行政管理制度总则.doc

行政管理制度总则 行政管理制度总则 一、目的1.1行政管理是为实现管理目标而进行的动作、控制、授权、反馈等企业内部管理行为的总和，是区别于业务管理的企业基础管理。 1.2行政管理有责任对公司上下、各部门之间管理活动进行协调。 1.3本制度旨在规范公司各级管理机构的行政管理，建立统 一、科学、严格的行政管理体制，为进一步提升整体管理水平奠定基础。 二、适用范围2.1本制度规范公司的行政管理工作，是公司整体管理制度的重要组成部分，公司所属职能部门和所有员工，在行政作业事项中除国家有关规定外，皆按本制度办理。 三、内容3.1本制度涵盖行政管理、文书管理、办公管理、会议管理等内容。 3.2行政管理原则3.2.1服从指挥对上级合乎法律和制度的指令都要服从,不得无故拖延上级布置的任务。 3.2.2逐级管理上级对下级指挥和下级对上级的请示都要逐级进行，不得越级。 上级可越级检查不可以越级指挥，下级可以越级申诉不可以越级请示。 申诉用书面形式表达。 3.2.3一人负责不论什么工作，上级应使最终负责任的人只有一个。 3.2.4连续工作任何人任何形式的离岗，都要做好工作交接，不得使工作间断。 3.2.5及时复命任何指令不管能否完成，必须在限定的短时间内向下达指令者回复。 3.2.6一致性任何人无权改变公司制度规则，制度的改变必须按程序进行3.2.7指挥在管理结构图或岗位设置图上有指挥线直接连接的上下级岗位之间有指挥与被指挥的关系。 3.2.8授权包括常规性授权和临时性授权。 授权时要把要求下级做什么，达到什么效果，赋予下级什么权力，必须清楚，同时应当把这种授权通知相关人员。 授权应避免权力的交叉和重叠。 临时性授权是指，任何管理者由于个人原因使自己的工作职责不能够亲自完成时，可通过授权的方式让下属完成。 3.2.9检查监督任何管理者都有检查监督的职责，主要是本部门负责范围内的检查监督。 3.3行政效能管理的五项行为规定“五定模式”3.3.1定位“人”的功能及角色的扮演，必须设定，才能实施权责与职责的机能。 3.3.2定点内部实施与运用的各式表格、资料、文件等，必须设定固定的“责任区”和“置放区”，以确保操作的流程化，做有条不紊。 各种文件资料必须分类列册管理。 3.2.3定向依工作流程方法运转，在每一个环节，皆保持一定的操作方向，才不致混乱。 3.2.4定人将工作责任到人，实施“个人责任制度”，在每一个环节流程中，无论是表格、资料、文件等，都必须落实到个人负责范围，以便执行查核、推动及督导。 3.2.5定时将上述所列的各式内容，在日作业、周作业、月作业或季度作业中，无论是由上往下或由下往上，都必须设定“时间管制”以便加强效率运转。 3.2.6员工须以书面方式取代口头方式、以记录方式取代记忆方式进行工作流程，任何口头请示、承诺或批准均为无效；能够以表格反馈的事项尽量不以文字描述，能够以图表描述的事项尽量不用表格。 办公环境管理与礼仪规范 一、目的1.1为加强办公室管理，规范本公司全体同仁的仪态、举止；以及工作纪律，营造一个舒适、良好的工作环境，特制定本规定。 二、适用范围1.2本制度适用于本公司所有部门和全体员工。 三、内容1.3办公环境管理1.3.1公司所有员工必须注重创造办公室里良好的有形和无形的工作环境。 具体如下1.3.1.1爱护办公室环境，不随意变更办公室的布置和色调，不乱摆放挂件和饰物。 1.3.1.2自觉维护办公室卫生，不乱丢垃圾纸屑；不随地吐痰，个人自备水杯，茶水不乱到；如不慎将地面、台面弄脏，应随手擦干净，便于他人使用。 1.3.1.3爱护公物，各类办公用品、设备须按操作方法使用；公用办公设备，如传真机、复印机、打印机等由办公室安排专人管理、使用。 1.3.1.4办公桌台面保持整洁、卫生，不摆放与工作无关的物品。 1.3.1.5每日工作完毕后，个人文件、资料、账簿要及时清理、，并收入档案柜和抽屉内。 1.3.1.6禁止在办公室里吸烟。 1.3.1.7早餐不得带入办公室，不得在办公室吃零食、瓜果等。 1.3.1.8不得在工作时间闲聊、唱歌和大声喧闹，说话语调要放轻，以免影响他人工作。 1.3.1.9工作时间不在办公室随意走动；不在办公室玩电脑游戏；不阅读与工作无关的书籍（如小说、杂志等）。 