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行政制度范文 行政管理制度四川路尚企业管理有限公司二零一一年一月总则第一条为规范和加强企业行政管理，使各项管理标准化、制度化、规范化，特制定本制度。 第二条本管理制度适用于本公司各部门及大区办公室管理人员。 第三条企业所有员工需自觉遵守本制度中的各项规定。 第四条本制度的修订权和解释权归本公司行政中心。 第五条本制度自二O一一年一月起正式实行。 第一章员工行为规范 一、本公司员工均应遵守下列基本行为规范 1、准时上下班；工作不拖延、不积压，当日事，当日毕。 2、上班时间须着工装带工牌（周末及特殊除外）；在公司任何时间均不能穿高过膝盖的短裤，坎肩，吊带装，任何时间不能穿拖鞋，包括女士凉拖。 3、一个月最多只能调休两次（特殊情况需经理级别确认签字）；忘记打卡者须主管确认签字后，交纳快乐基金；对于手脱皮等原因时常打不上的，每天上下班到前台处报到，由前台手工做考勤。 4、爱护公司财物，非因工作需要不得动用公物，严禁挪用公款；严禁将公司刊物占为己有，禁止将电瓶及手机放在公司充电；工作时间，不做与工作无关的事。 5、待人接物要态度谦和，热情主动，以争取同仁及客户的合作，同事之间不得相互争吵、打架。 6、非工作需要，办公时间不得随意串岗；来访客人未经允许不得带入办公区，公司领导约见的客人由领导指定人员或行政文员引领至目的地。 7、对所保管、使用的资产、易耗品及一切公物应妥善保管，不得私自携出或出借。 8、不得任意翻阅不属自己负责的文件、资料、帐簿表册或函件，尽忠职守，保守业务上的秘密。 9、员工未经本公司总经理（副）允许，不得私自经营与本公司业务类似的商业或兼任本公司以外的单位或个人的委托职务。 10、因岗位需要在公司报销手机话费的员工，其手机必须24小时开机，致电时员工本人须及时接听。 11、严禁在工作时间睡觉、吃零食、挂耳机等一切与工作无关的活动。 12、服从上级指挥，如有不同意见，应及时沟通，一经上级主管决定，应立即遵照执行。 13、各级员工对于两级主管同时所发命令或指挥，以直接主管的命令为准。 14、随着公司快速发展，变革，如新发的规定要求与以往文件有冲突者，以新发的信息内容为准。 15、如违反上述行为规定，根据情况严重程度将给予20100元的行政罚款。 16、公司三大基本原则 （1）不得泄露公司机密； （2）不得推卸责任； （3）不乱搞男女关系； （4）禁止任何灰色收入； （5）孝敬父母。 违反者，不管职位高低，公司将给予停职或开除处理。 第二章员工工作规范 一、办公室管理 1、办公室应保持整洁、美观、不可有明显的灰尘和脏迹；养成清洁、整齐的良好习惯，注意个人卫生；物品轻拿轻放，保护办公桌面、地面及其它物品清洁； 2、办公室桌面应保持各种资料、文具整齐，在下班前必须桌面，非办公用品不允许放在办公桌上； 3、中午不允许喝酒，以免影响下午工作； 4、任何时间不允许在办公室玩游戏、赌博或进行其它违规或与工作无关的活动； 5、同事间不过问工资、奖金及其它机密事宜，不相互传递小道消息，应主动关心和帮助别人； 6、公司要求无纸化办公，除财务报表等特殊文件，其他均使用OA系统，坚持勤俭节约，凡起草文稿、做到一张纸两面用和重复使用；因业务需要使用长途电话的，拨打网络电话；公司复印，打印资料都必须到前台做明细登记。 文件名称行政管理规章制度共20页编号LS-XZ-ZD-001 (xx)01/A制定人审核人批准人制定日期审核日期批准日期 7、公司所有电话由行政中心负责充值，有需要充值的电话，由各部门主管在OA上填写话费充值申报单交行政中心，由行政部审核后专人向公司申请话费，并到所在电信局缴费，并索要话费清单发票，进行核查，报财务部审核； 8、空调由行政中心统一管理夏天室温28度以下，冬天室温10度以上不使用空调。 各部门下班后，需确保部门办公区门窗、电脑、饮水机、照明等设备关好，行政中心将进行抽查；检查到未关的，将进行罚款。 9、电脑、复印机、传真机、空调、电话、饮水机等物品应摆放有序，保持清洁，应按规定使用，先学会后再操作，避免错误操作，造成资源浪费及损失；办公设备专人维护，以延长使用期限； 10、发现办公设备（包括通讯、照明、电脑、建筑等）损坏或发生故障时，员工应立即向行政中心报修，并在OA上填写设备报修记录表以便及时解决问题； 11、公司每周五下午定时检查清洁卫生，并对每月的卫生做终合评比，将对每月最后一名进行处罚，第一名进行奖励。 12、在公司上班时间内，因工作原因不得影响他人办公，如有需要应移往会议室或接待室。 