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档案规章制度范文 公司档案规章制度目录公司档案规章制度目录序号内容页码备注公司档案实施规定、办法第一章关于档案收集齐全完整的实施办法22第二章关于正确使用档案字迹材料和保证书写质量的规定3公司档案管理制度第三章档案分类方案4第四章文书档案归档制度7第五章工程档案资料归档制度11第六章经营档案归档制度12第七章合同预算档案归档制度13第八章会计档案归档制度14第九章声像档案归档制度15第十章实物档案归档制度16公司档案工作制度第十一章档案保管制度17第十二章档案鉴定和销毁制度18第十三章档案保密制度19第十四章档案利用制度20第十五章档案借阅制度21第十六章图纸保管、复制、更改制度23第一章关于档案收集齐全完整的实施办法根据中华人民共和国档案法第十条及国家档案局等单位联合颁发的企业档案管理规定，结合集团公司的档案管理制度及公司的具体情况，为了确保档案的齐全完整和提供利用，制定本办法。 一、公司各部室、各工程经理部的档案员应定期收集归档的档案材料。 1、各单位应在第二年5月底前将文书档案按要求向办公室移交，文书档案于第二年6月底前归档完毕。 2、工程档案资料于工程竣工后，经主管领导审核后，于三个月内立卷移交技术质量部。 3、经营档案，一般于第二年6月底前立卷归档，其中合同、协议应在结束后由经营部归档。 4、合同预算档案于工程竣工后经财务与甲方结算完毕，三个月内由合同预算部归档、保存。 5、会计档案于本会计年度结束后第二年6月底前立卷归档，由财务部归档、保存。 6、声像档案按照档案反映的内容，隶属于哪种档案就和哪种档案同时归档。 7、实物档案于颁发、接受之日起，三个月内向档案部门移交，其中印信档案，于印章封存后，一个月内向档案部门移交。 二、归档文件的分类将归档文件按照年度、机构（问题）、保管期限等特征进行分类，或将上述特征结合使用，一个立档单位内的归档文件一般只能采用一种分类方法。 文书档案一般采用年度机构（问题）保管期限的分类方法；工程技术档案可采用保管期限年度机构（问题）的分类方法。 三、外出开会，参观学习和出guo考察人员回到本单位，须先到办公室登记所带资料，办理档案移交手续，再行报销发生费用。 四、离退休人员和调离岗位人员，在正式调离前，须清退文件，凭档案接收证明，正式办理手续。 五、购买胶卷、磁带、录像等声像材料后，须到办公室登记，便于掌握声像材料的使用目的、内容、时间、数量等，及时归档。 六、档案收集齐全完整的考核档案的收集齐全应纳入各部室的职责范围，纳入岗位责任制，办公室加强监督、检查工作，定期考核。 第二章关于正确使用档案字迹材料和保证书写质量的规定为了保证档案材料的质量，延长档案的使用寿命，有效地提供利用档案，根据档案法规、制度和国务院办公厅发布的国家行政机关公文处理办法的要求，制定本规定。 一、正确选择档案字迹材料。 目前，经久耐用的档案字迹材料有墨、墨汁；碳素墨水、蓝黑墨水；油墨、印泥；黑色单面复写纸和经过档案部门鉴定认可的其它字迹材料。 二、不能使用的档案字迹材料。 有纯蓝墨水、红墨水、彩笔墨水、印台油；双面蓝或双面黑复写纸，红色复写纸，紫色复写纸；铅笔、彩笔、圆珠笔、普通签字笔和未经过档案部门鉴定认可的其他字迹材料。 三、档案文件书写质量的要求。 各部室、各工程经理部要严格按照公文格式和公文拟写要求制发文件，其中对危及档案利用价值的有关问题明确规定如下 1、制发文件必须格式正确，用纸规范。 正式文件要有发文单位、发文日期和公章。 统计表格要有制表人，制表日期、审核人签字并加盖公章。 2、请示文件一定要注明办理结果，应有正式文件的批复，电话通知记录或者注明办理结果(同意，不同意和暂不批复)。 