1.3.1.10不得携带危险、违禁物品进入办公室。 1.3.2营造和睦、团结、互助的工作氛围，提倡精神文明的建设。 具体要求如下1.3.2.1对待同事的态度应是真诚有礼，工作中如果出错，不要推诿卸责。 “己所不欲，勿施于人。 是同事间相处的一条重要原则。 1.3.2.2伤人的话不要说，伤人的事不要做，更不要热衷于探听和传播别人的隐私，不要讲不利于团结的话；做低级趣味的事。 1.3.2.3言必行，行必果，对领导不要信口保证，对同事不要随便轻易许诺。 1.3.2.4当工作中产生分歧时，应注意将分歧控制在一定的范围内，要就事论事，对事不对人。 同事相处应和睦相处，不卑不亢，注意尊重他人的人格。 1.3.2.5下级应尊重上级，如果上级布置的任务和自己的想法相左，如没有严重的失误，应按布置的去做，意见可事后交流。 如果上级确有失误，应注意提意见的方式方法，应避免越级。 1.3.2.6下级对上级的态度不要唯唯诺诺，过分谦恭、阿谀奉承。 也不要目无领导，越级上报；1.3.2.7上级也应尊重下属，要有宽容之心，应善于与不同性格的下属相处。 1.3.2.8作为上级应知人善任，任人唯贤，不能任人唯亲。 1.3.2.9公司配置的电脑属指定的使用部门和使用人管理，未经同意，不得擅自使用他人的电脑，严禁私自调阅、删改、删除他人的电脑文件。 1.3.2.10未经允许，不得随意翻看同事的文件、资料等1.3.2.11借用公司或他人的东西，使用后及时归还。 1.3.2.12非因公务，不得私自动用公款、公物。 1.4礼仪规范1.4.1办公室员工必须注意仪表仪容，讲究礼仪风范。 具体要求如下1.4.1.1穿着整洁、高雅，讲究品位和内涵。 1.4.1.2每周一至周五的工作时间内，男性员工上班必须着工作装。 女性员工上班着装须得不透、露，不过分华丽，上班不得穿超短裙。 1.4.1.3夏季、周末（星期六），员工可着便装上班，但必须大方、得体，具有积极向上的精神面貌。 1.4.1.4皮鞋应每日清洁，不得穿带钉子的鞋上班；女性员工不得穿鞋跟过高的皮鞋。 1.4.1.5女性员工上班应化淡妆，保持清秀、健康、靓丽的形象，不宜用香味浓烈的香水。 1.4.2办公室员工必须注意日常办公礼仪，养成文明办公的职业习惯。 具体要求如下1.4.2.1公司内以职务称呼上司；同事间以职务、名字等相称。 1.4.2.2办公室员工在工作时应保持优雅的坐姿和站姿，不得乱坐乱靠，注意个人风度。 1.4.2.3进入领导房间请示汇报工作，须先敲门，听到应答后再进入并随手关门。 1.4.2.4接听电话要迅速、正确，要求在第三声铃响前取下话筒，回话时要首先问候，通报公司名称，并认真做重要事项记录；结束时礼貌道别，待对方切断电话后再放电话。 1.4.2.5工作时间内，不得打私人电话，不得在电话里聊天。 上班时，在通道、走廊、电梯走动，要放轻脚步，不要行色匆忙；不能一边走一边大声说话，更不得唱歌或吹口哨。 1.4.2.6在通道、走廊、电梯里遇到上司或客户要礼让，不能抢行。 1.4.2.7在外与公司同仁相遇应点头行礼表示致意。 1.4.3办公室员工在办公室接待来访客户（客人），应按下述要求做好接待工作1.4.3.1对约定的接待，事先做好各项准备。 1.4.3.2有客户（客人）来访，马上站起来接待，引坐、让坐，倒水或砌茶。 1.4.3.3接待客户（客人）时应主动、热情、大方、微笑服务，要首先表示欢迎。 1.4.3.4对需要向领导和同事介绍、引荐的客户（客人），在接待后要及时介绍、引荐。 1.4.3.5客户（客人）离去，要热情相送，表示感谢，欢迎再次惠顾、印章管理制度 一、目的1.1本制度规定了印章和介绍信保管及管理内容要求。 二、适用范围2.1本制度适用于本公司所有部门和全体员工。 三、内容3.1印章的种类3.1.1印鉴指公司向政府主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司印章。 3.1.2职衔章刻有公司负责人职衔的印章。 3.1.3部门章刻有公司部门名称的印章。 3.1.4职衔签字章指刻有公司负责人职衔及签名的印章。 