物业公司清水湾小区管理制度与规定.doc

物业公司清水湾小区管理制度与规定 物业公司清水湾小区管理制度与规定 1、办公室制度与规定考勤制度业主档案管理规定技术档案管理规定门禁卡使用管理规定劳保用品领用管理规定空置房管理制度 2、绿化保洁部制度与规定 3、维保部制度与规定电气维修人员交接班制度物业设备巡回检查制度维修机具的管理规定维修材料出入库、保管、领用制度维修材料申报制度维修人员劳保用品领用规定变电所交接班制度变电所设备巡回检查制度变电所设备验收制度变电所设备缺陷管理制度变电所保卫及防火制度 4、保安部制度与规定交接班制度保安部巡检制度对讲机使用规定警卫室内务管理规定保安部服装备品领用管理规定 5、公共制度与规定突发事件制度清水港湾能源核算管理规定仓库管理制度员工食堂管理规定资产、物资等报废管理制度考勤制度为加强员工的管理，保证工作正常有序的开展，特制定本考勤制度，以供大家共同遵守。 一、打卡制度物业公司全体员工一律实行早晚上下班打卡制度。 打卡必须由员工本人执行，严禁代打卡。 发现代打卡者每次罚款一百元；漏打卡者须本部门负责人签字确认，漏打、迟到、早退者每次罚款五元； 二、请销假制度按照物业公司制定的管理规定，实行固定公休日休息，如临时有事则须事先填写请假单，经总经理审核后，按照以下规定执行 1、事假部门经理有权给予本部门员工一天以内的假期，超过一天以上三天以内的须报请总经理，三天以上则需请示执行董事，经批准后方可休息，否则视为旷工； 2、病假员工因病无法工作，须电话请示本部门经理，并在上班时交付医院开具的诊断书；超过一天以上或三天以内的，由主管领导汇报总经理，超过三天的须报经执行董事批准； 3、住院员工因病需住院治疗，须出具住院通知书原件后将复印后送交主管部门领导，并由主管部门领导向上级汇报，同时报办公室存档。 4、临时外出员工在工作时间临时外出，须请示本部门经理同意后，并在办公室公示板上标明外出时间、处理事项及返回时间，不得超过三小时，特殊情况根据实际情况调整。 5、请假除因病无法工作之外，均应于请假前处理好手中工作，并做好工作交接和安排，以免影响正常工作。 6、调休员工申请变更休息日须提前填写调休申请单，获批准后方可调休。 业主档案管理规定为规范本小区业户档案信息的管理，不断完善信息的内容，使客户档案信息准确、及时有效，便于开展工作，同时确保资料的保存完好，特制定本管理规定 1、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收集、管理及工作； 2、专管人员须将业主的档案资料分户建立、逐一保存，建立统一目录，同时建立电子档备份。 各类信息详细排列，以便查阅； 3、客户信息档案的内容包括业主收楼及验收文件、装修文件、日常维修文件、缴费文件、回访处理文件及投诉建议等其他文件； 4、专管人员须认真填写各项记录表，纸文档与电子文档同时进行。 及时跟进业主档案的变更，保证信息的准确性； 5、业主档案信息应严格管理，注意保密。 严禁非相关人员查阅，以保护业主的隐私，维护公司良好形象； 6、为确保文档安全，文件柜要做好防火、防盗、防潮、防虫工作； 7、业主档案永久保存，及时与业主沟通，及时变更业主信息，保证其准确性。 技术档案管理规定 1、在办公室领导下，档案员负责管理施工方移交的全部工程技术方面的资料，将文件材料的积累、分类和归档工作纳入工作管理程序，列入相关部门和人员的职责范围； 2、建立工程技术档案资料收发台帐，加强资料的收发管理工作； 3、工程技术档案应按工程项目和单位名称、配套工程、建档时间、完档时间等项目详细建立；建设周期长的工程，可根据情况阶段归档； 4、按照国家有关要求对归档文件材料实行分类排序、组编档号等方法进行加工、。 