不能有请示，无注办结果。 3、公文用纸要用A4公文纸，左侧留出装订线，不能随意使用其它纸张（统计表格和特殊要求纸张除外）。 四、档案字迹材料和书写质量的审核检查。 1、凡是不符合公文格式和档案字迹材料要求的文件，办公室一律不予打印，实行“谁拟写谁负责谁核稿，重新制作”的原则。 2、加强考核。 把公文质量和档案书写材料是否合乎规范作为机关办公业务考核内容之一，与各部室职责挂钩，切实提高办事效率。 第三章档案分类方案 一、档案的分类全宗档案文书档案科技档案专门档案实物档案声像档案年度机构保管期限科研档案工程技术档案底图档案会计档案照片档案录音带档案录像带档案奖品档案印信档案名人字画其他（年度问题分类法）（会计年度名称分类法）（按档案种类名称分类排列）（工程项目分类）（科研课题项目分类）（年度机构分类法）（年度问题分类法）（年度问题分类法）（年度问题分类法）（年度问题分类法）（年度问题分类法）机读档案（年度问题分类法）经营档案合同预算档案（年度问题分类法） 二、档案的保管期限的划分档案的保管期限分为永久、长期、短期三种，其中长期为1550年、短期为15年。 划分档案保管期限按以下原则企业重要合同、协议、请示报告等，如企业营业执照、法人代码证、资质、房契等应为永久保存。 具有一定指导意义的文件、规章制度等可定为长期。 一般性的文件、规定等定为短期。 三、档案分类编号标准 1、文书档案根据档案管理的实际情况，1988年按照国家有关标准，文书档案改为按年度、机构、保管期限分类。 编号标准按年度机构保管期限分类即年办公室、纪委、组织部永久年办公室、纪委、组织部长期年办公室、纪委、组织部短期 2、科技档案 （1）科研档案按科研课题项目分类，目前公司没有科研档案。 （2）工程技术档案、底图档案按工程项目分类编号标准xx-10-10验收日期7标标段号工程所属形式（公路/市政）公路.五环四期工程项目代号45序号（以工程为单位） 3、专门档案 （1）会计档案按年度名称分类，即把一个会计年度内形成的会计档案分为凭证、账簿、报表、其它类，再按保管期限排列，分别组成若干保管单位。 （参见财会字199832号财政部、国家档案局会计档案管理办法）编号标准年度名称类别即年凭证（15年）账簿（25年、15年）报表（永久、5年）其它（25年、5年） （2）经营档案编号标准年度工程类别即xx年工程1工程2xx年工程1工程2 （3）合同预算档案编号标准年度工程类别即xx年工程合同1工程合同2xx年工程合同1工程合同2 4、声像档案编号标准按年度问题分类即1988年党代会职代会团代会1989年党代会职代会团代会 5、实物档案编号标准按年度问题分类即1988年实物1989年实物第四章公司文书档案归档制度文书档案归档制度包括归档时间、归档范围及保管期限、归档要求。 一、归档时间凡具有保存价值的、已经办理完毕的文件，应在第二年六月底前立卷归档完毕。 二、归档范围及保管期限序号归档范围保管期限一办公室1.1经理办公会议记录、纪要永久1.2董事会议记录、纪要永久1.3行政工作会议文件长期1.4行政工作规划、计划、安排、总结、报告长期1.5行政工作规章制度长期1.6上级关于行政工作的规定、通知短期1.7公司关于机构设置及启用印章的请示、批复等永久1.8上级关于企业改革、企业管理、企业资质方面的规定、通知长期1.9企业关于企业改革、企业管理、企业资质方面的规章制度长期1.10企业发展规划、计划、安排、总结、报告长期1.11企业改革、企业管理、企业资质方面的请示、批复、通知永久1.12企业改革、企业管理、企业资质工作会议文件材料长期1.13企业改革、企业管理、企业资质工作的统计年报长期1.14企业名录、企业基本情况登记表长期1.15企业营业执照、法人代码证、资质等级证及