议通知确定视听教材确定辅助教材 会前阅读材料准备会场周边位置图 导视示图是否要求与会者准备资料是否安排会后娱乐项目并做好事先通知 必要时可采用 会前会 主持人的准备工作 设定沟通目标制订行动计划预备可能的争执 会议议程规划 重要议题在前保密的议题在后议题描述具体明确议案排列注意逻辑顺序整体会议时间不宜太长 召开会议的提醒 不要召开与会者权限以外的会议该来的人来的情形下开会与会者职务不应相距太远跨部门会议 应力求职位相等者参加问题广泛时 不能只召开一次会议就想解决与会人数不宜太多 尽可能的降低参加的人数关键人未参加就不要召开只在两小时内完成会议请准时开会 单元小结 本单元主要的收获 是否真的需要开这个会准备工作的作用5W1H准备工作核对单主持人的准备工作 我将在今后的会议中如何运用 小贴士 导入议题 引发意见 导出结论 归纳要点 第四讲成功会议的五种策略 别人怎么开会如何做开场白如何分配发言时间如何掌握议事进度如何达成决议 决策方式如何圆满结束会议 别人怎么开会 IBM 网上预约会议室与会人士先想清楚讨论题纲 要开多久正式会议会议时间延长 会出现警示音提醒 效率 效率 效率 在全球化的竞争下 一家公司会不会开会 决定了公司的竞争优势 别人怎么开会 富士康 鸿海 郭台铭 会议条列 会后贯彻执行会议法宝 白报纸 海报架会议要诀 一条一条写下再明确不过 更不会有模糊的争议空间 别人怎么开会 huawei 会议管理规定第一条公司 各部门根据本企业经营管理的需要确定相应的会议 会议定期 定时 定人召开 第二条会议必须要有纪要 重要会议必须会签确认 第三条会议纪要应编号 及时 规范 按分级管理要求分发 存档 上报 条件许可可通过电子邮件传递 第四条与会者到会必须有准备 发言坦诚 有序 严肃 精炼 第五条与会者必须对会议内容贯彻执行 做到有布置 有落实 有检查 第六条会议不得无故缺席 迟到 迟到每次50元 无故缺席每次100元 别人怎么开会 三星 实例 三星的3个原则认识到会议的非生产性和弊端3个原则 1 确定不召开会议的工作日 2 将会议时间定为1小时 最多不超过1 5小时 定量一个1 5小时的沙漏放在会议室 施加压力 3 将会议纪要整理成一张纸 别人怎么开会 P G 议后速决 决后速行事前议程规划清楚利用信息系统开跨国会议会议主持人开宗明义说明结论与议程把事情说清楚 协作 执行 申请一个项目网络空间 将数据归档开设 会议 档 决议内容 执行人 执行日清清楚楚事后纪录明白 会议纪要成为行动方案 日本人怎么开会 日本大肆展开会议革命会议目的 节省成本 加快决策速度 更有创意会议革命 1 废除不必要的会议2 排除不需与会的主管3 强调准时开始 结束4 重视开会结论5 提高会议生产力 强化企业竞争力 丰田 汽车办公室标题只开有实际效果的会议准时开始 最好一小时内结束重点在实际行动日产时间以 分 为单位清楚划分会议有 保密协议 不分职位高低畅所欲言让员工接受 会议召集人 的专业训练 日经商业周刊指出 日产亮丽的成绩背后 是成功的会议 美国人怎么开会 数字使人警醒美国加利福尼亚州帕洛阿图市博尼德考班会议研究所会议计费器 通过参加者的薪水 会场空间 设备使用费和其他各种费用 对会议实际费用进行测定并告知参加者 就像出租车的计程器 每当金额增加就发出声音 如果超过限度 蜂鸣器就会鸣叫 如何做开场白 成功会议的五种策略 定义 3 5分钟的谈话 系统 简洁及有明确宗旨 内容 开会目的 时间安排 议事方式 纪律规则等 程序 概述会议进行程序 提供与会议有关的资讯 规范议程 指定会议记录者 征求对议程设计的意见 如何分配发言时间 主持人发言最多的原因 如何分配发言时间 