票证、据管理制度.doc

厦门厦航物业管理有限公司票证票据管理规范1 目的规范支票、自制票据、发票的管理工作，确保公司支票、自制票据、发票等票据得到安全保管和合理、合法使用。2 适用范围/条件适用于公司和各服务部的支票、自制票据、发票等票据的管理工作。3 职责3.1 出纳负责按本规程购买、保管、使用空白支票。3.2 会计负责按本规程购买、保管、使用空白自制票据、发票。3.3 财务经理负责支票、自制票据、发票管理的监督工作。4 作业总流程4.1 支票流程出纳保管支票 出纳填写支票 财务经理审核 总经理审批银行预留印鉴盖章 支票使用人签收4.2 发票、自制单据流程办税员购买、保管发票及各项票据 会计在“客户联”盖发票专用章 出纳、收费员领用保管发票及各项票据 出纳、收费员填开发票、票据客户联交客户 收费员按规定将款项缴存银行 报销日将单据缴出纳核对5 规范要求5.1 支票的管理规范5.1.1 支票的购买和保管5.1.1.1会计员核对支票使用明细表的使用情况后，出纳按银行的相关规定到开户行购买支票；5.1.1.2出纳应将新购回的空白支票安全、妥善地存放在保险箱内，不得将空白支票带出办公地点，遇到特殊情况，应由主管授权。5.1.1.3 财务人员应保管好网银密钥和密码，密钥必须在规定的地点进行操作，不得将密钥外带。5.1.1.4出纳员或其他经办人员如遗失支票，应及时到开户银行挂失；如因此原因造成经济损失，将视情节轻重按照差错管理中的相关规定进行处理；5.1.2 支票的使用及注意事项5.1.2.1因业务需要使用支票的人员，应按相关规定进行支付项目的审核及审批；5.1.2.2出纳根据审批手续完整的付款通知单，按资金管理规范中的相关规定填写支票；5.1.2.3内容填写完整的支票应按相关规定交财务经理加盖财务专用章、总经理加盖预留的私人印章；5.1.2.4 通过网银支付款项的，依据签批手续完整的付款通知单和报销凭证由出纳编制银行转帐单证，会计员根据付款通知单和报销凭证进行二次审核，财务经理依据会计员审核过的单据进行三道审核。对不符合条件的付款，出纳员及时进行单据说明并进行删除。5.1.2.5出纳员应将内容填写完整的支票存根联与付款通知单交会计员审核，按会计核算规范中的相关规定进行相关的账务处理；5.1.2.6经济往来中需直接领取支票办理业务的，在支票使用明细表和支票存根联必须由经办人签字确认，出纳员应定期将编制支票使用明细表交会计员核对相关账目资料；5.1.2.7如因填写错误或其他原因导致支票作废，出纳员盖“作废”章并将作废支票连同存根粘连并妥善保存，每月单独装订，做好废票记录，按年度在主管的监管下进行销毁处理；5.1.2.8出纳员不得签发空白支票，如因特殊情况需签发的，必须填写银行票据借支单，写明支付限额、日期、票据名称、票据号码、借支用途及收款单位名称，由借支人签收，并在开支票的当天，最迟不超过两天，办理结算手续。5.2 自制收据的管理规程5.2.1 自制收据的印制、保管5.2.1.1空白票据由财务部负责统一印制、编号，由会计员负责登记，建立票证台帐制度；5.2.2 票据的使用及注意事项5.2.2.1会计员在空白收据的”客户联”上加盖发票专用章后，由出纳、收费员采用以旧换新的方法签字办理领用手续，会计员详细填写票证购、领、存登记明细表，做好台帐登记工作；5.2.2.2出纳、收费员在换领收据时，应将用完的收据交会计员核对销号后，再领用新的空白票证；作废票证在换领时应保证完整性，会计员对作废票证盖 “作废”章并做好记录，按年度在主管的监督下进行作废票证的销毁处理。