二、公司电话管理 1、接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的员工应主动接听，重要电话作好接听记录和转达工作； 2、接电话应以“您好，欢迎致电路尚*部”开头，例您好，欢迎致电路尚财务部。 必须用语规范，语气温和，音量适中； 3、上班时间，尽量避免私人通话； 4、无论出现任何情况在电话中都必须客气、耐心、有礼貌； 5、为节约办公室电话成本，请在拨打电话时严格按照以下规定执行1）电话（含充电器）属公司财产，严禁用公司电话用于私人事务，不得私自带出公司。 特殊情况需向公司负责人申请，由行政办公室登记。 行政办公室人员将不定时抽查，违者部门负责人处罚100元/次；2）各部门电话原则上不得相互调换使用，各部门人员不得私自乱拿其他部门电话使用；3）电信电话仅用于收发传真，严禁使用（人力资源招聘及特殊情况除外）；4）若携带网通电话外出时，可以拨打少量市话，严禁拨打区间及长途电话；5）不爱惜电话机，碰撞、摔打、进水、撕毁标签等人为损坏电话机的照价赔偿；6）电话（含充电器）由部门主管负责保管，列入部门主管交接内容；7）电信电话（传真机）此电话仅用于收发传真，在使用其发送长途传真文件时请在电话号码前加拨96688；8）网通电话（大灵通）此电话仅用于接听电话、拨打网通网内电话（即公司内和各门店以 66、65开头的电话号码）；此电话互相拨打；9）263网络电话除以上两种情况外，其余需电话联系时均使用此种电话；10）请公司各位同仁相互监督；违者将处以20元/次罚款，并计入快乐基金。 6、为使话费落实到各个部门，特实行“话机包干制”，费用按照行政中心的费用标准执行，各部门自行管理并合理控制费用，办公室所有电话具体分配情况调整，详见通讯录。 7、特殊人员配备移动电话的，经学习签字后按照使用规定执行。 三、电脑使用管理办法为加强公司电脑管理，提高各部门工作效率，公司受控电脑均安装监控软件，电脑一律不得私用，违反者按以下办法进行处理 1、违反以下情况属一般违规，违反者警告并交纳快乐基金100-200元/次；1）工作时间浏览与工作无关的其他网页，做其他与工作无关的事情；2）工作时间QQ与非工作需要的对象闲聊；3）擅自使用U盘、MP 3、数码相机等存储设备拷贝或下载与工作无关内容的； 2、违反以下情况属一般违纪，违反者严重警告一次并交纳快乐基金200-300元/次。 1）浏览不健康的网页或恶意操作引起的病毒；2）工作时间打游戏；3）工作时间在线听歌、看电影、私自下载操作的；4）蓄意关闭、破坏监控系统的；擅自安装软件、更改系统设置、私自更改系统的；5）指定操作员上机操作电脑。 3、违反以下情况属严重违纪，违反者视其情况交纳快乐基金300元/次以上，情节恶劣者予以除名，违反国家法律法规者移交司法部门处理。 1）浏览反动、暴力、色情等违反国家法律法规的不良网站；2）进行违反国家法律法规的操作；3）私自在网上进行任何形式的交易；4）为其他公司或私人进行任何形式的工作；5）私自传输或拷贝、泄露公司财务信息或机要文件的。 四、用电注意事项1）原则上夏季白天上班时间不需要开灯，冬季视天气情况而定，由行政中心统一负责。 2）禁止在公司使用“非法”大功率用电器，例如暖风机等；3）离开办公桌5分钟以上请关闭显示器，离开1小时以上或下班后请关闭主机，行政将检查，处罚标准为20元/次，所交罚款计入公司快乐基金；4）各部门每天下班需关闭本部门所有用电器电源（特殊需求除外），否则追究当事人责任。 五、办公室清洁卫生管理规定 1、适用于公司各部门公共的办公场所，清洁员必须将办公区域内的环境卫生打扫干净； 2、各部门内部由本部门人员共同保持、，部门负责人有责任管理进而； 3、个人办公桌由个人负责，上下班前员工将自己的办公桌干净，拭擦办公桌椅、电脑等办公用品，行政人员将随时抽查各部门的卫生情况，对不合格者罚款20元作为快乐基金，对于拒交者从工资中扣除40元/次；办公清洁卫生标准为1）地面无污迹、无纸屑、无烟头；2）茶几、档案柜、沙发、电风扇、饮水机、考勤机、打印机、电话、电脑显示屏、传真机等公共区域物品表面无灰尘、无油迹、无污迹、无杂物堆放；3）会议室茶具、桌椅、黑板等摆放整齐，每日需检查茶具是否干净，不干净及时清洁；4）随时保持个人办公桌物品、文件摆放整齐，桌面无灰尘、无污迹；5）烟灰缸里无烟灰、烟头、无杂物；垃圾桶内无隔夜垃圾；6）饮水机上严禁放置用过的纸杯（公共区域人人爱护有责）；7）打孔机旁不允许滞留纸屑，用后应及时清理（公共区域人人爱护有责）；8）打印机旁边不允许滞留的废纸，半页纸及可再次利用的纸应整齐的放于上面（公共区域人人爱护有责）；9）清洁卫生的用具必须放回指定地点；10）物流中心的货品分类摆放，堆放整齐，货品上无灰尘、水迹、杂物，包装盒、打包绳、样品整齐堆放于指定位置；11）办公室墙面货架上物品堆放整齐，天花板上无蜘蛛网。 