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行政管理制度4范文 行政管理制度行政管理制度（一）印章使用管理制度目的规范公章以及支票印鉴的使用管理，完善支票的审批手续，明确印章掌管人的责任，确保印章和公司资金使用的合理性，正确性，安全性。 适用范围公司公章，专用章（包括财务专用章，合同专用章），部门印章，主要领导及负责人私章（包括总经理私章，会计私章，出纳私章）。 印章的刻制 1、公司公章或工商管理部门要求印章由工商管理部门出具证明到指定地点或部门进行刻制。 2、公司内各职能部门印章的刻制应由各部门提出申请。 3、公司专用章的刻制由总经理办公室提出申请。 4、所有印章的刻制应写写印章刻制申请表，经总经理审批后由总经理办公室统一联系刻制。 5、各类印章刻制完成后，使用部门或使用人应在总经理办公室办理领用手续。 印章的保管 1、主要领导及负责人的私章由其本人或指定专人保管。 2、公司公章及专用章由总经理指定人保管。 3、各职能部门的公章由部门负责人保管。 相关人员职责 1、总经理审批印章的使用。 2、总经理秘书掌管公章、合同章、总经理私章，对所管印章的保管和使用安全负责。 3、财务经理掌管财务专用章，审核支票使用的合理性、正确性，对财务专用章的保管和使用安全负责。 4、会计掌管支票会计私章，复核支票填制的正确性。 5、出纳员掌管支票出纳私章，领购、填制支票，办理银行支票业务，对支票的保管负责。 印章的使用原则 1、公司公章，专用章，部门印章，主要领导及负责人私章实行专人专管，相互牵制，和施其职的分管方式，各印章掌管人对各自掌管的印鉴使用安全性负责。 2、支票及印鉴的使用须经总经理批准，不得擅自使用。 3、各掌印人，首领管印章时，须填写印章领用登记表，并须按表中要求留有领用的印章印模，领用签名后的印章领用登记表交总经理存档。 4、公司公章，财务专用章原则上不得带出公司外使用（除总经理外），特殊情况需经总经理批准方可领用，领用和交回时须由各印章掌管人在印章领用回收登记表上登记。 公司公章，合同章使用审批程序 1、凡使用公司公章，合同章的部门，一律由使用申请人在印章使用申请审批表中填写有关内容后，连同须盖章的文件交总经理秘书呈总经理审批，总经理秘书根据总经理的审批意见执行盖印事务后将文件交还使用申请人。 2、当总经理不在公司时，可通过电话请示或由总经理委托代理人代为审批，再由总经理事后补签审批手续。 支票印鉴使用审批程序 1、出纳员向银行领购空白支票，并随时检查空白支票的库存情况，确保支票使用不出中断情况。 2、出纳员领购的空白支票须在支票领购和使用登记表上统一登记编号（一式两份），经财务经理稞确认后，一份出纳员自存，一份交会计存查和使用记录。 3、使用转帐支票付款的部门，应填制用款申请表，详细填写款项用途，收款单位的全称，开户银行，银行帐号及付款金额，经财务部经理复核，总经理批准后，将用款申请表送交出纳员。 因特殊情况未能提供对方单位名称的，须提交报告，报总经理批准方可执行。 4、出纳员按用款申请表填制支票，详细填写支票的日期，收款人名称，款项用途，金额，并在支票领购和使用登记表上登记，然后在支票上加盖预留银行印章送会计复核，复核后加盖预留银行印章，送财务经理审核，并在另一份支票领购和使用登记表上登记。 5、财务经理负责审核校对支票填制的正确性，加盖财务专用章，并在支票存根联签名确认。 6、出纳员应将正确无误的支票及时送达银行，输支付款手续，凭支票存根联及发票进帐，交会计进行核对，编制凭证。 部门印章使用审批程序 1、各职能部门印章只用于部门间的一般文件往来（不得以公司的名义发送），公司不承担任何经济及法律责任。 2、部门印章的使用应由部门负责人填写部门印章使用登记表，并于每月一日（遇节假日须延）报总经理办公室备案。 印章掌管人责任印章掌管人未经批准不得擅自将印章外借他人使用，对未经总经理最后审批的文件和用款申请，不得擅自用印，不得擅自增加有关文件内容。 违者除按公司规定处理外，还将承担由此造成的损失和法律责任。 印章掌管人必须严格控制用印范围和仔细检查用印申请单上相关内容是否符合，是否有申请人，批准人的签章。 印章的移交当印章掌管人离职或不再负责掌管印章时，应于总经理及相关领导面前，将所掌管的印章移交经总经理指定的接管人，相关人员在印章移交登记表上签名。 本规定即日起开始执行，以前如果有其他相关制度与本规定不符的，一很律以本规定为准。 （二）合同管理办法总则 1、为加强公司合同管理，促进公司对外经济活动的开展，规范对外经济，法律行为，提高经济效益，保护公司的合法权益，防止不必要的经济损失，根据国家有关法律规定及本公司的具体情况和实际需要，制定本管理办法。 2、凡以公司名义对外发生经济，法律活动的，应当签订合同。 3、本办法所包括的合同有设计，建设，采购，安装，销售，宣传等方面及其他涉及经济，法律行为的合同，不包括劳动人事合同。 4、除即时清结外，合同均应有采用局面形式，有关修改合同的文书，图表，传真件等均为合同的附件。 5、国家规定采用标准合同文本的则必须采用标准文本，国家没有示范文本，或者示范文本不能符合特殊需要的，另行抒定。 6、由总经理办公室全面负责合同管理工作，监督有关部门的合同订立，履行等工作。 合同的订立 1、订立合同前，必须了解，掌握对方的主体资格，履约能力和信誉程度等情况。 2、除公司法宝代表人外，其他任何人必须取得法宝代表人的局面授权委托书方能对外订立书面合同，如非公司法宝代表人签字又未提供书面授权委托书的合同不得加盖公章或合同章。 3、凡订立的合同应附有对方有效的营业执照或从业资格证书（个体除外），产品合格证（订立购销合同），法定代表人（个体本人）的身份证复印件。 如合同对方非法定代表人签名，应有法定代表人签字并加盖公章的书面授权委托书及委托代理人的身份证复印件（与个体订立合同时应由个体本人签名，其他代理人应有其亲笔签名的书面委托书，并附签署人身份证复印件）。 4、授权委托事宜由公司总经理办公室专门管理，需授权人员在总经办办理登记手续，领取，填写授权委托书，经公司法定代表人签字并加盖公章后授权生效。 5、经济合同必须具备标的（指货物，劳务，工程项目等），数量和质量，价款或者酬金，履行的期限，地点，方式，违约责任等主要条款方可加盖公章或合同章。 经济合同可订立定金，抵押等担保条款。 6、合同文本拟定完毕，凭合同流转单据按规定的流程经相关业务部门，财务部门等职能部门负责人和公司总经理审核通过后加盖公章或合同专用章方能生效。 7、公司总经理对合同的订立具有最终决定权。 8、合同流转单据作为合同审核过程中的记录和凭证由印章保管人在合同盖章后留存并及时归档。 9、对外订立的合同，严禁在空白文本上盖章并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，如是经济合同，严禁我方签字盖章后以传真，信函的形式交对方签字盖章，如有例外需要，须总经理特批。 10、合同页数达二页以上的须加盖骑缝章。 11、合同盖章生效后，应交由合同管理员按公司确定的规范对合同进行编号并登记，编号注于合同首页右上角，编号格式为惠市中房合字年号第（顺序号）号。 12、盖章后的合同原则上我方应持双份，至少应持一份。 持两份原件，则分存于财务部及总经理办公室，相关业务部门留存复印件；如只有一份原件，如是涉及收付款的合同，原件由财务部保管，否则由总经理办公室保管，相关业务部门留存复印件。 相关部门需要调阅原件时，须办理相关手续，经主管签字认可，用完后及时归还。 其它与合同无关人员需要查阅，须经公司总经理批准。 13、非书面合同有约定的文书也视作书面合同，应予以统一编号并存档。 合同的履行 1、合同依法订立后，即具有法律效力，应当实际全面地履行。 2、业务部门和财务部门应根据合同编号各立合同台帐，每一合同设一台帐，分别按业务进展情况和收付款情况一事一记。 3、有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向公司总经理汇报。 4、财务部门依据合同履行收付款工作，如收付款单位（个体）与合同对方当事人名称不一致的，应当拒绝付款（除非持有收付款单位/个体出具的代收付款证明）。 5、在合同履行过程中，合同对方所开具的发票必须先由具体经办人员审核签字，经主管领导审核签字认可，报总经理审批，再转财务部审核付款。 6、合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料，对工程合同的有关技术资料，图表等重要原始资料应建立出借，领用制度，以保证合同的完整性。 合同的变更和解除 1、变更或解除合同必须依照合同的订立流程经业务部门，财务部门等相关职能部门负责人和公司总经理审核通过方可。 2、我方变更或解除合同的通知或双方的协议应当采用书面形式，并按规定经审核后加盖公章或合同专用章。 3、有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知必须在三天内向公司总经理汇报。 