办公自动化专业期末复习.ppt

办公自动化 期末复习 学习目标 随着信息时代的发展 电脑已经走进千家万户 成为人们日常办公中不可或缺的工具 近几年 由于操作系统的不断更新升级 使得电脑的使用越来越方便 功能也越来越强大 特别是WindowsXP的推出 使得办公用户操作得心应手 从而更好地进行电脑办公 WindowsXP是微软公司推出的一款操作系统 该操作系统具有界面友好 屏幕美观 菜单简化和设计清新等特点 同时在系统安全性和稳定性方面也有很大的提高 本章主要介绍WindowsXP的一些基础知识 1 1什么是办公自动化 来自 维基百科 wikipedia 的定义 办公自动化 OfficeAutomation 简称OA 是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式 是当前新技术革命中一个技术应用领域 属于信息化社会的产物 为什么要学习办公自动化 通常办公室的业务 主要是进行大量文件的处理 起草文件 通知 各种业务文本 接受外来文件存档 查询本部门文件和外来文件 产生文件复件等等 所以 采用计算机文字处理技术生产各种文档 存储各种文档 采用其它先进设备 如打印机 复印件 传真机等复制 传递文档 或者采用计算机网络技术传递文档 是办公室自动化的基本特征 除了文档上的往来之外 更深层的工作 实际上是信息的收集 存储 检索 处理 分析 从而做出决策 并将决策作为信息传向下级机构或合作单位 或业务关联单位 这些都需要办公自动化的辅助 办公自动化的作用 办公自动化的作用1 首先能极大地提高工作效率 不用拿着各种文件 申请 单据在各部门跑来跑去 等候审批 签字 盖章 这些都可在网络上进行 2 其次是节省运营成本 包括时间和纸张 3 第三是规范单位管理 把一些弹性太大不够规范的工作流程变得井然有序 比如 公文会签 计划日志 用款报销等工作流程审批都可在网上进行 4 第四是提高企业竞争力 凝聚力 员工与上级沟通很方便 信息反馈畅通 为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台 无疑 企事业的单位的内部的凝聚力将大大增强 5 第五是使决策变得迅速科学 高层决策不再是不了解情况 缺乏数据的环境下拍脑袋的事 而是以数据和真相为依据做出的科学的决策 认识文件与文件夹 认识文件 在电脑中 文件是最小的数据组织单位 它是指存储在磁盘上的程序或文档 文件的外观由文件图标 文件名和扩展名组成 不同类型的文件有不同的图标和扩展名 移动和复制文件或文件夹 复制文件快捷方法 Ctrl v 四 设置系统属性系统功能主要是对计算机系统的硬件设备和设备的驱动程序进行管理 其具体操作如下 1 打开控制面板 性能和维护 双击图标 弹出 系统属性 对话框 如图下图所示 图3 6 5 系统属性 对话框 2 常规 选项卡中列出了计算机系统的基本信息 如果要对硬件设备进行管理 可单击 硬件 标签 在打开的 硬件 选项卡中进行设置 单击 设备管理器 按钮 打开设备管理器窗口 如图3 6 6所示 该窗口中列出了计算机中安装的所有硬件设备 用户可在该窗口中查看或卸载选中的硬件设备 图3 6 6设备管理器窗口 二 画图画图程序是中文WindowsXP中的一个图形处理程序 它具有强大的图形绘制和编辑功能 使用画图 可以绘制出各种实用的图形 打开并使用画图程序绘制图形的具体操作如下 1 选择 开始 所有程序 附件 画图 命令 即可打开 画图 窗口 2 在左侧的工具箱中选择绘图工具绘制图形 效果如图3 7 2所示 图3 7 2绘制的图形 四 计算器计算器应用程序和一般常用的计算器一样 可以做普通计算 也可以做较复杂的科学计算 打开并使用计算器的具体操作如下 1 选择 开始 所有程序 附件 计算器 命令 即可打开计算器 单击计算器窗口中的相关按钮或从键盘上输入数值 按 Enter 键即可计算出结果 如图3 7 4所示 三 Word2003的视图方式Word2003提供了5种视图方式 分别是普通视图 Web版式视图 页面视图 大纲视图和阅读版式视图 可以通过这些视图方式 根据需要显示文档内容 不同的视图方式具有不同的特点和作用 1 普通视图在该方式下 可以很方便地进行文字输入 文本编辑等操作 当用户输入的文本满一页时 在页与页之间的分界处会显示一条虚线 即分页符 2 Web版式视图该方式使联机阅读更为方便快捷 该视图方式适合创建和编辑Web页文档 因为它能比其他视图方式显示更多的文本 3 页面视图在该方式下 页面能够显示出标尺 