3.2印章和介绍信的保管3.2.1公司印章和介绍信由行政部保管，通常情况下，董事长（总经理）不可直接保管公章。 3.2.2合同专用章由董事长（总经理）保管；合同专用章仅用于产品销售的业务合同，公司的其他重要合同必须使用公章。 3.2.3财务专用章及公司负责人名章等预留银行印鉴由公司财务负责人和董事长（总经理）分别保管，与银行支票分开管理，支票及其他有价证券由出纳保管。 3.2.4各职能部门的部门章由部门负责人指定专人保管。 3.2.5印鉴为公司的贵重物品，各印章保管人须妥善保管好公司印章，不得私自用章，并把好用印关。 有遗失印鉴或用印违规失职者，公司将视情节严重程度予以处分。 3.3用印、用信规定及手续3.3.1任何部门或任何人要盖公章，必须填写公章用印登记表，并经公司负责人同意后方可用印，并由总经办盖章。 在公文上盖印是公文合法的标志。 因此，必须正确无误，认真对待。 凡经领导签发的公文，不得漏盖印章或模糊不清。 盖章的位置放在公文年月日的中间。 3.3.2任何部门或任何人要盖合同专用章，必须填写合同专用章用印登记表并经公司负责人审核同意后方可用印，并由总经理盖章。 3.3.3财务专用章及法人章必须根据已经由公司各级领导审核批准的财务凭证用印。 3.3.4用部门章也须填写章用印登记表，并经部门负责人或其指定职务代理人签字同意后方可用印。 3.3.5凡因公事须介绍信，均由公司负责人签字同意，由行政部登记后，出具介绍信，并加盖公章。 介绍信必须写明具体事由。 3.3.6公司员工因个人私事要该公章，必须经公司负责人审核同意后，总经办予以登记，再行盖章。 3.4拒绝用印3.4.1禁止在空白纸上盖印。 3.4.2非公事不能开具介绍信3.4.3禁止开具空白介绍信。 3.4.4对事由含糊不清或模棱两可的不予办理。 3.5工作程序3.5.1印鉴管理流程图3.6相关记录表格3.6.1用印审批表3.6.2公章用印登记表3.6.3章用印登记表3.6.4合同专用章用印登记表办公自动化管理制度 一、目的1.1电话和传真已经成为现代信息沟通的主要工具，本制度所指电话传真管理是从接收到最后处理的全部环节的完整程序化管理。 二、适用范围1.2本制度适用于本公司所有部门和全体员工。 三、内容1.3电话、传真操作管理1.3.1接听电话时，标准用语为“您好，奥新公司”。 1.3.2接听电话要迅速、准确，用语简练、清晰、耐心。 应在铃响23声之间就拿起话筒。 1.3.3接听电话时要做好记录准备主要是六大要素何人、何地、何因、何事、何时、何果。 1.3.4各部门必须有电话记录本，并定期归档，作为信息传递的重要基础资料。 1.4传真的接收1.4.1接收传真时注意几个要素来电人姓名、单位、传真页数，重要程度，送交时间，送交部门，送交何人。 1.4.2传真不清晰时，必须及时要求重传，直至清晰为止，对于重要数字要进行核定。 1.4.3收到传真后要立即登记在传真记录簿，将相关要素记录清楚，作好签收工作。 1.5电话与传真的传递与处理1.5.1接听电话、传真后应立即填写传真、电话处理单，将有关信息及时反馈到相关部门或相关领导，具体要求是1.5.1.1公司、部门负责人的重要电话、传真，必须在电话结束后10分钟内与有关人员取得联系并及时准确地传达电话内容。 1.5.1.2当无法与相关人员取得联系时，必须根据事件急缓，在尽可能短的时间内给来电者回复，并继续与相关人员联系。 1.5.1.3重要传真件必须复印后立册归档。 1.5.1.4任何有实质内容的传真与电话都必须记录在登记簿上。 1.5.1.5重要传真、与电话必须按照传递、送审、处理、反馈的程序进行。 1.6电脑及网络管理1.6.1电脑设备作为我们工作必不可少的重要工具，计算机网是指利用网络设备、通信介质和适宜的组网技术与协议，以及各类系统管理软件和应用软件，将公司计算机和各种终端设备有机地集成在一起，用于培训、公司管理、信息资源共享等方面工作的计算机局域网络系统。 各部门、各地须按本规定落实电脑及网络管理实施细则，并严格执行。 1.6.2公司所有计算机由办公室负责。 未经办公室许可，任何人不得更换、损毁；不得改变其物理的位置、性能；不得改变其连接关系、运行状态、系统配置。 