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物业管理信息系统开发与分析 黄东林 本章小节 物业管理信息系统开发概述系统开发方法简介物业管理信息系统规划物业管理信息系统调查与分析 本章重点 物业管理信息系统开发的进程规划原型法结构化生命周期法物业管理信息系统规划的依据数据存储规范化形式数据流程图数据字典 管理信息系统建设启动的原因 Problem Opportunity 他们碰到了必须求助于系统解决方案的问题 他们认识到通过升级 变更和安装新系统带来改进的集会 Thesystemlifecycle系统生命周期 Thesystemlifecycle SLC isanapplicationofthesystemsapproachtothedevelopmentofacomputer basedinformationsystemorsubsystem TheSCLconsistsofaseriesoftasksthatcloselyfollowthestepsofthesystemsapproach Sincethetasksfollowanorderlypatternandareperformedinatop downfashion theSLCisoftenreferredtoasthewaterfallapproachtosystemsdevelopmentanduse Lifecyclephases Thefirstfourphasesarejointlycalledthesystemdevelopmentlifecycle SDLC Thefifthphase whichlastsuntilitistimetoscraporredesignthesystem Redesignrequiresthatthecycleberepeated Lifecyclemanagement Thefirstsystemlifecyclesweremanagedbythemanageroftheinformationservicesunit whowasassistedbythemanagersofsystemanalysis programming andoperations Inmanyfirms theresponsibilitystillresidesatthislevel However therecenttrendhasalsobeentoplaceresponsibilityatbothhigherandloverlevels Today lifecyclemanagementcanspanseveralorganizationallevelsandinvolvemanagersoutsidesofinformationservices 物业MIS的开发依据 方法与特点 开发依据公司管理层提出的战略 管理目标各职能部门的业务处理目标方法 步骤 对原系统进行调查分析提出改进设计出一个新系统实施并维护新系统特点 系统性 复杂性 长期性需要全公司相应人员共同参与开发 1物业MIS开发概述 物业MIS开发的基本原则 明确开发目标 以满足用户需求为衡量标准 系统开发成功与否 取决于该系统是否符合用户需要 开发人员应当把用户满意作为衡量系统开发质量的首要标准 保证系统整体性 开发人员首先确定系统逻辑模型 做什么 再设计物理模型 怎么做 如何保证 发挥系统整体性 详细了解原物业MIS的业务处理过程 包括各个环节的物理细节 对原物业MIS的物理模型进行综合 抽象 剔除物理细节 分析原系统的逻辑功能 初步建立原系统的整体逻辑模型 对原物业MIS的物理模型进行修改完善 形成新系统的逻辑模型 以解决拟建MIS系统应当 做什么 的问题 建立MIS物理模型 确定新系统逻辑模型的实现技术及手段 解决 怎么做 的问题 物业MIS开发的基本原则 通用性与专用性相协调 以系统相关性为基础 自顶向下设计系统 强调系统适应性 输入输出应当最少 物业MIS开发步骤 系统开发准备阶段系统调查研究阶段系统分析阶段系统设计阶段系统实施 维护与评价阶段 MIS系统开发步骤 成立开发小组领导小组直接参与者业务部门管理人员系统调查研究阶段初步调查 数据类及业务流程可行性研究 经济 技术 运行等方面 MIS系统开发步骤 系统分析阶段 目的是解决 做什么 建立MIS系统的逻辑模型MIS系统逻辑设计说明书系统设计阶段解决 怎么做 建立MIS系统的物理模型系统设计说明书 程序设计说明书 用户操作指南 MIS系统开发步骤 系统实施 维护与评价阶段系统实施硬件的安装与调试业务人员的培训系统运行管理系统测试系统转换系统维护系统评价将实际结果与预期目标相比较 物业MIS开发的人员组织 MIS系统开发领导小组系统开发的直接参与者系统分析员程序设计员业务部门管理人员 物业MIS开发的进程规划 MIS系统开发是一个集合公司各方面人力 物力 财力的系统工程 将不同性质 不同步骤的工作按一定的规划同时或交叉进行 可以有效缩短开发周期 提高开发效率 常用的规划方法是运筹学中的网络规划技术 通过网络图进行计算 可以对整个系统统筹规兼顾 全面规划 从而合理安排公司资源 物业MIS开发的进程规划 具体参看图5 2及5 3MIS系统项目管理 进程规划 的两种重要方法 甘特图PERT图 俗称网络图 GanttChartExample Usingatwo