数据组人员岗位职责.doc

岗位责任制度一、 各岗位人员安排：1. 批销录入员： 王少彬、许妙凤、阮小玲、卢淑娟2. 销退录入员：朱华萍、林 琼3. 进退录入员：郑清煌4. 配送录入员：陈鸿鹏5. 调架录入员：许自然6. 进货录入员：杨小红、胡艺盈7. 打 包 员：许志强、柯耀辉二、 各岗位职责：1. 负责各种单据的及时开立、清点核对与修正，保证各种单据的完整性、准确性2. 负责到货图书短缺处理与跟踪3. 及时准确地对征订图书做到货后分拣，及时转入打包区打包发货，并跟踪配送出库工作4. 熟悉掌握图书发货时间，并有计划地安排对出库图书进行标准打包5. 所有出货图书的打包工作。6. 负责销退图书的把关与清洁处理，并及时反馈不良销退的客户名单7. 负责跟踪电脑数据与实物库存数量准确性与架号管理的准确性，及时修正错误数据8. 为业务人员、客户、部门内人员的工作需要，提供各项相关的单据信息9. 按时完成和整理各类财务、业务相关单据，并及时上交组长10. 5S环境责任区管理11. 完成上级交办的其它工作任务三、 操作流程：1. 批销录入员： 1) 批销人员早上上班时先整理工作台，将工作台上的多余书籍整理到推车上，由仓储人员上架。2) 批销人员每天轮流一位完成昨天批销单的备注、调顺序、对账单，其余人员完成导单、对单与开单工作。3) 开单时，要选对客户名，区分不同等级的客户的折扣也不同（A客户不用改折扣、B客户根据“单位”修改，C、D的客户需询问业务人员）。开单要求50条数据为限，注意销售方式。注意特殊客户的要求，如需更改单头（例如）。工作的效率4) 对于业务人员打电话通知作废还原单据与下架时，应注意听清楚单号，在操作过程中应注意所作废单据的日期应为当天，之前数据不可作废。000005) 在导前一天的单据时，要在原始单据上备注“1”，方便以后查单用。当单据导完未做修改前要将新单据与原始单核对（核对的内容用客户名，实洋，码洋，品种），核对无误均可开始对新单据进行修改。当天单据在修改前同样要核对（核对的内容单号，客户名与品种数）。无论是导单与是打印当天单据均应该在“审核”工序做完后才能打印单据。6) 在核对单据时，要核对的内容有书名，书号，单价，数量，特别注意核对教材时的版本问题（确保单据与实物准确无误）。7) 在导单时应该注意发货时间，发货时间比较早的货要先核对，必须保证货物能在最快的时间内发送到客户处。（厦门与县城的客户均在中午前发货，其余各地方均下午有车,除业务员要求走客车的货物。）8) 阳光系统要求当天完成，做到当天事当天毕。9) 对账单的核实，在批销单整理完毕后，要将单据与对账单一一核对（内容单号，客户名，实洋，码洋）。如有前一天的单据，需用便笺纸记录单号，客户名，实洋，与对账单订一起上交组长处。10) 要求批销人员以上的工作职责都可以独立操作与完成，但同样需团队协作，互帮互助。如有紧急情况需及时通知组长进行处理。2. 销退录入员：1) 销退人员主要负责销退图书的把关与清洁处理。正常退货如果在三个月内，无脏旧破损问题也无做标识的图书可以接收于正常库房。2) 退回图书如有脏旧破损的图书，先到三通中查找，是否是我方过失，如查寻为我方过失所造成的脏旧破损，允许接收，数据开至待退库，防止配送人员将图书配送给客户。 3) 正常情况下，客户退回图书需在三个工作日内完成，所退图书的码洋要与客户单据的码洋进行核实，确保准确无误。4) 如有不可退图书,需与相关业务员沟通。如业务员同意其退货，接收这些不可退图书后开“报损单”，将单据由业务员签名后交至数据组组长处；如业务员无告知处理意见，不将其退回，也不明确是否接收时，在通知业务员两次后，业务员如仍未处理则视为业务员同意退回这类图书，由业务员承担；如由销退人员接收不可退货图书，则由相关责任人承担，追及不到由所有销退人员承担。5) 销退人员需将当天所完成的单据在“阳光”软件中引入。6) 主动协助本组其他岗位的工作。3. 进退录入员1) 开单时根据计划退货单上提供的供货商退货，注意每一条记录的准确（供货商、折扣、数量），根据供货商要求的退货时间退货。