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资料管理制度范文 第一章总则第一条为使公司资料管理工作规范化、制度化，结合公司的实际情况，特制定本办法。 第二条公司各部门在工作中以及公司举办的各项活动中形成的各种有保存价值的资料，都要按本办法的规定进行。 第三条公司资料的管理必须做到方便查找、不丢失、不破损，对于机密资料必须实行严格的保密制度。 第二章资料的收集管理第五条公司文件和资料管理实行集中与分散管理相结合的体制，由行政部负责公司资料管理制度的建立，以及各部门执行情况的监督、检查工作，各部门均应指定专、兼职人员负责管理本部门的资料，并报行政部备案。 第六条行政部是文件的归档管理部门。 各部门按以下要求将文件归档（一）合同（或更改文件）签章生效后，合同签署人（或其委托人）及时将合同原件交行政部归档；（二）项目结束后，项目经理将所有项目资料归档后，移交行政部建档保存；（三）如一项工作由几个部门合作完成，在工作中形成的文件材料，由主办部门收集，待工作完成后统一移交行政部存档。 （四）财务部资料由部门自行保管。 第七条行政部在各部门汇总的资料时应注意检查其是否完整、规范，如不合格可退回各部门重新、汇总。 第八条公司原版文件均应有备份，必要时，刻制光盘，并加以修订。 第九条公司文件和资料进行统一编号，各部门参照文件编号对本部门文件进行管理，并编写文件和资料清单（见附表一）。 第十条文件按编号分类别装入档案盒，盒外要有标识，盒内要有文件索引。 第十一条公司文件和资料如有保存年限，应定期销毁。 需要销毁时，应由资料管理人员提出书面的销毁申请，由部门主管审核，总经理批准后方可销毁。 文件销毁时需有部门主管及第三人在场方可进行。 第三章资料管理分类及编号第十二条公司资料应分类保存并将其编号，各部门依照本办法并根据其实际情况对本部门资料进行。 第十三条公司资料分为九大类，分别是（一）公司基本资料（包括公司注册、变更资料、公司资质、证书、评估报告、公司文件、会议纪要、其他会议资料等）（二）董事会资料（包括股东会会议文件、决议、董事会会议文件、决议等）（三）财务资料（包括审计报告、国税、地税报表等）（四）人力资源资料（包括员工档案、员工培训资料等）（五）市场资料（包括客户档案、广告宣传、调研报告等）（六）合作单位资料（包括合作意向书、合作单位证明文件等）（七）设计资料（包括设计图纸等）（八）项目资料（九）图书资料（十）外来文件第十四条根据公司资料的分类，各类资料相应的管理部门见下表(略)第十五条各部门依据本部门实际情况在每项大类下可分为若干小类，如部门文件层次比较多，可在小类下再细分成若干细类。 第十六条为了方便查阅及管理，每个文件在归档时都应将其编号。 编号方式为公司识别号+资料大类编号+小类编号+顺序编号+入档时间编号。 文件编号图示（略）（一）公司识别号定义为H（二）资料大类、小类编号定义为用二十六位英文字母表示，且其位数使用应文件多少及增长情况而具体决定。 （三）顺序编号定义为以十进制阿拉伯数字表示且其位数使用应文件多少及增长情况而定。 （四）入档时间编号定义为依据资料入档保存起始时间而定。 举例总字xx1号公司文件编号HAA1-xx/4第十七条分类各项名称确定后，各部门应将所有分类、各项名称及代表数字编号用一定顺序依次排列，以便查找。 并根据文件、资料的实际情况随时修订。 第四章资料及图书借阅管理第十八条借阅程序（一）行政部制订文件和资料清单，并根据文件、资料的实际增减情况，随时修订。 （二）各部门参照文件和资料清单借阅文件。 借阅文件时原则上实行就地查阅，查阅后归还。 （三）如需借走，需填写文件和资料借阅簿（见附表二），并写明事由、归还日期，由部门主管审核后方能借阅。 任何人不得损坏或丢失资料。 （四）调阅人员对所调资料应于规定日期归还，如有其他人员调阅同一资料时，应在资料管理员处重新进行登记，不得私自传阅。 （五）调阅资料限与其业务有关者，如调阅与其业务无关的资料时，应经各部门主管同意后方可借阅。 （六）资料归还时，经资料管理人员核查所借资料无误、无破损后，于文件和资料借阅簿上填注归还日期及签字确认，然后将资料放回原位。 第五章附则第十九条本办法由行政部负责拟订、解释、执行。 第二十条本办法自总经理签发之日起执行。 员工档案管理办法1目的为规范公司员工人事档案管理，变静态的员工管理为对员工成长过程的动态跟踪管理，特制定本规章。 2范围公司针对所有员工的管理工作均应遵照本办法执行。 3解释人事管理档案指公司为加强对员工的管理，而建立起来的有关员工基本情况的资料以及历次考核与异动等项的资料。 4权责41全体员工人事管理档案的建立、管理工作由人力资源部人事管理专员负责，各人力资源派驻机构或人员应在其指导下完成所属单位中层及以下员工的人事管理档案的建立、更新工作。 42员工的人事资料由员工所在部门负责收集，并填写人事（管理）档案资料移交清单移交人力资源部。 43公司员工的人事管理档案，必须是一级部部长（含）以上的领导在其所属员工晋升、奖惩、异动、了解基本情况时方有权调阅。 