dimensionalGanttchartforplanningactivitiesthatcanbeaccomplishedinparallel ConductInterviewsAdministerQuestionnariesReadCompanyReportsAnalyzeDataFlowsIntroducePrototypeobserveReactionsPerformCost BenefitprepareProposalPresentProposal Activity PERTDiagramExample 第二步 画PERT图 首先要找到那些不需要任何前导活动的活动 然后再依次展开 MIS系统开发成功的影响因素 高层管理者的支持与参与式物业MIS开发成功的关键科学管理师物业MIS有效实施的保证人员素质是物业MIS正常运行的基础充足的资金支持是物业MIS的必要条件 2系统开发方法简介 系统开发方法 即以某一开发理论和开发策略为依据而提出的求解问题 实现系统目标的一组规程 典型的系统开发方法 结构化生命周期法原型法面向对象开发方法计算机辅助软件工程开发方法 1 结构化生命周期法 一般称为 系统生命周期法 systemdevelopmentlifecycle SDLC使用SDLC方法进行系统开发需要按照规定的步骤使用一定的图表工具采用 自顶向下 进行分析与设计结合 自底向上 实施系统在结构化和模块化基础上完成系统开发一般包括系统调查 系统规划 系统分析 系统设计 系统实施维护与评价 SDLC基本思想 系统是连续不断 持续发展的 因此 一个项目的结束将称为下一个项目的开始 如此不断循环 从而形成系统的生命周期 根据系统生命周期的各个环节 可以把一个复杂系统的工作分解为若干易于管理的阶段 这便为系统开发提供了有效的组织管理方法 SDLC方法正是因为采用系统的生命周期分段来进行系统开发而得名 SDLC方法的使用准则 特点 开发初期即明确用户需求自顶向下对系统结构进行规划 并使用结构化 模块化方法进行设计开发过程具有阶段性和顺序性 必须严格按照规定步骤进行开发按阶段审核开发工作完成情况 保证各阶段任务相互衔接 保证生成文档的规范化 标准化分别进行逻辑模型设计和物理模型设计 强调面向用户 SDLC的优缺点 优点产生大量文档作为下阶段工作依据每阶段末的正是检查可加强控制确保用户需求的可追踪能力缺点用户需求不易得到满足大量文档制作费时耗力 导致成本上升文档不能发挥其应有功效实际工作质量难以保证生命周期法适用于系统目标稳定 所要解决的问题可事先严格定义的情况 而实际开发问题往往是非结构化或半结构化的 很难事先定义清楚 2 原型法 原型法基本思想 该法试图改进生命周期法的缺点 在进行正式的 大规模的软件开发之前 现在短期内定义用户需求 建立起一个功能不十分完善 实验性的 简易的系统模型 原型 运用原型 用户将很快看到未来系统的概貌 了解系统功能与效果 并结合实际提出修改意见 系统设计人员据此及时对模型进行修改 补充 并为用户展示出新的模型 如此不断地评价和改进 直至系统最终趋于完善 原型法开发过程 要重点记忆图5 5确定系统基本需求阶段原型构造阶段原型的使用与评价阶段修改原型阶段原型确定后的处理 原型法分类 丢弃式 完成评审 开发之后丢弃演化式 不断修改直至完善递增式 不断增加模块 丢弃式原型法 把系统原型作为用户和开发设计人员之间进行交流的媒介 并在完成评审 开发之后将其扔掉的一种方法 使用这种方法 原型系统只是在外观上与实际系统相类似 并不能作为实际系统完全投入运行 其目的在于加强用户与开发设计人员的沟通 以明确新系统的需求 丢弃式方法的特点 可与SDLC相结合 采用丢弃式方法 原型系统开发过程如果符合用户需求 分析设计人员便可收集其开发资料 以备初步设计参考因此 原型法作为SDLC方法的一个阶段 需求定义阶段 与生命周期法紧密结合 认真理解图5 6需要一定的工具和开发工具支持 原型法的使用准则 特点 初始需求不需明确定义 待需求全部确定后 可结合其他方法 如SDLC 进行开发 借助大量原型开发工具 引入模拟手段 将系统调查 系统分析 系统设计等阶段融为一体 让用户实际参与开发 原型法的优缺点 优点 用户充分参与原型建立迅速 使用灵活提高用户参与积极性及早发现错误缺点 反复迭代的有效性取决于初始方案的合理程度如果不注意加强过程控制和管理 容易陷入无休止循环的麻烦将主要精力放在原型开发上 忽略系统文档的完整性 不利于以后的系统改进工作 原型设计困难 原型法仅适合小规模MIS的开发 其他系统开发方法 面向对象的开发方法Objectoriented计算机辅助软件工程computeraidedsoftwareengineering CASE模拟法快速应用开发法Rapidapplicationdevelopment RAD 物业MIS开发第一步系统规划Planning Theplanningphase Stepsoftheplanningphase RecognizetheproblemDefinetheproblemSetsystemobjectivesIdentifysystemconstrainsConductafeasibilitystudyPreparessystemstudyproposalApproveordisapprovethestudyprojectEstablishacontrolmechanism Therearesixdimensionsoffeasibility TechnicalEconomicreturnNoneconomicreturnLegalandethicalOperationalSchedule