文件管理制度4范文.doc

文件管理制度4范文 XX责任公司文件黔XXXXXXX司xx408号关于“建立文件管理制度”通知公司各部门、项目部为了进一步完善公司的文件管理，规范本公司文件，确保不安全管理有关的所有文件处于受控状态，经公司会议决定，特制定文件管理制度，请公司各部门、项目部按管理规定严格执行。 附文件管理制度XX省XX水利水电工程有限责仸公司二0一六年一月四日送公司各部门及项目部文件和记录管理制度 1、目的确保对安全管理有效运行起重要作用的各个场所都得到相应文件的有效版本，确保不安全管理有关的所有文件处于受控状态，制定本程序。 2、范围本制度适用于以下安全管理制度等文件的控制2.1安全管理规则制度；2.2工程技术文件；2.3行政性管理体系文件；2.4法律、法规文件；2.5操作规程。 3、职责3.1最高管理者3.1.1组织编制公司安全管理规章制度；3.1.2批准安全管理规章制度的发布和更改；3.2副总经理负责所管业务系统的文件审批。 3.3质安部3.3.1负责安全管理规章制度编制不更改；3.3.2负责有关职业健康安全、环境现行的国家、行业规范标准、规程、地方性法规标准等文件的购买、使用管理。 3.4企管部负责行政文件、其他支持性管理文件和外来文件的管理。 3.5企管部、经营发展部3.5.1负责本部门有关安全管理制度的编制不更改；3.5.2识别、控制相关方提供的文件。 4、工作程序4.1文件编制、审批4.1.1编制公司各部门按职责分工组织编制本部门相关制度。 4.1.2审批部门副总审核所辖职责的安全管理文件及规章制度，经公司总经理审批后发布实施。 4.1.3标识公司安全管理文件统一采用“黔XXXXXXX司*号格式，*代表年度，*文件编号，由企管部统一管理。 4.1.4收发4.1.4.1质安部具体承办安全管理规章制度的登记、发放、回收工作；4.1.4.2对所有受控版本由企管部进行统一编号；4.1.4.3企管部负责发放到相关领导、部门和项目部，并做好发放记录(R01-1)；4.1.4.4工程开工时，项目部从企管部领取一套完整的文件，由项目资料员或技术负责人统一管理，工程竣工后由其负责将全套文件交回企管部。 4.1.5评审4.1.5.1质安部每年至少对公司安全管理规章制度进行一次评审，对丌符合规章制度进行修订。 4.1.6修订4.1.6.1安全管理制度修订参照5.1. 1、5.1.2条执行；4.1.6.2企管部组织相关部门拟定文件更改通知并报相关领导批准后，按原文件的发放范围进行发放，好发放及回收记录；4.1.6.3由持有人按通知要求进行更改，更改方式有手写更改、换页、换版等；4.1.6.4企管部负责将失效和作废文件及时从所有使用场所撤出，并做好回收记录；若仍有其他保留价值时要加盖作废标识，防止混用；4.1.6使用4.1.6.1在使用过程中，要注意保护，严禁在资料上乱涂乱画；4.1.6.2保证现场所用制度为最新版制度；4.1.7保管4.1.7.3各级安全文件应分类收集、建立台账、与职安全员在年初文件资料；4.1.7.4各类文件宜原件保存，丌能保存原件而保存复印件时应注明原件保存处，以便追溯和验证。 4.2安全管理文件的管理4.2.1公司安全管理文件的管理4.2.1.1由企管部统一管理，每年末组织对以往印发的文件进行一次全面评审，确定文件的适宜性和有效性。 4.2.1.2公司安全管理文件由各职能部门拟稿，经部门负责人和分管领导核稿、企管部编号后，报公司总经理批准印发，由企管部统一发放。 文件底稿须用计算机打印，前面附有统一格式的审批拟稿纸。 4.2.1.3文件发布采用当面送达或邮寄等方式，当面送达的由接收人签收，采用邮寄等方式时在发放记录中注明“邮寄”等字样及邮寄人。 各部门及项目部收发文件应做好登记记录并妥善保存。 4.2.1.4公司安全管理文件的更改由原拟稿部门提出意见并起草更改文件，经分管领导审核，总经理批准后实施。 一般局部内容的更改，以补充文件或函件的形式进行。 若文件有原则性内容的更改或更改范围较大时，应重新印发新文件，并注明原文件作废。 4.2.1.5文件持有人接到更改补充文件或函件后，应及时在原文件的相应部分手写更改，或注明“此处有更改”字样，并注明补充文件或函件的编号，以便执行中查询。 接到更新文件应及时撤出原文件，或加盖“作废”标记，以免混用。 4.2.2外来行政文件的管理4.2.2.1国家、行业和地方关于企业管理的法律法规，由公司各相关部门负责控制。 控制的内容包括跟踪发布劢态、获得文件文本、组织贯彻实施。 4.2.2.2上级主管部门下发的文件由企管部做好收文登记，并根据文件内容做好传阅、转发批办，按有关规定执行。 4.3文件执行过程中的管理4.3.1公司各部门、单位应编制本部门、单位的受控文件清单，连同文件一并妥善保存。 受控文件清单应经部门负责人或单位负责人批准，并根据受控文件