页眉和页码等内容 在该视图中看到的文档与最终打印时的效果一样 3 使用常用文档选择 开始 我最近的文档 命令 在其子菜单中单击Word2003系列文档的图标 即可启动与之对应的应用程序 并同时打开该文档 4 使用桌面快捷方式在WindowsXP中 快捷方式使用户可以迅速地访问程序与文档 用户只须在桌面上双击该应用程序的快捷方式图标 即可启动Word2003 2 在文档的编辑过程中 单击常用工具栏中的 保存 按钮或按 Ctrl S 快捷键 可快速保存文档 3 如果用户要为文档创建备份文件 可选择 文件 另存为 命令 在弹出的 另存为 对话框中设置好备份文件的保存位置 文件名 单击 保存 按钮即可 当文档的编辑工作完成后 就可以为文档插入页眉 页脚及页码 并设置合适的纸张大小 在对文档进行预览之后 就可以将文档打印输出 一 插入页眉和页脚页眉和页脚是指在页面顶部和底部重复出现的信息 这些信息通常包括文字 日期 页码和图标等 在文档中插入页眉和页脚的具体操作如下 第八节文档的打印输出 1 选择 视图 页眉和页脚 命令 即可弹出 页眉和页脚 工具栏 且页眉和页脚区处于可编辑状态 如图所示 2 在 页眉和页脚 工具栏中单击 插入 自动图文集 按钮 弹出其下拉列表框 如图所示 二 插入页码页码可以用来标明页面在文档中的相对位置 可以方便用户对文档内容进行查询或统计 在文档中插入页码的具体操作如下 1 选择 插入 页码 命令 弹出 页码 对话框 如图所示 图 页码 对话框 三 PowerPoint2003的视图方式为了方便用户创建和编辑演示文稿 PowerPoint2003提供了普通视图 大纲视图 幻灯片视图 幻灯片浏览视图 幻灯片放映视图 幻灯片母版视图以及备注页视图共7种视图方式 用户在制作演示文稿时 可根据需要切换至合适的视图模式 1 普通视图普通视图是PowerPoint2003默认的视图模式 当用户打开该软件时 即可进入到该模式中 见前图 普通视图由大纲窗格 幻灯片窗格和备注窗格3部分组成 其中幻灯片窗格最大 主要用于编辑幻灯片的总体结构 也可用来编辑单张幻灯片或大纲 其他两个窗格较小 用户可将鼠标移至两个窗格的边界处 当指针变成双向箭头时 单击并拖动鼠标即可更改窗格的大小 2 大纲视图单击大纲窗格中的 大纲 标签 即可从其他视图方式切换到大纲视图 如图所示 在大纲视图中 大纲窗口所占的比例最大 它以分层的方式罗列出每张幻灯片的标题及幻灯片中的文字内容 使整个演示文稿的内容结构一目了然 并可以确保演示文稿中的内容上下联系紧密 三 设置排练计时对于非交互式演示文稿 在放映时可为其设置自动演示功能 即幻灯片根据预先设置的显示时间一张一张地自动演示 使用自动演示功能之前 首先应设置每一张幻灯片的显示时间 使用PowerPoint2003中的排练计时功能 可以十分方便地进行设置 具体操作如下 1 打开要进行排练计时的演示文稿 2 选择 幻灯片放映 排练计时 命令 系统会自动切换到全屏幕放映状态 并弹出如图4 6 4所示的 预演 工具栏 图4 6 4 预演 工具栏 3 单击 下一项 按钮 即可播放下一张幻灯片 单击 暂停 按钮 可暂停计时 文本框中显示当前幻灯片的放映时间 单击 重复 按钮 可给当前幻灯片重新计时 4 重复单击 下一项 按钮给演示文稿中的所有幻灯片进行预演 预演完成后 会弹出一个显示幻灯片播放时间的提示框 如图4 6 5所示 5 单击按钮接受此次排练设置 并可返回到幻灯片浏览视图中 单击按钮 取消本次排练设置 6 返回到幻灯片浏览视图中后 会在该视图中显示演示文稿中所有幻灯片的排练计时时间 如图4 6 6所示 图4 6 5提示框 图4 6 6排练计时的结果 Excel2003主要用于制作电子表格 它具有强大的计算 分析和图表等功能 可用于存储 汇总和分析大量的报表数据 是目前最常用的办公数据表软件 一 Excel2003的功能Excel2003作为一款最流行的电子表格软件 它主要有以下5方面的功能 第一节Excel2003概述 1 表格设计功能 可任意设计表格 还可以使用不同的字体 各种类型的表格线 丰富的底纹 绚丽的色彩 漂亮的插图 设计出既美观又实用的表格 2 汇总功能 可以使用运算公式对表格中的数据进行汇总 并计算出结果 3 计算功能 可以快速准确地计算出各种数据 这在商业运营 工程预算等工作中非常重要 4 统计功能 可以使用系统自带的上百个函数完成复杂的统计工作 5 数据图表功能 可以使用数据图表功能 将表格中的数字以图形表示出来 使表格中的内容更易理解 