1.6.3办公室负责电脑及外设、备件的计划、采购，同一单位使用的电脑尽量购买同一个品牌，以便于维护和硬件资源共享。 各部门如确需配置电脑，需向公司负责人提出申请。 1.6.4各部门应该及时在局域网提供本部门制定的规章制度、公司使用各类表格等（已经各部门确认的）必须设定共享。 1.6.5办公室要切实加强对员工上网的管理和引导。 为避免网上不良信息对计算机侵袭和影响，使用者必须一星期至少进行3次电脑杀毒措施；为优化电脑内存，每月进行一次内存空间。 1.6.6电脑如在操作过程中发现异常情况，须立即报本部门负责人，仍不能解决，由办公室作相应处理。 1.6.7公司网所有使用者应在其上网过程中应该遵守网络礼仪和道德规范，不得从事危害公司利益、影响公司形象、窃取或泄露他人秘密以及其他不良行为。 1.6.8违反本办法及人为造成网络故障、系统异常使公司遭受经济损失的，其责任由本人自负外，公司给予相应处罚。 1.7信息管理1.7.1本着一人负责的原则，每台电脑必须确定一人负责。 用户对系统和办公室所分配的电脑在在职期内享有专用权，为了防止数据被盗、丢失、系统错乱等现象，须进行必要的密码设置。 任何人未经许可，不得使用。 1.7.2者必须经过专业培训，未经培训者不得单独上机。 1.7.3不准吸烟或进行其他与操作电脑无关的事情。 1.7.4软件必须经过电脑管理部门的同意方可进行。 1.7.5信息资料的复制必须经过本部主管领导的同意方可进行。 1.8工作程序1.8.1通讯管理程序1.9相关记录表格1.9.1电话记录簿1.9.2传真记录簿1.9.3传真、电话处理单1.9.4传真样本行文管理制度 一、目的1.1为了规范本公司公文处理的标准和要求及文收、分、传、办以及行文的基本内容、要求、程序特制定本规定。 二、适用范围1.2本制度适用于本公司所有部门和全体员工。 三、内容1.3文件种类1.3.1请示请上级指示和批准，用“请示”。 1.3.2报告向上级汇报工作，反映情况，用“报告”。 1.3.3批复答复请示事项，用“批复”。 1.3.4通知传达上级指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知”。 1.3.5通报表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属单位知道的事项，用“通报”。 1.3.6决定对某些问题或者重大行动做出安排，用“决定”。 1.3.7函平行或不相隶属单位之间互相商洽工作，向有关主管部门询问和答复问题，用“函”。 1.3.8会议纪要传达会议议定事项和主要精神要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。 1.3.9简报上下左右之间反映工作情况，交流工作经验，主要限于内部使用的，用“简报”。 1.3.10调查报告为了解决实际问题，掌握客观规律，进行调查，获得对事物本质和规律性认识，用“调查报告”。 1.4公司行政文件分为三类1.4.1A类文件制度、规定、规范、补充规定、规章制度的解释说明等；1.4.2B类文件公告、决定、通告、通函、通知、复函等；1.4.3C类文件公司签呈、文件会签单、收发文确认单等表格单据类。 1.5公司行政文件编号规则1.5.1A类文件编号规则AABCCCCDDD1.5.1.1AA编文单位及部门。 1.5.1.2B文件类别码，A类文件的类别码即为“A”。 1.5.1.3CCCC文件编制的年份。 例如，xx11.5.1.4DDD顺序号，是在前三项基础上的大流水号。 例如行政管理规定编号为“AXXZ-SK-xx-07-01”1.5.2B、C类文件编号规则AABCCCCDDEEFF1.5.1.1A编文单位及部门。 1.5.1.2B文件类别码。 1.5.1.3CCCC文件编制的年份。 1.5.1.4DD文件编制控制代码1.5.1.5E文件编制日。 1.5.1.6FF顺序号，是在前五项基础上的大流水号。 例如xx年7月10日发布的宿舍规定，编号为“AXXZ-SK-xx-021.6公司行政类表格单据类码表格部门名称表格名例如财务管理中心的借款单，编码为“表格财务部借款单”1.7只有公司职能中心有权签发A、B类文件，签发人必须为公司负责人或职能中心负责人，核发人必须为公司负责人或行政部。 