档案管理制度V36.doc

档案管理制度V36 1.1.制度综述SD档案管理制度根据中华人民共和国档案法、SD集团有关档案管理的规章制度，并结合SD集团及下属建安公司的实际情况制定。 本制度主要包括档案管理原则、档案的分类、档案管理方式、档案室管理。 1.2管理目标加强SD集团和建安公司对档案的收集、保管和利用工作。 规范档案管理工作，充分发挥档案的作用，提高档案保存质量。 1.3适用范围组织范围SD集团综合部，建安公司综合部业务范围SD集团和建安公司的档案管理业务1.4关键词定义关键词缩写SD集团四川SD集团有限公司建安公司兴源公司、启明公司、工贸公司的统称档案管理制度第2页共15页2.制度定义制度定义，明确定义本制度的核心内容，主要包含档案管理各环节的业务类型、指导原则、工作规范、专业要求、相关责任等方面的规范描述。 2.1档案管理原则档案管理是根据中华人民共和国档案法及有关部门的规定，结合SD集团和建安公司的实际情况制定的。 档案管理的基本任务是要作好档案的收集、保管、利用和销毁工作。 2.2档案管理范围档案的范围主要包括文件材料和声像资料。 文件材料文件材料主要包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结等。 声像资料声像资料包含了四大类照片档案、影片档案、录音档案、录像档案。 声像资料的主要内容如下1.各级领导来厂指导工作或从事其它重大活动摄录所形成的材料。 2.国内外宾客来公司参观访问，洽商所形成的材料。 3.公司召开重要会议和组织各类活动所形成的材料。 4.重大技术改造项目形成的材料。 5.重大人身、设备事故、消防事故、设备缺陷形成的材料。 6.重要设备的安装、检修形成的材料。 7.集团和公司规定的其它声像资料。 2.3档案管理工作档案管理制度第3页共15页集团和公司下属各部门的兼职档案员需在日常工作中，把集团和公司规定的应归档的文件、分类、编号起来，于年末的时候提交至集团和公司的综合部，保存。 从而保证了集团和公司对档案的需求和管理。 2.3.1档案分类1.档案分类应视文件内容、业务项目等因素，一般情况下按文件内容和性质分为大类、小类两级。 2.档案分类应力求切合实用。 倘因案件较多，前两级不够应用时得于小类之后另增加细类。 3.每一档夹封面内页应设目次表，案件归档时依序编号，并以每一文件一个目次编号为原则。 2.3.2档案名称及编号档案名称及编号依照下列方式办理1.档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容、性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。 2.各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示。 3.档案分类各级名称经确定后，应编制档案索引表，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 4.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审。 2.3.3文件提交建安公司各部门兼职档案管理员负责筛选、保管、分类、编号文件，于年末提交到建工公司综合部，由档案管理之后提交到集团公司综合部，依据如下原则提交1.检查文件的本文及附件是否完整。 2.文件的处理手续是否完备。 3.提交文件是否属于归档的范围。 4.建立健全的立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限。 5.在年末检查齐全后提交至综合部。 2.3.4归档与档案清理档案管理制度第4页共15页归档与档案清理依据以下方式操作1.综合部在收到档案后，按照方便查找的原则，有序地归档。 2.对公司所有档案系统列排，确保保管期限，编制档案目录，按一定次序排列和存放。 2.3.5档案保存期限文件保存期限除政府有关法令或SD集团和建安公司规章特定者外，依下列规定办理永久保存1.公司章程；2.组织规程及办事细则；3.政府机关核准文件；4.不动产所有权状及其他债权凭证；5.工程设计图；重大活动的主要文件；6.工程建设中形成的文件合同、合同附件、谈判协议、议定书、各设计阶段的有关文件、审查议定书、重大设备材料验收及设计联络、开箱检验记录、商检及索赔；7.谈判记录、重大设备厂家技术人员现场提供的文件材料；8.工程建设文件凭合同、协议、函件、项目计划申请报告和批文、征地证书、拆迁协议及设计、施工建设单位来往文件等；9.设计审批文件供电方案、审图意见；10.施工图设计技术文件材料；11.竣工验收文件；12.其它经核定须永久保存的文书。 长期保存1.预算、决算书类；2.事业计划资料；3.审核手续和考察报告；4.施工管理文件；5.生产技术管理的规定、办法；6.安装调试记录、检修记录、实验报告；7.安全技术管理规定、通知、会议纪要；8.其它经核定须长期保存的文书。 短期保存1.