4、洗手间的卫生规定1）自觉维护公共区域的卫生，禁止吸烟，吸烟请到指定地点，违者罚款200元/次；2）爱护公用物品，不允许将污水洒在地面，严禁将剩饭菜倒入洗手盆，以免堵塞下水道；3）若发现有违反以上规定的行为，行政中心视情况进行罚款50200元的处理；4）各部门负责人每日严格检查与监督，严禁包庇纵容。 5）桌面物品的位置及工作椅的规定标准桌面物品位置的（参考）要求左侧摆放文件筐（盒）资料、中上侧摆放台历、水杯、电话等；右侧摆放电脑。 下班的时候把资料都放入到自己的柜子里，桌面保持干净整洁。 人员离开办公桌，座椅推进。 5、行政中心组织各部门代表对各部门进行卫生检（抽）查，填写卫生检查表对不合格者进行相应的处罚，每处处罚1元纳入“快乐基金”账户，检查范围有1）桌面（由个人负责）；2）工作椅摆放（由个人负责）；3）个人电脑显示器及主机表面（由个人负责）；4）部门内公共区域（由部门负责）包括文件柜表面、传真机桌面、会议室桌面、茶几、沙发、烟灰缸、电话表面、打孔机表面、传真机表面、饮水机、电风扇底面及表面、机箱表面、打印机表面、会议室茶具等。 6、各部门每周五自行安排大扫除，每周五下午定时由行政中心组织各部门代表进行卫生检查，填写卫生检查表打分评比，行政中心根据情况进行汇总评比优秀部门，给与相应的奖惩。 7、所有罚款划入公司“快乐基金”帐户，专款专用，用于公司员工大会等公司活动。 六、相关表格1卫生检查表2设备报修单第三章固定资产及低值易耗品管理 一、适用范围凡属本公司管制的各种资产。 二、职责 1、行政中心是负责固定资产统一调拨、编号、验收盘点的管理部门。 2、财务部负责固定资产帐务处理、核算与支付、监督。 3、各使用部门负责固定资产日常保养与保管。 三、物资分类 1、办公室物资分为低值易耗品和固定资产。 低值易耗品是具有价值低、使用年限短、品种数量多、更新快、增添频繁等特点的物品，如文具、纸张等办公用品；固定资产通常是指使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营有关的设备、器具和工具等。 如空调、电脑、服务器、打印机、复印机、办公桌椅等。 2、按领用人分类办公用品分为个人领用和部门领用两种。 个人领用指个人使用保管的用品，如笔、记录本、直尺等；部门领用指部门共同使用的用品，如打孔机、订书机、打码机等。 四、物资申领 1、各部门每 3、 6、 9、12月28日前按领用标准由各部门经理（主管）在OA上填写次月办公用品申请单，上报行政中心审核。 行政审核后统一汇总，经财务核价及控制后，按审核后的申请单采购并发放各部门，如无库存实施采购任务。 如办公用品申请单没有的项目，则填写在表单的备注中，待行政审核。 2、各部门根据办公用品库存量情况以及消耗状况，由各部门经理（主管）每月8号前进行统一领取以及控制使用，每月只允许领用一次。 五、物资采购 1、采购原则采购人员应严格遵守职业道德，及时了解市场商品信息，对多家供销商进行筛选，本着“先报价、再比较、看样品”的原则，选择对口适用，价格合理的办公用品。 2、行政中心在每季度8日前安排专人统一进行办公用品的采购、验收、入库、发放、保管等工作。 3、各部门若需采购临时急需的办公用品或资产，由部门负责人填写费用开支申报单，并在备注栏内注明急需采购的原因，报行政中心初审，经财务核价，实施采购任务。 六、入库管理 1、入库检验办公用品入库前，办公用品管理人员应认真检查验收，核对所送物品是否与样品一致，检查发票是否正规有效，再进行建帐登记，妥善保管。 如有不符坚决退货，避免给公司造成不必要的损失。 2、入库签收按订购单以及办公用品请购单检查所订购办公用品。 所订购办公用品送到后，按送货单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确认无误后，在送货单上签字或加盖印章，以示收到，并做好相关的帐务工作。 再在入库单上做好登记，注明到货日期、数量。 对发票所有内容进行核实，按财务报账程序进行报销。 3、入库管理入库后，严格按照总务保管工作规范，做好保管工作，并按有关消防条例，做好安全保卫工作。 七.物资领用管理 1、领用原则办公用品必须是实际工作需要才可领用，不可多领乱领。 