归档文件装订整齐、字迹工整、图样清晰、签字手续完备，图片、照片等配以文字说明； 5、及时在工程施工中形成的有关材料，及时办理归档手续；如工作变动，需将个人保存的材料及时移交； 6、依据工程特点建立健全工程文件材料的管理、保管、利用、保密、鉴定等管理制度，确保档案安全； 7、按照总公司有关要求，做好工程档案管理的登记、借阅、使用工作，并将各类型工程档案管理的登记结果汇总后报送总公司备案。 门禁卡使用管理规定为有效控制外来人员进出小区，提高安全因素，发挥门禁卡的作用，特此对员工门禁卡的使用管理做出以下规定 一、门禁卡的领用门禁卡由办公室统一制作、管理，发放给工作需要领用的员工。 员工在办公室领取门禁卡时，办理相关确认领用手续。 二、门禁卡的补办使用不当损坏或遗失，须办理相关补办手续，损坏卡由办公室收回。 三、门禁卡的注销 1、门禁卡属于智能IC卡，卡内存储了小区楼宇的相关信息。 如遗失，请速到办公室办理注销手续。 2、因门禁卡遗失未及时办理注销手续引起的后果，由领用人全部承担。 3、领用人因离职等原因不再使用时，需上交所领用门禁卡，办公室需加以核对编号无误后，办理相关离职手续。 四、门禁卡的使用 1、本小区采用的门禁卡具有逐步实现人、车进出小区的身份识别功能； 2、进出小区时，需持卡靠近读卡器，经身份识别后，门禁可自动开启； 3、门禁卡仅限领用人工作时间内使用，实行早领用晚交回制度； 4、禁止将本人所使用的门禁卡转借他人使用，以避免造成不必要的安全隐患； 5、门禁卡请勿弯折、水浸或接近磁场，因此造成的门禁卡损坏由持卡人自行承担。 劳保用品领用管理规定 1、办公室负责办公用品及劳保用品的计划、采购、发放及保管工作； 2、遵循勤俭节约的原则，劳保用品的发放须依据各部门、各工种工作性质和劳动条件，发给不同的劳动保护用品，劳保用品不得移作他用或领而不用； 3、发放劳保用品必须落实执行领用、保管和发放制度，严格按规定和标准发放； 4、对消耗品实行按需采购，节约领用； 5、非消耗品采用交旧领新制，更换非消耗品（如笔、手套、刷子等）需提供原有破损物品，以旧换新。 6、对劳保用品进行规范堆放，标识清楚，定期清扫与；并采取必要的防虫、防潮、放火、防盗的安全措施； 7、对失效、报废的劳保用品，要认真填写报废单，写明名称、价格、数量、金额、报废原因后，经总经理审核批准方能报废； 8、物品的领用、发放，须按“先进先出，计划供应，节约用料”的原则进行。 空置房管理制度为了使清水港湾的空置房得到规范管理，保证房态信息的准确性、及时性，并维护其正常的功能，特制定本管理制度。 1、小区的空置房钥匙由物业公司办公室统一保管和管理，按钥匙管理规定进行管理和保存； 2、由办公室随时提供空置房的房号，及相关资料的核对、修改，编制小区空置房号统计表，并派专人对空置房的现场进行抽检； 3、保洁人员专人负责定期对空置房内的卫生进行清扫； 4、维修人员负责对房内设施完好情况进行检查并修缮（如检查室内水、电、气等设施的状况），并填写空置房检查记录表，相关记录及时递交办公室保存； 5、供暖试运行时，维保部派员负责对相关空置房进行检查，发现异常及时处理，并在空置房检查记录表予以记录； 6、如在检查过程中发现重大问题时，各部门检查人员应及时通知相关部门处理；员工食堂管理规定 1、严格遵守公司的一切规章制度。 服从组织安排，非就餐时间，未经同意不得擅自出入。 2、炊事员要树立全心全意为员工服务的思想，热爱本职，认真负责，做到饭熟菜香，味美可口。 3、加强食堂管理，办公室专人严格控制成本核算，提高质量，降低成本，保障员工吃饱、吃好。 