4.2.01文件控制程序（改）.doc

重庆市船舶检验局文件控制程序文件编号：CQCJ.QP-4.2-01文件版本：A/0生效时间：2006.09.101 目的本程序规定了本局质量管理体系有关文件的编写和控制方法，旨在明确质量管理文件的编写、审核、批准、修改、发放和管理的要求。2 适用范围本程序适用于本局的质量管理体系文件（含：质量手册、程序文件和作业文件等）、标准（含：船检规范、规则、国家及行业标准、国际公约等）以及与船检业务有关的行政文件等的编制和管理。3 职责 3.1 局质量管理处（以下简称“质管处”）负责质量管理体系文件的整体策划、组织制订、修改、发放管理和有效性的维护。执行检验单位及相关部门负责其业务范围内的作业文件的编写和管理，由分管领导负责审批；3.2 局船舶技术管理处负责标准的归口管理。执行检验单位及相关部门、现场验船师负责妥善保存、正确使用所持标准,杜绝使用失效标准3.3 市局行政办公室及执行检验单位行政办公室（以下均简称办公室）负责对公文的归口管理。4 质量管理体系文件质量管理体系文件分为：质量手册；质量管理体系程序文件；作业性文件（包括管理性规章、制度）；4.1 编制、审批4.1.1 质量手册由质管处组织编制，经管理者代表审核、局长批准后生效。质量手册的内容包括：1） 质量宗旨和质量方针；2） 本局组织机构和部门职责描述；3） 质量管理体系范围，删减及分包的说明;4） 质量管理体系文件程序的引用；5） 质量管理体系各过程及相互关系的描述；4.1.2 程序文件由质管处组织编制，经各相关部门会签，管理者代表审核、局长批准后生效。4.1.3 作业文件由质管处或执行检验单位及相关部门根据业务需要组织编制，经其部门负责人审批；如作业文件涉及其他部门时，需由分管领导批准后实施；4.2 编号质量手册： CQCJ-QM-A 版本号 本局名称代号/质量管理程序文件： CQCJ.QP-5.6-01 顺序号 本局名称代号/程序/标准条款号作业性文件： CQCJ.QW -01 顺序号 本局名称代号/作业文件各部门代号：局船舶检验处-CB； 局船舶技术管理处-JG； 局科技信息处-XX； 局行政办公室-BG； 局行政办事大厅-DT； 执行检验单位-JYD 执行检验部门-JYB 局质量管理处-ZG4.3 发放质量管理体系文件由质管处统一编号发放，确保文件的使用者都能得到相应文件的有效版本；如需发放到本局外面时，必须由分管局长批准。4.4 有效性控制 4.4.1 体系文件分为“受控”和“非受控”两类，只有受控文件才能确保有效。4.4.2质管处编制质量体系有效文件清单(From:QR4.2-03),经局长批准后发至执行检验单位及相关部门。质管处应根据文件更改情况定期更新。执行检验单位及相关部门应定期检查使用文件与清单的一致性。4.4.3 每年质管处应组织有关部门对现有的质量管理体系文件进行一次全面的评价。确保文件的适宜性。4.5 修改与换版4.5.1 当标准、组织机构、职责等内外环境发生变化时，应对文件进行修改。4.5.2 文件更改提出部门应填写文件更改申请表(From：QR4.2-09)，按该文件的原审批要求批准后，按文件发放/回收记录表（form：QR4.2-01）由质管处组织更改；根据情况可采用划改、换页或换版的方式进行修改。4.5.3 应及时清除作废文件，如需要保留作废文件时，应在文件显著位置加盖作废标志，防止误用。5 标准 标准包括：船检规范、规则、国家及行业标准、国际公约等5.1 标准收集 局船舶技术管理处负责识别船检业务开展所需要使用的各类标准，并采取采购、上网查询、向上级部门索取等方式收集相关标准，并编制有效标准文件清单（form：QR4.2-04）。执行检验单位或其他部门通过另外渠道获得的标准，如不在清单内，则必须交局船舶技术管理处确认后再下发使用；5.2 发放 适用的标准由局船舶技术管理处统一下发，并填写有效标准发放记录表（form：QR4.2-02）。5.3 使用和更新 各执行检验单位及相关部门和验船师应妥善保存和正确使用所持标准,并定期核对与局船舶技术管理处有效标准文件清单（form：QR4.2-04）的一致性;对失效标准,应予以销毁。如作为资料需保留的,应作出醒目的标志,防止误用。局船舶技术管理处每年应对所有的标准进行一次重新评价，并更新有效标准文件清单。6 行政文件公文管理分为发文办理和收文处理；6.1 发文办理（可按本局办公自动化系统中发文管理程序进行）6.1.1 主办部门负责草拟公文，由部门负责人审核。如公文内容涉及两个以上部门时，主办部门应送有关部门会签。公文审核、会签后，再报送分管领导审批。经批准后，办公室应在发文登记表（From：QR4.2-06）上登记并统一编号。办公室的文秘人员应对公文进行核稿。凡未经领导审核签字的文稿，应退回经办人补办。6.1.2 办公室负责文件打印，由指定人员校对，盖章后，按照经办部门确定的发放范围发放文件。公文办结后，办公室应根据本单位档案管理的规定收集、整理和归档文件。主办部门负责督促文件的落实。6.2 收文处理6.2.1 从外部收到的公文（包括传真件、函件）必须经局或各执行检验单位办公室进行清点登记、编号。在收文登记表（From：QR4.2-05）上进行登记。6.2.2 办公室负责人或其指定人员，应提出拟办意见，报局领导/局分管领导（或执行检验单位领导/分管领导）批示，由办公室按领导指示分发至承办部门。6.2.3 各承办部门应按时限和领导批示要求进行办理,并及时反馈。办公室负责检查催办。承办人应对文件处理情况进行记录。6.2.4 公文办理完之后，由承办人按立卷归档规定进行立卷和归档，其保存期限在相关程序中规定。6.3 收文和发文处理具体操作按收文作业基础流程、发文作业基础流程（见作业文件）。6.4 质量记录文件发