4、变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求，挂号寄发或由对方签收，挂号或签收凭证作为合同组成部分交由办公室保管。 5、变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力，纳入本办法规定的管理范围。 6、合同变更后，合同编号不予改变。 其他 1、合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。 2、业务部门，财务部门应当根据所立合同台帐，按公司的要求，定期或不定期汇总各自的工作范围内的合同订立或履行情况，由总经理办公室据此统计合同订立和履行的情况，并向总经理汇报。 3、各有关人员应定期将改造完毕或不再改造的合同有关资料（包括与有关的文书，图表，传真件以及合同流转单等）按合同编号，由总经理办公室确认后交档案管理人员存档，不得随意处置，销毁，遗失。 责任 1、凡因未按规定处理合同事宜，未及时汇报情况和遗失合同有资料而给公司造成损失的，追究其经济和行政责任。 2、因故意或重大过失而给公司造成重大损失的，移送有关国家机关追究其法律责任。 附则 1、本办法适用于公司各部，各室。 2、本办法解释权归公司总经理办公室。 3、本办法自下发之日起生效实施。 （三）文书管理办法总则第一条为制度化，规范化文书管理体系，特制定本办法。 文件流传细则第二条分类（结合档案管理规定的要求） 1、外来文件公文（命令，指令，决议，指示，通知，通报，报告，请示，批复，涵，会议纪要），电报，传真等等。 2、内部文件本公司内部文件和对外业务文件。 第三条收文 1、本公司与外界往来的文件，由总经理办公室指定专人统一登记，收文，办理。 2、内部制发文件流转，由各部门指定专人自行登记，收文，办理。 3、程序文件管理员签收编号登记送部门经理阅示根据部门经理批示办理办毕处置（立卷归档）。 4、收文处理单。 第四条发文 1、以公司名义撰写的文件，可由各部门自行拟稿，统一由公司总经理办公室登记签发。 2、以各部门名义撰写的文件夹，由各部门自行登记，签发。 3、对外发出的文件必须统一编号 （1）对外惠中房字年号第（顺序号）号 （2）对内中房（部门简称）字年号第（顺序号）号 4、文件格式文件标题定为小二号黑体字，文件编号为小四号黑体字，文件内容为四号宋体字。 5、对外界发文程序经办人拟稿打印部门经理复核总经理办公室审核、登记、用印办毕处置（原件送相关部门，复印件留存并加盖“与原件核对无误”章） 6、发文需跟踪结果的由文件管理员负责跟踪，落实情况，以周为单位时间及时汇报经理，若文字回复按收文程序办理，若无文字回复则在经理授权下及时向部门其他人员汇报回复情况。 7、发文呈批表第五条分文 1、外来文件由总经理办公室登记收文后，根据业务性质分送各有关部门处理。 2、内部制发文件流转时，由发文部门登记签发后，直接送收文部门登记签收。 第六条会签 1、需多部门或多人会签处理的文件应附上“收文处理单”。 2、各部门收到需参与会签的文件时，须本着本部门的职责及时认真处理并签署意见。 3、文件收文后，再依“收文处理单”内所指定的会签顺序，转送其他会签部门或某人，若某部门或某人为最后一个会签单位，则处理后将第七条审核、批示涉及公司总体协调及经济，法律问题的文件或应由公司总经理审核的文件，由办公室汇总签办意见，呈总经理或交其他被授权帮最终的审核，批示。 第八条执行经总经理或有关人员的批示后，原件一式二份，一份留办公室归档存查，另一份由办公室送执行单位处理并督促执行。 （四）档案管理规定总则第一条为加强及规范公司档案的管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。 第二条本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 第三条公司各部门、员工有保护档案的义务。 第四条档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。 档案机构及其职责第五条公司各部门指定专人负责档案管理工作（即资料员）。 第六条档案工作由公司总经理统一领导，总经理办公室负责接收，收集、立卷、保管、检索利用，并监督各部门的档案管理工作。 第七条总经理办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。 