经常听取用餐人员对食堂工作的意见，不断改进工作，实行民主化管理，以促进提高工作水平和服务质量。 4、经常变换饭菜花样，进行食物品种调节，努力提高烹调质量，加强优质服务观念，做到员工满意。 5、搞好成本核算，按时结算核对，实行月清点，账目公开制度。 计划采购，严禁采购腐烂、变质食物，防止食物中毒。 6、食堂炊事员须做好个人卫生，做到勤洗手、剪指甲。 工作期间穿戴工作服帽，勤换、勤洗工作服，坚持先洗手后操作，并严格遵守常规制度。 7、就餐人员须保持食堂的环境卫生，用餐过后及时清理。 垃圾要及时处理，确保食堂卫生符合标准。 8、使用炊事用具时要严格遵守操作规程，防止事故发生；严禁无关人员进入厨房；易燃、易爆物品要严格按规定放置，杜绝意外事故的发生； 9、离开食堂前，要关好门窗，检查各类电源开关等。 办公室负责经常督促、检查，做好安全工作。 保安员交接班制度为认真做好岗位工作和保安器材的交接，减少因交接不清引起的工作失误及器材损失，特制定本制度。 1、本班相互转换岗位时，须认真做好岗位交接； 2、接班人须提前20分钟打卡上班，接班人未到交班人不得离岗，否则由此产生的一切后果由交班人负责； 3、接班班长正点组织全班人员集合讲解注意事项，然后列队到各自岗位上换班接岗； 4、交接班时，交班人必须把本班情况以及可能出现的情况，向接班员交代。 同时督促接班员接收清楚，以便开展工作； 5、保安人员交接班时，必须填写交接班登记表并签名确认，发现问题交接班双方须当面说明，如交班人离开后接班人才发现属于上一班问题的，应立即报告部门负责人处理； 6、交接班必须正点、守时，非特殊情况不得超时接班。 变电所交接班制度 1、接班人员须按规定时间到班，未经履行交接手续前交班人员不准离岗； 2、禁止在事故处理或倒闸操作中交接班。 交接班时如发生事故，未办理手续前仍由交班人员负责处理，接班人员在交班值班长领导下协助处理。 一般在交班前三十分钟停止正常操作； 3、交接内容应包括 (1)本所运行方式； (2)保护和自动装置运行及变化情况； (3)异常运行和设备缺陷、事故处理情况； (4)倒闸操作及未完成的操作指令； (5)设备检修，试验情况，安全措施的布置，地线组数、编号及位置和使用中的工作票情况； (6)仪器、工具、材料、备件和消防器材完备情况； (7)领导指示与运行有关的其他事项。 4、交接时必须严肃认真，要做到“交的细致，接的明白”，在交接过程中也应有人监盘。 5、交班时由交班值班长向接班值班长及全体值班员做全面交待，接班人员要进行重点检查核实； 6、交接检查后、双方值班长应在运行记录簿上签字，并与系统调度试验电话，互通姓名，核对时钟。 变电所设备巡回检查制度 1、值班人员对运行和备用(包括附属)设备及周围环境，按运行规程的规定，定时定点按巡视路线进行巡视检查。 2、在遇有下列情况由值班长决定增加巡视次数 (1)过负荷或负荷有显著增加时； (2)新装、长期停运或检修后的设备投入运行时； (3)设备缺陷有发展，运行中有可疑现象时； (4)遇有大风、雷雨、浓雾、冰冻、大雪等天气变化时； (5)根据领导指示增加的巡视等。 3、巡视后向值班长汇报，并将发现的缺陷记入设备缺陷记录簿，重大设备缺陷应及时向领导汇报。 4、值班长每班至少全面巡视一次，变电所长、专责工程师(技术员)每周应分别进行一次监督性巡视，每月至少进行一次夜间熄灯巡视。 5、巡视中遇有严重威胁人身和设备安全情况，应按事故处理规定进行处理，并同时向领导汇报。 变电所设备验收制度 1、凡新建、扩建、改建工程和大、小修、定期试验、临时检修后必须经质量验收合格，图纸资料完备，移交给变电所后，方能投入系统运行。 