ExecutivesummaryIntroductionSystemobjectivesandconstrainsPossiblesystemalternativesExpectedimpactofthesystemImpactonthefirm sorganizationstructureImpactonthefirm soperationsImpactonthefirm sresourcesTherecommendedsystemstudyprojectTaskstobeperformedHumanresourcerequirementsScheduleofworkEstimatedcostGeneraldevelopmentplan designandimplementationphase Summary OutlineofaSystemStudyProposal 3物业MIS系统规划 系统规划的必要性开发过程漫长 需要对公司长期与短期目标进行策略性规划 需要通过整体规划实现公司各目标的协调统一 系统开发需要各种资源 必须在开发前对内部资源进行计划整理 以确保系统开发各阶段能够顺利进行 并圆满完成公司目标 物业MIS系统规划的依据 诺兰模型 诺兰模型 六阶段 初始期普及期控制期整合期数据管理期成熟期诺兰阶段模型总结了管理信息系统发展的经验和规律 其基本思想对于管理信息系统建设具有指导意义 诺兰模型图 物业MIS系统规划的内容 物业MIS系统规划通常由专门成立的系统开发领导小组来进行 规划的大致内容包括 系统目标系统环境组织结构企业资源信息技术发展预测近期计划 物业MIS开发第二步系统分析Analysis Theanalysisphase Withplanningcompletedandthecontrolmechanismisplace theprojectteamturnstoanalysisoftheexistingsystem Systemanalysisisthestudyofanexistingsystemforthepurposeofdesigninganeworimprovedsystem Duringtheanalysisphase thesystemsanalysiscontinuestoworkwiththemanager andtheMISsteeringcommitteeisinvolvedatcrucialpoints Steps Stepsofanalysisphase AnnouncethesystemstudyOrganizetheprojectteamDefineinformationneedsDefinesystemperformancecriteriaPreparethedesignproposalApproveordisapprovethedesignproject 4物业MIS调查与分析 在MIS系统分析阶段 开发人员的主要任务是确定系统目标及需求 开发人员需要首先通过调查研究收集相关资料确定系统目标进行结构化系统分析最终生成系统分析报告 系统分析阶段要完成系统的逻辑模型 1 系统调查 系统调查的目的是详细了解系统现状 确认潜在的问题和机会 并确定公司目标 数据类数据流程 业务流程 参与人员 业务部门负责人 提供业务流程 用户需求等基本信息技术专家 帮助开发小组人员确定问题重要性开发小组人员 收集 分析数据 进行可行性分析 并制定可行性分析报告 报公司高层管理者审批 调查研究的三个步骤 系统初步调查是可行性分析的前提与基础范围广 信息精度要求不高调查范围 系统经营环境 系统信息处理状况 系统资源现状 公司各管理层对系统开发的态度及意见 系统现存问题等 系统可行性分析经济 技术 运行可行性三方面可行性报告 1 引言 2 系统建设背景 必要性和意义 3 拟建系统的候选规模及方案 4 可行性分析 5 几种方案的比较 6 建设性结论 经济可行性分析法 1 投资效益分析法 2 净现值法 3 风险评估技术 详细调查 详细调查 详细调查内容 公司组织结构与信息关联状况 组织结构图 信息关联图 公司业务流程 业务流程图 数据流程 系统的信息流调查 数据类 数据类描述 从哪里来 到哪里去 做什么 怎么做 怎么存储 详细调查 详细调查方法面谈非结构式 一般性的信息结构式 具体细节 可信的数据涉及的内容 输出 输入 处理 存储调查表自顶向下问卷法业务需求调查表召开座谈会查阅公司资料 图标实地观察业务处理 交互式非交互式 调查研究需要注意的问题 事先安排调查顺序研究分析调查技巧 2 系统化分析 系统分析员需要根据调查结果 进一步对原系统的功能紧系分析和抽象 从而确定系统目标 建立新系统的逻辑模型 这是系统化分析 需求分析的主要任务 需求分析的定义 系统需求涵盖了系统对有关人文 技术 资源等各方面条件的要求 具体包括 用户需求系统对开发平台的适应性需求系统对硬件软件资源的需求资金需求 人力资源需求等 用户需求是系统需求中最重要的一种需求 因为它反应了系统的内在本质 决定了系统目标 因此 从狭义上讲 系统需求分析就是用户需求分析 需求分析方法 结构化分析方法 这种方法建立了面向用户的观点 使用一定的图标工具 按照预先规定的步骤逐步实施系统开发工作 并通过结构化和模块化分析 将逻辑设计与物理设计分别进行 因此 它可有效改进分析人员工作方法 帮助其循序渐进 构建出合理的新系统模型 需求分析步骤及内容 