涉及多个部门配合执行的文件通过知晓人签字的方式完成会签后，方可正式行文。 附于正式文件之后，存于发文部门。 1.8文件格式1.8.1公司内部及对外的文件均需打印，无论行文或表格，均应采用标准的页眉及页脚格式。 除固定的表格外，整篇文章的上下页边距不少于2厘米，左右页边距不少于2.5厘米，连续数页的文章，应于页脚正中连续编号（例如共5页的第2页标为“第22页共62页”，字体一律用简体宋体，主标题二号字体，副标题三号字体，正文小四号字体，正文行间距为固定值24磅；文件标题之下均需注明文件编号；文件结尾须有签发部门发人、核发人、抄报、送、抄发行等。 1.8.2文件格式一般包括标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）单位、公文字号等。 1.8.3文件纸一般用A4纸，中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。 1.8.4文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。 1.8.5内部行文可以用各部门的名义行文，各部门不得联合行文，各部门之间不要用发文形式解决一般性问题。 1.8.6各行文单位一般不得越级行文，特殊情况必须越级行文的，应当抄报越过的单位。 1.8.7向上级请示的公文应一文一事，主送一个单位，不要同时抄送下级单位，不要直接送领导人（除直接交办外）；向下级单位的重要行文，可以抄报直接上级单位。 1.8.8对外行文的字号1.8.8.1公司X1X2（X3）总字第0000号。 X1X2为公司简称；X3为地区类别，不需分地区者省略；0000为公司收（发）文流水号。 1.8.8.2对于企业对外行文编号由行政部统一制定管理。 1.9管理内容和要求1.9.1保证及时、准确地处理公文，反对积压和紊乱，注意文件的安全，防止失密泄密，是公文处理的基本原则。 及时，就是要时刻注意文件的时间性，保证及时、迅速地处理公文，解决问题，不积压，不拖拉，不误时，不误事。 一般公文的处理以不超过一周为限，紧急公文随到随办。 准确，就是要时刻注意文件办理的准确性，行文文字要简明、确切，条理要清楚。 文件收发运转要准确无误，不出差错。 1.9.2收文1.9.2.1有外单位送本公司的公文，统一由行政部签收、拆封、登记。 做到当日来文，当日拆封。 如发现漏页、漏附或误送，应立即联系发文单位。 因故未能将当日来文拆封处理时，应将收到的文件全部看一遍，急件急办，以防误压。 1.9.2.2“亲收”、“亲启”的文件，一定要有收件人或指定人员亲自收启。 可视情况进行登记。 1.9.2.3“绝密”文件，一定要由公司负责人或指定的人员拆封。 1.9.2.4某些不重要的，今后又无参考价值的文件，如一般的会议通知、便函等可不作登记。 1.9.2.5在拆封登记时，要按登记本所列项目逐项认真登记清楚。 登记本的项目。 1.9.2.6一般应包括收文日期、收文编号、来文单位、来文编号、来文摘由、附件密级。 随文附来的各种附件（包括文字、表格），要在专栏里将份数登记清楚。 1.9.2.7分文来文经过登记手续后，按各部门分文，并要求签收。 1.9.2.8分文、批办、签注意见时，一定要写清楚主办、协办部门、阅知部门；哪些领导、部门负责人阅知、阅批。 1.9.2.9凡是职责不清，难以确定主办部门的文件，先由总经办与有关部门联系后确定主办部门，如经联系后仍不能解决的，则送请领导指定部门主办。 1.9.3运转1.9.3.1领导阅示。 某部门办的文先领导，后其他部门。 1.9.3.2领导阅。 某部门阅的文先领导，后部门。 1.9.4办文1.9.4.1承办人收到文件后，拟办文稿，连同来文一并提交领导审核签发。 1.9.4.2来文如有前案，承办人应将前案处理情况摘要说明。 1.9.4.3需要会办会签的公文，会办会签前，主办部门必须与有关部门交换意见，取得一致意见后，由主办部门负责迅速拟稿，并办理会签。 1.9.4.4如需以上级名义行文时，要求内容正确，注意公