2、设备验收应按部颁和上级主管部门制定的有关规程规定和技术标准进行。 3、在施工过程中，需要中间验收时，变电所负责人应指定专人配合进行。 4、大、小修、预试、继电保护、仪表校验后，由修试人员将情况记入专业记录簿中，并注明是否可以投入运行，确认无疑后方可办理工作票终结手续。 5、验收的设备个别项目未达到验收标准，而又急需投入运行时，需报经主管领导批准。 变电所设备缺陷管理制度 1、在额定条件下运行或备用的设备上，发生了影响安全的异常现象或达不到一类设备条件的问题，均叫做设备缺陷。 设备缺陷可分为重大缺陷和一般缺陷。 重大缺陷设备缺陷严重威胁设备安全运行或人身安全，不及时处理，可能造成事故者；一般缺陷设备缺陷不及时处理，尚能保持安全运行者。 2、发现设备重大缺陷，当值负责人应立即组织消除或采取可靠措施。 当班不能消除的缺陷，应由所长组织力量予以消除。 所长无力消除的缺陷，应及时向上一级领导汇报，上级领导应指定专人及时消除，并由值班人员监督执行。 3、发现设备一般缺陷，可列入正常维修计划进行处理。 4、设备缺陷无论消除与否均应由值班员记入设备缺陷记录簿，并向上一级领导汇报。 5、值班人员在运行中应加强设备缺陷的监视，在交接班时应详细进行交待。 6、变电所所长应经常查阅设备缺陷记录簿，了解设备缺陷内容和处理情况，对未消除者应尽快安排处理。 7、消除重大设备缺陷遇有困难时，应及时同当地电业部门联系，请求支助，以避免造成更大损失。 变电所保卫及防火制度 1、变电所是动力中枢，是重要生产保卫单位，应加强安全消防工作。 2、外来人员应持证明，经本企业保卫部门或主管部门的批准(用电监察人员持省局发给的用电监察证件)。 建立“外来人员登记簿”，详细记载出、入所时间、姓名、单位等。 3、严禁在变电所电气设备周围动用明火，如因工作需要时，须经主管领导和保卫部门的同意，并做好消防措施。 4、变电所的消防工具和器材，要定期检查，抽样试验，对损坏或过期的应及时更换，不得拖延。 5、防火工具、器材应放在指定地点，使用方便，严禁随便动用。 6、易燃，易爆物品应放在指定地点或专用仓库保管，严禁放在火源附近。 7、变电所应划定消防部位，指定防火负责人，建立义务消防组织，并有消防部位平面图。 能源核算管理规定为了使小区能源工作有序化管理，保障财务核算准确及时，对能源核算做如下规定 1、每日早8时，变电所值班员必须及时抄写变电所高压计量有功电度表表示数一次； 2、每月末早8时，能源核算人员与变电所值班员共同抄写高压计量电度表有功、无功表示数（峰、谷、平）一次； 3、每月末早8时开始，能源核算人员与维修人员共同抄写变电所配出的各条线路计量电度表有功表示数一次； 4、每月末早8时开始，能源核算人员与维修人员共同抄写物业直接交付水费的所有水表表示数一次； 5、月末抄写的电、水表表示数，必须认真记入表卡，并及时录入电脑。 如出现误记，需按财务记帐方式更正； 6、根据表卡记录数据，通过电脑进行核算制表，并进行三年同期对比； 7、根据同期对比，进行能耗分析，找出能耗升降的原因绘制成表格，与能耗报表一起上报财务处、总经理各一份。 维修人员劳保用品领用规定为了加强对维修人员劳保用品使用的管理，特制定维修人员劳保用品领用规定如下 1、为保障维修人员能够安全有效的完成各项工作，根据劳动法为维修人员配备相应的劳动保护； 2、新入职维修人员领用劳保用品，须经部门经理批准后，到办公室办理领用手续； 3、维修人员更换劳保用品(保洁用品除外),一律实行“以旧换新”制； 4、“以旧换新”换发的劳保用品，保管员要确认其是否失去使用价值后，方可发放； 5、劳保用品要确立使用期限，如挂胶手套，每月一付（有特殊安装和抢修工作可酌情处理）；工绝缘胶鞋（解放式）每年一双；维修工服每二年一套；棉袄每五年一套；保护镜每三年一付；电焊手套每二年一付；电焊鞋罩每三年一付；进户鞋套每二年一付。 