对会议的议题特别熟地位最高而且声音较大负担较多的行政责任主持人的发言时间应掌握在20 要尽量保证每个人发言机会均等尽量开成一种互动的会议氛围 如何掌握议事进度 语言方式非语言方式 如何达成决议 决策方式 彼德 德鲁克决议法 用足够多的时间检视困难所在 并使参会者达成共识列举或图示各提案并开始讨论客观比较各提案的优劣 避免意气之争估计各提案之获益律估计有无采集更多参考资料的需要征求反对意见以中立角度检视正反意见寻求与会者对各题案之认同对提案做适当的休整与妥协确认议事结果组成或指定议案执行的监督单位 4种群体决策 权威决策少数服从多数共识决策无异议决策 4种团队决策法 头脑风暴法德尔菲法 专家调查法 思路转换法 不同的角度 观点 甚至反方向 易地思考法 如何圆满结束会议 要想圆满结束会议 需要做到以下三点 预留5 7分钟做总结 确定工作分配妥当 准时结束会议 单元小结 本单元主要的收获 别人怎么开会如何做开场白如何分配发言时间如何掌握议事进度如何达成决议 决策方式如何圆满结束会议 我将在今后的会议中如何运用 口诀 会而必议 议而必决 决而必行 行而必果 第五讲会议中的沟通与反馈技巧 会议中的沟通会议中的反馈技巧 沟通的漏斗 别人行动的20 别人听懂的40 别人听到的60 你嘴上说的80 你心里想的100 沟通 漏斗 沟通的定义 为了设定的目标把信息 思想 情感在个体或者群体之间传递并且达成协议的过程 沟通金三角 沟通的冰山模式 环境 话题 5 20 工作层面 80 95 关系层面 有效沟通原则 有明确的沟通目标有明确的时间约束重视每一个细节积极倾听努力达成目标 造成沟通困难的因素 缺乏自信 主要因为知识和信息掌握不够重点强调不足或条理不清不能积极聆听 有偏见 先入为主 判断错误按自己的思路思考 忽略他人的需求失去耐心 造成争执准备不充分 没有慎重思考就发表意见时间不充分情绪不好语言不通大脑过滤记忆力差 如何建立信任 找共同点适当展示自己的能力和水平适当暴露自己脆弱的地方不必说出所有的真相 会议中的反馈技巧 反馈的两种类型 正面指导反馈 建设性反馈 批评三部曲 汉堡原则首先表扬特定的成就 真心的肯定出做的不好的地方以肯定和支持结束BEST反馈描述行为 表达后果 征求意见 着眼未来 单元小结 本单元主要的收获 会议中的沟通会议中的反馈技巧 我将在今后的会议中如何运用 1 2 3 口诀 第六讲主持人的会议管理技巧 倾听的技巧实际的说话技巧 倾听 倾听是暂时忘掉自我的思想 期待 成见和愿望 全神贯注的理解谈话者的内容 与他一起去体验 感受整个过程 这是一种管理技巧 可以通过学习和锻炼得到提高 倾听的礼节 听听别人的故事听听别人完整的故事先听听别人完整的故事 再发言 倾听的技巧 点头且微笑眼神的接触发出倾听的声音身体向前倾重复和总结必要时做记录 倾听的误区 别人说话时你在想你自己的事边听边与自己的不同观点比较经常打断别人的谈话为演讲者结束他的演讲忽略过程只要结果仅听自己想听或愿听的东西精力不集中 易被其他东西干扰 表达感受的两句话 我也有过相同的经历如果我是你 我跟你感觉一样 说话技巧 展示探询评论建立测试理解情况总结排除引进就程序提出建议 了解上司需求你的上司想知道什么你想让你的上司知道什么不要重复上司已经知道的事情了解听众需求从听众的角度来考虑准备材料 说话技巧 发问方式 以全体人员为对象就此而言 请各位谈一下自己的观点指名发问某某 你的意见是什么呢 交替发问各位 您对某某的意见有何看法 反质问发问某某 您自己对于这项内容的想法怎么样 单元小结 本单元主要的收获 结合公司实际会议类型进行回顾 我将在今后的会议中如何运用 1 2 3 口诀 第七讲如何对待会议中的意外情况 情景小案例 与 蝉 的相遇和解决 讲故事 