期满或解除之合约；档案管理制度第5页共15页2.环境保护的通知、规定、会议纪要、调查；3.结案后无长期保存必要者；4.其它经核定为短期保存的文书。 2.3.6档案鉴定与销毁档案鉴定与销毁依据按以下方式操作1.根据国家档案局及有关部门规定，编制档案保管期限。 档案保管期限分永久、长期、短期三种。 2.日常鉴定工作由综合部，重要文件由总经理负责鉴定，对新入库的档案正确划分保管期限。 3.对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存。 办理销毁手续，先经综合部经理审批，再由经总经理批准，方能销毁。 4.销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。 5.公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。 2.3.7调卷管理调卷管理的具体方法参照以下方式操作1.各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具调卷单经其部门经理核准后持向管档人员调阅。 2.管档人员接到调卷单经核查后，取出该项档案，并于调卷单上填注借出日期后，将档案交与调卷人员。 调卷单则依预定归还日期之先后，以备稽催。 3.于档案室当场借阅者，免填调卷单。 4.档案归还时，经管档人员核查无误并于调卷单填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。 调卷单由管档人员留存备查。 5.调卷单以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。 6.调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如发生损坏情况，请管档人员负责处理。 7.调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应经调卷变更登记，不得私自授受。 8.调阅案件限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之案件，应经综合部经理同意。 2.3.8档案利用档案管理制度第6页共15页档案的利用由综合部经理负责，其操作按以下方式1.公司内档案利用的方式有?提供档案原件；?提供档案复印件；?提供文献索引资料。 2.档案管理部门应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。 3.档案主管应接受公司有关部门、人员定题咨询要求。 4.依据国家档案、统计法律法规，做好企业档案统计工作。 5.政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助。 2.4声像资料管理2.4.1声像资料声像资料的由摄录人员负责，综合部协助办理，方法和依据如下1.照片档案按年代、问题分类。 同属一类的照片按时间顺序编号。 2.录音带、录像带、摄像带按年代、类型划分，按内容编号。 同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。 3.声像资料的保管期均为永久保管期。 4.将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。 2.4.2声像资料编写1.声像资料的编写由摄录人员负责，综合部协助，编写依据如下文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。 2.编写的要求?准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；?文字简洁、语言通顺，时间用阿拉伯数字表示。 ?照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。 档案管理制度第7页共15页2.4.3声像资料保管1.声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。 2.底片册、录音、录像带、摄像带应立放，远离磁场。 3.归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改。 4.定期检查声像资料的保管情况，录像带每半年重绕一次，发现污损及时修复。 2.4.4声像资料调阅1.编制声像档案目录、卡片等检索工具，为借阅提供方便条件。 2.各部门经办人员因业务需要需调阅声像资料时，应填具调阅单。 3.管档人员接到调阅单经核查后，取出该项档案，并于调阅单上填注借出日期后，将档案交与调卷人员。 调阅单则依预定归还日期之先后，以备稽催。 4.声像资料归还时，经管档人员核查无误并于调阅单填注归还日期及签章确认后，资料即行归入档夹。 调阅单由管档人员留存备查。 5.