确定系统目标分析原系统存在的问题功能分析绘制新系统的数据流程图数据分析定义数据流程图中所出现的数据 数据字典数据特性分析数据存储分析数据查询要求分析输入输出分析确定人机接口确定新系统的数据处理方式 结构化系统分析工具 数据流程图数据字典描述逻辑决策树决策表结构化语言数据立即存取图数据存储结构规范化 关系的规范化 范式 数据流程图的特点 优点 与程序流程图的区别 特点 抽象性概括性优点 易于理解便于逐层深入分析实际逻辑设计与物理设计相分离与传统程序流程图的区别描述系统的角度不同使用范围不同 数据流程图dataflowdiagram DFD 四个基本符号 数据流 dataflow F 单箭头 处理过程 process P 圆形 外部项 外部实体 datasource destination S 长方形 数据存储 datastore D 右边开口长方形 Datasource destination RepresentpeopleororganizationsoutsideofthesystembeingstudiedShowstheinitialsourceandfinalrecipientofdataandinformationShouldbenamedwithanoun describingthatentity 总经理 Datasource destination Datasource destinationmaybe Aperson suchasCUSTOMERorSTUDENT Acompanyororganization suchasBANKorSUPPLIER Anotherdepartmentwithinthecompany suchasORDERFULFILLMENT Anothersystemorsubsystem suchastheINVENTORYCONTROLSYSTEM Processes Representeither AwholesystemAsubsystemWorkbeingdone anactivityNamesshouldbeintheformverb adjective nounTheexceptionisaprocessthatrepresentsanentiresystemorsubsystem 必须同时拥有输入与输出 打印报表 DataStores Namewithanoun describingthedataIncludeanydatastored suchas Acomputerfileordatabase Atransactionfile Asetoftables Amanualfileofrecords 住户文件 DataFlow Dataflowshowsthedataaboutaperson place orthingthatmovesthroughthesystem Namesshouldbeanounthatdescribesthedatamovingthroughthesystem Arrowheadindicatestheflowdirection Usedoubleheaded arrowsonlywhenaprocessisreadingdataandupdatingthedataonthesametableorfile 数据流程图的绘制原则 自顶向下 逐步求精 错误与例外处置应放在底层流程图中反映 使用标号分辨层次 自顶向下 逐步求精 首先绘制顶层流程图 以揭示它与各有关外部实体之间的信息交换关系 然后再逐层细分 绘制下一层的数据流程图 顶层数据流程图只有一张 但低层次数据流程图可以有多张甚至很多张 顶层图的绘制 主要用于说明系统的边界 即系统的输入和输出流 低层次数据流程图 对顶层流程图进一步分解 便可得到下一层次的数据流程图 反复进行这一重复分解过程 便可得到多层次的数据流程图 最后不再可以分解的数据流程图成为底层图 扩展的数据流程图 新系统的逻辑模型 对原系统进行抽象描述的过程 也就是对新系统的需求进行综合分析 从而形成新系统逻辑模型的过程 DevelopingDataFlowDiagrams Usethefollowingguidelines Createthecontextleveldiagram 顶层DFD图 includingallexternalentitiesandthemajordataflowtoorfromthem CreateDiagram0byanalyzingthemajoractivitieswithinthecontextprocess Includetheexternalentitiesandmajordatastores CreateachilddiagramforeachcomplexprocessonDiagram0 DataFlowDiagramLevels Dataflowdiagramsarebuiltinlayers ThetoplevelistheContextlevel Eachprocessmayexplodetoalowerlevel Thelowerleveldiagramnumberisthesameastheparentprocessnumber Processesthatdonotcreateachilddiagramarecalledprimitive Context LevelDataFlowDiagram Itcontainsonlyoneprocess representingtheentiresystem