登记表、申报表、年检表和验证材料永久1.16项目经理资格证登记表、名册及培训考核材料长期1.17企业改革、企业管理方面专题调研报告短期1.18企业年鉴、大事记永久1.19办公室文书、秘书工作制度短期1.20机要保密工作规定、通知短期1.21档案工作规定、通知、总结、年报短期1.22信访工作总结、报告短期1.23路桥信息、内部参考材料长期1.24领导交办工作专项文件材料短期1.25签订的责任状公司与集团签订的长期公司与各领导签订的长期2人事劳资2.1上级关于人事、劳动工资、统筹、医疗保险、再就业、职工教育、职业鉴定等工作的规定、通知长期2.2企业关于人事、劳动工资、统筹、医疗保险、再就业、职工教育、职业鉴定等工作的规章制度长期2.3企业关于机构设置、干部任职的请示、批复、通知永久2.4人事、劳动工资、统筹、医疗保险、再就业、职工教育、职业鉴定工作会议文件短期2.5人事、劳动工资、统筹、医疗保险、再就业、职工教育、职业鉴定工作计划、安排、总结、报告长期2.6人事、劳动工资、统筹、医疗保险、再就业、职工教育、职业鉴定工作统计报表永久2.7人事、劳动工资、统筹、医疗保险、再就业、职工教育、职业鉴定工作的请示、批复、报告永久2.8人事、劳动工资、统筹、医疗保险、再就业、职工教育、职业鉴定等工作的专题调研报告短期2.9企业经济指标责任状、兑现表短期2.10企业技术职称评定工作文件、审批表、名册长期2.11企业优秀人才培养、考核、使用、奖励等工作文件长期2.12知识分子工作文件短期2.13大中专毕业生转正登记表短期2.14军队转业安置工作文件短期2.15干部教育培养考核文件短期2.16企业人力资源基本情况资料短期2.17企业职工奖惩文件材料长期2.18企业退休人员审批表、名册短期2.19企业医疗保险登记表、名册短期2.20企业下岗失业人员登记表、名册短期2.21企业职业鉴定证书登记表、名册短期3行政、物业3.1上级关于房屋、计划生育、卫生、绿化、城市管理工作的规定、通知短期3.2企业房屋、计划生育、卫生、绿化、后勤管理工作规章制度长期3.3企业房屋、计划生育、卫生、绿化、后勤管理工作会议文件短期3.4企业房屋、计划生育、卫生、绿化、后勤管理工作计划、安排、总结、报告长期3.5企业房屋、计划生育、卫生、绿化、后勤管理工作统计报表永久3.6企业房屋、计划生育、卫生、绿化、后勤管理工作请示、批复、报告永久二党委工作部4.1党委工作会议文件永久4.2党委工作计划、总结、报告永久4.3党组织机构设置的请示、批复永久4.4党组织情况统计年报永久4.5组织工作计划、总结长期4.6党代会会议文件永久4.7表彰党组织先进单位、集体、个人文件长期4.8党员名册永久4.9党组织介绍信存根及预备党员通知书存根长期4.10党费汇总表短期4.11统战工作计划、总结、制度长期4.12党员重要的奖惩文件永久4.13来信、来访登记及调查处理材料长期5组织工作5.1上级关于党组织工作的规定、通知短期5.2企业党组织工作规章制度长期5.3党组织机构设置、干部任职请示、批复、通知永久5.4党组织工作会议文件短期5.5党组织工作规划、计划、安排、总结、报告长期5.6党组织工作统计年报长期5.7培养、考察干部情况材料短期5.8党组织工作专题调查报告短期5.9表彰党组织先进单位、集体、个人的通知、决定长期5.10党组织介绍信存根短期5.11上级关于统战工作的规定、通知短期5.12企业统战工作规章制度长期5.13统战工作会议文件短期5.14统战工作规划、计划、安排、总结、报告长期5.15统战工作专题调查报告长期5.16统战工作统计年报短期5.17统战人员情况登记表短期5.18统战工作信访材料长期5.19上级关于老干部工作的规定、通知短期5.20企业老干部工作规章制度长期5.