除不可回收的消耗品（如笔芯、草稿纸等）以外，办公用品实行以旧换新，笔记本等有工作资料的可由个人保存，但离职时需收回。 2、领用流程1）因工作需要领用办公用品，在行政中心按规定领用。 2）所有用品在领用时需做好登记，并在办公用品领用登记表上签字核实。 经行政中心审核，保管人员按审核后的数量进行发放，手续未完善的一律不得发放，严禁先借后领的行为。 各部门应按规定的办公用品费用定额标准严格领用。 3）保管人员根据领用单对库存办公用品进行减帐，做好收支明细，确保库存无误。 任何人未经允许不得挪用办公用品及其他物资。 库房要做到类别清楚、码放整齐。 3、办公用品使用严禁将办公用品带出公司挪作私用。 办公用品实行以旧换新，丢失或人为损坏的由当事人负责赔偿，行政中心作好记录。 1）办公用品由行政中心负责管理和维护。 由行政专员和文员负责执行；2）所有办公用品的采购和领用需做好记录，做到帐实平衡，每月28日进行盘点，制作盘点表，于每月2日前交行政中心主管审核存档。 3）办公用品管理人员每月10日前根据办公用品领用登记表登记情况制定上月办公用品使用报表并根据上月实际情况制定合理的库存数量。 4、物品损坏损坏或丢失的办公用品，经公司核定后，如果是因为员工个人保管或使用不当造成的办公用品丢失或损坏，由当事人书面陈述原因，报公司行政中心，经会议讨论后，酌情由员工承担修理费用或全额赔偿。 八、物资借用 1、凡借用公司办公器材和设备等，需出示借据，并由部门经理签字认可，借据由行政中心保存。 2、借用物资超时未还的，行政中心有责任督促归还。 3、借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿。 九、物资移交 1、调离移交人员岗位调整时，属于个人办公用品的，可带到新岗位使用，属于部门用品的，办理移交时，留在原部门。 2、离职移交员工离职时将所领物品一并退回。 公司配发的办公用品（具）由各部门负责人统一保管。 管理品移交时如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿、自购。 离职人员必须向行政中心办理物品归还或交接手续，未经行政中心认可的，管理部门不得为其办理离职手续。 十、低值易耗品管理规定 1、低值易耗品管理由行政中心专人负责，建立相应的低值易耗品登记薄，对其进行全面登记，做好出入库管理。 在日清月结的条件下，月末必须对所有单据按部门统计，及时转到财务部结算。 2、低值易耗品实行定期核查、不定期抽查制度，每月末由负责人对现有低值易耗品核查一次，做到帐实相符、帐帐相符。 3、低值易耗品的使用、保管，落实到人，保管人对公司的财物要妥善保管，如有人员岗位调整或离职，应及时办理交接手续，保证低值易耗品的合理使用。 4、低值易耗品的增加，应根据财务核准的手续进行登记入账。 5、行政中心有权控制每位员工的办公物品领用总支出。 6.各部门每月末应对办公室用品进行盘点工作，制作办公用品月末盘存表，清点物品以利于下月购买办公用品提供依据。 十一、公司固定资产管理办法 1、固定资产购置程序申请购置固定资产需求部门填写费用开支申报单，注明设备名称、规格、品牌、数量、用途、需要日期等，经部门经理批准后送行政中心会审，再报财务中心核价。 经核价后由行政中心安排进行采购。 2、固定资产的管理1）财产购入后行政中心人员协同使用单位人员进行验收。 2）行政中心对固定资产验收合格后，立即编制资产编号，办理入库手续，制作标签对设备进行一物一标识(编号标识)，填写固定资产登记卡。 3）行政中心通知使用单位保管人员办理领用手续，领用时应在领用单注明资产编号及保管人。 4）行政中心应按财产分类编号建立资产管理明细，公司财务部固定资产总帐与公司各部门固定资产明细帐一一对应，清清楚楚；5）行政中心设固定资产管理员,各部门所管辖范围的固定资产实物，由部门负责人统一管理，公司公用财产或财产使用部门难以区分者，以行政中心为管理部门。 6）各部门应明确资产领用保管人，由负责该固定资产的保管人管理好，防止资产的损坏或遗失；在保管人离职或资产处置时应及时办理移交，交由当事人签名。 7）行政中心建立公司固定资产总账，填写固定资产台帐对每件物品要进行编号，每年进行一次普查。 8）部门负责人应分类别保管好固定资产明细帐，以便定期进行管理检查或不定时抽查，并将检查结果定期上报公司行政中心。 对不负责任或相互推诿造成固定资产损坏与遗失的相关责任人员进行严肃处理。 