5工作内容5.1人事档案5.1.1人事档案的调转5.1.1.1员工可在被公司正式聘用之日起三十天内将人事档案转入公司。 5.1.1.2人力资源有义务协助员工办理人事档案调转手续。 5.1.2人事档案的管理人力资源部负责按照国家有关法规和文件的规定,定期对员工的人事档案进行更新、。 5.2人事管理档案5.2.1人事管理档案的建立5.2.1.1人事管理档案应在员工到职一周内，由所在部门负责将员工到职后形成的人事资料收集完整，待员工经试用期考核通过，正式录用时将其人事资料移交人力资源部。 5.2.1.2人力资源部对移交的人事资料要依据人事管理档案分类目录进行审核，发现有人事资料不完整的及时向相关单位和人员追索，以确保人事档案的真实与完整。 5.2.1.3对营销人员、送货员、外派财务人员等特殊岗位的人员应收取学历证原件；对外派财务人员还需收取执业资格证、职称证原件；对营销人员及非总部财务人员同时需收取担保文件。 5.2.1.4收取员工相关证件时，应向对方出具收据（一式二份），一份交对方，一份存入档案袋（盒）查验。 5.2.1.5人事资料收集、归档后，人事管理专员应在档案袋（盒）上详细填写员工姓名及档案资料清单等内容，依档案材料分类目录顺序排列，各类资料以形成时间为序，分类装订，并注明档案资料收集、归档经办人姓名。 5.2.1.6档案管理员应将档案资料分类存放、严格保管。 5.2.2人事管理档案的健全、更新5.2.2.1公司员工考核、任免、奖惩、教育培训、薪资调整、职务异动等人事资料一经形成，员工所在部门应及时协助人力资源部相关资料。 5.2.2.2员工调任、晋升、降职、免职等人员异动资料归档时,除按资料形成时间顺序排列装订在档案第三类外,同时应在人员薪资/异动变化记录表中登记。 5.2.2.3员工薪资变动资料归档时，除按资料形成时间顺序排列装订在档案第五类外，同时在员工薪资/异动记录表中登记，如因调任、晋升、降职等人事异动涉及薪资变动时，所归档资料仍放第三类。 5.2.2.4人力资源部人事管理专员在对收集上来的各项人事资料审核无误后，应参照5.2.1.5条款规定交档。 5.2.3人力资源部本着对员工负责的态度，按照人事档案管理的有关规定，定期填写人事（管理）档案资料移交清单。 5.2.4人事管理档案建立后，由人力资源部按照档案管理的有关规定统一保管。 5.3人事档案及人事管理档案查阅、借阅及复印管理5.3.1有下列情形之一时，方可查、借阅人事（管理）档案a.了解所属员工基本情况；b.员工晋升、降职；c.员工奖惩；d.员工调动。 5.3.2查、借阅及复印人事（管理）档案的手续5.3.2.1查阅人事（管理）档案的手续a.须查阅人员（管理）档案时，查阅人持所属一级部部长签批的人事(管理)档案查阅/借阅单，经人力资源部长签核后，即可到档案室查阅所需的人事资料。 b.查阅人事（管理）档案，必须在档案室内完成；不准将有关资料私自带出或复印。 5.3.2.2借阅人事（管理）档案的手续a.须借阅人员（管理）档案时，借阅人持所属一级部部长签批的人事(管理)档案查阅/借阅单，经有核准权限的人员签核后，即可到档案室办理借阅手续。 b.人事（管理）档案的借阅期限，一般为十五天，特殊情况可延长至一个月。 借阅人必须保证人事资料的安全、完整，不准私自复印或转借他人。 c.借阅档案人员应按期交还所借阅之档案，逾期未还者，档案管理人员有责任进行追索。 d.归还档案时，档案管理人员应依人事(管理)档案查阅/借阅单的记载逐一核对，并检查档案资料的完整性，确认无误后，在人事(管理)档案查阅/借阅单备注栏中注明归还日期。 e.因工作需要确需调阅员工人事档案的,由人力资源部负责与(b)联系。 5.3.2.3确因工作需要，要求复印人事资料者，在人事(管理)档案查阅/借阅单上标明，必须经人力资源部长核准方可进行。 5.3.3人事（管理）档案的借阅及复印者，应注意资料的保密性和安全性。 由于不妥善保管造成资料丢失、损坏或不注意保密擅自扩大资料的阅读范围影响者，而对当事人造成损失或不良影响者，责任由其个人承担。 5.4离职人员档案的处理5.4.1退档手续的办理离职人员持经核准的离职(调动)交接表到档案室办理。 5.4.2人事管理专员需将离职人员离职资料归档，按分类目录排放装订，并在档案袋（盒）上注明离职日期和原因。 5.5证件的借用、归还程序5.5.1因特殊用途需借用人事管理档案中证件者，应提出书面申请，经所属一级部部长或单位负责人批准。 5.5.2证件借出期限最长为二个月。 逾期未归还者，按每个证件20元/天计算罚金，罚金从押金中扣除。 5.5.3证件的归还5.5.4档案管理员应详细记录证件借用者的姓名、部门、借用证件名称、借出日期、归还日期等资料，备查。 5.6档案的统计、清点5.6.1档案管理员应及时将人事信息归档，及时记录，及时录入微机，保证实存档案信息与微机存储信息一致。 5.6.2档案管理员每周一统计上周退档、归档人员清单，每月五日进行月度汇总。 5.6.3每年一月份，对档案进行年度清点。 统计上年度归档数、档案总数、退档总数、在岗人员档案数等数据，并与微机存储数据校对，要求二者一致。 5.6.4人事管理档案保存期限a.已办理离职手续的员工，其人事管理档案保