21老干部工作会议文件短期5.22老干部工作规划、计划、安排、总结、报告长期6宣传工作6.1上级关于思想政治工作和宣传报道工作的规定、通知短期6.2企业思想政治工作和宣传报道工作规章制度长期6.3思想政治工作和宣传报道工作会议文件短期6.4思想政治工作和宣传报道工作计划、安排、总结长期6.5思想政治工作和宣传报道工作教育培训文件短期6.6思想政治工作研究会文件短期6.7思想政治工作和宣传报道工作专题调研报告短期7工会7.1工会委员会议记录永久7.2职工代表大会文件永久7.3工会工作会议文件长期7.4上级颁发的工会工作法规、条例、制度短期7.5工会工作计划、总结、制度长期7.6工会组织统计年报表永久7.7表彰先进单位、先进集体、个人的决定登记表长期7.8开展劳动竞赛、评比活动文件短期8团委8.1团委会议记录、纪要永久8.2共青团代表大会文件永久8.3共青团组织情况统计年报表永久8.4先进单位、集体、个人登记表、表彰决定全国、市级永久集团公司、公司级长期9消防安全、保卫9.1上级关于消防、交通工作的规定、通知短期9.2企业消防安全、交通规章制度长期9.3消防安全、交通会议文件短期9.4消防安全、交通、计划、安排、总结、报告长期9.5消防安全、交通统计报表永久9.6安全、消防、交通责任状及考核评定文件材料短期9.7消防安全、交通请示、批复、报告永久9.8消防安全、交通事故、事件处理报告、通报、请示、批复永久9.9消防安全、交通教育培训工作文件材料短期三财务部10.1上级颁发的属于公司要执行的文件短期10.2公司制度的财务管理工作的通知长期10.3向上级的请示、报告、批复等长期10.4公司关于行政的重要合同、协议长期10.5公司财务工作计划、总结、制度长期10.6审计工作会议文件长期10.7审计工作计划、总结、通知、制度长期10.8审计工作报表永久10.9各项立案审计报告长期10.10上级颁发的属于公司执行的审计工作文件短期四经营部11.1上级关于工程招投标经营管理工作的规定、通知短期11.2与各二级单位的往来信函长期11.3企业关于工程招投标经营管理工作的规章制度长期11.4企业经营管理工作会议文件短期11.5经营管理工作计划、安排、总结、报告长期五合同预算部12.1上级关于工程预算经营管理工作的规定、通知短期12.2企业关于工程预算经营管理工作的规章制度长期12.3建筑市政工程合同书、协议书、洽商变更文件永久12.4建筑市政工程定额管理文件短期12.5建筑市政工程预、决算文件重要的长期一般的短期六工程管理部13.1上级颁发的关于建筑施工、机械设备、企业统计等工作的规定、通知短期13.2企业关于建筑施工、生产计划、机械设备、统计等工作规章制度长期13.3建筑施工、机械管理、统计工作会议文件短期13.4企业生产、经济技术指标计划长期13.5企业经济技术指标统计报表永久13.6国家、市、企业关于生产经营本单位、工业普查等专项调查材料长期13.7上级关于安全生产、环保工作的规定、通知短期13.8企业安全生产、环保工作规章制度长期13.9安全生产、环保工作会议文件短期13.10安全生产、环保工作协议书及考核平定文件材料短期13.11安全生产、环保事故、事件处理报告、通告、请示、批复永久七技术质量部14.1上级关于科学技术、科研、质量、计量工作的规定、通知短期14.2企业科学技术、科研、质量、计量工作规章制度长期14.3科学技术、科研、质量、计量工作会议文件短期14.4科学技术、科研、质量、计量工作计划、安排、总结、报告长期14.5工程质量评定、评优文件及证书、奖状、奖牌重要的永久一般的长期14.6工程质量、计量事故调查报告、通报、处理结果文件材料长期 三、归档要求 1、归档文件应确保齐全完整； 2、组卷前要解决好以下问题 （1）公司拟写的文件，正文和定稿必须齐全，签发手续完整； （2）请示文件必须有办理结果，或者有文件批复或者是电话记录、或者是不予批复、长时间待办几种情况都要在请示文件上注明； （3）公文格式要合乎要求，正文的责任者、日期、公章如果缺项，应考证补齐；统计报表的制表人、审核人、制定日期、公章应齐全； （4）不符合档案书写字迹材料的文件，应重新写或者描写,要使用标准尺寸的纸张。 