3、固定资产的日常管理1）固定资产的新增部门新增固定资产，应先由各部门负责人上报公司行政中心审核,有闲置资产的由行政中心进行调配，若没有则按照流程进行采购;2）固定资产到达使用部门,由部门负责人验收合格后，办理好相关手续，由固定资产管理人员在实物上贴好标签，然后由固定资产管理员与该部门负责人在各自的固定资产帐目表上，填写好新添资产的具体内容和保管人，制作固定资产登记卡。 3）固定资产的减少对非正常原因造成的资产减少，由设备使用或保管人员书面陈述原因，部门负责人签署意见，公司行政中心审核签署意见，并对相关责任人员进行处罚，酌情由员工承担修理费用或全额赔偿。 如果是设备的自然报废，由使用部门在OA上填写设备维修/报废申请单，行政初审后，报请总经理（副）签核后，方可进行资产的维修或报废，并由保管人负责将所报废资产交回公司。 会计部根据设备维修/报废申请单进行销帐报废。 4）固定资产的交接由于工作调动或离职等原因，固定资产保管人需要更换的，由部门负责人与原保管人进行部门明细帐与实物的清点，核实无误后，再确定并转交给接交人，最后将落实情况报行政中心备案，行政中心及时变更帐卡与调整保管人。 4、电脑、打印机、复印机、传真机管理规定1）大批量（20张以上）的使用传真机或复印机，需要填写打印/复印登记表，请部门领导审批后使用。 2）工作人员严格执行相关制度，节约纸张，严禁私自打印、复印与工作无关的资料。 3）按照规定和要求正确使用设备，由人为原因造成设备损坏的，由个人全额赔偿。 5、设备维修如果发生办公设备故障问题时，设备使用人或保管人在OA上填写设备维修/报废申请单，填写报修原因，请部门负责人确认后报行政中心进行维修，行政中心维修管理员尽快对设备进行初步诊断，人为损坏的则由责任人进行维修，正常损坏的行政人员能够维修的则尽快维修，不能维修的联系维修处进行维修，若需要更换零配件的需申请后更换。 6、资产盘点加强资产的保管及使用管理，制作固定资产盘点表并确认账面与实物的一致性。 盘点范围全公司所有资产。 盘点日期每年定期由行政中心和财务中心一起进行盘点。 十二、相关表格 1、费用开支申报单 2、办公用品领用登记表 3、办公用品月末盘点表 4、设备维修/报废申请单 5、固定资产登记卡 6、固定资产盘点表 7、固定资产台帐 8、办公用品申请单第四章证件管理规定 一、总则 1、为提高公司工作效率，切实减少文件沟通中的各种浪费，充分发挥证（文）件在各项工作指导作用，特制订本制度。 2、本公司所有证（文）件由行政中心档案管理员负责管理、办理。 二、文件表格编号规定 1、文件编号一般文件的右上角填写上文件的编号，以字母和数字代替，编码规则:公司隶属类型（或部门）-文件-编号-年度编号-版本号。 例如LS-HR-ZD-001 (xx)01/A；LS:代表“路尚鞋业公司”；HR:代表为部门编码；001:代表文件编号；ZD:代表文件类型；xx:代表年度；01/A代表文件的版本号,表示该文件为A版第一次修改。 2、文件类型代码ZD:代表管理制度类文件；BG:代表表格；ZY:作业指导书（工作流程）；WL:外来文件；HT:合同以及协议等文件；TZ:非制度性的通知以及公告等文件；其它公司行政中心审核通过的文件代码。 3、隶属类型或部门的代码行政中心XZ;人力资源HR;财务中心CW;营销中心YX企划部QH商品中心SP商学院SXY醉时尚ZSS千花盼QHP其它子部门的编号以此类推；其它需增加的代码请到行政人事部备案登记。 三、文件的分类 1、公司制发文件本公司制定的内部文件和对外业务文件。 2、外来文件公文（命令、指令、决议、指示、通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要）、电报、传真等等。 四、文件的归档范围和要求 1、文件归档范围1）凡有关公司整体内容的文件统一由行政中心负责归档；2）各部门日常工作中形成的活动资料，由各部门负责立卷归档； 2、文件归档要求1）文件归档应按照内容、名称、作者、时间顺顺序，分门别类地进行。 归档类别可参照公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。 2）文件归档时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性；3）重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。 五、收文 1、本公司与外界往来的文件，由行政中心统一收文并进行登记，填写外来文件登记表。 