和讨论的主题无关 讲了很长才进入主题讲的太模糊 没有具体事例拒绝倾听别人的主要观点 主持人的对策 探寻 测试其理解程度善意的提醒会议的程序和时间限制用总结的方式结束 带入别人的发言 与 鲨鱼 相遇和解决 有攻击别人的倾向总是给予消极的 否定的意见 主持人的对策 非语言性打断重申会议规范反问法 与 驴 相遇和解决 过于敏感防卫性很强 心中有面墙不能站在别人的立场看问题 主持人的对策 点名发言重复问题突出他的贡献 遭遇 兔子般追踪 质疑正在使用的程序总是提议不同的程序或建议 解决的方法 1 肯定他的贡献2 重申可以试用现在的程序 与 螃蟹 跑题者 相遇 开会的同时一并做别的工作私自进入小团体讨论时常接电话瞌睡其他 以笔敲桌 背对发言者 故意看别处等 主持人的对策 强调时间压力重申会议规范带入别人短暂沉默 第八讲主持人与参会者的责任 主持人的责任参会者的责任如何处理会议中的冲突 主持人的责任 参会者的责任 如何处理会议中的冲突 冲突是正常的 不攻击人身 休会 会前排除 重申会议目标 多解求证 跳议法 主持人作为矛盾调停者的失败表现 听完陈述后 就没词了向双方之一表示赞同阻止对方宣泄 建议双方冷静下来后再谈认为双方都有错误 指出两者各自存在的问题建议举行一个你可能不是主持人的求借方法会议引导双方攻击你缩小问题的严重性换话题当双方争执时 表达不愉快的情绪 单元小结 本单元主要的收获 结合公司实际会议类型进行回顾 我将在今后的会议中如何运用 1 2 3 口诀 第九讲会议纪要的撰写 会议纪要的定义和特点会议纪要的结构和写法会议纪要的写作要求 会议纪要的定义 会议纪要是传达会议决定事项和主要精神 要求与会单位 人员共同遵守 执行的一种有纪实性和指导性文种 会议纪要的特点 会议记录者的要求 反应快写字快知识面广记忆力特别强组织能力强倾听能力强总结能力强 会议纪要的结构和写法 会议纪要分为 标题和正文标题 名称 文种内容 文种双标题 文种正文 导言主体结尾 会议纪要的结构和写法 主体是会议纪要的核心部分 它根据会议的中心议题 按主次 有重点地写出会议的情况和成果 包括 对工作的评价 对问题的分析 会议议定的事项 提出的要求等 结构层次序数 第一层为 一 第二层为 第三层为 第四层为 主体的写法一般有条项式 分项叙述 综合式 集中概述 和摘要式 发言提要 三种写法 主体示范 会议纪要的写作要求 注重使用会议纪要的习惯用语会议纪要常常以 会议 为第三人称而记述会议内容 层次或段落的开头习惯用语有 会议认为 会议提出 与会者一致认为 会议决定 会议要求 会议希望 会议号召 等 字 词 句 语法 字体 格式 标点 范例参考 协调解决沙面大街56号首层房屋使用权问题的会议纪要第XX号xx年2月2日上午 市政府办公厅xxx主任主持召开会议 协调解决沙面大街56号首层房屋使用权问题 参加会议的有省政府办公厅交际处 广东胜利宾馆 市商委 市国土房管局 二商局 市外轮供应公司等有关部门的负责同志 会议认为 沙面大街56号首层房屋使用权的问题 是在过去计划经济和行政决定下形成的历史遗留问题 早几年曾多次协调 虽有进展 但未有结果 最近 按照省 市领导同志 向前看 了却这笔历史旧账 的批示精神 在办公厅的协调下 双方本着尊重历史 面对现实 互谅互让的原则 合情合理地提出解决这宗矛盾的方案 经过协商 讨论 双方达成了一致的认识 范例参考 会议决定如下事项 一 市外轮供应公司应将沙面大街56号房屋的使用权交给胜利宾馆 二 考虑到市外轮供应公司在56号经营了30多年 已投入了不少资金 退出后 办公地方暂时难以解决 决定给予其商品损耗费 固定资产投资和搬迁费等一次性补偿费用共95万元 其中省政府办公厅和广东胜利宾馆负责80万元 