3、分类组卷遵循既有利于档案的提供利用，又符合档案的保管要求的原则。 4、各部室、各工程经理部档案员在档案部门的指导、协助下，完成文件的分类组卷、打号、填写卷内文件目录、案卷目录（各一式二份）及卷内备考表，并办理档案目录的移交手续。 第五章工程档案资料归档制度工程档案资料由技术质量部负责指导、检查各工程经理部的工程档案资料的归档工作，负责检查工程档案资料的和交验工作。 一、归档范围工程档案资料的归档范围执行北京市建设委员会和北京市规划委员会联合发布的DBJ0151xx建筑工程资料管理规程、DBJ0171xx市政基础设施工程资料管理规定。 二、归档时间及要求（一）公司承揽组建的工程项目 1、工程开工时要注意收集归档材料，将档案工作纳入项目工作程序，保证档案的全套资料完整，齐全。 2、凡竣工后的工程，由项目资料员或施工单位资料员按照归档要求进行，三个月内报公司技术质量部，经技术质量部复查合格后归档，项目不全不能归档，由施工单位交建设单位。 3、凡竣工的工程须将竣工验收鉴定书原件交技术质量部归档，工程档案移交单交档案馆和甲方后报技术质量部存档。 4、竣工工程的工程档案资料必须真实的反映工程的实际情况，资料的填写必须符合规范及设计要求，按专业归类，确保完整、准确，各种责任者签字、盖章必须齐全。 （二）自行承揽、独立核算的工程项目 1、市政工程竣工后三个月内按照要求进行归档，并将该工程的以下资料报公司技术质量部存档。 ?竣工验收鉴定书；?竣工总结；?施工方案；?相关重要试验资料；?隐蔽工程检查记录；?竣工测量；?图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录；?竣工图；?备案表。 2、房建工程竣工后三个月内按照要求进行归档，并将该工程的以下资料报公司技术质量部存档。 ?建设用地规划许可证、许可证附件及附图；?工程地质勘察报告；?建筑用地钉桩通知单、工程定位测量记录；?竣工移交证书（原件）；?单位（子单位）工程质量竣工验收记录、质量控制资料核查记录、观感质量检查记录、安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录（此项均为原件）；?室内环境检测报告；?施工总结；?施工组织设计及施工方案；?图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录；?相关重要原材构件及施工试验资料；?隐蔽工程检查记录；?竣工图。 第六章经营档案归档制度第六章经营档案归档制度经营档案是企业在生产经营活动中形成的有保存价值的文字材料，包括企业经营决策中的各种记录、文件、招投标文件材料及市场经济信息。 经营档案归档制度包括归档时间、归档范围及保管期限、归档要求。 经营档案由经营部负责归档。 一、归档时间经营档案文件，一般于第二年6月底前立卷归档，其中合同、协议应在结束后归档。 二、归档范围及保管期限序号归档范围保管期限1.1经营报表长期1.2建筑工程招标信息文件短期1.3建筑工程报名情况记录永久1.4建筑工程资格预审文件短期1.4.1建筑工程资格预审申请书短期1.4.2建筑工程资格预审情况记录永久1.5建筑工程施工招标文件中标工程施工招标文件长期未中标重点工程施工招标文件短期1.6建筑工程施工投标文件中标工程施工投标文件长期未中标重点工程施工投标文件短期1.7企业资质领用记录长期1.8投标往来费用记录永久 三、归档要求 1、按归档范围收集文件，保证齐全、完整、准确。 