档案的管理第八条办法 1、方法以问题特征为主，立小卷，一事一卷。 2、步骤A、收集文书档案当年立前一年的卷，并预立当年的卷。 企业科技档案类立竣工工程卷，未竣工工程资料成册。 B、根据分类和成立时间。 C、分类管理类文件规章制度、管理办法、管理规范以及其它的规范性文件。 公文类文件通知、通报、批复、请示报告、会议纪要、计划总结等。 资质资料各类证件、企业资质、荣誉实物等对外往来文件（收文/发文）与政府部门、上级单位、相关业务单位及其它单位的往来文件等。 内部往来文件（收文/发文）公司各职能部门间、公司与各部门间涉及各部业务或需要部门知会的往来文件等。 业务报告文件项目的调研报告、可行性研究报告、楼盘销售统计报表、月工作情况报表、楼盘按揭情况等。 合同工程合同及各业务协议/合同。 工程资料建设工程技术文件/资料、图纸/图表等。 D、立卷区分不同价值确定保管期限永久、长期、短期。 第九条过程管理 1、属于公司保管的档案公司各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件成册移交办公室保管，任何人不得据为己有。 2、属部门保管的档案在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室，各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。 第十条监督办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作。 第十一条销毁须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。 第十二条在业务中对外签署的各种经济合同按合同管理规定处理。 第十三条查阅、借阅 （1）因工作需要查阅文档时，必须征得领导同意方可查阅，查阅时文档不得带离办公场所，非工作需要不得复印。 （2）因工作需要外借文档时，须填写文档借阅登记表，经主管领导批准后方可外借（最长不得超过3天）。 （3）借阅人对所借阅文档必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失，借出的文件由文件管理员负责及时收回并检查完整情况，如发现遗失或损坏，需在文档借阅登记表的“备注”栏加以说明，并追究借阅者的责任。 文档备份第十四条公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。 第十五条各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。 对存入电脑的资料、档案，按计算机管理办法管理。 处理条例第十六条有下列行为之一，据情节轻重，给予50500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任 1、毁损、丢失或擅自销毁企业档案 2、擅自向外界提供、抄摘企业档案 3、涂改、伪造档案 4、未及时上报归档或管理不善的档案管理者 5、未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）责任第十七条本制度适用于公司各员工各部门。 第十八条本制度监督责任部门为总经理办公室，第一责任人为各部门指定的资料员；第二责任人为资料员所在部门的部门经理。 （五）办公用品管理办法为了加强办公的有效管理、厉行节约、杜绝浪费，特制定如下管理办法 1、办公用品由总经理办公室统一购买、保管和发放，任何部、室和个人私自购买的不予报销，各部、室需购买办公用品时，须填写购物申请表报总经理办公室审批，由总经理办公室统一购买及发放。 2、办公用品的申购，各部门每半个月统一计划进行一次，即每月的1日和15日（遇节假日顺延）填写购物申请表，如无特殊情况，其它时间或计划外的不予申购。 3、采购人员应本着节约的原则，货比三家，选择物美价廉的办公用品，可选定一家或二家长期供应方，以会员价或优惠价购买。 办公用品到货后，办公用品管理员应按货单进行验收（数量、型号、价格等是否正确），经核对无误后方可签收。 4、办公用品一般采取月结的付款方式。 5、部分办公用品，如稿纸、笔、笔记本等实行定时、定额配给，无需另行申购。 6、部分常用、必备的办公用品由总经理办公室统一批量购买并入库，办公用品管理员应对各类库存办公用品进行登记，规范堆放、妥善保管，定期清扫与，并采取必要的防虫、防潮、防火、防盗等安全措施。 