6、特殊劳保用品，如变电所使用绝缘靴、绝缘手套等，要按电业部门耐压试验确定报废后立即更新。 7、临时性劳保用品（如口罩、面罩、头罩）根据实际工作情况，确定使用期限。 8、未到期限的劳保用品，在离职时必须清洗干净后上交办公室，办公室将根据用品破损程度予以折旧扣款。 维修机具的管理规定 1、维保部对专用维修工具实行个人负责制，所有工具丢失由使用人负责赔偿； 2、建立健全工具管理档案，实行工具报损制度；所有工具建账管理，做到帐物相符，领用人须在领用登记表上签名确认； 3、各维修人员根据实际工作需要，配备个人常用工具及公用工具。 个人工具由本人负责保管，公用工具由专人负责保管； 4、所有工具必须正确使用、妥善保管，特别是电动工具必须正确、合理地使用，严格遵守安全操作规程，发现问题立即停止使用； 5、大件工具（如电焊机、剪草机、疏通机等）在使用后应立即擦拭干净，正确保养后存放在指定的库房内； 6、所有工具坚持交旧领新的原则，在领用新工具时必须交回旧工具，交回的工具由公司统一处理，不得外流； 7、专业工具使用未经培训不得随意使用，较大型的专业工具应随用随领，用后即时归还，须添置新工具须提出申请，经总经理批准后方可购买； 8、建立严格的工具报损制度，按照损坏原因、申购、采购、领取的程序进行；在工作中损坏的工具应填写报损单，同时将损坏的工具交回库房； 9、损坏的工具由专人负责保管，并建立专用损坏工具档案。 维修材料申报制度为了加强对维修材料的管理，杜绝铺张浪费的现象发生，确保设备设施达到正常使用功能，特制定维修材料申报制度如下 1、部门经理须在每月25日之前根据下月检修计划，拟定出购入材料申请单，经与保管员核对后，提出申购计划，并注明用料时间； 2、申购计划须报总经理批准后，交办公室安排人员采购； 3、为了加快流动资金的有效运转，采购人员须本着零库存的原则，尽量采取先用先买，不影响维修人员使用； 4、对于日常巡检中发现的问题，为便于迅速处理，可由部门经理直接报总经理安排购买； 5、事故抢修材料应迅速采购，及时与领导沟通，以便掌握情况； 6、采购材料在实际维修中剩余较大，应及时入库保管；如剩余材料闲置过久要立即联系退货； 7、材料申报，要由维保部经理组织专业技术人员议定，根据实际情况，尽量减小误差。 8、材料申报单要一式两份，一份用于采购，一份用于备存。 维修材料保管领用制度为保障维修工作顺利进行，对维修材料实行采购、保管、领用一条龙管理，并对此做出如下规定 1、为减少维修材料资金的占用，除灯泡、灯管、胶布、标准件等常用消耗材料外，其它材料原则上实行零库存； 2、凡购入材料一次未能用完的，剩余一律入库保管； 3、入库时由采购人员填写入库单据，保管员凭单入账保管； 4、领用时报部门经理审核批准后，由专人到仓库办理领用手续； 5、保管员按领料单付货减帐； 6、事故抢修所用材料可采用先使用后补手续的方法，如发现材料质量较差要及时退库，由采购人员负责退换； 7、所购原材料质价不符时，由质检人员负责处理； 8、保管员发现常用材料库存不足时，要及时申报购买以免影响使用。 仓库管理制度为加强物业公司成本管理，提高基础管理水平，规范维修设备、维修材料、维修工具、劳保用品、办公用品及日常运营设备的保管和控制程序，特制定本管理制度。 1、仓库保管员必须做好保管工作及各种防患工作，确保物品的安全保管，杜绝事故发生； 2、仓库管理员必须