Theprocessisgiventhenumberzero Allexternalentitiesareshownonthecontextdiagramaswellasmajordataflowtoandfromthem Thediagramcontainsomedatastores Context LevelDFDFigure 数据存储 Diagram0 Diagram0istheexplosionofthecontextleveldiagram Itshouldincludeupto7or9processes Anymorewillresultinacluttereddiagram Processesarenumberedwithaninteger ThemajordatastoresandallexternalentitiesareincludedonDiagram0 Diagram0Figure ChildDiagrams Eachprocessondiagramzeromaybeexplodedtocreateachilddiagram Eachprocessonalower leveldiagrammaybeexplodedtocreateanotherchilddiagram ThesediagramsfoundbelowDiagram0aregiventhesamenumberastheparentprocess Process3wouldexplodetoDiagram3 ChildDiagrams Continued Eachprocessisnumberedwiththeparentdiagramnumber aperiod andauniquechilddiagramnumber Examplesare 3 2onDiagram3 thechildofprocess3 5 2 7onDiagram5 2 childofprocess5 2 OnDiagram3 theprocesseswouldbenumbered3 1 3 2 3 3andsoon ChildDiagrams Continued Iftheparentprocesshasdataflowconnectingtoadatastore thechilddiagrammayincludethedatastoreaswell ChildDiagrams Continued Alower leveldiagrammaycontaindatastoresnotshownontheparentprocess suchas Afilecontainingatableofinformation suchasataxtable Afilelinkingtwoprocessesonthechilddiagram Minordataflow suchasanerrorline maybeincludedonachilddiagram ChildDiagrams Continued Aninterfacedataflowisdatathatareinputoroutputfromachilddiagramthatmatchestheparentdiagramdataflow Processesthatdonotcreateachilddiagramarecalledprimitiveprocesses Logiciswrittenfortheseprocesses ChildDiagramsFigure DataFlowDiagramErrors Thefollowingconditionsareerrorsthatoccurwhendrawingadataflowdiagram Aprocesswithonlyinputdatafloworonlyoutputdataflowfromit DataFlowDiagramErrors Continued Datastoresorexternalentitiesareconnecteddirectlytoeachother inanycombination DataFlowDiagramErrors Continued IncorrectlylabelingdatafloworobjectsExamplesare Labelsomittedfromdatafloworobjects Dataflowlabeledwithaverb Processeslabeledwithanoun Toomanyprocessesonadataflowdiagram Nineisthesuggestedmaximum DataFlowDiagramErrors Continued OmittingdataflowfromthediagramUnbalanceddecompositionbetweenaparentprocessandachilddiagramThedataflowinandoutofaparentprocessmustbepresentonthechilddiagram 在一个数据流图中可能发生的典型错误 工资单示例的正确数据流图 数据流程图绘制步骤 收集处理调查研究资料 考虑可能的错误和意外情况处理根据系统目标 范围及需求 划分系统界面 从而确定系统的外部实体及输入和输出 画出顶层图 自顶向下 逐步分解 并随时根据需要进行改进和扩展 通过和用户讨论 反复修改