考虑到省政府领导曾多次过问此事和省 市关系 另15万元由广州市政府支持补助 会议强调 双方在房屋使用权移交中要各自做好本单位干部群众的工作 团结协作 增进友谊 保证移交工作顺利进行 XX市政府办公厅XX年X月X日 会议纪要的提醒 指定记录人員 主持人不要兼任重要会议应进行录音将内容分类记录确认记录内容与发言的意思相同 全面 避免失真记录内容 讨论重点 赞成与反对 完成时间 工作分派可能的话 只要记录成一页的内容即可半天内完成纪要 一天内将记录结果发送与会成员确认 二个工作日内签发 单元小结 本单元主要的收获 结合公司实际会议类型进行回顾 我将在今后的会议中如何运用 1 2 3 口诀 第十讲会后跟进 作参为者的会后跟进作为主持人的会后跟进自我评定怎样提高下次会议的质量关于习惯 参会者会后跟进的内容 拿到会议纪要以后要细读分析不同参会者的众生相考虑自己任务的完成方法会议是一项新任务的开始 主持人的会后跟进 请大家填写 会议效果评估表 针对意见做出改进措施询问和联络缺席的同事制定跟进计划 并制定负责跟进的相关人员如有需要找高层协助如计划进行顺利 取消下次会议会议之后检讨得失 主持人会后自我评定问卷 在开会中有没有人误解过我的意思我有没有在别人谈话时跳到其他话题有没有在会前让员工了解会议的内容面对别人说话的时候是不是很紧张处理说话紧张最好的方式是排练 是否遇到只有主持人说话而没人参与谈话结束后是否确认别人明白了你的意思在分派工作时大家是否都看着我而不提问总会把事情的前因后果呈现给别人吗是否提前考虑把复杂的问题用平易近人的方法表达出来是否会在会议结束时问大家还有什么问题吗 提高下次会议质量 只有必要时才开会会前及早着手准备是关键制订出色的议程 并事先分发时间是宝贵的 开会是花钱的 准时开会才能准时结束经常归纳 有意识把握会议的方向注意力集中在政策和行动上会议纪要应阐明最后的结论会议成功只有用结果衡量注重结果 强调实施所有的决定劝阻冗长的发言 鼓励沉默的人发言 阐明糊涂的观点 删除重复的话题 会议管理制度 召开权限 3 1总经办例会由总经理召集 主持 于每周的最后一个工作日召开 各系统 部门例会由总监 经理召集 主持 于每周的第一个工作日召开 常规例会以外的所有会议须经审批后方可召开 以确保公司任务 信息的有效传递 执行 3 2会议主持人的直接上级具会议审批权 须对会议召开的时间 地点 议题 议程 与会人员名单负责 会议主持人只可召开同级别及以下人员参加的会议 不可指定上级人员参会 常规会议要求指定参加会议人员不超过2个层级 召集工厂现场管理人员 主管级以下人员 的会议 时间不可超过15分钟 召集跨系统会议原则上须避开工作日中上班的第一个小时与下班的最后一个小时 员工大会及公司召集的重大事情宣布会议除外 3 3各部门每天必须召开早会 时间不可超过15分钟 各部门经理有权限向行政法务部提出免开早会的申请 但必须保证工作任务上传下达的及时性 3 4预订会议室时须将经LOTUS上批准后的 会议通知单 发至前台文员处 会议通知单 由行政法务部 综合管理部存档备查 会议管理制度 会议准备 4 1确定会议议题 安排会议前 先要收集和筛选议题 并注意以下三点 一是讨论的问题性质相同 二是按轻重缓急程度排队 三是把保密性较强的议题放在会议后段 便于让不相干的人退席 4 2确定会议议程 安排议题后 要确定议程 程序 日程 议程是对已确定的议题列出先后顺序 程序是对会议各项活动做出的安排 各步骤一旦确定 就不能随意变动 4 3确定与会人员名单 与会人员名单须经会议主持人审定 人数从严控制 人员谨慎决定 4 4发放会议通知 会议通知发放必须通过LOTUS系统 并电话通知方为有效 通知的内容包括会议名称 