2、内部制发文件流转，各部门应及时上报行政中心，由行政中心登记、收文、存档。 3、档案管理行政中心要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。 对所有资料进行登记并编号，建立文本和电子形式的查询版。 4、各部门需交行政中心存档的任何资料，要填写文件回收记录表并由存档保管人签字确认，否则出现资料丢失的一切后果由交资料人自行承担。 六、发文程序和要求 1、发文的范围凡是以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要等，均属发文范围。 2、本公司文件发放主要用于1）发布公司的规章制度；2）转发上级文件或根据上级文件精神制度的公司文件；3）公布公司机制机构变动或干部任免事项；4）公布全公司性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；5）公布奖惩决定和通报；6）其他有关全公司的重大事项。 3、以公司或各部门名义撰写的文件，可由各部门自行拟稿，由总经办和行政中心审核通过后，统一由公司行政中心登记、盖章、签发，并填写文件发放登记表。 4、草拟文稿须从全公司角度出发，做到情况确实，观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。 5、文稿拟好后交行政中心审核，行政中心对内容不妥、格式不符、编号不符的文稿应退回拟稿部门重新拟搞。 6、经行政中心审查修改后的文稿，送部门主管核稿（对文稿内容、质量负责），通过后交由总经办进行审核。 7、需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签。 文件打印清样，应由拟稿人校对清楚。 8、文稿审核会签后，按批准权限规定分别呈送总经办、行政中心领导审定批准签发。 9、凡是未经公司行政中心代表公司审核发放的制度、文件等均不具有合法效应。 七、分文 1、外来文件由行政中心登记收文后，根据业务性质分送各有关部门处理，并请接收人签字确认。 2、内部制发文件流转时，由行政中心登记签发后，直接送收文部门签收。 八、会签 1、各部门收到需参与会签的文件时，须及时、认真处理并签署意见。 2、文件收文后，再依指定的会签顺序，转送其他会签部门或某人，若某部门或某人为最后一个会签单位，则处理后将本文件转送行政人事部。 九、证（文）件的借阅和清退 1、各部门有关工作人员因工作需要借阅文件，填写文件借阅一览表需经本部门负责人签字，对有密级的文件须总经理（副）同意后方可借阅。 总经理（副）借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档，借阅机密性文件则必须由总经理审批并办理相关手续才能借阅；公司其他人员需借阅档案时，办理借阅手续； 2、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，不允许损坏、分拆或在文件上勾划等,如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理（副）批准方可摘录和复制，一般内部档案行政人事部负责人批准方可摘录和复制。 3、借阅文件应严格履行借阅登记手续，按时归还，任何人不得将文件带走或全文抄录。 档案管理人员应对文件借阅人员进行归还提醒的义务，并对归还的文件进行检查。 4、档案管理人员应定期对文件进行清查（一般为月底一小清，季未一中清、年终一总清），如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实上报。 十、公文的阅批 1、凡正式文件均需由行政中心经理根据文件内容和性质阅签后，由行政中心分送部门阅办，重要文件应呈送总经理（副）亲自阅批后分送承办部门阅办，紧急文件要即阅即办。 2、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家和公共场所，或将文件转借其他人阅看，对尚未传达或宣布的文件不得向外泄露内容。 3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确因工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密，文件阅完后，应送交行政中心，切忌横传。 4、行政中心对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。 