2、在平时立卷的基础上，参照保管期限的划分，组卷登记，编目归档。 3、档案字迹材料必须用碳素墨水或蓝黑墨水、单面黑复写纸等合乎要求的字迹材料书写，不合要求的重新制作。 4、立卷后，妥善保存。 第七章合同预算档案归档制度第七章合同预算档案归档制度合同预算档案归档制度包括归档时间、归档范围及保管期限、归档要求。 合同预算档案由合同预算部负责归档。 一、归档时间合同档案文件，一般于第二年6月底前立卷归档。 二、归档范围及保管期限序号归档范围保管期限1.1上级、公司的管理规定、通知短期1.2上级、公司的法规、定额、工具书短期1.3工程合同文件招标文件短期答疑文件短期投标文件（经济标）短期中标通知书长期工程总包合同长期工程分包合同长期1.4工程决算文件决算书短期工程变更、洽商文件短期1.5市场信息厂家资质短期分包资质短期 三、归档要求 1、按归档范围收集文件，保证齐全、完整、准确。 2、在平时立卷的基础上，参照保管期限的划分，组卷登记，编目归档。 3、合同档案必须真实反映的工程合同的实际情况，填写必须符合规范及要求，按专业归类，确保完整、准确，各种责任者签字、盖章必须齐全。 第八章会计档案归档制度第八章会计档案归档制度会计档案归档制度包括归档时间、归档范围及保管期限、归档要求。 会计档案由财务部负责归档。 一、归档时间会计档案归档时间于第二年上半年前立卷归档完毕，根据公司的实际情况，暂定会计档案立卷归档后，财务部归档、保存。 二、归档范围及保管期限序号归档范围保管期限1会计凭证类1.1原始凭证、记账凭证和汇总凭证15年1.2银行存款余额调节表3年2会计帐薄类2.1现金和银行存款日记账25年2.2总账（包括日记总账）15年2.3明细账15年2.4日记账15年2.5辅助账簿15年3会计报表类3.1年度会计报表（决算）永久3.2季、月度会计报表（包括文字分析）5年3.3主要财务指标快报（包括文字分析）3年4其它类4.1会计档案保管和销毁清册25年4.2职工工资表、支票存根、对账单等25年4.3会计档案移交清册15年 三、归档要求 三、归档要求 1、归档的材料必须齐全完整，财务手续完备。 2、档案封、底面填写项目详细，符合财务和档案规定要求。 3、立卷脊背包角纸，接缝处要加盖财务专用章或个人专用章。 4、归档材料账簿，报表不得用铅笔、彩笔、圆珠笔、蓝复写纸及不符合档案规定的字迹材料。 5、立卷装订要整齐、美观、坚固、拆除金属物。 第九章声像档案归档制度第九章声像档案归档制度声像档案是指国家机构，社会组织及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的，以感光和磁性材料为载体的，通过声音和影像为主要反映方式，辅以文字叙述的历史记录材料。 其中包括光盘、照片、录像带等。 声像档案归档制度包括归档时间、归档范围及保管期限、归档要求。 公司声像档案由党委工作部负责归档。 一、归档时间声像材料的归档时间一般在摄制完成之后，经有关部门主管领导审核同意后，予以归档。 二、归档范围及保管期限序号归档范围保管期限1反映公司主要职能活动和历史面貌的声像材料永久1.1公司党、政、工、团组织重大活动和召开重要会议形成的声像材料永久1.2反映公司重要的生产活动、经营管理和科研成果的声像材料永久1.3反映公司重要外事活动的声像材料永久1.4反映公司重大事件、重大事故和特别情况的声像材料永久2国家领导人和著名人士参加本单位有关的重大公务活动的声像材料永久3公司参加社会重要活动的声像材料长期公司参加社会一般活动的声像材料短期4公司进行的文化体育、卫生宣传等活动中形成的声像材料短期5其它具有保存价值的声像材料短期 三、归档要求 1、需归档的声像材料应清晰、完整、详细，并附有文字说明材料。 