7、各部门的办公用品，由部门指定专人统一领取、具体分配。 8、办公用品应注意保管，节约使用，人为故意损坏的由个人负责。 （六）制服管理规定为加强公司企业文化建设，树立公司良好的社会形象，进一步规范化管理，公司决定为所有在职员工提供制服，相关管理规定如下 1、制服由总经理办公室统一购买或制作，夏装、冬装各2套，每二年换购一次，制服费用由公司、个人各付50%，个人部分作为押金，从工资中扣除。 2、新入职员工必须转正后方可提供制服。 3、凡在公司工作满半年或以上者，押金可退回，工作未满半年无论以何种原因离开公司，押金不退还，服装亦不需交还公司。 4、上班时，职员应保持仪表整洁、大方、得体，男职员不可留长发。 除外勤工作者以外，职员上班一律穿制服并佩戴工作牌。 不着装或者装一符规定或未佩戴工作牌者，每次扣款10元，并列入考核。 5、员工应自行保管好制服，不得随意更改或损坏，并保持服装整洁。 如因个人原因将制服损坏或丢失而需要补购，工作未满一年者，所有费用自行支付，工作满一年或以上者，费用由公司及个人各支付50%，个人部分不作退还。 （七）计算机管理办法第一条购置和维护、维修 1、公司及下属各部门因工作需要购置计算机，应提出书面申请报总经理批准后由总经理办公室统一购置，软、硬件及相关耗材、服务的供应商也由总经理办公室进行挑选，统一购买，软、硬件及相关通讯线路的安装和连接由公司指定专人监督。 2、各部门软、硬件设备的原始资料（软盘、光盘、说明书及保修卡、许可证协议等）由各部门指定专人保管。 使用者必需的操作守册由使用者本人长借、保管。 3、公司及各部门计算机的维护、维修由总经理办公室负责安排。 第二条使用 1、公司及各部门的计算机根据工作需要指定专人操作使用，其他人未经使用者本人许可不得擅自动用。 2、使用者应保持设备及其所在环境的清洁。 下班时，务必关机、切断电源。 3、使用者对于计算机中公司的相关业务数据、重要信息、资料、图表、文件等应分门别类妥善保存。 4、未经许可，使用者不可增删硬盘上的应用软件和系统软件。 5、严禁在上班时间内使用计算机玩游戏。 第三条安全措施 1、公司及各部门的业务数据，由该公司文件管理员至少每月备份一次；重要数据由使用者本人向文件管理员申请做立即备份。 2、公司计算机系统的数据资料列入保密范围。 未经许可，严禁非相关人员私自复制。 3、未经许可，任何私人的光盘、软盘不得在公司的计算机设备上使用。 4、使用者必须妥善保管好自己的用户名和密码，严禁泄露给无关人员，并严防被窃取。 第四条领用与调用计算机购置后，由需要部门的主管或指定本部门人员到总经理办公室办理相关手续方可领用，因工作需要由其他部门调用计算机时，也应由需要部门到总经理办公室办理调用手续。 第五条上述各项，如有违反，公司将视情节轻重给予处罚。 （八）车辆管理制度 1、公司车辆由总经理办公室统一管理和调度，除总经理以外的其他人员不得随意调度用车。 办公室应认真履行职责，从严把关，确保工作用车（优先领导公务用车），杜绝不合理用车。 要经常提醒、教育驾驶员安全行车，定期安排车辆保养，及时排除故障，保持车况良好。 2、公司职员因公务出车，须经总经理办公室主任批准。 为方便管理、合理调度，除紧急情况外，在市内用车时，应提前至少半小时通知办公室，如需要出高，应提前一天通知办公室。 3、车辆原则上不能私用和外借。 单位职工如遇特殊情况需用车，办公室可酌情安排。 如确有必要外借的，半天以内由办公室主任决定，半天以上须经总经理同意，并进行外借出车登记。 4、司机须自觉遵守工作纪律和单位各项制度。 对于不守纪律和制度、不服从办公室统一管理、以及未经主管人员安排而擅自出车的，给予必要的教育和处罚，屡教不改或情节严重的予以辞退。 5、除特殊情况并经总经理办公室领导同意外，车辆夜间不得在外过夜，司机须将车辆停放回公司指定的停放处。 如不遵守，由此造成的一切后果自负。 6、司机必须遵守交通规则，严禁疲劳驾驶和酒后回车，确保安全，因违反交通规则而罚款概由司机自行负担。 7、司机应爱护车辆，平时对车辆要勤检查、勤保养，保持车容整洁、车况良好。 8、发现故障时，司机须及时向总经理办公室有关负责人汇报并作妥善处理。 车辆维修、设备更换和增添须经办公室有关负责人同意，司机不得自行决定（特殊情况除外，但事后应及时报告）。 由总经理办公室选择车辆维修点，公车维修如无特殊情况，一律到指定的维修点进行维修。 车辆修理完毕后，须由办公室人员和司机对修理项目进行验收，验收合格无误后，方能结算有关费用。 9、司机应于规定日期办