2) 调货时，需根据供货商的要求（是否放单、放单时折扣问题、走哪家货运公司、什么时候走货、运货问题），需优先处里。如有图书不够或无法及时走货的情况下需及时通知采购人员或采购助理。调货已运走后，需将运单与清单同时传真给供货商，再将供货商通知调货的传真单、清单与运单整理订在一起，上交至数据组长处。3) 跟踪门市退回图书的数据接收与转退货处理4) 每天要将当天所开单据进行备注、整理、根据供货商和单号将单据整理入文件夹中。如有货运票，需将运票与这次出货所有单据订在一起交至组长处。5) 每天所完成的单据均需引入“阳光”中。4. 配送录入员1) 配送开单人员每天根据门店人员的配货，按先后顺序进行开单与装箱工作。（开单时注意准确率，特别注意教材版本的正确录入）。2) 门市征订图书的配货与装箱工作。3) 处理门市退回物流图书的数据接收。（针对门市退回物流上架图书与业务员向门市调回发货图书数据接收）4) 主动协助本组其他岗位的工作。5. 调架录入员1) 新书上架后的调架2) 不同库房之间的调拨（所有不同库房之间的调拨，包括新仓与待退库房）3) 供货商调货处理4) 对新书样书调架后的上架工作。5) 架号管理系统的审核与架号的维护6) 主动协助本组其他岗位的工作。6. 进货录入员 1) 新书建样：根据新书样品建入正确的书名，定价，主要供货商与折扣的设定。2) 如验书人员采集的到货图书样品在数据库中已有信息，需改图书的建档日期。3) 录进货单时，需与供货商所给单据核实，如供货商无提供单据需与供货商联系，让其传真相对应的单据；如有图书不知供货商需寻问采购人员；如有新供货商，新建完供货商后需让采购经理签名确认。4) 录单时如有图书短缺或破损需与验货人员进行确认，再通知供货商；如短缺与破损是在运输过程中出现的需与我方储运人员或理货人员协商是否让货运站赔偿。5) 录入时如有订数需及时通知业务员，询问其是否发货，如果同意发货将其转成批销单，让批销人员发货；如不发货同样转成批销单，通知组长作废该单据。6) 单据详细录入完整后，需将货运票号，运费，件数等及时录入。7) 当天所录入的单据需与验书人员所记录的到货情况相核实，如发现未录入或件数不合，需及时通知验书人员，进行核查。8) 进货录入员应及时将进货单引入“阳光”中。9) 主动协助本组其他岗位的工作。 7. 打包人员 A、根据发货时刻表，对核对完的图书进行打包。 B、打包时根据客户选择标准包或大件。 C、打包时图书应摆放整齐，同一类、同一系列的书应打成同一包、件，不可同一类/系列的书 与其它书混装多包， D、对于打编织袋图书，需先包一层牛皮纸并扎上胶带后方可套上锡纸或编织袋。打包注意事项：A、 包件分为标准包（含纸箱包装），每包25kg;整件为编织袋包装，35kg每件65kg。B、 打包前须确认是否有退还给客户的图书，如有则连同发货图书一同打包。C、 如属图书馆要货，一包一张清单D、 打包时应依客户要求选择打标准包或编织件。E、 有音带、工具书等容易损坏或开本不一的图书，必须用纸箱包装。F、 包、件打扎时应牢固、扎实，打包人应用黑色记号笔清楚地在包外写上收货人、总件数、 有内单的应贴上“内单”标签；清单应装在信封后方可装进件、包内。 打包人打好每一票货后都应填写在销退打包登记表或批销登记表上；专职的打包员 应负责查核此表填写情况，未填写的应跟催到个人，未跟催的视为打包员未填写。四、 质量目标：1、 保证各项数据单据处理的及时性1) 在仓储组17：00（淡季）、17：30（旺季）分配出的批销单据须核对处理完毕2) 当天到货的客户销售退货图书须在三天内处理完毕3) 供货商调货的，须在当天处理完毕4) 验完货后的须在1个工作小时内完成图书建样工作5) 门市挑货后须在4个工作小时内开完单据2、 保证各项数据的准确性按码洋计算，所有的单据的准确率要达到99.98以上 3、保证打包与验货的及时性1) 在批销录入员已核对完的单据，必须全部打包完毕，保证货物及时发出2) 当天17：30之前的到货，必须验收完毕4、保证打包与验货准确性打包时按包件数进行计算 验货则按单据计算5、为各部门提供优质的物流服务五、 考核要点1、数据的准确性与完整性2、数据处理的及时性3、验货