2、照片应该和底片图像一一对应。 3、磁带和录像带要移交原版带，刻录成光盘的，光盘与原版带一同存档。 4、归档的声像材料应由摄录单位或人员对档案进行，详细记录时间、地点、人物、活动内容、背景及摄录人姓名等。 第十章实物档案归档制度实物档案是指以物质实体记录公司历史真实面貌的档案，一般包括奖品实物档案、印信实物档案、名人字画实物档案。 实物档案归档制度包括归档时间、归档范围、保管期限及归档要求。 公司实物档案由办公室负责归档。 一、凡是具有保存查考价值的实物档案都应在获得实物档案材料后的二个月内向公司档案机构或档案工作人员移交。 二、归档范围及保管期限序号归档范围保管期限1奖品实物档案1.1反映公司重大政治、经济、科学文化等活动的奖杯、锦旗、奖状、证书1.1.1党中央、国务院颁发的永久1.1.2省市自治区各部、委、颁发的长期1.1.3市各委、办颁发的短期1.1.4市属局、总公司级颁发的短期1.1.5区、县级单位颁发的短期1.2反映公司一般政治、经济、科学文化等活动的奖杯、锦旗、奖状、证书1.2.1党中央、国务院颁发的长期1.2.2省、市、自治区、各部委办和市级单位颁发的短期1.3反映公司重大外事活动的奖品、纪念品、信物等长期1.4反映公司一般外事活动的奖品、纪念品、信物等短期2印信实物档案2.1撤销、合并单位职能部门的印章短期2.2撤销、合并单位的印章长期3名人字画实物档案3.1党中央、国务院领导人的字画永久3.2社会知名人士的字画永久3.3省、市、自治区领导的字画长期 三、归档要求 1、移交实物档案时应进行登记，办理移交手续，登记内容包括实物颁发单位或个人、接受单位或个人、颁发时间、接收时间、实物记载内容和名称。 2、实物档案归档按照年度问题分类，即一个年度的实物档案按照奖品实物档案、印信档案、名人字画档案分开，每一种实物按照不同保管期限登记编目、排列上架。 3、实物档案附属材料、包装物等应一并移交。 第十一章档案保管制度第十一章档案保管制度档案保管应贯彻“以预防为主、防治结合”的原则，限制和克服不利于安全的因素，做到最大限度地延长档案寿命，有利于档案的提供利用。 一、档案保管基础要求 1、档案库房的技术管理工作应引起各单位负责人的高度重视，建立健全档案库房技术管理规章制度，加强档案库房技术管理工作的指导、监督、检查。 2、档案存放与管理达到九防要求，即防潮、防光、防磁、防虫、防尘、防火、防盗、防鼠、防污染。 3、档案员应努力学习和掌握档案保护技术，理论联系实际，在实践中，不断提高档案保护技术水平。 二、九防控制措施 1、档案库房温湿度的控制 （1）档案库房温湿度应达到国家规定标准温度相对湿度普通档案14244560%底片档案13153545%照片档案20255060%磁带、录像带档案14244060% （3）库房温湿度调节措施温度过高，密闭库房门窗，隔绝和防止外来高温。 对已产生的高温，通过自然通风或空调达到降温。 温度过低密闭库房门窗，防止外来低温侵入。 通过暖气或空调达到增温。 湿度过大在库内绝对湿度大于库外绝对湿度的情况下，采取自然通风达到降湿，或者用去湿机和吸湿剂降湿。 湿度过小，在库内湿度小于库外绝对湿度的情况下，通过自然通风达到增湿，或者在地面上洒水、湿布擦地，用水蒸发器增加空气湿度。 2、档案防虫、防鼠、防尘与防污染 （1）档案入库、入柜前，必须进行检查，如发现虫毒或尘染要进行处理，方可入库、入柜。 （2）档案库房应防止环境污染，远离或躲开垃圾堆、污水池、锅炉房、食堂、宿舍、汽车库、澡堂等产生虫害、鼠害污染的地方。 