5.2.2.3出纳、收费员应按现金管理规范、资金管理规范和收费管理规范中的相关规定开具票据、办理证件,并在收据的“记帐联”上加盖“现金收讫”或“转帐收讫”章；5.2.2.4出纳、收费员应按顺序填写收据，不得跳号、空号，序时序号的开具票证，如因填写错误或其他原因导致票证作废，应将作废票证保存完整（含已加盖发票专用章的”客户联”），加盖“作废”章；5.2.2.5出纳、收费员应将收据的”记帐联”和原始凭证一起交会计员审核，做到“两相符”即单据与缴款金额相符、单据与领航软件相符，会计员按会计核算规范中的相关规定进行相关的账务处理；5.2.2.6出纳、收费员应妥善保管已加盖发票专用章的收据，保证票据的完整性，不缺号不破损，如因遗失或损毁给公司造成经济损失，将视情节轻重按照差错管理中的相关规定进行处理；5.2.2.7发票和款项原则上实行集中管理，出纳、收费员是票据和款项的第一责任人，负责票据和款项的管理工作，在离岗期间，应填写凭证移交清单，与替岗人员办理好移交手续，明确各自的责任，离岗结束后，在第一时间跟踪、移交好替岗期间的票款工作，保证票据的完整性，核对款项的正确性；5.2.2.8替岗人员应通过公司的培训学习，取得内部收费资格证后，方能成为替岗人员；服务部应将日常和节假日替岗人员名单报财务部备案；出纳、收费员离岗期间，被指定的替岗人员作为票据的第一责任人，承担收费工作职责，款项达到4000元以上时，当日缴存银行；票据移交给下一位替岗人员，替岗人员收取的款项直接移交给出纳、收费员；5.3 发票的管理规程5.3.1 发票的购买和保管5.3.1.1空白发票由办税员购买，购买发票时及时进行编号核对，按购买发票的类别进行造册登记，保证票据的完整性；5.3.1.2新购回的空白发票由会计员保管，会计员必须将发票放在公司规定存放的地点，不得将空白发票私自带出，如遇特殊原因，需经主管授权。5.3.1.3 会计员做好发票的购、领、存的工作，每月对发票购、领、存情况进行盘点，做好盘点明细表，交主管复核；5.3.1.4 会计员对已使用的机打发票按顺序装订成册，汇总各服务部已使用的纸制发票，做好发票验旧工作，保证发票验旧的正确性和及时性。5.3.2 发票的使用及注意事项5.3.2.1空白发票领用时，采用以旧换新的方法，由会计员在“客户联”上加盖发票专用章后再领用，会计员在发出空白发票时应详细填写票据购、领、存登记明细表，出纳、收费员在换领发票时，应将用完的发票交会计员核对销号后再签名领用新的空白发票，发票的移交以签字确认为准；5.3.2.3出纳、收费员应根据合同、真实的交易事项进行发票的开具，金额4000元以下的常规事项和金额1000元以下的非常规事项可以由服务部自行处理，金额4000元以上的常规事项和金额1000元以上的非常规事项需向财务部报备授权后方可开具发票；此项执行作为各服务部绩效考核的依据之一。5.3.2.4出纳、收费员应按现金管理规范、资金管理规范和收费管理规范中的相关规定开具发票，并在发票的“记帐联”上加盖“现金收讫”或“转帐收讫”章；5.3.2.5出纳、收费员应按顺序填写发票，不得跳号、空号，序时序号的开具发票，如因填写错误或其他原因导致发票作废，盖“作废”章并将作废发票保存完整（含已加盖发票专用章的“客户联”），不得撕毁作废发票； 5.3.2.6出纳、收费员应将发票的“记帐联”和原始凭证一起交会计员审核，做到“两相符”即发票与缴款金额相符、发票与领航软件相符，按会计核算规范中的相关规定进行相关的账务处理；5.3.2.7出纳、收费员应妥善保管已加盖发票专用章的发票，放在公司指定的办公场所，保证票据的完整性，不缺号不破损，空白发票不得私自外带，如因遗失或毁损给公司造成经济损失，将视情节轻重按照差错管理中的相关规定进行处理。5.4 支票、票证、发票的资料保管5.4.1 会计员应在每月末将支票存根及其相关资料一起编制记帐凭证、登记帐簿后交财务经理审核无误后，装订保存；5.4.2 会计员应在每月末将收据的记帐联及其相关资料一起编制记帐凭证、登记帐簿后交财务经理审核