不得将文件压放，如需备查，应按照有关保密规定，并征得同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档。 十一、证（文）件的销毁 1、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，行政中心应定期清理造册，并按规定办理申请销毁手续。 2、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料； 3、凡属密级档案须经总经理（副）批准后方可销毁；一般内部档案或多余、重复、过时和无保存价值的文件，行政中心应定期清理，须经部门经理批准后方可销毁。 4、经批准销毁的公司档案。 档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。 十二、证件的维护管理 1、档案管理员负责公司证件的维护与办理。 2、行政中心将对证件类进行梳理及保密使用制度的执行。 十三、相关表格 1、外来文件登记表 2、文件回收记录表 3、文件发放登记表 4、文件借阅一览表第五章会议管理 一、会议室的管理制度 1、会议室由行政中心负责统一管理，保管室内配备的各种设施用具，做好室内物品的管理和维护。 2、所有部门人员如需使用会议室，在OA上进行申请，行政中心根据系统申请提示进行会议室使用安排。 3、当预定会议室有时间冲突时，应由其双方在客户优先的原则下自行协商，在协商不成的情况下，行政中心有权作出安排。 4、每次会议之前，会议室预订人员应进行电源检查，如有异常现象请及时反馈到行政中心，消除一切不安全因素，如需配其它设备、饮用水，水果等，应提前给行政中心说明，以便提前准备，确保会议的顺利进行。 5、与会人员应保持室内清洁，爱护室内的设备与物品，损坏赔偿，室内物品不许外借，如有特殊情况，必须经行政中心相关负责人批准。 6、会议结束后应做好清洁卫生并关闭电源后方可离开，如发现有设备故障和公物损坏应及时报行政中心，以便及时维护和修理。 7、会议室内为保持清新空气，禁止吸烟，需要吸烟者请到吸烟楼道，违者罚款200元/次作为“快乐基金”。 二、会议规则会议规则是保障会议正常、有序、高效进行的制度，用参会者的自觉性及违反会议处罚方案来维护。 1、会议准时开始，公司的特殊会议需要与会人员填写会议签到表，并在会议期间指定会议记录人员，会议结束以后会议记录，行政中心备案。 2、会前关闭一切通讯工具，或将手机调整为振动、无音状态，如需接听紧急电话，举手向主持人示意，主持人同意后，方可外出。 3、各参会者提前准备好参会资料，需要提交会议讨论的资料，提前两天交行政中心，由行政中心安排人员在3小时内进行打印、装订，并分发到参会者手中（临时会议除外）。 4、本着相互尊重的原则，参会者不论职务岗位，一律平等，发言者在会议中发言时，其余参会者不能打断别人发言，发言前须举手示意。 会议进程中，主持人宣布可自由讨论后，参会者方可进行自由言论。 5、主持人指定专人进行会议记录，并对违规现象进行记录。 会后由记录人对违规现象进行宣布，如有违规者持异议，需陈述理由后，由行政中心按视实际情况进行处罚。 三、违规现象处理 1、开会迟到、早退；手机铃响，会场内接听、拨打电话、发送、阅读手机短信； 2、交头接耳、会场内吃东西； 3、未经主持人许可，随意在会场内走动，进出会场； 4、公司会议的处罚标准凡以上要求违反任一条，俯卧撑20个（或上下蹲20个），普通员工20元/次，主管是50元/次，经理是100元/次，总经理（副）和总监是200元/次。 无故缺席者罚款200元/次。 行政中心做好记录后所有罚款以现金交至于财务中心，纳入快乐基金，专款专用，用于公司员工大会等。 如不在规定期限内交纳罚款，将直接从工资中按罚款的两倍扣除。 第六章车辆管理 一、用车范围 1、财务部门去银行存、取款或员工因业务需要随身携带较多现金时（金额在壹万以上）。 2、因特殊情况需要到较远的地区或乡镇签订洽谈合同等。 3、人力资源到距离公司较远的校园招聘及办理业务的。 4、公司员工在本地或短途外出开会、联系业务、联差迎送。 4、对外接待，公司或部门邀请的客人为公司从事工作需要使用车辆时。 5、配送货物。 6、各部门提出的申请经行政审批后的事宜。 7、公司领导（经理及以上级别）安排的用车事项。 二、公务用车使用规定 1、公司所有车辆统一由行政中心安排、调遣。 2、车辆责任人为相应分配部门的负责人。 3、公司车辆只能由指定驾驶人员驾驶，将车交于非指定驾驶人员驾驶的给予严重警告。 