电子媒体文件管理办法.docVIP

XX金 屬 (東 莞) 有 限 公 司XX METAL (DONGGUAN) CO., LTD 電 子 媒 體 文 件 管 理 辦 法文件編號: QS-DC-003 核 准審 核審 定制 訂修訂次數修訂時間修訂章節審 核核 準修 改 頁文件編號QS-DC-003文件名稱電子媒體文件管理辦法REVA修改日期修改章節修改前內容修改后內容備注XX金屬(東莞)有限公司文件名稱: 電子媒體文件管理辦法文件編號: QS-DC-003制訂部門: 文管中心制訂日期: 2004/1/5版本:A頁次: 1/31 目的:为保证公司计算机网络安全和電子文件的運作，電子信息的傳遞顺利运行，提高工作效率特制定本办法。2 范圍:本办法规定计算机电子文件的编制、批准、传递、反馈、归档、作废等要求。本办法的规定适用于公司內部的局域网电子文件、電子信息的管理。3 權責:3.1 接收部門對文件進行審核確定在內部運作發行3.2 文管中心接受電子媒體文件的發行和回收作業3.3 使用部門正確理解使用之3.4 資管部門：負責公司電腦及電腦管理系統的維護和保養，及電子文件的備份工作。4 定義:4.1 电子文件：相对于纸质文件而言，凡将储存、编辑、使用于计算机媒体的信息，如文件、表单、记录等，均称为电子文件。4.2 電子信息：客戶、公司內部、供應商等用電子媒體傳遞的工作信息。5 管理要點：纸文为主，电文为辅，相互使用，無紙辦公6 作業內容:6.1 局域网操作系统和应用软件的建立6.1.1 操作系统的应用a） 公司電腦的操作系統和電腦基本配置由資管統一管理和安裝，其他部門不得私自安装或配置電腦系統。b） 操作系统和应用软件的安装必须由資管技术员同意或在其指导下方可进行安装和卸载。c） 資管人員建立電腦管理清單，並建立查詢制度，對公司電腦進行保養工作。d） 資源人員對公司內部管理的電腦管理系統進行開發、維護和對使用系統人員進行培訓上崗工作。e） 如是公司內部開發的關系系統程序需經過試用良好之後方能正常運用。6.1.2 電腦的基本应用软件裝置a） Office2000/XP等合法之办公自动化软件b） AutoCAD2000等本行業常用之计算机辅助设计软件c） 公司內部管理的電腦管理系統，如ERP系統,人力資源管理系統，文件管理系統等。d） 其他因工作需求所安裝的應用程序e） 重要的電腦必須安裝殺毒軟件，並建立定期殺毒和殺毒軟件的升級工作。XX金屬(東莞)有限公司文件名稱: 電子媒體文件管理辦法文件編號: QS-DC-003制訂部門: 文管中心制訂日期: 2004/1/5版本:A頁次: 2/36.1.3 网络系統的建立和应用6.1.3.1 网上用户的设置由資管人員統一配置安排，任何人不得擅自修動。6.1.3.2 网上邻居中各单位在服务器中设专用文件夹，各单位把有关文件分类归档，並自行將重要文件備份到裡面，以防文件遺失。6.1.3.3 公司电子文件的传输采用公司文件管理系統程序进行管理，各部門應正確使用之。6.1.3.4 公司电子信息的传输采用Microsoft Mail电子邮局进行管理;各单位必须保证邮件箱在工作时间内开放。6.1.3.5 各Mail內容由各部門審定其重要性，並給予適時的處理，如儲存，打印出來等。6.1.3.6 電子文件或信息在發出之前必須經過認真審核，必要時須求得上級或相對應部門的認可，方能發出。6.2 电子文件的管理6.2.1 電子文件的制作：6.2.1.1 电子文件在制作過程中不能违背质量体系文件、技术文件和资料、质量记录等控制程序的规定，编制必须以扩展名为：(文件名稱).txt、 (文件名稱).doc、 (文件名稱).xls、(文件名稱).eml、 (文件名稱).dwg等文件方式进行编写。6.2.1.2 公司有專門的文件管理系統的應用軟件程序，各部門在發行發行文件時，須將電子檔案文件一起傳到文管中心處。6.2.1.3 电子文件要不违背文件和资料控制程序、品質記錄管制程序要求，要樹立以“纸质文件为主、电子文件为辅”的原则。6.2.2 電子文件的審核： 6.2.2.1 電子文件在發出之前必須經過認真審核應和紙類文件內容一致。6.2.2.2 电子文件的发放采用局域网邮件和通過公司文件管理系統的應用軟件程序进行发放，並與紙類文件同時作業。6.2.2.3 電子文件审核、审批处應加盖受权为专用电子印章或电子签名后方可有效。6.2.3 電子文件的使用：6.2.3.1 文管中心做好电子文件的登錄與公司文件管理系統軟件裡面的工作。登陸與作廢於紙類文件的制定，發行，作廢同時進行。確保文件管理系統內的為有效版本。6.2.3.2 各单位可以通過公司文件管理系統的應用軟件程序調出文管中心內所需文件進行使用，但不得自行打印使用如工作需要確實要打印的報文管做相應的標識。XX金屬(東莞)有限公司文件名稱: 電子媒體文件管理辦法文件編號: QS-DC-003制訂部門: 文管中心制訂日期: 2004/1/5版本:A頁次: 3/36.2.3.3 质量体系文件和资料、质量记录样式均以公司文件管理系統內的为有效受控版本，其他部门和单位计算机中复制的文件和记录表样均为非受控版本，不得在体系运行中使用，隻能作為參考學習文件類型來使用之。6.2.3.4 电子文件不允许自行进行更改，必须由编制单位依照文件與資料管制程序作業。6.2.3.5 發行部門需對电子文件有效性进行检查，如發現電子文件的錯誤，立即通知文管中心，並依照文件與資料管制程序進行文件變更修訂作業。6.3 其他：6.3.1 对于保密和未经授权不得阅读的文件和资料，必须进行文档加密和标识。6.3.2 对于重要文件和资料必须设置为“只读”属性，以避免无意中被修改。6.3.3 计算机网络安全：重要计算机必须安装瑞星2002、金山毒霸、KV3000等正版杀毒软件；并定期进行查毒和杀毒，需要时，由資管技术员进行。6.3.4 电子文件的备份：6.3.4.1 資管人員要每季度对服務器上的电