交流和记忆 四 电子表格中的基本概念在Excel2003中 处理数据的任务是在工作簿 工作表 单元格中完成的 因此在学习Excel2003之前 必须认识电子表格中的基本概念 1 工作簿工作簿是Excel2003中用来存储和处理数据的文件 即一个文件就是一个工作簿 工作簿最多可以由255个具有相同或不同类型的工作表组成 2 工作表工作表是组成工作簿的相对独立的表格 是用户在编辑文档或输入数据时直接面对的对象 在Excel2003中 工作表最大由65536行 256列组成 在工作表中 行标题从上到下依次为1 65536 列标题依次为A IV 3 单元格工作表由若干个长方形形状的方格构成 这些方格在Excel2003中被称为单元格 每一个单元格都是一个存储单元 当单元格被选中时 它的边框处以黑粗线显示 并将该单元格称为活动单元格 单元格对应的行列标题的组合构成该单元格的地址 如第3行第C列的单元格地址为C3 即每个单元格都具有唯一的单元格地址 工作表中所有的操作都是以单元格为基础进行的 因此 学习和掌握单元格的基本操作非常重要 下面详细介绍单元格的基本操作 一 选中单元格对单元格进行各种操作之前 必须先选中相应的单元格 用户可以使用以下7种方法选中单元格 第四节单元格的基本操作 1 单击某个单元格 即可将其选中 2 单击工作表的行号或列号标签 即可选中该标签对应的行或列 3 将鼠标指针指向行号或列号标签 单击并拖动鼠标 即可选中鼠标指针经过的单元格区域 4 将鼠标指针指向某个单元格 单击并拖动鼠标到另一个单元格 即可选中以这两个单元格为对角线的单元格区域 5 按住 Shift 键的同时单击两个不相邻的单元格 即可选中这两个单元格之间的所有单元格区域 6 按住 Ctrl 键的同时单击多个单元格 即可选中多个不相邻的单元格 7 按 Ctrl A 快捷键 即可选中整个工作表 二 单元格中的数据类型Excel2003中的数据可以分为文本型数据 数值型数据 日期型数据和时间型数据4大类型 它们的概念及含义如下 1 文本型数据通常是指字符或者任何数字 空格和字符的组合 如125DLDW 32 364等 2 数值型数据包含数字和公式两种形式 数字除了通常所理解的形式外 还有各种特殊格式的数字形式 如12345 123 62 123 56等 3 日期型数据是用来表达日期的数据 如08 07 06 2006 08 07等 4 时间型数据是用来表达时间的数据 如9 00 2 00AM等 6 1信息 6 1 1信息的定义信息 Information 一般是指具有新内容 新知识的消息或情报 以及语言 文字 图像等符号媒体所揭示的内容 无形 有形 6 2 2系统的特性一般来说 系统具有以下4种特性 1 整体性2 关联性3 层次性4 适应性 直达P38 3 按人们认识系统的抽象程度划分按照人们认识系统的抽象程度 可以把系统划分成为概念系统 逻辑系统和物理系统三类 1 概念系统概念系统并不是实际系统 而是人们认识和描述系统的一种抽象模型 概念系统是人们根据系统的目标和人们以往的知识 初步构造出来的系统雏形 概念系统能够表述系统的主要特征和大致轮廓 但对系统反映比较粗糙 很不完善 甚至缺乏必要的细节 2 逻辑系统逻辑系统是在概念系统的基础上 通过论证并从原理上证明是合理可行的系统 逻辑系统考虑了系统的目标合理性 结构合理性 功能合理性和实现合理性 3 物理系统物理系统是具体存在的系统 也叫客观系统 现实存在的所有系统都是物理系统 6 2 4系统方法系统方法是用系统的观点来认识和处理问题的方法 亦即把对象当作系统来认识和处理的方法 系统方法的基本特点是整体性 综合性和最优化 在系统方法中 人们一般采用A D 霍尔提出的逻辑 时间和知识的三维结构方法 6 逻辑维逻辑维反映从系统观点解决一个问题需要以下七个逻辑步骤 1 问题描述 描述所要解决的问题 主要包括问题的提出 问题的阐述 问题的迁延变化过程和现状 以及说明问题的资料和数据 6 4信息系统的概念和特征 6 4 1信息系统的概念信息系统 IS InformationSystem 是指利用计算机 网络 数据库等现代信息技术 处理组织中的数据 业务 管理和决策等问题 并为组织目标服务的综合系统 组织是指按照一定目的构成的社会系统 像国家 政党 政府 社团 企业 学校 医院 银行等都属于组织 6 4 2信息系统的特征信息系统除了具有系统的一般特征之外 还具有以下的特性 1 信息系统与环境密切相关2 信息系统的开发建设必须由管理部门来领导 要有高层领导和最终用户的参与3 信息