借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。 6.建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。 2.4.5声像资料利用1.在不影响保密的前提下，各子公司和部门可利用声像档案举办报告会、展览会，综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现在的声像档案。 2.政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司声像资料，公司予以配合、协助。 2.5档案室的管理1.档案室是单位文书资料、人事档案保存使用的场所，各类档案分门别类，科学管理，存放有序，方便查找。 2.定期进行库藏档案的清理、校对，作好帐务相符。 档案管理制度第8页共15页3.档案室是机密部位，非工作人员未经批准，不得随便进入室内。 4.各类资料进入档案室，必须严格登记制度、借还制度，机密资料、人事档案严防丢失、严防泄密事件的发生。 档案进出应仔细清点和登记，办好移接交手续。 案卷调用后应准确无误地放回原处。 5.档案室应通风、透气、干燥，做好防湿、防虫蛀的工作。 6.档案时要勤检查、勤打扫，保证卫生整洁、安全。 7.室内消防器材、报警设备常年完好，性能良好有效。 8.严禁将任何火种带入室内，任何人不准在档案室内吸烟。 9.其它集团和公司规定的注意事项。 档案管理制度第9页共15页3操作规范操作规范，是对制度定义中涉及到核心业务流程部分的内容补充，有助于相关工作人员更好的理解业务流程和工作要求，本部分的内容包括关键业务流程、流程过程控制、及辅助表单。 3.1档案归档流程档案归档流程图描述版本编号厚朴管理咨询归档流程图输入综合部/经理输出1.1划定各部门文件归档范围各部门部/兼职档案管理1.2收集归档文件1.4归档文件1.5立卷归档V1.0各部门应归档文件SD-DM-01注业务流程是企业主要业务（关键步骤）展开的主要活动。 各部门业务范围涉及文件/文件级别开始结束归档文件综合部/档案管理各部门应归档文件归档文件档案管理制度分类办法归档文件各部门归档文件各部门文件归档范围1.3提交归档文件归档文件档案归档过程控制档案管理制度第10页共15页描述版本编号厚朴管理咨询序号/活动活动描述输入部门/岗位输出归档过程控制1.1划分各部门文件归档范围1.2收集归档文件1.3提交归档文件1.4归档文件?依据各部门业务范围涉及文件、可操作性、方便性和专业性、公司对重要文件保存要求?活动划分各部门文件归档范围?时间执行档案管理制度时?工具SD-DM-01控制点V1.01.5立卷归档?商务部/经理?各部门业务范围涉及文件?文件重要级别?各部门文件归档范围?划分的方便性?划分的可操作性?划分不要有遗漏?文件的专业属性?与各部门协调划分范围?依据各部门文件归档的范围?活动收集归档文件?时间日常工作中?工具?各部门/兼职档案管理?各部门应归档文件?各部门归档文件?部门文件归档范围?文件的完整性?收编记录详细?归档文件分类?归档文件编号?依据档案管理制度?活动提交归档文件?时间每一年末（或年初）?工具?各部门/兼职档案管理?各部门应归档文件?各部门归档文件?文件的重要性?文件的完整性?确立归档时间?依据档案管理制度和经验?活动归档文件?时间收集各部门归档文件后?工具?综合部/档案管理?依据档案管理归档办法?活动立卷归档?时间文件分类完成后?工具档案索引表?综合部/档案管理?已分类文件?档案索引表?归档文件?档案索引表?填写档案索引表?确立归档时间?确认保存期限?各部门应归档文件?各部门应归档文件档案索引表3.2档案调阅流程档案室档案调阅流程图档案管理制度第11页共15页描述版本编号厚朴管理咨询档案室档案调阅流程输入部门/员工输出综合部/档案管理1.1填写档案调阅单部门/经理1.2审批档案调卷单1.3核查档案调阅单1.4递交档案V1.0档案调卷单SD-DM-02档案调卷理由开始结束调阅的档案档案调卷单调阅的档案档案调卷单1.5归还档案1.6记录档案归还综合部/经理档案室档案调阅过程控制描述版本编号厚朴管理咨询序号/活动活动描述输入部门/岗位输出档案室档案调阅过程控制1.1填写档案调阅单1.2审批档案调阅单1.3核查档案调阅单1.4递交档案1.6记录档案归还?依据档案调阅的规范?活动填写档案调阅单?时间需要查阅档案室档案?工具档案调阅单SD-DM-02控制点V1.0?部门/员工?档案调阅单?调阅档案理由?调阅档案名称?调阅档案范围?调阅人职务级别?依据调阅档案的理由、档案的级别调阅人职务级别?活动审批档案调阅单?时间收到档案调阅单后?工具?部门/经理?档案调阅单?档案调阅单?调阅档案理由?调阅档案级别?调阅人职务级别?依据调阅档案的理由、档案的级别调阅人职务级别?活动核查档案调阅单?时间收到档案调阅单后?工具?综合部/经理?档案调阅单?调阅档案理由?调阅档案级别?调阅人职务级别?部门经理审批结果?依据综合部经理核查调阅单内容无误、理由充分