4、所有分配的车辆仅限于部门使用，不允许私自转借，如有其它部门需要用车的，必须到行政中心填写用车申请表，经审批同意后，方可用车。 5、申请用车的人仅限于公司主管及以上级别。 6、行车过程中所交纳的过路费、过桥费、停车费、洗车费等费用，经行政中心负责人审核，并附上车辆出行随车跟单表到财务部报销。 7、根据公务活动需要，行政中心可以向公司其它部门调用车辆及司机，各部门应全力支持。 8、除经总经理（副）批准的领导配车外，其余车辆下班前全部开回公司停放，因特殊原因下班后回来的车辆，钥匙统一收放到夜班值班员处。 特殊情况急需用车由行政中心批准方可放行，否则，所发生的事故和责任全部由当事人员承担。 9、行政中心会随时对车辆百公里耗油、百公里费用进行单车审核，发现异常及时追查原因。 10、驾驶员协助行政中心做好车辆的调度、管理，行政中心负责人因事外出时，由其指定人员负责公务用车的审批。 11、所有车辆按部门配发油卡，按行政加油管理制度执行。 12、所有车辆使用严格按照轻、重、缓、急的原则进行处理。 三、车辆及驾驶员管理 1、车辆及驾驶员由行政中心管理，物流部配合管理。 驾驶员除完成好本职工作外，应参与配送业务工作。 2、行政中心负责车辆的年检、缴费等业务办理，物流部车辆管理人负责车辆的日常保养与维修等。 3、车辆的使用由用车人向分管领导提出用车申请，行政中心或物流部负责人签字后方可出车。 如违反派车规定，私自出车所发生的一切费用由车辆驾驶员承担，并追究当事人的责任。 4、驾驶员应严格遵守公司的各项规章制度，遵章守纪、文明驾驶，服从分管领导的指挥。 5、驾驶员应自觉学习加强驾驶技术和车辆的维护保养技术，努力提高对车辆故障的排除能力，保证车辆的正常运行。 属于驾驶员个人操作原因造成车辆损坏和违章罚款等费用由驾驶员自行承担。 6、所有驾驶员必须爱护公司财产，经常保持车辆的内外整洁，做到小故障及时排除，一般故障不过夜，大故障书面报修，严禁车辆“带故障”出车。 7、驾驶员只听从公司总经理（副）或行政中心安排出车。 未经许可，不得擅自将车开离公司，否则，所发生的事故和责任全部由当事人员承担。 8、驾驶员必须严格按照用车申请单申报的出车（返回）时间、行驶路线行驶。 因特殊情况改变路线或用车事由，应在车辆出行随车跟单表上详细注明。 用车人、驾驶员均应签字，返回后及时向领导汇报，补办派车手续。 否则，发生的一切费用由驾驶员承担。 9、驾驶员必须做好出车前的准备工作，检查灯光、制动器、汽油、水以及发动机工作是否正常等，保持车辆内外整洁，按时准确地完成各项出车任务。 10、驾驶员必须认真保管好车辆的各种有效证件，随车工具。 严格执行车辆管理规定，如实、认真地在OA上填写车辆用车申请单及行车记录，以便更好的统计车辆的使用及行驶情况。 11、每次加油前应登记里程表数，严格控制车辆百公里耗油率、百公里费用率。 车辆维修及购买配件必须说明情况，在OA上填写车辆维修/保养申报单，行政审核后，再填写文本的费用开支申报单，财务部核价通过后方可购买或定点维修。 购买配件必须到正规商店购买正规厂家生产的合格产品，开据正规发票，停车费、过路费应注明时间、地点、事由，加油票应注明车号、里程表公里数，否则不予报销。 12、给予无证驾驶或者私自出车的员工开除或严重警告处理。 13、严禁将车辆交给非公司规定的驾驶人员驾驶，严禁酒后开车。 未经总经理（副）允许驾驶员不得私自动用车辆办理与公司无关的事，违反者除承担所发生的一切费用外承担一切后果并罚款200元/次。 14、驾驶员应随时做好行车记录，严格遵守交通规则，安全行车。 凡因驾驶员失职或自身的原因所造成的车辆损坏、交通事故、违章行为，或者因驾驶人员违反安全操作规程造成车辆损伤或被盗，保险公司不予赔偿的损失由驾驶员自行承担经济责任。 四、车辆维护与保养 1、行政中心统一负责车辆的修理和油料的管理工作。 驾驶员在遇到车辆需维修时，应及时在OA上填写车辆维修/保养申报单由行政先审核，列出需修理的项目。 能自行修复的先自行修理，不能修理的报行政中心审核，财务中心核价后方可进行修理，否则将不予报销任何修理费用。 在出差途中或外出遇到的紧急情况驾驶员可电话通知行政中心后酌情处理。 2、如维修、保养实际产生的费用超过预审时申报的费用，应备注说明并经行政中心确认后方可报销。 3、驾驶员作为公司的一员，必须遵守公司的一切规章制度，服从领导调配，处处以公司利益为重，做好安全行车，高兴而出，平安而回。 4、驾驶员每天出车前必须做好安全检查，对车辆的刹车、燃油、机油、冷却水及各部件作一次全面检查，发现问题及时处理，不