主持人 主要内容 会期 地点 与会人员 记录人及应携带的资料等 会议通知要求至少提前一个工作日发出 与会人员若有异议 须于收到会议通知后两个小时内向会议主持人提出 否则视为同意会议安排 须严格按照通知内容执行 会议管理制度 会议准备 4 5准备会议文件资料 包括会议文件 资料 讲话稿或工作报告 会议须知 日程表等 指定参会人员须严格按照会议通知要求认真思考 充分准备 并于会前或指定时间内报交会议主持人 会议主持人须于会前认真审查 对未按要求准备的人员可视情节轻重进行教育 通报批评或处以50 100元的罚款 4 6选择及布置会场 应选择合适的会议地点 如需进行电脑演示 应事先做好演示文件 并于开会前10分钟 将电脑 投影仪打开 准备会议用白板及白板笔 4 7会议主持人须提前到场 检查会议文件资料的准备 会场布置等每个细节 并准备好 会议签到表 组织与会人员签到 会议管理制度 会议召开 5 1指定参会人员要严格遵守会议时间 不允许迟到早退 迟到或早退10分钟以内的 罚款50元 11分钟 30分钟的 罚款100元 31分钟以上的 罚款150元 如确有要事者需提前向会议主持人请假 未请假缺席者每次罚款200元 由会议主持人开具罚款单 名单报行政法务部进行全公司公告 罚款在其当月工资中扣除 5 2与会人员须将手机关机或调至振动 否则每响铃一次 处以50元的罚款 由会议主持人开具罚款单 罚款在其当月工资中扣除 5 3严禁在会议上交头接耳 开小差或打瞌睡 5 4与会人员应提前安排好管理范围内的工作 避免下属的干扰 5 5超过两小时的会议 会议主持人应安排每小时5 10分钟的间歇休息时间 会议中不允许自由进出 会议管理制度 会议召开 5 6会议主持人应对会议进行有效控制和引导 避免会议跑题 5 7会议结束前十分钟 主持人及与会人员应让会议记录人员就会议中达成的决议或决定复述一遍 以得到所有与会人员的确认 同时应明确责任人及完成期限 如果因会议时间紧急 会上来不及复述确认 应于会后明确上述内容 每一个决定或决议必须包括内容 责任人 完成期限三要素 内容应具体 清楚 切忌用容易引起误会的语言 责任人若有二个或以上时 应明确第一责任人 第二责任人 完成期限应具体到某年某月某日 5 8行政法务部以及其他管理部门有权不定期参加公司各类会议 若认定为无效会议 可视情节轻重对会议主持人进行教育 通报批评或处以50 200元的罚款 5 9行政法务部负责对公司早会的召开情况进行检查 总经办秘书负责对免开早会相关部门工作指令的下达和完成情况进行检查 如发现有信息传递不到位的情况 视情节轻重进行通报批评或对该部门的负责人处以100 300元的罚款 会议管理制度 会议结束 6 1会议结束时须及时删除会议室电脑 白板上的相关信息并关闭会议室电脑 投影仪 灯 违者视情节轻重对会议主持人进行教育 通报批评或处以50 100元的罚款 保密 6 2每次会议须形成 会议纪要 在会议召开后二个工作日内下发 6 3 会议纪要 必须内容明确 责任清晰 6 4 会议纪要 的措辞要符合实际 简明扼要 不能有记录人的见解和评论 必要时可用录音笔录音 以免做记录时有所遗漏 6 5 会议纪要 在正式签发前 会议记录人应与每位责任人确认内容及完成期限 如果涉及政策一致性 连续性问题的 要翻阅有关文件并在上述内容都确认后交与会议主持人审核签发 6 6 会议纪要 发放范围视会议要求而定 一般采取电子文档形式下发 会议管理制度 会议纪要的跟踪 6 7 1 会议纪要 下发后各责任人应及时遵照纪要执行 如有特殊原因不能按期完成的 各责任人应向会议主持人提出调整完成期限申请 经主持人同意后才能调整完成期限 6 7 2会议主持人要指定 会议纪要