文件管理制度[5].doc

文件管理制度5 文件管理制度5安徽省力源工程机械有限责任公司文件管理制度文件编号LY0101安徽省力源工程机械有限责任公司文件管理制度 一、目的为对公司管理体系文件的编制、审批、发放、保存、借阅、更改、作废、销毁等全过程进行控制，以及其它文件的编制、收发等进行规范管理，确保各相关部门使用有效版本文件，以及文件的及时传递、安全保存，特制定本制度。 二、适用范围本制度适用于公司所有部门和各子公司。 三、定义本制度所指的文件分为3类管理体系文件（即制度性文件）；通知、通报性文件；往来公文、函件、传真、资料等。 四、职责范围 1、各部门1.1负责本部门文件的编写、更改；1.2负责对本部门编写或更改的管理体系文件组织相关部门人员论证；1.3负责将论证、修改后的管理体系文件报行政人事中心审核、编文件号、备案；1.4负责将批准后的文件拟制发文通知，到办公室盖章、编通知号、复印，并按发文规定将文件发放至各相关部门。 2、行政人事中心2.1负责本制度的制定和监督实施；2.2负责对管理体系文件进行统一编文件号、规范格式；2.3负责参加部门组织的管理体系文件论证；2.4负责对部门上报的论证修改后的管理体系文件进行审核；2.5负责将定稿的管理体系文件报董事长批准；2.6负责对发放的受控文件加盖“受控”章；2.7负责对管理体系文件的执行情况进行监督和跟踪，对文件执行当中发现的问题及时向相关部门下达整改通知单落实整改，确保文件能有效执行并得到及时改进；2.8负责对作废的文件收回并加盖“作废”章，并统一销毁；拟制审核会签批准第1版生效期xx年5月24日共14页第1页安徽省力源工程机械有限责任公司文件管理制度文件编号LY01012.9负责对通报进行工资兑现。 3、办公室3.1负责参加部门组织的管理体系文件论证；3.2负责对部门编制的管理体系文件进行会签；3.3负责对部门编制的通知、通报等进行编号；3.4负责对公司所有下发的各种通知、通报、文件进行备案。 4、董事长4.1负责对公司的文件进行审批。 五、管理体系文件工作流程 六、管理体系文件流程说明 1、文件的编制1.1各部门根据本部门的各岗位职责及工作流程确定应编制的文件目录；1.2各部门责任岗位负责文件的编制，编制的格式如下1.2.1字体宋体A、页眉、页脚字号为“小五”；B、文件名称字号为三号并加粗；C、正文小标题字号为小四并加粗；第1版生效期xx年5月24日共14页第2页安徽省力源工程机械有限责任公司文件管理制度文件编号LY0101D、正文内容字号为小四。 1.2.2段落A、缩进左0字符，右0字符；B、间距段前0行，段后0行；C、行距为1.5倍行距；D、对齐方式为两端对齐。 1.2.3页面设置A、页边距设置上2.5厘米，下1.6厘米，左3厘米，右2厘米；B、纸型A4。 1.2.4页眉页脚格式A、文件的第一页下方用横线（1.5磅）分隔后标注“拟制”、“审核”、“会签”、“批准”（四号、加粗），格式如下B、页眉格式C、页脚格式1.2.5文件主要内容构成安徽省力源工程机械有限责任公司管理制度 一、目的 二、适用范围 三、职责范围第1版生效期xx年5月24日共14页第3页安徽省力源工程机械有限责任公司文件管理制度文件编号LY0101 四、工作流程 五、流程说明 六、附件1.3文件编制完毕需附相关工作质量价值手册，格式如下（以合同管理工作质量价值手册为例） 2、组织论证2.1部门负责人负责对文件进行审核和指导修改；2.2部门最高负责人对文件进行复审、会签；2.3部门负责人对文件组织相关部门人员论证，论证通过则进行下一步，未通过则返回修改； 3、会签3.1论证后报行政人事中心最后审定，编文件号部门制度二级编号自0199号部门制度一级编号自0199号部门编号按照U8系统设定编号公司编号“力源”的第一个拼音字母U8系统部门编号总经理室01第1版生效期xx年5月24日共14页第4页安徽省力源工程机械有限责任公司文件管理制度文件编号LY0101办公室02财务部03预算部04人力资源部05营销中心06法务部07例如LY050102“LY”表示力源公司文件，“05”表示是由人力资源部编制的，“01”表示人事管理制度，“02”表示人事管理制度中的“考勤与休假”制度。 3.2审定、编号后交相关部门会签； 4、审批行政人事中心将会签过的文件报董事长审批，并将审批后的文件存档，复印件返还编制部门。 5、复印编制部门负责按发送部门数复印文件。 6、盖受控章编制部门将复印好文件拿到行政人事中心盖受控章，无受控章的文件视为无效文件，并登记公司制度文件登记台帐（附件一）。 