3、防磁以电子文件存档的光盘、磁盘、录像带等要注意防磁，须存放于不锈钢制品的密封柜中。 4、防火与防盗库房内必须配备适合档案用的消防器材，并按设备要求定期检查、更换，库房内严禁吸烟、点火或存放易燃、易爆及有毒物品。 安全使用电器设备，定期检查电器线路，人走断电，消除隐患，防止意外事故。 三、库房管理检查档案柜、架、箱要排列合理，方便利用，编号一律从左到右，从上至下。 尽量避开阳关直射和阻碍通风的位置。 定期检查库房设施，如库房的坚固性、防水性及柜、箱的安全性。 定期清点档案数量和保管情况，发现问题及时处理，必要时向上级报告、备案，定期按要求填写档案库房保管情况检查记录表。 第十二章档案鉴定和销毁制度第十二章档案鉴定和销毁制度档案的鉴定工作是为了使有价值的档案更好地保存下来，达到既完整又精练，以维护公司历史真实面貌。 档案鉴定与销毁是一项既严肃又细致的工作。 一、档案鉴定原则贯彻“审查从细、留存从宽”的原则，要按照档案管理的有关规定，采取既考虑历史发展的需要，又服务于现实工作需要的观点，进行档案鉴定销毁工作。 二、档案鉴定方法采取直接鉴定法，以案卷为单位，根据文件内容逐卷、逐件、逐页地进行审查鉴定，在鉴定中如发现档案不完整、不准确应进行考证、修订，在案卷备考表中说明。 三、档案鉴定的标准、依据文书档案应按照国家档案局关于机关档案保管期限的规定和公司文书档案保管期限表执行。 会计档案依据国家财政部、国家档案局颁发的会计档案保管期限表执行。 第十三章档案保密制度档案保密工作要贯彻“严密、安全、方便利用”的原则。 在档案管理措施上要严密、在技术保护上要安全、在提供利用上要方便。 一、档案保密范围的确定凡是具有重要使用价值、不便于公开的，对公司、个人能产生一定影响和作用的科学技术、经济活动、文化教育等档案材料都属保密范围。 二、档案密级的划分档案密级划分为四种绝密、机密、秘密、内部控制。 绝密凡属涉及公司、个人切身利益，不控制保密，足以带来重大影响和作用的档案材料。 机密凡对公司、个人能产生较大影响和作用的档案材料。 秘密凡对公司、个人能产生一定影响和作用的档案材料。 内部控制不便于对外单位或某些部门、个人公开的档案材料。 三、档案保密措施 1、严格按照国家、公司关于保密范围的规定，对不同密级的档案采取相应的保密、保管措施。 2、涉及公司切身利益、重大经济权益的档案材料，需经主管领导批准，方可查阅。 3、凡有密级的档案材料，只能在档案室或阅览室查阅，不得携出。 如需摘录、复制需经批准，才能进行。 4、对非法复制和泄露档案机密的责任者，档案员或知情者有权建议有关领导给予责任者教育和行政处罚，情节严重者应追究其法律责任。 四、档案员保密要求 1、严格遵守党和国家、公司有关保密工作的法律、规定、制度。 2、忠于职守，坚决同一切破坏和篡改档案历史面貌的现象作坚决的斗争。 3、严守档案机密，不该说的，绝对不说。 4、在公共场所、私人信件、电话里及其家属、子女、亲友中，不谈论机密档案的内容。 5、保护档案机密，不得私自记录、翻印、传播、携出任何档案材料。 第十四章档案利用制度第十四章档案利用制度档案利用工作是检验档案工作水平的重要标志，是直接影响档案工作发展和发挥作用的重要工作。 一、档案利用工作形式根据公司实际情况，可以选择以下档案利用工作形式，开展档案服务工作。 1、电话询问 2、复制摘抄 3、出具证明 4、交流目录 5、咨询查考 二、档案利用工作内容 1、电话询问是指电话代查档案，电话解答问题，电话预约查档。 2、复制摘抄为利用者复印档案原件，摘抄档案原文等。 3、出具证明根据利用者要求，出具档案原件的复制件，以示证明历史真实情况。 4、交流目录将档案卷目录或全引目录等副本，送到有关部门、人员手里，以备查找利用。 5、咨询查考在利用者不了解或者不清楚档案内容时，