7、编发文号编制部门编制发文通知到办公室编发文号、盖公司章。 8、文件发放由编制部门对相关部门按受控号（与部门编号一致）发放，外省子公司以电子文档和电子受控章发放，发放时需登记发文台帐（附件二）。 文件编制部门有权对不按照其规定执行的人员进行通报和考核。 9、监督执行行政人事中心负责监督编制部门和执行部门对文件的执行情况，并有权对闸口监控不到位或不按规定执行的人员进行通报和考核。 10、修订完善行政人事中心负责收集文件执行的反馈意见和文件的适应性，对已不符合企业发展现状的文件落实修订和完善。 对于不能按规定执行和文件需更新的情况，行政人事中心有权对相关部门下达整第1版生效期xx年5月24日共14页第5页安徽省力源工程机械有限责任公司文件管理制度文件编号LY0101改通知单（附件三）落实整改。 七、通知、通报管理 1、通知制定以部门名义发布的通知由各部门负责编写，部门负责人签发；以公司名义发布的通知由部门或办公室编写，董事长签发。 办公室负责编号、盖章、备案。 2、通报制定以部门名义发布的通报由各部门负责编写，行政人事中心负责审核，部门负责人签发；以公司名义发布的通报由部门或办公室编写，行政人事中心负责审核，总经理签发。 办公室负责编号、盖章、备案。 人力资源部负责按照通报兑现工资。 八、往来公文、函件、传真、资料等管理各部门应指定专人对往来公文、函件、传真、资料等进行收、发、归档、保存，登记发文台帐和收文登记簿，并负责及时将各种文件传递到相关人员，确保各种信息传递及时、顺畅。 九、文件的保存、借阅和更改、作废与销毁 1、文件的保存为便于存取和查询，各部门应指定专人收取、保存、管理各种文件，并粘贴标签，对受控文件应填写受控文件清单（见附件四），对非受控文件应填写收文登记薄（见附件五），并且不得与无关的资料混放，所有受控文件不得乱涂乱改，不准私自外借，确保文件的完整性和保密性。 2、文件的借阅借阅文件，应填写文件借阅记录（见附件六），方可向文档员借阅。 3、管理体系文件的更改、作废、销毁3.1.1文件需要更改时，可由文件提出更改人或部门负责人填写文件更改申请表（见附件七），说明更改原因，提报行政人事中心，由行政人事中心负责组织落实更改；3.1.2文件的更改，由该文件原编制部门实施更改，按照文件编制流程进行；3.1.3编制部门对更改后文件发放时，首先应对已发放的文件进行收回，交行政人事中心盖“作废”印章，以确保有效文件的唯一性。 3.1.4所有作废失效的文件，由行政人事中心统一销毁，并登记台帐。 第1版生效期xx年5月24日共14页第6页安徽省力源工程机械有限责任公司文件管理制度文件编号LY0101 八、附件 1、公司制度文件登记台帐 2、发文台帐 3、整改通知单 4、受控文件清单 5、收文登记簿 6、文件借阅记录 7、文件更改申请表第1版生效期xx年5月24日共14页第7页安徽省力源工程机械有限责任公司文件管理制度文件编号LY0101附件一公司制度文件登记台帐第1版生效期xx年5月24日共14页第8页安徽省力源工程机械有限责任公司文件管理制度文件编号LY0101附件二发文台帐第1版生效期xx年5月24日共14页第9页安徽省力源工程机械有限责任公司文件管理制度文件编号LY0101附件三整附件三整改通知单改通知单第1版生效期xx年5月24日共14页第10页安徽省力源工程机械有限责任公司文件管理制度文件编号LY0101附件四受控文件清单第1版生效期xx年5月24日共14页第11页安徽省力源工程机械有限责任公司文件管理制度文件编号LY0101附件五收文登记薄第1版生效期xx年5月24日共14页第12页安徽省力源工程机械有限责任公司文件管理制度文件编号LY0101附件六文件借阅记录第1版生效期xx年5月24日共14页第13页安徽省力源工程机械有限责任公司文件管理制度文件编号LY0101附件七:文件更改申请表第1版生效期xx年5月24日共14页第14页+GcTq)EbSp(DaRo*C9Pm%A7Ol$z6Nk!y5LiZw3KhY v2JgXu1IeVs+GdUr-FcTq)EbRo*C9Qn&B8Pm%A7Ok!y5Mj#x4LiZw3KhXu1IfWt0HeVs+GdU q)EbSp(DaRo*C9Qm%A7Ol$z6Nk!y5MjZw3Kh Yv2JgXu1IfWs+GdUr-FcTq)EbSp*C9Qn&B8P 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